5 grynųjų pinigų tvarkymo klaidos, kainuojančios mažmeninės prekybos įmonėms

Įvadas

Jei jūsų kasos aparatas nuolat rodo trūkumą ir jūs negalite suprasti, kodėl, jūs nesate vienintelis. Maži grynųjų pinigų neatitikimai gali atrodyti nereikšmingi, tačiau jie greitai susidaro. Daugumai mažmeninės prekybos įmonių tikroji problema nėra vagystės. Tai yra blogi grynųjų pinigų tvarkymo įpročiai, kurie niekada nebuvo sprendžiami. Gera žinia yra ta, kad daugumą šių problemų lengva išspręsti, kai žinote, ko ieškoti.

Kodėl pinigų tvarkymas vis dar svarbus

Galbūt manote, kad grynieji pinigai netrukus išnyks, bet tai nėra visiškai tiesa. Grynieji pinigai vis dar sudaro didelę mažmeninės prekybos sandorių dalį, ypač mažų pirkinių atveju ir tokiose pramonės šakose kaip maisto prekių parduotuvės, restoranai ir mažmeninės prekybos boutique. Tyrimai parodė, kad bendros mažmeninės prekybos parduotuvių išlaidos grynaisiais pinigais sudaro nuo 4,7 % iki 15,3 % pajamų, įskaičiuojant darbo jėgos, klaidų, vagysčių ir apdorojimo laiką. Parduotuvei, kurios metinės pajamos siekia 500 000 dolerių, tai sudaro iki 76 500 dolerių išvengiamų nuostolių.

Štai penkios dažniausios klaidos, dėl kurių galite prarasti pelną, ir kaip jas ištaisyti.

1. Pasitikėjimas visiškai rankiniu grynųjų pinigų skaičiavimu

Jei visas grynųjų pinigų tvarkymo procesas atliekamas rankiniu būdu, pvz., skaičiuojant banknotus, rūšiuojant monetas, pildant popierinius indėlių kvitus ir rankiniu būdu suderinant kasos stalčius, jūs išleidžiate daugiau laiko ir pinigų nei būtina. Rankiniai procesai yra lėti, klaidų pritraukiantys ir neprisitaiko, kai darbas tampa intensyvus.

Kiekviena valanda, kurią jūsų darbuotojai praleidžia rankiniu būdu skaičiuodami pinigus, yra valanda, kurią jie nepraleidžia padėdami klientams ar didindami pardavimus. Mažmeninės prekybos savininkai, kurie pereina prie komercinių banknotų skaičiuoklių, dažnai sumažina dienos pabaigos suderinimą nuo 30 minučių iki mažiau nei penkių minučių, taip atlaisvindami darbo jėgą produktyvesnėms užduotims.

Tyrimai rodo, kad automatizavus grynųjų pinigų tvarkymą mažmeninės prekybos parduotuvė gali sutaupyti iki 500 darbo valandų per mėnesį. Net ir mažoms įmonėms patikimas banknotų skaičiuoklis ar POS sistema su aklu pinigų įnešimo funkcija leidžia sutaupyti daug laiko.

Greiti laimėjimai, pradedant automatizavimą:

• Investuokite į banknotų skaičiuoklę su įmontuotu padirbtų banknotų aptikimo įrenginiu
• Atnaujinkite savo POS, kad galėtumėte stebėti grynųjų pinigų operacijas ir pažymėti neatitikimus
• Naudokite akluosius grynųjų pinigų įnešimo funkcijas, kad kasininkai negalėtų matyti sumų prieš skaičiuodami

2. Komandos neapmokymas grynųjų pinigų tvarkymo procedūrų

Daugelis parduotuvių savininkų mano, kad grynųjų pinigų tvarkymas yra intuityvus. Tiesiog atiduokite grąžą, uždarykite stalčių ir eikite toliau. Tačiau neapmokyti kasininkai daro skaičiavimo klaidas, patenka į greito keitimo apgaules ir įgyja blogų įpročių, kurie savaitė po savaitės tyliai mažina pelną.

Mažmeninės prekybos nuostoliai yra vis didesnė problema verslui visoje šalyje. Nacionalinės mažmeninės prekybos federacijos 2023 m. mažmeninės prekybos saugumo tyrimas parodė, kad JAV mažmeninės prekybos nuostoliai tais metais siekė 112,1 mlrd. JAV dolerių, o didelę dalį sudarė vidiniai klaidos ir su darbuotojais susijusios problemos. Ne visos šios vagystės yra tyčinės. Didžiąją dalį sudaro sąžiningos klaidos, kurias padaro žmonės, niekada neišmokyti tinkamų procedūrų.

Ką turėtų apimti tinkamas mokymas apie grynųjų pinigų tvarkymą:

• Grąžos skaičiavimas nuo mažiausios nominalo vertės iki didžiausios
• Patikrinkite banknotus prieš juos padėdami į stalčių
• Garsiai skelbkite sumą, kurią gaunate
• Teisingai tvarkykite anuliuotus sandorius ir grąžinimus

Įtraukite tai į naujų darbuotojų mokymą ir nepalikite naujiems darbuotojams pačiams išsiaiškinti darbo vietoje.

3. Darbas be standartinių veiklos procedūrų

Jei jūsų grynųjų pinigų tvarkymo procesas skiriasi priklausomai nuo pamainos ar darbuotojo, jūs prisiimate problemų. Nereguliari veikla kenkia viskam – nuo klientų patirties iki jūsų mažmeninės prekybos paieškos matomumo. Be rašytinių, standartizuotų procedūrų nėra pagrindo, su kuriuo būtų galima palyginti, ir neatitikimus tampa beveik neįmanoma atsekti.

Tvirta grynųjų pinigų tvarkymo politika turėtų apimti, kaip skaičiuojami kasos stalčiai pamainos pradžioje, kada ir kaip atliekami grynųjų pinigų įnešimai, kas turi saugią prieigą ir kas atsitinka, kai atsiranda neatitikimų. Laikykite tai savo parduotuvės grynųjų pinigų tvarkymo vadovu.

Sritis	Ką standartizuoti
Kassos nustatymas	Fiksuota pradinė suma kiekvienai pamainai
Grynųjų pinigų limitai	Maksimali leidžiama suma kasoje prieš pinigų įnešimą
Grynųjų pinigų išėmimas	Kas juos atlieka, kaip jie dokumentuojami, kas juos patvirtina
Saugus prieiga	Ribota tik tam tikriems vadovams, kurie registruojasi
Nesutapimai	Aiškus procesas, skirtas pranešti apie perteklius/trūkumus ir juos tirti

Kai visi laikosi tos pačios tvarkos, lengviau pastebėti klaidas ar įtartiną veiklą. Veiklos standartizavimas yra lygiai taip pat svarbus, kai siekiama pritraukti klientų srautą per vietinę paiešką, kur nuoseklumas taip pat duoda naudos.

4. Pamainų keitimo suderinimo praleidimas

Štai scenarijus, kuris kasdien pasikartoja mažmeninės prekybos parduotuvėse: vienas kasininkas baigia pamainą, kitas užima jo vietą prie kasos, o niekas nesuskaičiuoja kasos stalčiaus. Kai uždarymo metu skaičiai nesutampa, neįmanoma išsiaiškinti, kurios pamainos darbuotojas sukėlė problemą.

Kiekvieną kartą, kai kasos stalčius perduodamas kitam darbuotojui nesuskaičiuotas ir nepatikrintas, atsiranda atsakomybės trūkumas. Šie trūkumai laikui bėgant didėja. Sprendimas yra paprastas: kiekvieną pamainos pasikeitimą reikia atlikti visą kasos stalčiaus skaičiavimą, kurį idealiu atveju patvirtina ir išeinantis, ir ateinantis darbuotojas. Tai užtrunka tik keletą papildomų minučių, bet per metus gali sutaupyti šimtus, jei ne tūkstančius dolerių, kurie būtų prarasti dėl nesuskaitomų nuostolių.

5. Niekada netikrinkite savo grynųjų pinigų procesų

Jūs nevykdytumėte savo verslo nepatikrinę atsargų. Tai kodėl praleidžiate grynųjų pinigų auditą? Daugelis mažmeninės prekybos parduotuvių suderina atsargas tik tada, kai atsiranda akivaizdi problema, o tai paprastai reiškia, kad žala jau padaryta.

Reguliarūs grynųjų pinigų auditai yra viena iš veiksmingiausių kontrolės priemonių, kurias galite įgyvendinti. Remiantis Sertifikuotų sukčiavimo tyrėjų asociacijos 2024 m. ataskaita tautoms, maždaug trečdalis sukčiavimo atvejų įvyksta dėl to, kad įmonėms trūksta vidaus kontrolės. Jie anksti aptinka klaidas ir veikia kaip galinga atgrasymo priemonė. Darbuotojai yra mažiau linkę eiti lengviausiu keliu, kai žino, kad grynųjų pinigų skaičius yra reguliariai tikrinamas.

Paprastas audito grafikas, kuris veikia:

• Kas savaitę: atsitiktinai patikrinkite du ar tris stalčius, palygindami su POS įrašais.
• Kas mėnesį: peržiūrėti visus grynųjų pinigų įnešimo įrašus ir pažymėti tendencijas
• Kas ketvirtį: išsamiai peržiūrėti grynųjų pinigų tvarkymo standartines veiklos procedūras ir darbuotojų atitiktį

DUK

Kiek dažnai turėčiau suderinti savo kasos stalčius?

Suderinkite bent jau kiekvienos pamainos pradžioje ir pabaigoje. Jei kasos aparatą naudoja keli kasininkai, skaičiuokite ir tikrinkite kiekvieną kartą, kai kasininkas perduoda pamainą. Kasdienis suderinimas yra būtinas, norint aptikti neatitikimus.

Koks yra priimtinas kasos stalčiaus limitas mažai parduotuvei?

Daugumai mažų mažmenininkų – nuo 200 iki 500 dolerių. Tinkama suma priklauso nuo vidutinės sandorio sumos, to, kaip dažnai klientai moka grynaisiais, ir jūsų regiono saugumo profilio.

Kiek iš tikrųjų kainuoja grynųjų pinigų tvarkymo klaidos?

NRF pranešė, kad 2022 m. JAV mažmeninės prekybos nuostoliai siekė 112,1 mlrd. JAV dolerių, o didžioji dalis jų buvo susijusi su administracinėmis ir darbuotojų klaidomis, o ne tiesiogine vagyste. Net kasdieniniai 5–10 JAV dolerių neatitikimai vienai parduotuvei per metus gali sudaryti tūkstančius dolerių.

Ar turėčiau apsvarstyti galimybę atsisakyti grynųjų pinigų?

Atsisakymas naudoti grynuosius pinigus pašalina su grynųjų pinigų tvarkymu susijusias problemas, tačiau atstumia klientus, kurie nori arba turi mokėti grynaisiais pinigais. Daugelis valstijų ir miestų dabar teisiškai reikalauja, kad įmonės priimtų grynuosius pinigus. Geresnis sprendimas yra sugriežtinti procedūras, o ne visiškai atsisakyti grynųjų pinigų.

Koks yra vienintelis didžiausią poveikį turintis pokytis, kurį galiu padaryti?

Įgyvendinti rašytines standartines grynųjų pinigų tvarkymo procedūras. Tai sukuria atskaitingumą, suteikia pagrindą auditui ir užtikrina, kad kiekvienas darbuotojas laikytųsi tos pačios tvarkos. Viskas kita remiasi šiuo pagrindu.

Svarbiausi dalykai

• Rankinis grynųjų pinigų skaičiavimas eikvoja darbo valandas ir didina klaidų skaičių. Paprasta automatizacija greitai atsipirks.
• Nesugebantys kasininkai yra viena iš didžiausių išvengiamų grynųjų pinigų nuostolių priežasčių mažmeninėje prekyboje.
• Rašytinės SOP užtikrina atskaitingumą ir leidžia lengviau aptikti neatitikimus.
• Visada suderinkite kasos stalčius pamainų keitimosi metu. Niekada neleiskite, kad kasos aparatas būtų perduodamas kitam darbuotojui nesuskaičiavus pinigų.
• Reguliarūs grynųjų pinigų auditai atgraso nuo sukčiavimo ir leidžia aptikti problemas, kol jos neišaugo.