Faksas internetu: Pilnas skaitmeninių komandų vadovėlis

Įvadas

Jūsų komanda tikriausiai dirba naudodama „Notion“, bendrauja per „Discord“ ir jau kelis mėnesius nenaudoja spausdintuvo. Tačiau, remiantis 2024 m. ataskaita, 17 % įmonių visame pasaulyje vis dar naudoja faksą. (1)

Pavyzdžiui, sveikatos priežiūros sektorius vis dar siunčia didelį kiekį dokumentų – ataskaitose nurodyta, kad vien 2020 m. buvo išsiųsta iki 9 milijardų faksų. Teisininkų komandos taip pat siunčia sutartis faksu. Nekilnojamojo turto agentai faksu siunčia pirkimo sutartis, o finansų konsultantai – klientų dokumentus. Taip yra todėl, kad pagal teisės aktus faksavimas yra mažiausiai sudėtingas būdas. (2)

Tačiau niekas daugiau nestovi prie aparato. Dabar internetinės fakso paslaugos viską tvarko skaitmeniniu būdu, o tai reiškia, kad jūsų komanda gali dirbti su faksais, visiškai neprarandant proto. Čia rasite išsamų vadovą, kaip tai veikia.

Kaip veikia internetinis faksavimas

Tradiciniai fakso aparatai dokumentus paverčia garso signalais ir perduoda juos telefono linijomis. Tai nebuvo palankus procesas, nes reikėjo specialios įrangos, kartais užstrigdavo popierius ir skambėdavo užimto signalo signalas.

Internetinis faksavimas naudoja tą patį perdavimo protokolą, bet atsisako visko kito. Kai siunčiate faksą internetu naudodami „eFax“, jūs įkeliate skaitmeninį failą į paslaugą, kuri jį konvertuoja į tinkamą formatą. Tada ji nukreipia dokumentą per fakso serverius ir pristato jį gavėjo fakso numeriu. Jei kas nors jums siunčia faksą, jis pasirodo kaip PDF failas jūsų el. pašte arba interneto portale.

Nereikia telefono linijų, aparatų ir popieriaus (nebent norite jį atsispausdinti).

Tačiau saugumas čia yra toks pat patrauklus kaip ir patogumas. Saugios internetinės fakso paslaugos naudoja 256 bitų duomenų šifravimą pagal pažangų šifravimo standartą (AES). Technologijų ekspertų nuomone, šis algoritmas yra stipriausias iš visų. Jūsų failai lieka šifruoti, kol jie perduodami ir saugomi, o tai atitinka verslo atitikties reikalavimus. (3)

Paslaugos pasirinkimas

Norėdami pasirinkti tinkamą savo komandai, įvertinkite, ar jų sistema integruojasi su tuo, ką jau naudojate. Jei jūsų komanda naudoja „Google Drive“ ir „Microsoft Office“, jūsų fakso paslauga turi tiesiogiai veikti su šiais įrankiais. Kitaip žmonės turės atsisiųsti failus, įkelti juos kitur, o jūs pridėsite papildomų veiksmų, vietoj to, kad juos pašalintumėte.

Taip pat turite atsižvelgti į talpos apimtį. Dauguma paslaugų turi mėnesio puslapių limitą. Viršijus limitą, turėsite mokėti papildomus mokesčius, kurie greitai susidarys. Taigi, apskaičiuokite reikiamą apimtį, tada pridėkite 30 % atsargai.

Tada paklauskite, ar jie turi mobiliąsias programas. Kadangi daugiau nei 60 % interneto srauto ateina iš mobiliųjų įrenginių, jūsų komanda taip pat turi galėti siųsti ir gauti faksus iš savo telefonų taip pat lengvai, kaip ir iš kompiuterio. Jei mobilioji patirtis yra nepatogi, žmonės atidės faksų siuntimą, kol bus prie savo darbo stalo, o tai prieštarauja visai idėjai. (4)

Taip pat svarbus telefono numerio tipas. Vietiniai numeriai atrodo labiau prieinami, o nemokami fakso numeriai gali padidinti atsakymų skaičių, kai prašote dokumentų iš klientų. Taip yra todėl, kad žmonės vis dar nemokamus numerius sieja su teisėtais verslais. Jei dirbate tarptautiniu mastu, jums reikalinga paslauga, kuri iš tiesų apima tarptautinį ryšį.

Funkcijos, kurios keičia jūsų darbo būdą

Šiuolaikinės skaitmeninės faksavimo priemonės paverčia dokumentų valdymą supaprastintu, duomenimis pagrįstu procesu. Toliau pateikiamos funkcijos, kurios integruojasi tiesiai į esamą skaitmeninę aplinką, padidindamos greitį ir tikslumą.

• Skaitmeniniai parašai: visiškai atsisakykite spausdinimo, pasirašymo ir nuskaitymo ciklo. Komandos nariai gali tiesiogiai pritaikyti skaitmeninius parašus dokumentams, išlaikydami visą darbo eigą skaitmeninėje aplinkoje.
• Fakso į el. paštą funkcijos: geresnės paslaugos gali analizuoti gaunamus faksus, išgauti svarbiausią informaciją ir nukreipti dokumentus pagal turinį.
• AI pagrįstos įžvalgos: šiuolaikinės įmonių priemonės analizuoja fakso modelius, kad galėtų prognozuoti apimties padidėjimus. Jos pažymi trūkstamus patvirtinimus ar neįprastą veiklą, padėdamos jums anksti nustatyti ir išspręsti technines problemas.
• Tiesioginis apdorojimas (STP): ši integracija pašalina rankinį duomenų įvedimą, iš gaunamų faksų išgaudama informaciją ir automatiškai užpildydama jūsų duomenų bazę. Tai ypač veiksminga draudimo išmokų ir pacientų priėmimo darbo srautams.
• Debesis saugykla: internetinė saugykla paverčia jūsų faksus paieškos galimybę turinčiais skaitmeniniais ištekliais. Tinkamai pažymėdami, galite rasti konkretų faksą per kelias sekundes, o ne ieškoti aplankuose ar naršyti mėnesių elektroninius laiškus. Atrodo nereikšminga, kol nereikia skubiai kažko rasti.

Naudodamosi šiomis galimybėmis, organizacijos gali atsikratyti senų aparatūros apribojimų ir traktuoti faksu siunčiamus duomenis kaip greitą skaitmeninį turtą.

Nepamirškite saugumo

Negalima taupyti saugumo įsipareigojimų srityje.

Šifravimas turi apimti atskirai perdavimą ir saugojimą. Jūsų paslauga turėtų šifruoti perdavimo metu (TLS arba SSL protokolai). Tačiau saugojimo šifravimas yra lygiai taip pat svarbus, nes faksai, esantys serveriuose, taip pat turi būti apsaugoti.

Prieigos kontrolė taip pat gali tapti sudėtinga, jei jautrius dokumentus tvarko keli komandos nariai. Todėl taikykite vaidmenimis pagrįstus leidimus, kurie leidžia apriboti, kas gali peržiūrėti tam tikrus faksus, kas siunčia iš konkrečių numerių ir kas turi prieigą prie istorinių įrašų.

Audito sekos įrodo atitiktį, kai reguliavimo institucijos užduoda klausimus. Jūsų sistema turėtų registruoti viską. Tai apima, kas ką siuntė, perdavimo laiką, pristatymo patvirtinimą, kas peržiūrėjo ir gavo dokumentus, ir nesėkmingų bandymų skaičių. Šie žurnalai taip pat padeda, kai sprendžiate darbo eigos problemas.

Taip pat būtų vertinamas fizinis saugumas. Kai žmonės prieina prie konfidencialių faksų mobiliaisiais įrenginiais kavinėse, ekrano privatumas tampa problema. Jums reikia politikos, kur galima peržiūrėti konfidencialius faksus. Taip pat galite reikalauti ekrano užrakto su pagrįstu laiko limitu įmonės įrenginiams.

Klaidos, kurias daro visi

Kiekviena komanda susiduria su tomis pačiomis problemomis, kai pereina prie internetinio faksavimo. Mokykitės iš jų klaidų.

Pavyzdžiui, prasta dokumentų kokybė dėl nuskaitymo sugadina viską. Žmonės nuskaito maža skiriamąja geba, todėl techniniu požiūriu perdavimas yra sėkmingas, bet gavėjas negali nieko perskaityti.

Norėdami užtikrinti tinkamą skiriamąją gebą, nustatykite minimalų standartą 200 x 100 DPI (taškų colyje) tekstiniams dokumentams. Linijiniams piešiniams ar vaizdams reikia didesnės skiriamosios gebos – 200 x 200 DPI. Iš tiesų, tai yra optimalus skiriamosios gebos dydis.

Failų formato painiava taip pat sukelia vėlavimus. Šiuolaikinės paslaugos priima įvairius failų tipus, tačiau PDF yra patikimiausias. Taip yra todėl, kad Word dokumentuose gali būti formatavimo problemų, pavyzdžiui, vaizdai kartais viršija dydžio ribas. Tiesiog standartizuokite PDF viskam, kas svarbu, ir sutaupykite sau galvos skausmo.

Tarptautiniai faksai kelia dar vieną kliūtį, nes neteisingas šalies kodo formatavimas dažnai lemia perdavimo nesėkmes. Norėdami išspręsti šią problemą, sukurkite šablonus su tinkamais tarptautiniais skambinimo formatais dažniausiai naudojamiems numeriais, kad darbuotojai neturėtų kiekvieną kartą jų ieškoti.

Taip pat reikėtų atsižvelgti į pranešimų perteklių. Kai komandos nariai gauna el. pašto pranešimus apie kiekvieną gaunamą faksą, jie pradeda juos ignoruoti. Atidžiai sukonfigūruokite pranešimus. Aukšto prioriteto siuntėjai gauna nedelsiamus pranešimus, o įprasti faksai gali būti siunčiami el. paštu.

Įdiekite tai be chaoso

Pradėkite nuo vieno skyriaus. Pasirinkite komandą, kuri reguliariai siunčia faksus, bet nėra užversta jų kiekiu. Leiskite jiems išspręsti problemas, ir jūs atrasite problemų, kurių nesitikėjote. Pavyzdžiui, galite pastebėti, kad tam tikri failų tipai nėra gerai konvertuojami, darbo srautai sutrinka arba yra bendras neaiškumas dėl to, kur saugomi gauti faksai.

Viską dokumentuokite bandomojo laikotarpio metu. Įvertinkite, kurie failų formatai veikia geriausiai, kam kyla sunkumų su sąsaja ir kur žmonės susiduria su kliūtimis. Ši informacija jums reikalinga prieš diegiant sistemą visiems.

Taip pat iš anksto nustatykite pavadinimų taisykles. Kai dešimt žmonių kasdien siunčia faksus, reikia nuoseklių failų pavadinimų, kitaip paieška tampa neįmanoma. Tinka kažkas panašaus į „YYYYMMDD_RecipientName_DocumentType“. Taisyklė yra tokia: pavadinimai turi būti paprasti, lengvai rūšiuojami ir lengvai randami.

Mokykite tik pagrindų. Daugumai žmonių nereikia žinoti visų funkcijų. Jiems reikia žinoti, kaip saugiai siųsti dokumentą, kaip patvirtinti, kad jis buvo pristatytas, ir kaip rasti praeitą savaitę gautą faksą. Šios dažnai atliekamos užduotys turi būti gerai žinomos.

Jei įmanoma, pasinaudokite automatizavimu. Internetinės fakso paslaugos paprastai palaiko automatinius pakartojimus, jei perdavimas nepavyksta, planuotą siuntimą skirtingoms laiko zonoms ir maršruto taisykles gaunamiems faksams.

Kai įsitikinsite, kad internetinė sistema veikia, atjunkite senąją fakso liniją. Nors kas nors gali skųstis, jūsų komandai bus geriau, jei būsite priekyje.

Veiksmų planas

Teorija yra gera, bet svarbiausia yra įgyvendinimas. Štai kaip galite atlikti visą procesą.

• 1–2 savaitės: tyrimas ir atranka. Peržiūrėkite tris–penkis paslaugų teikėjus pagal savo reikalavimus. Paprašykite demonstravimo. Pasikalbėkite su esamais klientais jūsų pramonės šakoje. Atidžiai patikrinkite atitikties sertifikatus.
• 3–4 savaitės: bandomojo projekto parengimas. Konfigūruokite savo bandomąją grupę. Nustatykite integraciją su pagrindinėmis sistemomis. Sukurkite pradinius mokymo medžiagos. Nustatykite pagrindinius darbo srautus ir pavadinimų taisykles.
• 5–8 savaitės: Vykdykite bandomąjį projektą, palikdami senąją sistemą kaip atsarginę. Aktyviai rinkite atsiliepimus. Išspręskite problemas. Pritaikykite procesus. Užfiksuokite, kas veikia, o kas ne.
• 9–10 savaitės: išplėskite į kitas skyrius, remdamiesi tuo, ką išmokote. Surenkite praktinius mokymus. Užtikrinkite prieigą prie pagalbos išteklių.
• 11–12 savaitės: Perkelkite likusius vartotojus į naują platformą. Atjunkite senas fakso linijas. Archyvuokite istorinius dokumentus pagal saugojimo politiką.

Galiausiai optimizuokite ir išbandykite pažangias funkcijas. Kai pagrindinės funkcijos veikia, išbandykite automatinį nukreipimą, AI kategorizavimą ir gilesnę integraciją.

Kas bus toliau

Faksai neišnyks. Jie tiesiog keičia formą.

Integracija taps glaudesnė. Taigi, tikėkitės ryšių tarp fakso paslaugų ir bendradarbiavimo platformų, projektų valdymo įrankių ir programų kūrimo sistemų. Faksų siuntimas taps toks pat įprastas kaip elektroninių laiškų siuntimas esamose darbo eigose.

Dirbtinis intelektas taip pat atliks daugiau rutininio darbo. Tai leis greitai patobulinti dokumentų klasifikavimą, duomenų išgavimą ir pažangų maršrutizavimą. Rankinis rūšiavimas, kuris vis dar atima daug darbuotojų laiko, vis dažniau bus atliekamas automatiškai.

Reglamentai galiausiai pasikeis. Kadangi skaitmeniniai ryšio metodai įrodo savo saugumą, kai kurios pramonės šakos galiausiai galės sumažinti priklausomybę nuo fakso. Tačiau tai užtruks ne kelis mėnesius, o kelerius metus. Komandos, kurios dabar įsisavina internetinį faksavimą, sklandžiai prisitaikys, kai pasikeis reikalavimai.

Hibridinės komunikacijos strategijos taip pat taps įprastos. Vietoj to, kad rinktųsi el. laišką, faksą ar kažką kitą, sistemos automatiškai pasirinks tinkamą kanalą, atsižvelgdamos į gavėjo pageidavimus, turinio jautrumą ir reglamentus.

Kaip tai įgyvendinti

Jūsų įgyvendinimas nebus tobulas iš karto. Susidursite su kraštutiniais atvejais, pasipriešinimu komandos narių ir netikėtomis techninėmis problemomis. Tai normalu. Tačiau svarbiausia yra sukurti kažką, kas yra akivaizdžiai geriau nei tai, ką turėjote anksčiau.

Nes geriausia technologija yra ta, kuri veikia tada, kai jos reikia. Net jei 2026 m. ta technologija bus faksas.