Kaip apsaugoti savo verslą nuo sukčiavimo ir sukčių

Įvadas

Sukčiavimas užklumpa savininkus netikėtai. Galite manyti, kad jūsų sistemos yra saugios, kol nepateks viena suklastota sąskaita faktūra arba nebus nulaužtas darbuotojo prisijungimo vardas. Tai jaučiate asmeniškai, nes sunkiai dirbate už kiekvieną uždirbtą dolerį. Šio straipsnio tikslas – padėti jums sukurti sistemą, kuri užtikrins jūsų verslo saugumą, bet nepadarys jūsų dienos stresu kupina maratono.

Kuo geriau suprasite, kaip veikia sukčiavimas, tuo lengviau bus jį sustabdyti, kol jis neišplito.

Sužinokite, kaip pasireiškia sukčiavimas

Dauguma sukčiavimo atvejų vyksta pagal aiškius modelius. Sukčiavimo taktika keičiasi, bet pagrindiniai triukai lieka tie patys. Daugiau nei 57 % smulkių verslo savininkų teigė, kad yra patyrę sukčiavimą.

Suklastoti mokėjimai

Sukčiai siunčia sąskaitas, kurios atrodo tikros. Jie atkuria jūsų tiekėjo stilių, logotipą, toną ir netgi pakartotinai naudoja senus sąskaitų numerius. Jie tikisi, kad užimtos komandos spustelės ir sumokės nesitikrindamos. Daugelis savininkų pirmiausia pastebi, kai suma atrodo „neįprasta“ arba kai tiekėjas paklausia, kodėl jam nebuvo sumokėta.

Vidaus darbas

Tai ypač skaudu, nes tai daro žmonės, kuriuos jūs įdarbinote. Kai vienas darbuotojas kontroliuoja pinigus be priežiūros, gali įvykti klaidų ar piktnaudžiavimo. Tai gali būti suklastoti grąžinimai, pakeisti įrašai ar pakeisti mokėjimo duomenys. Vidiniai sukčiavimai plinta ten, kur vaidmenys yra sumaišyti ir niekas nepatikrina darbo.

Sąskaitų įsilaužimai

Jūsų el. paštas yra pagrindinis taikinys. Jei sukčiai įsilaužia, jie skaito jūsų pranešimus, kopijuoja jūsų kalbą ir apgauna jūsų komandą, kad ši pervestų pinigus. Jie taip pat gali pakeisti jūsų banko, programėlių ir debesų įrankių slaptažodžius. Štai kodėl vienas silpnas prisijungimas gali pakenkti visai jūsų sistemai.

Sukčiavimo gudrybės

Šie pranešimai atrodo tikri. Jie naudoja suklastotas pristatymo pažymas, suklastotus banko pranešimus, suklastotus mokesčių pranešimus arba suklastotus slaptažodžių atstatymus. Kai kas nors paspaudžia, sukčiai gauna prieigą arba įdiegia kenkėjišką programinę įrangą.

Taktika yra paprasta. Jie nori, kad jūs skubėtumėte.

Supratę šiuos modelius, jūs tapsite daug sunkiau pažeidžiami.

Sukurkite saugumo rutiną

Sukčiavimo prevencijai nereikia sudėtingų priemonių. Svarbiausia yra nuoseklios įpročiai, kuriuos laikote tokiais pat svarbiais kaip dantų valymas.

Remiantis 2024 m. AFP mokėjimų sukčiavimo tyrimu, 80 % organizacijų pranešė apie bandymą arba sėkmingą mokėjimų sukčiavimo ataką per pastaruosius metus.

Dviejų veiksnių prisijungimas

Tai stipriausias žingsnis, kurį galite žengti. Kodas jūsų telefone arba prisijungimas per programėlę sustabdo daugumą įsilaužimų. Net jei kas nors pavogs jūsų slaptažodį, jie negalės juo pasinaudoti.

Griežtos prieigos taisyklės

Suteikite žmonėms prieigą pagal jų pareigas. Ne visiems reikia matyti banko sąskaitas ar tiekėjų sąrašus. Kai apribojate prieigą, klaidų ir rizikos sumažėja. Taip pat lengviau atsekti, kas ką padarė.

Savaitiniai patikrinimai, kurių laikotės

Pasirinkite vieną dieną per savaitę, kad peržiūrėtumėte savo banko išrašus, platformos sąskaitas ir naujausią veiklą. Nereikia tikrinti visko. Tiesiog ieškokite dalykų, kurie neatrodo logiški. Mažas keistas mokestis dažnai yra pirmasis didesnio plano požymis.

Lėtinkite didelius mokėjimus

Sukčiai remiasi skubumu. Greitas telefono skambutis išsklaido daugumą suklastotų el. laiškų. Jei tiekėjo banko duomenys staiga pasikeičia, visada patvirtinkite tai skambučiu numeriu, kurį žinote esant tikru.

Mokykite savo komandą naudodami realius pavyzdžius

Nereikia oficialių mokymų. Tiesiog surinkite tris suklastotus el. laiškus, kuriuos esate matę, ir parodykite juos savo darbuotojams. Jie greitai išmoks atpažinti šablonus. Žmonės geriau įsimena vizualius pavyzdžius nei ilgus susirinkimus.

Laikui bėgant šie veiksmai tampa automatiniais įpročiais, kurie apsaugo jūsų pinigus.

Saugokitės socialinių gudrybių

Šis sukčiavimo tipas nukreiptas į žmones, o ne į sistemas. Sukčiai apsimeta draugiškais, stresuotois ar skubėjančiais. Jie dažnai pateikia smulkias detales, kad jų veiksmai atrodytų realistiški.

Pavyzdys: Skambintojas sako: „Atnaujiname jūsų paslaugą ir matome, kad jūsų regione ji neveikia. Man reikia jūsų prisijungimo duomenų, kad galėčiau atkurti ryšį.“

Tonas skamba ramus ir paslaugus. Darbuotojas, norintis išspręsti problemą, gali perduoti prieigos duomenis.

• Išmokykite savo darbuotojus paprastų taisyklių.
• Prieš dalindamiesi informacija, sustokite.
• Paskambinkite atgal naudodami oficialų įmonės numerį.
• Pasakykite jiems, kad jie privalo patvirtinti tapatybę.

Kai jūsų komanda žino, kad gali pasakyti „Man reikia tai patikrinti“, jūs atimate sukčiautojo galią.

Nustatykite aiškias tiekėjų taisykles

Suklastoti tiekėjai yra dažni, nes daugelis komandų skuba atlikti įdarbinimo procesą. Paprastas kontrolinis sąrašas sustabdo daugumą suklastotų sąskaitų.

Aiški tiekėjų sąrašo sudarymo tvarka gali apimti:

• Pilnas įmonės pavadinimas
• Kontaktinis asmuo, su kuriuo kalbate
• Tikrasis telefono numeris, kurį patikrinote
• Mokesčių duomenys
• Banko duomenys, kuriuos patvirtinate pokalbio metu
• Paprastas susitarimas, saugomas jūsų įrašuose

Žmonės patenka į suklastotų tiekėjų pinkles, kai mano, kad kažkas kitas patikrino detales. Kontrolinis sąrašas pašalina spėliones.

Jis taip pat padeda naujiems darbuotojams išvengti klaidų. Kai samdote naujus darbuotojus, ši taisyklė jiems tampa gidu.

Psichinė sveikata ir streso įpročiai

Kai esate išsekę, sukčiavimas prasiskverbia. Kai jūsų protas yra apsunkęs, praleidžiate smulkias detales, pavyzdžiui, pasikeitusius banko numerius ar įtartinas nuorodas.

Smulkiųjų verslų savininkai turi daug rūpesčių. Sąskaitos, darbuotojų problemos, tiekimo vėlavimai, klientų prašymai, ilgos naktys ir ankstyvi rytai. Jūsų smegenys dirba intensyviai, o kai taip atsitinka, dėmesys sumažėja.

Kai kurie žmonės ieško sveikatingumo įpročių, kurie padėtų jiems atsipalaiduoti ir pailsėti. Šiose aplinkose žmonės kalba apie kratomą ir kavą, kai nori atsipalaiduoti po ilgų darbo dienų. Kai jie nagrinėja šias augalines medžiagas, paprastai renkasi pardavėjus, kurie tiekia švarius produktus, kad išvengtų prastos kokybės variantų. Tai yra saugumo priemonė, kurią žmonės taiko, o ne teiginys apie poveikį.

Tai dažnai pasitaiko sveikatingumo diskusijose tarp žmonių, kurie bando išlaikyti pusiausvyrą verslo spaudimo sąlygomis.

Dėmesingumas ir aiškus mąstymas tikrinant sukčiavimus

Sukčiavimo patikrinimai reikalauja susikaupimo. Jei skaičiuosite paviršutiniškai, galite praleisti nedidelį užuominą. Savininkai dažnai turi tiek daug darbų, kad dienos pabaigoje praranda protinį aštrumą.

Kai kurie žmonės, skaitantys koncentracijos forumus, aptaria 7-hidroksimitraginino produktus, kai ieško būdų, kaip kiti vartotojai išlieka budrūs atliekant ilgus darbus. Kas domisi šiuo klausimu, paprastai ieško pardavėjų, kurie atlieka išsamius laboratorinius tyrimus, kad nesusidurtų su rizikingais produktais.

Dar kartą pakartojame, kad tai nėra patarimas. Tai tik žvilgsnis į tai, ką žmonės tiria, ieškodami būdų, kaip išlikti budriais ilgų darbo dienų metu.

Ištaisykite paslėptas silpnąsias vietas

Kiekviena įmonė turi silpnų vietų. Savininkai jų nemato, kol kas nors nepasisuka blogai.

Senos slaptažodžiai

Jei jūsų slaptažodis yra pagrįstas gimtadieniu, augintiniu, vaiku ar senu modeliu, jį lengva atspėti. Slaptažodžių pakartotinis naudojimas skirtingose programose taip pat atveria duris.

Pasitikėjimas be patikrinimų

Galite pasitikėti darbuotojais ir vis tiek tikrinti apskaitos knygas. Priežiūra nėra nepasitikėjimas. Tai yra saugaus verslo dalis.

Maži nutekėjimai

Sukčiai dažnai jus išbando mažais mokesčiais. Jei nepastebėsite mažų mokesčių, jie didės. Savaitinės peržiūros tai sustabdo.

Silpnos el. pašto taisyklės

Jei neturite nustatytų filtrų ar įspėjimų, nepastebėsite klastojimo požymių. Elektroninis paštas yra jūsų verslo pagrindas. Saugokite jį. Anksti pastebėję silpnąją vietą, vėliau sutaupysite daug vargo.

Ką daryti, jei įvyksta sukčiavimas

Sukčiavimas neišnyks, bet galite padaryti savo verslą sunkiau pažeidžiamą, išlaikydami savo sistemas paprastas, stabilias ir aiškias. Tvirti įpročiai, savaitiniai patikrinimai, saugūs prisijungimai ir komanda, kuri supranta, kaip veikia sukčiai, suteikia tikrą apsaugą.

Išlikite ramūs, išlaikykite darbo krūvį subalansuotą ir sutelkite dėmesį į svarbiausias užduotis – taip galėsite anksti pastebėti problemas ir išvengti brangių nuostolių. Verslas, kuris kreipia dėmesį į smulkius požymius, yra saugesnis nei tas, kuris laukia, kol iškils didelė problema. Jei ir toliau ugdysite šiuos įpročius, jūsų sistema kas savaitę taps vis stipresnė.