Kodėl dauguma mažų įmonių vis dar seka tvarkaraščius skaičiuoklėse (ir kiek tai joms iš tikrųjų kainuoja)

Įvadas

Mano draugas vadovauja valymo įmonei. Keturiolika darbuotojų, trys pamainos, dvi darbo vietos. Praėjusiais metais stebėjau, kaip jis sekmadienio vakarą kopijuoja langelius „Google“ lentelėje, spalvomis žymi, kas gali dirbti pirmadienį, rašo žinutes tiems, kurie neatsakė dėl savo galimybių dirbti, ir viską daro iš naujo, kai kas nors 6 val. ryte praneša, kad serga. Jis tai daro kiekvieną savaitę jau ketverius metus.

Kai paklausiau, kodėl jis nenaudoja tvarkaraščių planavimo programinės įrangos, jis atsakė: „Viskas veikia puikiai.“ Akivaizdu, kad taip nėra. Bet suprantu, kodėl jis taip mano – skaičiuoklė niekada nesugenda, niekada nesiunčia sąskaitų, o jis jau žino, kaip ją naudoti. Perėjimo išlaidos atrodo didelės, o problema – įveikiama. Kol nepradedi skaičiuoti.

Paslėptas rankinio tvarkaraščių sudarymo mokestis

Niekas nefiksuoja, kiek laiko praleidžia sudarydamas savaitinį tvarkaraštį rankiniu būdu. Todėl paklausiau aplinkinių – pasikalbėjau su maždaug tuzinu smulkių verslininkų, kurie vadovauja valandiniams komandoms. Atsakymai svyravo nuo trijų iki septynių valandų per savaitę. Sakykime, kad tai penkios valandos.

Penkios valandos per savaitę – tai 260 valandų per metus. Jei savininko laikas vertas 50 dolerių už valandą (konservatyvus skaičius verslą valdančiam asmeniui), tai per metus išleidžiama 13 000 dolerių, vilkiant langelius skaičiuoklėje, vietoj to, kad iš tikrųjų valdytumėte verslą.

Ir tai tik laikas. Brangesnė dalis yra tai, ko skaičiuoklė negali padaryti.

Skaičiuoklės nesugeba tvarkyti sudėtingų užduočių

Paprastas darbo grafikas nuo pirmadienio iki penktadienio, nuo devynių iki penkių? Žinoma, skaičiuoklė tinka. Bet vos tik įvedate kokį nors sudėtingumą, viskas pradeda griūti.

Paimkime suspaustus grafikus. 2-2-3 rotacijos grafikas, kai darbuotojai dirba dvi dienas, po to dvi dienas ilsisi, o po to dirba tris dienas, reikalauja stebėti 14 dienų ciklą keliose komandose. Skaičiuoklėje tai reiškia rankinį šablonų kartojimą, dvigubą patikrinimą, kad niekas nebūtų netyčia įtrauktas į viršvalandžius, ir maldas, kad neįklijavote neteisingos savaitės. Viena netinkamai įterpta eilutė, ir kažkas atvyksta į tuščią pamainą, o kitoje vietoje dirba dvigubai daugiau darbuotojų.

Arba paimkime 9/80 sutrumpintą darbo savaitę, kai darbuotojai dirba 80 valandų per devynias dienas, o ne per dešimt, ir kas antrą penktadienį turi laisvadienį. Atrodo paprasta, kol nesuvoki, kad pusė tavo komandos turi laisvadienį kas antrą penktadienį, o kita pusė – priešingais penktadieniais. Dabar pabandyk tai valdyti skaičiuoklėje kartu su atostogų prašymais, pamainų keitimais ir viršvalandžių ribomis. Tai dėlionė, kuri persitvarko kas dvi savaites.

Tai nėra egzotiški tvarkaraščių modeliai – sandėliai, sveikatos priežiūros klinikos, gamybos įmonės ir paslaugų įmonės juos naudoja kasdien. Tiesiog jie nebuvo sukurti tam, kad būtų pateikiami spalvotų langelių lentelėje.

Klaidos, kurių niekas nepastebi

Dauguma tvarkaraščių klaidų skaičiuoklėse lieka nepastebėtos. Jos tiesiog tyliai kainuoja pinigus.

Darbuotojas dirba 43 valandas, nes kažkas neteisingai suskaičiavo, ir dabar jūs skolingi tris valandas viršvalandžių, kurių nebuvo numatyta biudžete. Padauginkite tai iš visos komandos ir metų, ir susidarys tūkstančiai. Pamainoje trūksta darbuotojų, nes du žmonės manė, kad turi laisvadienį – jūs prarandate pajamas ir skubate ieškoti, kas galėtų juos pavaduoti. Kažkas imasi šeštadienio pamainos, dėl kurios jam tenka dirbti viršvalandžius, bet niekas to nepastebėjo iki atlyginimų išmokėjimo.

Skaičiuoklė neįspės jūsų, kad patvirtinus šį keitimąsi, tas darbuotojas dirbs viršvalandžius. Ji tiesiog išlaiko viską, ką įvedate – neteisingi skaičiai atrodo lygiai taip pat kaip teisingi.

Kodėl žmonės nekeičia darbo grafiko

Jei skaičiai yra tokie akivaizdūs, kodėl dauguma mažų įmonių vis dar naudoja skaičiuokles? Dėl trijų priežasčių.

Įpratimo šališkumas. Skaičiuoklę sukūrė savininkas. Jis žino kiekvieną skirtuką, kiekvieną formulę, kiekvieną spalvų kodą. Perėjimas reiškia, kad reikės išmokti kažką naujo pačiu intensyviausiu savaitės metu. Niekas nenori sekmadienio vakarą krapštytis su nauja programine įranga, kai pirmadienį reikia pateikti tvarkaraštį.

Suvokiamos išlaidos. Darbo grafiko programinė įranga kainuoja 2–5 dolerius vienam darbuotojui per mėnesį. 20 žmonių komandai tai sudaro 40–100 dolerių per mėnesį. Verslo savininkai mato tą išlaidų eilutę ir lygina ją su skaičiuokle, kuri yra „nemokama“. Tačiau nemokama kaina neatsižvelgia į savininko laiką, viršvalandžių klaidas ar nepakankamą personalą pamainose. Skaičiuoklė yra brangiausias nemokamas įrankis versle.

Ji dar nėra pakankamai blogai sugedusi. Skaičiuoklės blogėja lėtai. Čia klaida, ten nesusikalbėjimas. Retai pasitaiko vienintelis katastrofiškas gedimas, verčiantis keisti sistemą – tai tiesiog nuolatinis prarastų valandų ir išvengiamų išlaidų nutekėjimas, kuris niekada neatsispindi jokioje ataskaitoje.

Kas iš tikrųjų pasikeičia, kai nustojate

Kiekvienas savininkas, su kuriuo kalbėjau ir kuris atsisakė skaičiuoklių, sako tą patį – jie gailisi, kad to nepadarė anksčiau. Pats tvarkaraščio sudarymas užima tik dalį laiko, nes programinė įranga automatiškai tvarko pamainų rotaciją ir laisvumo konfliktus.

Pagerėja ir viršvalandžių situacija, daugiausia todėl, kad galite matyti, kaip kaupiasi valandos, prieš patvirtindami keitimąsi, o ne po to, kai jau išmokėtos algos. O darbuotojai nustoja rašyti jums žinutes 22 val. klausdami apie kitą savaitę – jie tiesiog patikrina programėlę. Paskutinė dalis skamba nereikšmingai, bet būtent ją savininkai paminėja pirmiausia.

Tikrasis klausimas

Žiūrėkite, jei turite tris žmones su fiksuotu grafiku, laikykitės savo skaičiuoklės. Rimtai. Bet kai turite daugiau nei dešimt darbuotojų su pamainomis, atostogomis ir viršvalandžių taisyklėmis – jūs išleidžiate realius pinigus, apsimetant, kad nemokama galimybė yra nemokama. Mano draugas, turintis valymo įmonę, pagaliau perėjo praėjusį rudenį. Jis man pasakė, kad jo sekmadieniai vėl priklauso jam. Tai verta daugiau nei 13 000 dolerių.