10 rīki, ko operāciju komandas izmanto, lai būtu priekšā līknei

Ievads

Atzīsim: mūsdienās operāciju komandas žonglē ar vairāk bumbiņām nekā jebkad agrāk, un, kad jūs nemanāt, kādam arvien gadās jaunas bumbiņas. Ņemot vērā datu lavīnu, spiedienu rīkoties ātri un cerības izdarīt vairāk ar mazāk, nav brīnums, ka operāciju darbinieki vienmēr meklē rīkus, kas patiešām atvieglo dzīvi. Esmu pavadījis daudz laika, sarunājoties ar ops profesionāļiem, pētot jaunākos pētījumus un - jā, vērojot, kā mana komanda cīnās ar izklājlapām, kuras, šķiet, vairojas vienas nakts laikā. Pareizie operāciju pārvaldības rīki nav tikai jauki; tie ir atšķirība starp to, vai būt soli priekšā, un to, kad ir jāpaliek līdzi, vai jāpaliek līdzi.

Tātad, ja meklējat rīkus operatīvo dienestu komandām, kas var palīdzēt jums racionalizēt, automatizēt un faktiski nokļūt mājās, pirms vakariņas atdzisušas, esat īstajā vietā. Lūk, mans viedoklis par 10 operatīvās programmatūras izlasēm, kas palīdz komandām būt soli priekšā, sākot ar man vislabāk zināmo.

Thunderbit: Ar mākslīgo intelektu darbināms datu ieguves rīks operatīvo dienestu komandām.

Es neievērošu tradīcijas un ieliku Thunderbit pašā augšgalā, jo tā ir tā vieta. Kā cilvēks, kurš pats savām acīm ir redzējis, cik daudz laika operatīvo dienestu komandas tērē manuālai datu vākšanai, es varu droši teikt: Thunderbit ir svaiga gaisa malks.

Thunderbit ir mākslīgā intelekta tīmekļa skrāpētājs Chrome paplašinājums, kas radīts biznesa lietotājiem, kuriem nepieciešams iegūt strukturētus datus no jebkuras tīmekļa vietnes - nerakstot nevienu rindiņu koda. Burvība (labi, ne burvība, bet gan ļoti gudrs mākslīgais intelekts) slēpjas tajā, kā tas nolasa tīmekļa lapu, iesaka, kurus laukus iegūt, un pat seko līdzi saitēm uz apakšlapām, lai izveidotu pilnīgu datu kopu. Vienkārši noklikšķiniet uz "AI Suggest Fields", pārskatiet kolonnas un nospiediet "Scrape". Tas ir viss. Nebūs vairs nekāda bezgalīga kopēšanas un ielīmēšanas vai raizēšanās par skripta bojāšanu katru reizi, kad mainās vietnes izkārtojums.

Tas, kas patiešām atšķir Thunderbit no operāciju komandām, ir tā koncentrēšanās uz reāliem lietošanas gadījumiem:

• Konkurentu uzraudzība: No piegādātāju vai konkurentu vietnēm iegūstat SKU, cenas un krājumu līmeņus. Esmu redzējis, ka e-komercijas operatīvo dienestu komandas izmanto Thunderbit, lai izsekotu cenu izmaiņas desmitiem piegādātāju - un saņem brīdinājumus, pirms kāds cits to pamana.

• Līderu ģenerēšana: Thunderbit var veidot mērķtiecīgus līderu sarakstus, izmantojot LinkedIn vai nišu katalogus ar e-pasta adresēm un tālruņa numuriem (Thunderbit pat formatē tālruņa numurus jūsu vietā).

• Darba plūsmas automatizācija: Ar plānotu izkrāpšanu varat iestatīt Thunderbit, lai regulāri atjauninātu datus - ideāli piemērots informācijas paneļu atjaunināšanai vai krājumu līmeņu uzraudzībai.

Parunāsim par integrāciju: Thunderbit eksportē datus tieši uz Excel, Google Sheets, Airtable vai Notion, lai jūs varētu izmantot iegūtos datus jau esošajās darba plūsmās. Tai ir arī tūlītēji veidnes populārām vietnēm (Amazon, Zillow, Instagram, Shopify u. c.), lai jūs varētu sākt darbu ar vienu klikšķi.

Labākā daļa? Jums nav jābūt tehniski zinošam. Thunderbit vizuālais interfeiss, mākslīgā intelekta atbalstītie lauku ieteikumi un iestatīšana bez kodēšanas nozīmē, ka to var izmantot ikviens komandas loceklis. Ir pieejams bezmaksas līmenis nelieliem darbiem un maksas plāni, kurus var palielināt, pieaugot jūsu vajadzībām.

Thunderbit darbībā: Reālās operatīvās darbības izmantošanas gadījumi

• SKU cenu uzraudzība: Automātiski sekojiet līdzi produktu cenām un krājumu stāvoklim pie vairākiem piegādātājiem.

• Lead generation: Veidojiet aktuālus potenciālo klientu sarakstus no uzņēmumu direktorijiem vai sociālajām platformām.

• Īpašuma datu iegūšana: Iegūstiet nekustamā īpašuma sarakstus, cenas un kontaktinformāciju tirgus analīzei.

• Inventāra uzskaite: Uzraugiet konkurentu krājumus un pamaniet iespējas, kad ir maz krājumu.

Esmu novērojis, kā komandas katru nedēļu ietaupa vairākas stundas (dažkārt dienas), automatizējot to, kas agrāk bija garlaicīga manuāla izpēte. Un, godīgi sakot, kurš gan nevēlas atgūt šo laiku?

Kāpēc operāciju komandām ir nepieciešami pareizie rīki, lai saglabātu vadību

Uz mirkli samazināsim attālumu. Darbības pasaule ir strauji mainījusies. IDC prognozē, ka līdz 2025. gadam globālie izdevumi digitālajai transformācijai sasniegs 2,8 triljonus ASV dolāru. Microsoft izpilddirektors pat teica, ka mēs esam pieredzējuši "divu gadu ilgu digitālo pārveidi divu mēnešu laikā". Tas nav tikai virsraksts, tā ir realitāte, kurā operatīvo dienestu komandas dzīvo katru dienu.

Bez pareizajiem rīkiem operāciju komandām nākas saskarties ar grūtībām:

• Datu silosi: informācija, kas izkaisīta izklājlapās, e-pastos un lietotnēs.

• Manuāls darbs: Vairāk nekā 40 % darbinieku vismaz ceturtdaļu savas nedēļas pavada, veicot atkārtotus uzdevumus.

• Lēni procesi: Gaidīšana uz apstiprinājumiem vai atjauninājumiem, kam vajadzētu notikt nekavējoties.

• Neizmantotas iespējas: Ja nevarat sekot līdzi konkurentiem vai inventāram reālajā laikā, jūs jau atpaliekat.

Mūsdienīga operāciju programmatūra ir izstrādāta, lai nojauktu šos šķēršļus - automatizētu rutīnas darbus, konsolidētu informāciju un atbrīvotu komandu, lai tā varētu koncentrēties uz to, kas patiešām ir svarīgākais.

Atlases kritēriji: Kādi ir lieliski operatīvās vadības rīki?

Kā izvēlēties pareizos rīkus operatīvo dienestu komandām, jo ir tik daudz iespēju? Lūk, ko es meklēju:

• Lietošanas ērtums: Vienkārša lietojamība: Nav kodēšanas vai ir mazkodētas saskarnes, lai ikviens varētu iesaistīties.

• Automatizācija: Darba plūsmas noteikumi, palaidēji un mākslīgā intelekta palīdzība, lai samazinātu manuālā darba apjomu.

• Integrācija: Integrācija: iespēja pievienoties jūsu esošajam CRM, izklājlapām, Slack un visam citam.

• mērogojamība: Instrumenti, kas aug kopā ar jūsu komandu, nevis tādi, kurus jūs pārtapsiet pēc sešiem mēnešiem.

• Cenu elastība: Bezmaksas līmeņi vai maksas iespējas, lai jūs varētu sākt ar nelielu summu.

Rīks ir tik labs, cik laba ir jūsu komandas vēlme to izmantot. Ja tas ir neveikls vai grūti integrējams, tas tikai krāj putekļus.

Asana: Uzdevumu un projektu pārvaldības vienkāršošana: Asana: Uzdevumu un projektu pārvaldības vienkāršošana

Asana ir operatīvo dienestu komandu iecienīts līdzeklis, lai sekotu līdzi projektiem, un tam ir pamatots iemesls. To izmanto 85 % no Fortune 100, kas liecina par tās noturību.

Asana ļauj organizēt uzdevumus, noteikt termiņus un piešķirt pienākumus, izmantojot vienkāršu vilkšanas un nomešanas metodi. Darba plūsmas automatizācijas funkcijas nozīmē, ka varat automātiski maršrutēt uzdevumus, pārvērst e-pastus par biļetēm un standartizēt procesus. Esmu redzējis, ka komandas izmanto Asana, lai plānotu ceturkšņa iniciatīvas, uzraudzītu galvenos rezultatīvos rādītājus un pārliecinātos, ka nekas netiek palaists garām. Turklāt tā ir integrēta ar Slack, Outlook un Google Drive, tāpēc jūsu atjauninājumi vienmēr ir sinhronizēti.

Airtable: Elastīga datu pārvaldība operācijām: Airtable: elastīga datu pārvaldība operācijām

Ja jums patīk izklājlapas, bet vēlaties, lai tās būtu... jaudīgākas, Airtable ir jūsu jaunais labākais draugs. Tā apvieno izklājlapas un datubāzes funkcionalitāti, ļaujot jums sekot līdzi inventāram, pārvaldīt projektus vai dokumentēt procesus - viss vienā vietā.

Airtable patiesais spēks ir tā elastīgums. Varat veidot pielāgotus skatus, sasaistīt ierakstus un pat automatizēt atjauninājumus. Esmu redzējis, ka operatīvo dienestu komandas to izmanto visdažādākajos nolūkos, sākot no pārdevēju līgumu izsekošanas un beidzot ar uzņemšanas kontrolsarakstu pārvaldību.

Slack: Reāllaika saziņa ātri mainīgajām operatīvo dienestu komandām

Operatīvo operāciju komandas darbojas ātri, un Slack nodrošina, ka visi ir informēti. Ar kanāliem katram projektam, tiešo ziņojumapmaiņu un integrāciju ar tūkstošiem lietotņu Slack ir digitālā "operāciju telpa", kur ātri uzdotie jautājumi saņem ātras atbildes.

Automatizēti brīdinājumi, darba plūsmas roboti un failu koplietošana atvieglo koordināciju starp nodaļām. Joprojām atceros pirmo reizi, kad ieraudzīju, ka Slack kanālā parādās servera brīdinājums - vairs nekādu drudžainu e-pastu ķēžu vai garām palaistu paziņojumu.

Zapier: Automatizēt rutīnas operāciju darbplūsmas: Zap Zapapier: automātiska ikdienas operāciju darbplūsmu automatizēšana

Zapier ir līme, kas satur kopā jūsu operatīvās programmatūras kaudzi. Tas savieno tūkstošiem lietotņu, ļaujot jums automatizēt atkārtotus uzdevumus, nerakstot kodu. Nepieciešams sinhronizēt jaunus CRM kontaktus ar Google lapu? Vai aktivizēt Slack brīdinājumu, kad krājumi samazinās? Zapier jūs ar to nodrošinās.

Zapier skaistums slēpjas tā elastībā. Jūs varat izveidot vienkāršus "Zaps" ikdienas uzdevumiem vai izveidot daudzpakāpju darbplūsmas, kas katru nedēļu ietaupīs vairākas stundas. Tas ir kā virtuāls asistents, kurš nekad neguļ (un nekad nesūdzas par garlaicīgu darbu).

Trello: Vizuālā projektu izsekošana operatīvajām darbībām: Tllolo: vizuālā projektu izsekošana operatīvajām darbībām

Trello uz kartītēm balstītā sistēma ir ideāli piemērota komandām, kurām patīk redzēt savu darbu vizuāli izklāstītu. Katram projektam vai procesam ir sava tāfele ar kartītēm, kas attēlo uzdevumus, apstiprinājumus vai starpposma mērķus.

Tā ir viegla, viegli pielāgojama un lieliski piemērota komandām, kas vēlas vienkāršu veidu, kā sekot līdzi progresam. Esmu redzējis, ka Trello ir kartēts viss, sākot no darbā pieņemšanas plūsmas līdz iekārtu apkopes grafikiem.

Monday.com: Pielāgojama darbības pārvaldības platforma

Monday.com projektu pārvaldību paaugstina nākamajā līmenī ar pielāgojamiem paneļiem, automatizāciju un pārskatu sniegšanu. Jūs varat sekot līdzi darba plūsmām, resursiem un KPI - viss vienuviet.

Monday.com man patīk tas, cik tā ir pielāgojama. Neatkarīgi no tā, vai vadāt nelielu komandu vai globālu uzņēmumu, jūs varat pielāgot to savām vajadzībām. Tajā ir iestrādāta laika uzskaite, resursu piešķiršana un reāllaika atskaites.

Tableau: Datu pārvēršana praktiski izmantojamās atziņās

Dati ir noderīgi tikai tad, ja varat tos izmantot. Tableau palīdz operatīvo dienestu komandām vizualizēt un analizēt operatīvos datus, izmantojot datu bāzes, mākoņprogrammas un pat tīmekļa skrāpjus, piemēram, Thunderbit.

Esmu redzējis, ka komandas izmanto Tableau paneļus, lai uzraudzītu visu, sākot no ražošanas caurlaides spējas līdz reāllaika stadiona aktivitātei (jā, pat Teksasas Rangers to izmanto, lai pārvaldītu fanu plūsmu). Interaktīvie paneļi ļauj viegli pamanīt tendences, sekot līdzi KPI un dalīties ar informāciju visā organizācijā.

Priekšstats: Darbs: "viss vienā" operatīvo komandu darba vieta.

Notion ir operāciju pārvaldības rīku Šveices armijas nazis. Tas apvieno piezīmes, datubāzes, projektu pārvaldību un dokumentāciju vienā darba telpā.

Operatīvo dienestu komandas izmanto Notion, lai izveidotu dzīvus SOP, sekotu projektiem un dalītos ar zināšanām. Iespēja ievietot kontrolsarakstus, kalendārus un failus nozīmē, ka viss nepieciešamais vienmēr ir jums pa rokai.

Smartsheet: Uzlabota projektu un resursu pārvaldība: Padziļināta projektu un resursu pārvaldība

Smartsheet sniedz izklājlapu iespējas projektu un resursu pārvaldībā. Tas ir lieliski piemērots komandām, kas strādā ar sarežģītiem projektiem, kuros ir daudz kustīgu daļu.

Automatizācijas, pārskatu sniegšanas un sadarbības funkcijas palīdz operatīvo dienestu komandām palikt organizētām un efektīvām. Esmu redzējis, ka Smartsheet tiek izmantota visdažādākajos projektos, sākot no būvniecības grafikiem līdz IT izvēršanai.

Ātra salīdzinājuma tabula: Operatīvās vadības rīki īsumā

Šeit sniegts īss kopsavilkums par manis aplūkotajiem rīkiem, koncentrējoties uz to, kas operatīvo dienestu komandām ir vissvarīgākais:

Rīks	Cenas (aplēses)	Galvenās automatizācijas funkcijas	Integrācija	Labākais izmantošanas gadījums operatīvo dienestu komandām
Thunderbit	Bezmaksas līmenis; Pro no $29	Mākslīgā intelekta vadīti lauku ieteikumi, plānota skrāpēšana	Eksports uz Sheets, Airtable, Notion	Līderu ģenerēšana, konkurentu/cenu izsekošana
Asana	Bezmaksas pamata versija; 10-25 $/lietotājam/mēnesī.	Darba plūsmas noteikumi, automatizēta uzdevumu maršrutēšana	Slack, Teams, Outlook, Google Drive	Uzdevumu izsekošana, projektu plānošana
Slack	Bezmaksas ierobežots; 8+$/lietotājam/mēnesī	Automatizēti brīdinājumi, Slackbot komandas	Vairāk nekā 6400 lietotņu (Drive, Jira, Zoom)	Reāllaika komandas ziņojumapmaiņa un brīdinājumi
Tableau	$70+/lietotājam/mēnesī	Datu atsvaidzināšanas grafiki, mākslīgā intelekta ieskats	Datu bāzes, Google Analytics, Excel	Informācijas paneļi, KPI vizualizācija
Airtable	Bezmaksas pamata; $10+/lietotājam/mēnesī	Automatizācijas, pielāgotie skati	Google Drive, Slack, Zapier	Elastīga datu pārvaldība
Trello	Bezmaksas pamata; 5+$/lietotājam/mēnesī	Karšu automatizācija (Butler)	Slack, Google Drive, Zapier	Vizuāla projektu izsekošana
Monday.com	$8+/lietotājam/mēnesī	Automatizācija, paneļi	Slack, Google Drive, Excel	Pielāgojama darba plūsmas pārvaldība
Notion	Bezmaksas; $10+/lietotājam/mēnesī	Šabloni, darba plūsmas atgādinājumi	Slack, Jira, Google Drive	Centralizēta zināšanu bāze
Smartsheet	$7+/lietotājam/mēnesī	Automatizētas darba plūsmas, atskaites	Google Drive, Slack, Jira	Uzlabota projektu/resursu pārvaldība
Zapier	Bezmaksas ierobežots; 20+$/mēnesī	Trigeri/Zap starpprogrammu darba plūsmām	Vairāk nekā 7000 lietotņu	Datu sinhronizācijas un brīdinājumu automatizēšana

Secinājums: Izvēlēties pareizos rīkus savai operatīvo operāciju komandai.

Attiecībā uz operāciju pārvaldības rīkiem nav viena universāla risinājuma. Labākā pieeja? Sāciet, nosakot savas komandas lielākos šķēršļus - vai tā būtu datu ieguve, projektu izsekošana vai saziņa. Meklējiet rīkus, kas ir viegli lietojami, labi integrējami ar jūsu esošo kopumu un nodrošina elastību, lai augtu līdz ar jūsu vajadzībām.

Un, ja esat noslīcis manuālā datu vākšanā, izmēģiniet Thunderbit. Automatizējot datu ieguvi, var atbrīvot vairākas stundas, samazināt kļūdu skaitu un iegūt ieskatu, kas veicina visu pārējo. Apvienojiet to ar stabilu projektu pārvaldnieku, piemēram, Asana, un komunikācijas centru, piemēram, Slack, un jūs būsiet ceļā uz operatīvās darbības komandas vadīšanu, kas ne tikai sekos līdzi, bet arī būs priekšā.

Ticiet man, jūsu nākotnes "es" (un jūsu komanda) jums pateiksies.