Fakss tiešsaistē: Pilnīga digitālo komandu spēļu rokasgrāmata

Ievads

Jūsu komanda, visticamāk, strādā ar Notion, sazinās ar Discord un jau vairākus mēnešus nav pieskārusies printerim. Taču saskaņā ar 2024. gada ziņojumu 17 % uzņēmumu visā pasaulē joprojām izmanto faksu. (1)

Piemēram, veselības aprūpes nozarē joprojām tiek nosūtīts liels dokumentu apjoms, un ziņojumos ir reģistrēti līdz pat 9 miljardiem faksu, kas nosūtīti tikai 2020. gadā. Juridiskās komandas arī faksē līgumus. Nekustamā īpašuma aģenti faksē pirkuma līgumus, bet finanšu konsultanti faksē klientu dokumentus. Tas ir tāpēc, ka noteikumi padara faksēšanu par vieglāko ceļu. (2)

Tomēr vairs neviens nestāv pie faksu aparāta. Tiešsaistes faksu pakalpojumi tagad visu apstrādā digitāli, kas nozīmē, ka jūsu komanda var strādāt ar faksu sūtīšanu, nezaudējot prātu. Šeit ir pilnīga rokasgrāmata par to, kā tas darbojas.

Kā darbojas tiešsaistes faksēšana

Tradicionālie faksi pārvērta dokumentus audio signālos un nosūtīja tos pa tālruņa līnijām. Tas nebija ērts process, jo bija nepieciešama speciāla aparatūra, bieži radās papīra sastrēgumi un aizņemtas līnijas.

Tiešsaistes faksēšana saglabā to pašu pārraides protokolu, bet atbrīvojas no visa pārējā. Kad jūs nosūtāt faksu tiešsaistē ar eFax, jūs augšupielādējat digitālu failu pakalpojumā, kas to pārvērš pareizajā formātā. Tad tas nosūta dokumentu caur faksu serveriem un piegādā to saņēmēja faksa numuram. Ja kāds jums nosūta faksu, tas parādās kā PDF failu jūsu e-pastā vai caur tīmekļa portālu.

Nav nepieciešamas telefona līnijas, iekārtas un papīrs (ja vien jūs nevēlaties to izdrukāt).

Bet drošība šeit ir tikpat pievilcīga kā ērtības. Droši tiešsaistes faksa pakalpojumi izmanto Advanced Encryption Standard (AES) 256 bitu datu šifrēšanu pārraidei. Pēc tehnisko ekspertu domām, šis algoritms ir spēcīgākais starp citiem. Jūsu faili paliek šifrēti, kamēr tie tiek pārvietoti un uzglabāti, kas atbilst uzņēmuma atbilstības prasībām. (3)

Pakalpojuma izvēle

Lai izvēlētos savai komandai piemērotu pakalpojumu, novērtējiet, vai tā sistēma ir integrējama ar to, ko jau izmantojat. Ja jūsu komanda strādā ar Google Drive un Microsoft Office, jūsu faksu pakalpojumam ir jādarbojas tieši ar šiem rīkiem. Pretējā gadījumā cilvēkiem būs jālejupielādē faili, jāaugšupielādē tos citur, un jūs būsiet pievienojis papildu soļus, nevis tos atcēlis.

Jums ir jāņem vērā arī apjoma kapacitāte. Lielākajai daļai pakalpojumu ir mēneša lapu limits. Pārsniedzot to, jums būs jāmaksā papildu maksa, kas ātri uzkrājas. Tāpēc aprēķiniet nepieciešamo apjomu un pievienojiet 30 % neparedzētiem gadījumiem.

Tad pajautājiet, vai tiem ir mobilās lietotnes. Tā kā vairāk nekā 60 % tīmekļa satiksmes nāk no mobilajām ierīcēm, jūsu komandai ir nepieciešams sūtīt un saņemt faksus no saviem tālruņiem tikpat viegli kā no datora. Ja mobilā pieredze ir neērta, cilvēki atliks faksu sūtīšanu, līdz būs pie sava galda, kas iznīcina visu jēgu. (4)

Svarīgs ir arī tālruņa numura veids. Vietējie numuri izskatās pieejamāki, bet bezmaksas faksa numuri var palielināt atbildes rādītājus, kad jūs pieprasāt dokumentus no klientiem. Tas ir tāpēc, ka cilvēki joprojām saista bezmaksas numurus ar leģitīmiem uzņēmumiem. Ja jūs strādājat starptautiskā mērogā, jums ir nepieciešams pakalpojums ar faktisku starptautisko pārklājumu.

Funkcijas, kas maina jūsu darba veidu

Mūsdienīgi digitālie faksēšanas rīki pārveido dokumentu pārvaldību par vienkāršotu, uz datiem balstītu procesu. Zemāk ir uzskaitītas funkcijas, kas integrējas tieši jūsu esošajā digitālajā vidē, lai palielinātu ātrumu un precizitāti.

• Digitālie paraksti: pilnībā izvairieties no drukāšanas, parakstīšanas un skenēšanas cikla. Komandas locekļi var piemērot digitālos parakstus tieši dokumentiem, saglabājot visu darba plūsmu digitālajā vidē.
• Faksa nosūtīšana uz e-pastu: labāki pakalpojumi var analizēt ienākošos faksus, izvilkt galveno informāciju un maršrutēt dokumentus atbilstoši to saturam.
• AI vadītas atziņas: modernie uzņēmuma rīki analizē faksu modeļus, lai prognozētu apjoma pieaugumu. Tie atzīmē trūkstošos apstiprinājumus vai neparastas darbības, palīdzot jums savlaicīgi identificēt un atrisināt tehniskas problēmas.
• Tieša apstrāde (STP): šī integrācija novērš manuālu datu ievadi, izgūstot informāciju no ienākošajiem faksiem un automātiski aizpildot datu bāzi. Tas ir īpaši efektīvs apdrošināšanas atlīdzību un pacientu uzņemšanas darba plūsmām.
• Mākoņuzglabāšana: tiešsaistes uzglabāšana pārvērš jūsu faksus par meklējamiem digitāliem resursiem. Ar atbilstošu marķēšanu jūs varat atrast konkrētu faksu dažu sekunžu laikā, nevis meklējot mapēs vai pārskatot mēnešiem ilgu e-pasta vēstules. Tas šķiet nenozīmīgi, kamēr jums nav steidzami jāatrod kaut kas.

Ar šīm iespējām organizācijas var atbrīvoties no vecās aparatūras ierobežojumiem un uzskatīt faksētos datus par ātrdarbīgiem digitāliem resursiem.

Neaizmirstiet par drošību

Jūs nedrīkstat ietaupīt uz drošības prasībām.

Šifrēšanai ir jāaptver gan pārraide, gan uzglabāšana atsevišķi. Jūsu pakalpojumam ir jāveic šifrēšana pārraides laikā (TLS vai SSL protokoli). Taču uzglabāšanas šifrēšana ir tikpat svarīga, jo arī serveros esošie faksi ir jāaizsargā.

Piekļuves kontrole var kļūt sarežģīta, ja vairāki komandas locekļi strādā ar konfidenciāliem dokumentiem. Tāpēc piemērojiet uz lomu balstītas atļaujas, kas ļauj ierobežot, kuri lietotāji var apskatīt noteiktus faksus, kuri var sūtīt no konkrētiem numuriem un kuri var piekļūt vēstures ierakstiem.

Revīzijas izsekojamība pierāda atbilstību, ja regulatori uzdod jautājumus. Jūsu sistēmai ir jāreģistrē viss. Tas ietver to, kas ko nosūtījis, pārraides laiku, piegādes apstiprinājumu, kas skatījis un saņēmis dokumentus, kā arī neveiksmīgo mēģinājumu skaitu. Šie žurnāli palīdz arī, ja jums ir jāatrisina darba plūsmas problēmas.

Tiktu novērtēta arī fiziskā drošība. Kad cilvēki piekļūst konfidenciāliem faksiem mobilajās ierīcēs kafejnīcās, ekrāna privātums kļūst par problēmu. Jums ir nepieciešamas politikas par to, kur var apskatīt konfidenciālus faksus. Jūs varat arī pieprasīt ekrāna bloķēšanu ar saprātīgiem laika ierobežojumiem uzņēmuma ierīcēm.

Kļūdas, ko pieļauj visi

Katrai komandai, pārejot uz tiešsaistes faksēšanu, rodas vienādas problēmas. Mācieties no viņu kļūdām.

Piemēram, slikta dokumentu kvalitāte skenēšanas dēļ sabojā visu. Cilvēki skenē ar zemu izšķirtspēju, radot tehniski veiksmīgas pārraides, bet tās ir pilnīgi nesalasāmas saņēmēja galā.

Lai nodrošinātu atbilstošu izšķirtspēju, tekstu dokumentiem iestatiet minimālo standartu 200 x 100 DPI (punkti uz collu). Līniju zīmējumiem vai attēliem izšķirtspēja jāpalielina līdz 200 x 200 DPI. Faktiski šī ir optimālā izšķirtspēja.

Arī neskaidrības par failu formātu rada kavēšanos. Mūsdienu pakalpojumi pieņem dažādus failu tipus, bet PDF ir visdrošākais. Tas ir tāpēc, ka Word dokumentiem var būt formatēšanas problēmas, piemēram, attēli dažkārt pārsniedz izmēra ierobežojumus. Vienkārši standartizējiet PDF formātu visam svarīgajam un ietaupiet sev galvassāpes.

Starptautiskā faksēšana rada vēl vienu šķērsli, jo nepareizi formāts valsts kodam bieži izraisa neveiksmīgas pārraides. Lai to atrisinātu, izveidojiet veidnes ar pareiziem starptautiskajiem zvanīšanas formātiem jūsu biežākajiem galamērķiem, lai darbiniekiem nevajadzētu to izdomāt katru reizi no jauna.

Jāņem vērā arī paziņojumu nogurums. Kad komandas locekļi saņem e-pasta brīdinājumus par katru ienākošo faksu, viņi sāk tos visus ignorēt. Paziņojumus konfigurējiet pārdomāti. Augstas prioritātes sūtītāji saņem tūlītējus brīdinājumus, bet ikdienas faksi var tikt apkopoti kopsavilkuma e-pastos.

Ieviešana bez haosa

Sāciet ar vienu nodaļu. Izvēlieties komandu, kas regulāri sūta faksus, bet nav pārslodzēta ar apjomu. Ļaujiet viņiem izstrādāt risinājumus, un jūs atklāsiet problēmas, ko nebijāt paredzējis. Piemēram, jūs varat atklāt, ka noteikti failu tipi netiek labi konvertēti, darba plūsmas tiek pārtrauktas vai pastāv vispārēja neskaidrība par to, kur tiek glabāti saņemtie faksi.

Pilotprojekta laikā dokumentējiet visu. Novērtējiet, kuri failu formāti darbojas vislabāk, kam ir grūtības ar saskarni un kur cilvēki sastopas ar grūtībām. Šī informācija jums ir nepieciešama, pirms ieviešat sistēmu visiem.

Laicīgi izveidojiet arī nosaukumu piešķiršanas konvencijas. Ja desmit cilvēki katru dienu sūta faksus, jums ir nepieciešami vienoti failu nosaukumi, citādi meklēšana kļūst neiespējama. Kaut kas līdzīgs “YYYYMMDD_RecipientName_DocumentType” derēs. Noteikums ir padarīt to vienkāršu, šķirojamu un meklējamu.

Apmāciet tikai pamatus. Lielākajai daļai cilvēku nav nepieciešams zināt visas funkcijas. Viņiem ir nepieciešams zināt, kā droši nosūtīt dokumentu, kā apstiprināt, ka tas ir piegādāts, un kā atrast faksu, ko saņēma pagājušajā nedēļā. Šīs bieži veiktās darbības ir jāapgūst.

Ja iespējams, izmantojiet automatizāciju. Tiešsaistes faksa pakalpojumi parasti atbalsta automātiskas atkārtotas mēģinājumu veikšanu, ja pārraide neizdodas, sūtīšanu pēc grafika dažādiem laika joslām un maršrutēšanas noteikumus ienākošajiem faksiem.

Kad esat pārliecināts, ka tiešsaistes sistēma darbojas, atvienojiet savu veco faksu līniju. Lai gan kāds var sūdzēties, jūsu komandai ir labāk būt soli priekšā.

Rīcības plāns

Teorija ir laba, bet svarīga ir tās īstenošana. Un šeit ir aprakstīts, kā jūs varat veikt visu procesu.

• 1.–2. nedēļa: izpēte un izvēle. Izvērtējiet trīs līdz piecus pakalpojumus atbilstoši savām prasībām. Pieprasiet demonstrācijas. Sarunājieties ar esošajiem klientiem savā nozarē. Rūpīgi pārbaudiet atbilstības sertifikātus.
• 3.–4. nedēļa: Izmēģinājuma uzstādīšana. Konfigurējiet savu izmēģinājuma grupu. Uzstādiet integrācijas ar galvenajām sistēmām. Izveidojiet sākotnējos apmācību materiālus. Izveidojiet pamata darba plūsmas un nosaukumu konvencijas.
• 5.–8. nedēļa: Izpildiet pilotprojektu, saglabājot veco sistēmu kā rezerves variantu. Aktīvi vāciet atsauksmes. Novēršiet problēmas. Pielāgojiet procesus. Dokumentējiet, kas darbojas un kas nedarbojas.
• 9.–10. nedēļa: paplašinieties uz papildu nodaļām, pamatojoties uz iegūto pieredzi. Nodrošiniet praktiskas apmācības. Padariet pieejamus atbalsta resursus.
• 11.–12. nedēļa: Pārvietojiet atlikušos lietotājus uz jauno platformu. Atvienojiet vecās faksa līnijas. Arhivējiet vēsturiskos dokumentus saskaņā ar uzglabāšanas politiku.

Visbeidzot, optimizējiet un izpētiet papildu funkcijas. Kad pamata funkcijas darbojas, pievērsieties automatizētai maršrutēšanai, AI kategorizācijai un dziļākai integrācijai.

Kas gaidāms nākotnē

Fakss neizzudīs. Tas vienkārši mainīs formu.

Integrācija kļūs ciešāka. Tātad, sagaidiet savienojumus starp faksu pakalpojumiem un sadarbības platformām, projektu vadības rīkiem un lietojumprogrammu izstrādes sistēmām. Faksu sūtīšana kļūs tikpat dabiska kā e-pasta sūtīšana jūsu esošajos darba procesos.

AI arī veiks vairāk rutīnveida darbu. Tas ļaus ātri uzlabot dokumentu klasifikāciju, datu ieguvi un viedo maršrutēšanu. Manuālā šķirošana, kas joprojām aizņem darbinieku laiku, arvien vairāk notiks automātiski.

Galu galā mainīsies arī regulējums. Kad digitālās saziņas metodes pierādīs savu drošību, dažas nozares beidzot varētu samazināt atkarību no faksiem. Taču tas ir gadiem ilgs pārejas periods, nevis mēneši. Komandas, kas jau tagad apguvušas tiešsaistes faksu sūtīšanu, viegli pielāgosies, kad mainīsies prasības.

Hibrīda komunikācijas stratēģijas arī kļūs par normu. Tā vietā, lai izvēlētos e-pastu, faksu vai kaut ko citu, sistēmas automātiski izvēlēsies pareizo kanālu, pamatojoties uz saņēmēja preferences, satura jutīgumu un noteikumiem.

Lai tas darbotos

Jūsu ieviešana nebūs perfekta uzreiz. Jūs saskarsieties ar ekstremāliem gadījumiem, sastapsieties ar pretestību no komandas locekļu puses un saskarsieties ar negaidītām tehniskām problēmām. Tas ir normāli. Bet svarīgi ir izveidot kaut ko, kas ir ievērojami labāks par to, kas bija iepriekš.

Jo labākā tehnoloģija galu galā ir tā, kas vienkārši darbojas, kad jums tā ir nepieciešama. Pat ja 2026. gadā tā būs faksēšana.