Kāpēc vairums mazo uzņēmumu joprojām grafikus izklājlapās (un cik tas tiem patiesībā izmaksā)

Ievads

Manam draugam pieder uzkopšanas uzņēmums. Četrpadsmit darbinieki, trīs maiņas, divas atrašanās vietas. Pagājušajā gadā es redzēju, kā viņš pavadīja svētdienas vakaru, kopējot šūnas Google Sheet tabulā, ar krāsām atzīmējot, kuri darbinieki var strādāt pirmdien, sūtot īsziņas tiem, kuri nebija atbildējuši par savu pieejamību, un visu sākot no jauna, kad kāds plkst. 6 no rīta paziņoja, ka ir saslimis. Viņš to dara katru nedēļu jau četrus gadus.

Kad es jautāju, kāpēc viņš neizmanto grafiku veidošanas programmatūru, viņš atbildēja: „Tas darbojas labi.” Acīmredzot tā nav. Bet es saprotu, kāpēc viņš tā domā — izklājlapa nekad nekrīt, nekad neatsūta rēķinu, un viņš jau zina, kā to lietot. Pārejas izmaksas šķiet augstas, un problēma šķiet pārvaldāma. Līdz brīdim, kad saskaitāt izmaksas.

Slēptās izmaksas, kas saistītas ar manuālu grafiku sastādīšanu

Neviens neuzskaita, cik daudz laika viņi pavada, veidojot nedēļas grafiku ar rokām. Tāpēc es aptaujāju apmēram duci mazo uzņēmumu īpašnieku, kuri vada stundas tarifu komandas. Atbildes svārstījās no trim līdz septiņām stundām nedēļā. Nosauksim to par piecām.

Piecas stundas nedēļā ir 260 stundas gadā. Ja uzņēmuma īpašnieka laiks ir vērts 50 dolārus stundā (konservatīvs aprēķins kādam, kas vada uzņēmumu), tas ir 13 000 dolāru gadā, kas tiek tērēti, pārvietojot šūnas izklājlapā, nevis faktiski vadot uzņēmumu.

Un tas ir tikai laiks. Dārgākais ir tas, ko izklājlapas nevar izdarīt.

Izklājlapas nespēj tikt galā ar sarežģītību

Vienkāršs grafiks no pirmdienas līdz piektdienai, no deviņiem līdz pieciem? Protams, izklājlapas der. Bet brīdī, kad ieviešat jebkādu sarežģītību, lietas sāk sabrukt.

Ņemiet, piemēram, saspiestus grafikus. Rotējošs 2-2-3 grafiks — kur darbinieki strādā divas dienas, divas dienas atpūšas un trīs dienas strādā — prasa 14 dienu cikla uzskaiti vairākās komandās. Izklājlapā tas nozīmē manuāli atkārtot modeļus, divreiz pārbaudīt, vai nevienam nejauši nav ieplānotas virsstundas, un lūgties, lai neesat ielīmējis nepareizo nedēļu. Viena nepareizi novietota rinda, un kāds ierodas uz tukšu maiņu, kamēr citā vietā ir divkāršs personāla skaits.

Vai arī ņemiet vērā 9/80 saspiestu darba nedēļu, kurā darbinieki strādā 80 stundas deviņās dienās, nevis desmit, un katru otro piektdienu ir brīvi. Tas šķiet vienkārši, līdz saprotat, ka puse no jūsu komandas ir brīva pārmaiņus piektdienās, bet otra puse — pretējās piektdienās. Tagad mēģiniet to pārvaldīt izklājlapā kopā ar atvaļinājuma pieprasījumiem, maiņu apmaiņām un virsstundu ierobežojumiem. Tas ir mīklas uzdevums, kas pārveidojas ik pēc divām nedēļām.

Tie nav eksotiski grafiku veidošanas modeļi — noliktavas, veselības aprūpes klīnikas, ražotnes un pakalpojumu uzņēmumi tos izmanto katru dienu. Tie vienkārši nav paredzēti, lai atrastos krāsainu šūnu tabulā.

Kļūdas, ko neviens nepamana

Lielākā daļa grafiku kļūdu izklājlapās netiek pamanītas. Tās vienkārši klusi izmaksā naudu.

Darbinieks strādā 43 stundas, jo kāds ir kļūdījies aprēķinos, un tagad jums ir jāmaksā par trīs virsstundām, kuras nebija iekļautas budžetā. Reiziniet to ar visu komandu un gadu, un summa sasniedz tūkstošiem. Maiņā trūkst darbinieku, jo divi cilvēki domāja, ka viņiem ir brīvdiena — jūs zaudējat ieņēmumus un steidzaties atrast aizvietotājus. Kāds uzņemas sestdienas maiņu, kas viņu ieved virsstundu teritorijā, bet neviens to nepamanīja līdz algas aprēķināšanai.

Izklājlapa jūs nebrīdinās, ka šīs maiņas apstiprināšana liek šim darbiniekam strādāt virsstundas. Tā vienkārši saglabā visu, ko jūs ievadāt – nepareizi skaitļi izskatās tieši tāpat kā pareizie.

Kāpēc cilvēki nemaina

Ja matemātika ir tik acīmredzama, kāpēc lielākā daļa mazo uzņēmumu joprojām strādā ar izklājlapām? Trīs iemesli.

Pazīstamības tendence. Izveidotājs ir uzņēmuma īpašnieks. Viņš zina katru cilni, katru formulu, katru krāsu kodu. Pāreja nozīmē, ka viņam jāapgūst kaut kas jauns nedēļas visnoslogotākajā laikā. Neviens nevēlas cīnīties ar jaunu programmatūru svētdienas vakarā, kad jāiesniedz pirmdienas grafiks.

Uztveramās izmaksas. Grafiku veidošanas programmatūra maksā 2–5 dolārus mēnesī par katru darbinieku. 20 cilvēku komandai tas ir 40–100 dolāri mēnesī. Uzņēmumu īpašnieki redz šo pozīciju un salīdzina to ar izklājlapu, kas ir “bezmaksas”. Bet bezmaksas neņem vērā īpašnieka laiku, kļūdas virsstundās vai nepietiekamu personālu maiņās. Izklājlapa ir dārgākais bezmaksas rīks biznesā.

Tā vēl nav sabojājusies pietiekami smagi. Izklājlapas sabojājas lēnām. Kāda kļūda šeit, kāda nesaprašanās tur. Reti kad notiek kāda viena katastrofāla kļūda, kas liek veikt izmaiņas, — drīzāk tas ir nepārtraukts laika un novēršamu izmaksu zudums, kas nekad neparādās nevienā pārskatā.

Kas patiesībā mainās, kad jūs pārtraucat

Visi īpašnieki, ar kuriem esmu runājis un kuri ir atteikušies no izklājlapām, saka to pašu – viņi vēlētos, lai būtu to izdarījuši ātrāk. Paša grafika sastādīšana aizņem daudz mazāk laika, jo programmatūra automātiski apstrādā maiņu rotācijas shēmas un pieejamības konfliktus.

Uzlabojas arī virsstundu situācija, galvenokārt tāpēc, ka jūs varat redzēt, kā stundas krājas, pirms apstiprināt maiņu, nevis pēc tam, kad ir aprēķināta alga. Un darbinieki vairs neraksta jums īsziņas plkst. 22:00, jautājot par nākamo nedēļu – viņi vienkārši pārbauda lietotni. Pēdējais punkts šķiet nenozīmīgs, bet tas ir tas, ko īpašnieki min vispirms.

Patiesais jautājums

Klausieties, ja jums ir trīs cilvēki ar fiksētu grafiku, paturiet savu izklājlapu. Nopietni. Bet, tiklīdz jums ir vairāk nekā desmit darbinieki ar maiņām, atvaļinājumiem un virsstundu noteikumiem, jūs tērējat reālu naudu, izliekoties, ka bezmaksas variants ir bezmaksas. Mans draugs, kuram pieder uzkopšanas uzņēmums, pagājušajā rudenī beidzot pārcēlās uz šo sistēmu. Viņš man teica, ka viņa svētdienas atkal pieder viņam. Tas ir vērts vairāk nekā 13 000 dolāru.