Como prevenir eficazmente o roubo de tempo no local de trabalho

Introdução

Benjamin Franklin, um dos fundadores dos EUA, foi muitas coisas: escritor, empresário bem-sucedido, impressor, filantropo, político e inventor.

Em um de seus ensaios, "Advice to a Young Tradesman", ele escreveu: "Lembre-se de que tempo é dinheiro".

O Sr. Franklin teria se divertido ao saber que seu conselho aos jovens comerciantes continua relevante mesmo depois de 275 anos, especialmente para as organizações que desejam enfrentar o desafio do "roubo de tempo dos funcionários" e, ao mesmo tempo, utilizar o tempo dos funcionários da melhor maneira possível.

O roubo de tempo dos funcionários é um grande desafio para as organizações que buscam melhorar constantemente os níveis de produtividade no local de trabalho. Se não for resolvido, pode levar à perda de lucros e afetar as perspectivas de crescimento das organizações e até mesmo a sustentabilidade em longo prazo.

À medida que as organizações investigam os motivos da baixa produtividade dos funcionários, elas precisam se aprofundar na questão de saber se seus funcionários estão ou não, consciente ou inadvertidamente, se entregando ao roubo de tempo. Este blog o ajudará a entender tudo sobre roubo de tempo, como os funcionários se envolvem em tais práticas e como evitá-las como empregadores.

O que é roubo de tempo?

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O roubo de horas é simplesmente a apropriação indevida de horas de trabalho pelos funcionários, seja fingindo trabalhar e se envolvendo em atividades não relacionadas ao trabalho, consciente ou inconscientemente. Dessa forma, os funcionários são pagos pelas horas que não trabalharam, causando, assim, uma perda de produtividade e produção para a organização.

O roubo de tempo pode parecer trivial e até mesmo difícil de entender, pois não é como o roubo de materiais. Estamos acostumados a pensar no furto como a perda física de bens ou pertences. É por isso que as organizações podem achar difícil compreender totalmente os contornos do roubo de tempo e seu impacto no desempenho dos negócios.

Entretanto, é uma forma de má conduta que pode levar a uma enorme perda de produção e receita organizacional, especialmente para organizações maiores com um número substancial de funcionários.

Vamos entender isso com um exemplo de uma organização com 700 funcionários. Se cada funcionário rouba ou se apropria indevidamente de 30 minutos por dia, a organização perde 21.000 minutos ou 250 horas de tempo produtivo todos os dias!

Esses números podem se transformar em uma bola de neve de centenas de milhares de horas de trabalho e milhões de dólares em somas monetárias, destacando como o roubo de tempo pode afetar o resultado dos negócios e até mesmo colocar em risco a sustentabilidade organizacional de longo prazo.

Agora que já entendemos o que constitui roubo de tempo, vamos analisar algumas maneiras pelas quais os funcionários roubam tempo de seus empregadores.

Sete maneiras pelas quais os funcionários cometem roubo de tempo

A engenhosidade não tem limites e não faltam maneiras pelas quais os funcionários se envolvem em roubo de tempo. No entanto, listamos abaixo as sete maneiras mais conhecidas pelas quais os funcionários roubam tempo de suas organizações.

1. Automação do mouse

Uma das maneiras mais eficazes de enganar as ferramentas de software de controle de tempo é usar um mouse automatizado. Os funcionários podem colocar um mouse em cima de um dispositivo operado por bateria ou de controle remoto, que pode ser operado à distância.

Dessa forma, o mouse continua a pairar sobre a tela em intervalos periódicos e predefinidos, conforme considerado adequado pelo usuário, mantendo a tela do computador ativa. Como a ferramenta de software de controle de tempo presume que o usuário está ativo, ela não consegue registrar nenhuma atividade suspeita e relatar o roubo de tempo.

2. Abrir várias janelas pequenas

Outro meio eficaz e simples de roubo de tempo é abrir várias janelas pequenas na tela do computador. Usando essas janelas, os funcionários podem navegar na Internet, conversar com seus amigos ou até mesmo fazer compras on-line. Enquanto isso, eles mantêm a janela principal, de tela cheia, aberta para atividades relacionadas ao escritório. Como alguns tipos de software de controle de tempo on-line rastreiam a janela de tela cheia, eles podem ser enganados para registrar os funcionários como trabalhando ativamente em tarefas relacionadas ao escritório.

3. Cronometrar o software de captura de tela

O uso desse truque requer alguma proficiência em software operacional, especialmente a capacidade de contornar ou quebrar o código do software que está sendo usado para rastrear os funcionários. Os funcionários podem invadir o software de rastreamento de tempo para discernir o intervalo de tempo em que o software faz uma captura de tela da tela do computador do usuário.

Essas informações podem ajudá-los a cronometrar suas atividades de forma que o software de controle de tempo os registre como envolvidos em tarefas oficiais. Enquanto isso, o funcionário pode navegar convenientemente na Internet ou se envolver em tarefas não relacionadas ao trabalho durante o intervalo entre as duas capturas de tela.

4. Uso de vários monitores

Alguns funcionários conectam seus laptops a vários outros monitores/telas por meio de cabos USB. Isso permite que eles operem várias janelas simultaneamente enquanto usam a janela principal para tarefas relacionadas ao escritório. Infelizmente, poucos softwares de controle de tempo no mercado conseguem identificar e rastrear vários monitores.

Essa lacuna existente permite que alguns funcionários roubem o tempo dos empregadores.

5. Alteração do código do software

Essa é uma forma mais incomum de enganar o software de controle de ponto. No entanto, os funcionários que dominam a tecnologia e o software podem explorar as ferramentas de controle de ponto fazendo alterações no código do software.

Algumas ferramentas de software de controle de ponto são suscetíveis a hackers e adulterações, criando uma oportunidade para os funcionários mudarem a forma como trabalham. Dessa forma, essas ferramentas registram informações incorretas, que são pré-alimentadas pelos funcionários.

6. Puncionamento de amigos

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O buddy punching, como meio de enganar os empregadores sobre o uso das horas de trabalho pelos funcionários, existe desde que o conceito de controle de ponto surgiu. O buddy punching envolve a presença por procuração, em que algum outro funcionário marca a presença em nome de seus colegas.

No entanto, as organizações têm se livrado amplamente desse meio de roubo de tempo institucionalizando sistemas biométricos de presença, em que os funcionários registram sua presença usando escaneamento de retina, escaneamento de impressões digitais, sistemas de reconhecimento facial etc.

7. Navegação excessiva e não produtiva na Internet

A navegação na Internet é natural e os funcionários visitam a Internet ocasionalmente para pesquisar ou validar informações ou para obter insights sobre um assunto com o qual provavelmente se envolverão com seus clientes, gerentes ou colegas. Entretanto, a navegação excessiva na Internet, especialmente para tarefas não produtivas, como responder a e-mails pessoais, fazer compras on-line ou ler sobre tópicos não relacionados ao trabalho, pode levar à perda de horas de trabalho produtivas.

Alguns funcionários também podem navegar na Internet sem sentido durante o horário de expediente, fingindo estar procurando informações relevantes relacionadas a algumas tarefas oficiais. Para lidar com esses cenários, talvez seja necessário trabalhar para inspirar seus funcionários de várias maneiras para melhorar o desempenho deles.

Impacto do roubo de tempo nas empresas

As descobertas do setor sugerem que o roubo de tempo continua sendo uma fonte séria de perda de receita para as organizações. Um relatório do setor, por exemplo, revelou que o roubo de tempo causou uma perda anual de US$ 20 bilhões a US$ 50 bilhões para as organizações dos EUA.

Enquanto isso, as empresas em todo o mundo perdem mais de US$ 400 bilhões em perda de produtividade no local de trabalho! Esses são números sérios e motivo de preocupação para as organizações que passam por várias crises, como um mercado de trabalho turbulento e indicadores macroeconômicos pouco inspiradores nos principais mercados.

Como impedir o roubo de tempo

Abaixo estão mencionadas algumas maneiras pelas quais as organizações podem impedir o roubo de tempo.

1. Aumentar o envolvimento dos funcionários

Um relatório recente do setor afirmou que os níveis de envolvimento dos funcionários permanecem em um nível mais baixo de todos os tempos. Apenas um quinto, ou 21%, da força de trabalho global se identifica como ativamente engajada. Enquanto isso, o estresse dos funcionários atingiu 44% em 2022, o que foi ainda maior do que os números de 2021.

A mudança abrupta para locais de trabalho remotos e híbridos afetou o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, aumentando as taxas de esgotamento. Esses desafios afetaram a capacidade dos funcionários de se concentrarem em tarefas relacionadas ao escritório e equilibrarem suas vidas pessoais e profissionais. Para lidar com isso, as organizações devem passar algum tempo com os funcionários para entender os motivos por trás de suas baixas taxas de produtividade e a necessidade de usar maneiras de burlar o software de controle de horas.

É menos provável que funcionários engajados desperdicem suas horas de trabalho em tarefas não produtivas e criem mais valor para a organização. Para isso, os empregadores podem realizar várias atividades de engajamento dos funcionários para aumentar a produtividade e contribuir para reduzir o problema do roubo de tempo.

2. Comunique-se de forma eficaz

A comunicação eficaz é mais essencial do que nunca, especialmente porque as interações presenciais se tornam menos frequentes e o trabalho remoto assume um status mais comum. As organizações não devem apenas se comunicar de forma eficaz para envolver os funcionários, mas também para ajudá-los a entender a necessidade de sistemas de controle de horas.

As organizações devem fazer com que seus funcionários aceitem a ideia de que o uso de tais mecanismos de controle de tempo não é para microgerenciá-los, mas para oferecer-lhes percepções mais acionáveis sobre como podem ser capacitados a se envolver em tarefas de maior valor. Os líderes empresariais devem assumir a liderança para ajudar a institucionalizar essas práticas em toda a organização, atuando como agentes de mudança.

Leia também: 5 ferramentas eficazes de comunicação interna para melhorar o fluxo de trabalho de sua empresa

3. Um software de controle de tempo integrado

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A integração de um software de controle de ponto é uma medida estratégica para as empresas que buscam maior produtividade e prevenção de roubo de tempo. Ao adotar uma ferramenta de controle de tempo como o Replicon, as organizações podem monitorar com precisão as horas de trabalho e as atividades dos funcionários, reduzindo o risco de roubo de tempo. Essas soluções avançadas oferecem insights em tempo real sobre tarefas e cronogramas de projetos, garantindo responsabilidade e transparência no local de trabalho. Algumas dessas ferramentas oferecem planilhas de horas alimentadas por IA e planilhas de horas móveis que ajudam as organizações a capturar dados de tempo e presença, reservar folgas e gerenciar cronogramas de trabalho com eficiência a qualquer hora e em qualquer lugar.

4. Permitir horários de trabalho flexíveis

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Os empregadores podem ajudar os funcionários a ter uma vida profissional melhor ao permitir horários de trabalho flexíveis. Os horários de trabalho flexíveis podem ajudar os funcionários a gerenciar suas vidas e responsabilidades pessoais de forma que não precisem mentir sobre o fato de estarem on-line em horários "fixos" ou encontrar maneiras engenhosas de enganar o software de registro de horas.

Isso permitiria que eles se concentrassem intensamente no trabalho e levassem uma vida mais livre de estresse, o que ajudaria a aumentar seus níveis de produtividade, beneficiando a organização a longo prazo, ajudando-a a vencer a guerra contínua por talentos!

Você pode experimentar arranjos de horário flexível em que os funcionários podem trabalhar por um determinado número de horas, mas escolhem quando trabalhar, ou até mesmo tentar programações de semana de trabalho comprimida, como 4/10, 9/80 ou 2-2-3, que permitem que os funcionários completem suas horas de semana de trabalho em menos do que os cinco dias padrão para obter mais tempo livre para realizar suas atividades pessoais.

5. Foco nos resultados

As organizações precisam desenvolver uma cultura em que os funcionários e gerentes se concentrem nos resultados em vez de no tempo gasto em um projeto ou tarefa. Isso pode ser uma mudança em relação ao paradigma estabelecido, em que o "tempo gasto" é considerado o parâmetro de produtividade.

No entanto, a realização de tais mudanças requer intervenções de longo prazo e comprometimento, pois as mudanças culturais levam muito tempo para se manifestar.

6. Auditoria diligente

A auditoria de como os funcionários gastam seu tempo pode fornecer insights profundos sobre as tendências de toda a organização, que os líderes podem usar para criar roteiros de melhorias. Por exemplo, uma organização pode automatizar tarefas administrativas se sua força de trabalho gastar mais tempo em atividades administrativas do que em tarefas críticas para os negócios.

Conclusão {#conclusão}

Os últimos anos têm sido tumultuados para as organizações em todo o mundo. Margens de lucro reduzidas, uma queda considerável nos gastos dos clientes, uma guerra violenta por talentos e o aumento dos custos de recursos humanos exigem um olhar atento sobre as formas de tapar os vazamentos de receita. E abordar a questão do roubo de tempo entre os funcionários é uma maneira fácil, porém altamente eficaz, de melhorar os resultados financeiros.