10 orodij, ki jih operativne ekipe uporabljajo, da ostanejo na tekočem

Uvod

Priznajmo si: operativne ekipe danes žonglirajo z več žogicami kot kdaj koli prej in nekdo vedno znova meče nove, ko ne gledate. Med plazom podatkov, pritiskom, da je treba delovati hitro, in pričakovanji, da je treba narediti več z manj, ni čudno, da operaterji vedno iščejo orodja, ki dejansko olajšajo življenje. Veliko časa sem preživel v pogovorih s strokovnjaki za operacijske sisteme, se poglobil v najnovejše raziskave in opazoval, kako se moja ekipa spopada s preglednicami, za katere se zdi, da so se razmnožile čez noč. Prava orodja za upravljanje operacij niso le lepa, ampak so razlika med tem, ali ostajate v ospredju ali dohitevate zaostanek.

Če torej iščete orodja za ekipe operativnih služb, ki vam lahko pomagajo racionalizirati, avtomatizirati in dejansko priti domov, preden se večerja ohladi, ste na pravem mestu. Tukaj je moj pogled na 10 izbir programske opreme za operacije, ki pomagajo ekipam ostati v koraku s časom - začenši z orodjem, ki ga poznam najbolje.

Thunderbit: Orodje za pridobivanje podatkov z umetno inteligenco za operativne ekipe

Prekinil bom tradicijo in Thunderbit postavil takoj na vrh - ker mu to tudi pripada. Kot nekdo, ki je na lastne oči videl, koliko časa ekipe operativnih služb zapravijo za ročno zbiranje podatkov, lahko z gotovostjo rečem: Thunderbit je svež veter.

Thunderbit je razširitev Chrome za strganje spletnih strani z umetno inteligenco, namenjena poslovnim uporabnikom, ki morajo pridobiti strukturirane podatke s katere koli spletne strani - ne da bi napisali eno samo vrstico kode. Čarobnost (dobro, ne čarobnost, ampak resno pametna umetna inteligenca) je v tem, kako prebere spletno stran, predlaga, katera polja je treba izluščiti, in celo sledi povezavam do podstrani, da ustvari celoten nabor podatkov. Kliknete "AI Suggest Fields", pregledate stolpce in pritisnete "Scrape". To je to. Nič več neskončnega kopiranja in lepljenja ali skrbi, da bi ob vsaki spremembi postavitve spletnega mesta prekinili skripto.

Tisto, kar Thunderbit zares odlikuje za operativne ekipe, je njegova osredotočenost na resnične primere uporabe:

• Spremljanje konkurence: Izbrskajte podatke o enotah SKU, cenah in zalogah s spletnih strani dobaviteljev ali konkurentov. Videl sem, da ekipe za operacije v e-trgovini uporabljajo Thunderbit za spremljanje sprememb cen pri več deset prodajalcih - opozorila dobijo, še preden to opazi kdo drug.

• Ustvarjanje vodilnih: Thunderbit lahko celo oblikuje ciljne sezname vodij s pomočjo izbrskanih imenikov LinkedIn ali nišnih imenikov, opremljenih z e-poštnimi sporočili in telefonskimi številkami (Thunderbit za vas celo oblikuje telefonske številke).

• Avtomatizacija delovnih tokov: Z načrtovanim strganjem lahko Thunderbit nastavite tako, da osvežuje podatke v rednih časovnih presledkih - idealno za posodabljanje nadzornih plošč ali spremljanje ravni zalog.

Pogovorimo se o integracijah: Thunderbit izvaža neposredno v Excel, Google Sheets, Airtable ali Notion, tako da lahko pridobljene podatke vključite v obstoječe delovne tokove. Ima tudi takojšnje predloge za priljubljena spletna mesta (Amazon, Zillow, Instagram, Shopify in druga), tako da lahko začnete z enim samim klikom.

Najboljši del? Ni vam treba biti tehnično podkovan. Thunderbitov vizualni vmesnik, predlogi polj, ki jih poganja umetna inteligenca, in namestitev brez kode pomenijo, da ga lahko uporablja vsakdo v ekipi. Na voljo sta brezplačna stopnja za majhna opravila in plačljivi načrti, ki se z rastjo vaših potreb povečujejo.

Thunderbit v akciji: Primeri uporabe v realnem svetu

• Spremljanje cen SKU: Samodejno spremljajte cene izdelkov in stanje zalog pri več dobaviteljih.

• Ustvarjanje vodilnega potenciala: Ustvarite posodobljene sezname potencialnih strank iz poslovnih imenikov ali družabnih platform.

• Pridobivanje podatkov o nepremičninah: Pridobivanje seznamov nepremičnin, cen in kontaktnih podatkov za analizo trga.

• Sledenje zalogam: Spremljajte zaloge konkurentov in odkrivajte priložnosti za pomanjkanje zalog.

Opazoval sem ekipe, ki so vsak teden prihranile ure (včasih tudi dneve) z avtomatizacijo nekoč napornih ročnih raziskav. In iskreno, kdo si ne želi povrniti tega časa?

Zakaj operativne ekipe potrebujejo prava orodja, da ostanejo v ospredju

Za trenutek se pomanjšajmo. Svet poslovanja se je hitro spremenil. IDC napoveduje, da bodo svetovni izdatki za digitalno preobrazbo do leta 2025 dosegli 2,8 bilijona dolarjev. Izvršni direktor Microsofta je celo dejal, da smo v dveh mesecih doživeli "dve leti digitalne preobrazbe". To ni le naslovnica, temveč realnost, ki jo operativne ekipe živijo vsak dan.

Brez pravih orodij so operativne ekipe v stiski zaradi:

• Podatkovni silosi: Informacije, razpršene po preglednicah, e-poštnih sporočilih in aplikacijah.

• Ročno delo: Več kot 40 % delavcev vsaj četrtino tedna porabi za ponavljajoča se opravila.

• Počasni procesi: Čakanje na odobritve ali posodobitve, ki bi morale biti takojšnje.

• Zamujene priložnosti: Če ne morete spremljati konkurence ali zalog v realnem času, ste že v zaostanku.

Sodobna operativna programska oprema je zasnovana tako, da odpravlja te ovire - avtomatizira rutinsko delo, združuje informacije in ekipi omogoča, da se osredotoči na tisto, kar dejansko premika iglo.

Merila za izbiro: - Izberite najustreznejšo rešitev za operacije: Kaj naredi odlično orodje za upravljanje operacij?

Kako izbrati pravo orodje za operativne ekipe, saj je na voljo toliko možnosti? Tukaj je opisano, kaj iščem:

• Enostavnost uporabe: Vmesniki brez kode ali z nizko stopnjo kode, tako da se lahko vključi vsakdo.

• Avtomatizacija: Pravila poteka dela, sprožilci in pomoč umetne inteligence za zmanjšanje ročnega dela.

• Integracija: Integracija: možnost priključitve na obstoječe sisteme CRM, preglednice, Slack in še bi lahko naštevali.

• Skalabilnost: Orodja, ki rastejo skupaj z vašo ekipo, in ne tista, ki jih boste prerasli v šestih mesecih.

• Prilagodljivost cen: Brezplačne stopnje ali možnosti sprotnega plačevanja, tako da lahko začnete z majhnimi sredstvi.

Orodje je tako dobro, kot je vaša ekipa pripravljena ga uporabljati. Če je orodje okorno ali ga je težko integrirati, se bo na njem nabiral prah.

Asana: : poenostavitev upravljanja nalog in projektov

Ko gre za spremljanje projektov, je Asana priljubljena med ekipami operativcev - in to iz dobrega razloga. Uporablja jo 85 % podjetij s seznama Fortune 100, kar vam pove nekaj o njeni trajni moči.

Asana vam omogoča preprosto organizacijo nalog, določanje rokov in dodeljevanje odgovornosti z metodo povleci in spusti. Funkcije za avtomatizacijo delovnih tokov omogočajo samodejno usmerjanje nalog, pretvorbo e-poštnih sporočil v vozovnice in standardizacijo procesov. Videl sem, da ekipe uporabljajo Asano za načrtovanje četrtletnih pobud, spremljanje ključnih kazalnikov uspešnosti in zagotavljanje, da nič ne uide skozi okno. Poleg tega se povezuje s Slackom, Outlookom in Googlovim diskom, tako da so posodobitve vedno sinhronizirane.

Airtable: Prilagodljivo upravljanje podatkov za operativne dejavnosti: Airtabel: prilagodljivo upravljanje podatkov za operativne dejavnosti

Če imate radi preglednice, vendar si želite, da bi bile malo bolj... zmogljive, je Airtable vaš novi najboljši prijatelj. Združuje domačnost preglednic z zmogljivostjo podatkovne zbirke in vam omogoča spremljanje zalog, upravljanje projektov ali dokumentiranje procesov - vse na enem mestu.

Airtableova resnična prednost je njegova prilagodljivost. Gradite lahko poglede po meri, povezujete zapise in celo avtomatizirate posodobitve. Videl sem, da ga ekipe operativcev uporabljajo za vse, od sledenja pogodbam s prodajalci do upravljanja kontrolnih seznamov za vkrcavanje.

Slack: Slak: komunikacija v realnem času za hitro premikajoče se operativne ekipe

Ekipe operativnih služb se premikajo hitro, zato Slack poskrbi, da so vsi v stiku. S kanali za vsak projekt, neposrednim sporočanjem in integracijami s tisočimi aplikacijami je Slack digitalna "operacijska soba", kjer hitra vprašanja dobijo hitre odgovore.

Avtomatizirana opozorila, roboti za potek dela in souporaba datotek olajšajo usklajevanje med oddelki. Še vedno se spomnim, ko sem prvič videl, da se je v kanalu Slack pojavilo opozorilo o strežniku - nič več besnih verig elektronskih sporočil ali zamujenih obvestil.

Zapier: Zappier: avtomatiziranje rutinskih delovnih tokov operacij

Zapier je lepilo, ki povezuje vašo programsko opremo za delovanje. Povezuje na tisoče aplikacij in vam omogoča avtomatizacijo ponavljajočih se opravil brez pisanja kode. Morate sinhronizirati nove stike CRM z Googlovo tabelo? Ali sprožite opozorilo Slack, ko se zaloge zmanjšajo? Zapier vas pokriva.

Lepota storitve Zapier je v njeni prilagodljivosti. Ustvarite lahko preproste "Zaps" za vsakodnevna opravila ali pa večstopenjske delovne tokove, ki vsak teden prihranijo več ur. To je kot imeti virtualnega pomočnika, ki nikoli ne spi (in se nikoli ne pritožuje zaradi dolgočasnega dela).

Trello: Vizualno sledenje projektom za operativne dejavnosti

Sistem Trello, ki temelji na karticah, je kot nalašč za ekipe, ki rade vidijo vizualno razporeditev svojega dela. Vsak projekt ali postopek dobi svojo tablo, na kateri kartice predstavljajo naloge, odobritve ali mejnike.

Sistem je lahek, enostaven za prilagajanje in odličen za ekipe, ki želijo preprost način za spremljanje napredka. V Trellu sem videl že vse, od postopkov uvajanja do urnikov vzdrževanja opreme, ki so bili začrtani v programu Trello.

Ponedeljek.com: Prilagodljiva platforma za upravljanje operacij

Monday.com s prilagodljivimi nadzornimi ploščami, avtomatizacijo in poročanjem dvigne upravljanje projektov na naslednjo raven. Na enem mestu lahko spremljate delovne tokove, vire in ključne kazalnike uspešnosti.

Pri Monday.com mi je všeč, kako prilagodljiv je. Ne glede na to, ali upravljate majhno ekipo ali globalno podjetje, ga lahko prilagodite svojim potrebam. Vgrajeni so sledenje času, dodeljevanje virov in poročanje v realnem času.

Tableau: Tableau: spreminjanje podatkov v uporabne vpoglede

Podatki so uporabni le, če jih lahko dejansko osmislite. Tableau pomaga operativnim ekipam vizualizirati in analizirati operativne podatke, ki jih črpa iz podatkovnih zbirk, aplikacij v oblaku in celo spletnih strgalnikov, kot je Thunderbit.

Videl sem, da ekipe uporabljajo nadzorne plošče Tableau za spremljanje vsega, od prepustnosti proizvodnje do dejavnosti na stadionu v realnem času (da, celo ekipa Texas Rangers jo uporablja za upravljanje prometa navijačev). Z interaktivnimi nadzornimi ploščami lahko zlahka opazujete trende, spremljate ključne kazalnike uspešnosti in delite vpoglede v organizaciji.

Pojem: : vse v enem delovnem prostoru za operativne ekipe

Notion je švicarski vojaški nož med orodji za upravljanje operacij. V enem samem delovnem prostoru združuje zapiske, zbirke podatkov, upravljanje projektov in dokumentacijo.

Ekipe operativnih služb uporabljajo Notion za ustvarjanje živih SOP, spremljanje projektov in izmenjavo znanja. Z možnostjo vstavljanja kontrolnih seznamov, koledarjev in datotek je vse, kar potrebujete, vedno na dosegu roke.

Smartsheet: Sartartsheet: Napredno upravljanje projektov in virov

Smartsheet prinaša moč preglednic za upravljanje projektov in virov. Odličen je za ekipe, ki vodijo zapletene projekte z veliko gibljivimi deli.

Funkcije za avtomatizacijo, poročanje in sodelovanje pomagajo ekipam operativcev, da ostanejo organizirani in učinkoviti. Videl sem, da se Smartsheet uporablja za vse, od gradbenih časovnih razporedov do uvedbe IT.

Hitra primerjalna tabela: Orodja za upravljanje operacij v kratkem pregledu

Tukaj je hiter pregled orodij, ki sem jih obravnaval, s poudarkom na tem, kaj je najpomembnejše za ekipe operativnih služb:

Orodje	Cena (ocenjena)	Ključne funkcije avtomatizacije	Integracije	Najboljši primer uporabe za ekipe Ops
Thunderbit	Brezplačna stopnja; Pro od 29 USD	Predlogi polj na podlagi umetne inteligence, načrtovano strganje	Izvozi v tabele Sheets, Airtable, Notion	Ustvarjanje vodilnih, sledenje konkurentom/cenam
Asana	Brezplačna osnovna različica; od 10 do 25 USD na uporabnika na mesec	Pravila poteka dela, samodejno usmerjanje opravil	Slack, Teams, Outlook, Google Drive	Sledenje nalogam, načrtovanje projektov
Slack	Brezplačno omejeno; več kot 8 USD/uporabnik/mesec	Avtomatizirana opozorila, ukazi Slackbot	Več kot 6 400 aplikacij (Drive, Jira, Zoom)	Sporočila in opozorila ekipe v realnem času
Tableau	$70+/uporabnik/mesec	Urniki osveževanja podatkov, vpogledi umetne inteligence	Podatkovne zbirke, Google Analytics, Excel	Nadzorne plošče, vizualizacija ključnih kazalnikov uspešnosti
Airtable	Brezplačna osnovna različica; 10 USD+/uporabnik/mesec	Avtomatizacije, pogledi po meri	Google Drive, Slack, Zapier	Prilagodljivo upravljanje podatkov
Trello	Brezplačno osnovno; 5+ dolarjev/uporabnik/mesec	Avtomatizacija kartic (Butler)	Slack, Google Drive, Zapier	Vizualno sledenje projektom
Monday.com	$8+/uporabnik/mesec	Avtomatizacija, nadzorne plošče	Slack, Google Drive, Excel	Prilagodljivo upravljanje delovnih tokov
Notion	Brezplačno; 10 USD+/uporabnik/mesec	Predloge, opomniki delovnega poteka	Slack, Jira, Google Drive	Centralizirana baza znanja
Smartsheet	$7+/uporabnik/mesec	Avtomatizirani delovni tokovi, poročanje	Google Drive, Slack, Jira	Napredno upravljanje projektov in virov
Zapier	Brezplačno omejeno; 20 USD+/mesec	Sprožilci/Zaps za delovne tokove med aplikacijami	Več kot 7.000 aplikacij	Avtomatizacija sinhronizacije podatkov in opozoril

Zaključek: Izbira pravih orodij za vašo ekipo operativnih operacij

Pri orodjih za upravljanje operacij ni univerzalne rešitve, ki bi ustrezala vsem. Najboljši pristop? Začnite z ugotavljanjem največjih ozkih grl svoje ekipe - pa naj gre za pridobivanje podatkov, sledenje projektom ali komunikacijo. Poiščite orodja, ki so enostavna za uporabo, se dobro povezujejo z vašim obstoječim sistemom in so prilagodljiva, da rastejo skupaj z vašimi potrebami.

Če se utapljate v ročnem zbiranju podatkov, preizkusite Thunderbit. Z avtomatizacijo pridobivanja podatkov lahko sprostite več ur, zmanjšate število napak in pridobite vpoglede, ki bodo vse ostalo vodili naprej. Če ga združite z zanesljivim vodenjem projektov, kot je Asana, in komunikacijskim središčem, kot je Slack, boste na dobri poti, da vodite ekipo operativcev, ki ne bo samo dohitevala, ampak bo ostala v ospredju.

Verjemite mi, vaš prihodnji jaz (in vaša ekipa) vam bosta hvaležna.