5 napak pri ravnanju z gotovino, ki maloprodajna podjetja stanejo veliko denarja

Uvod

Če vaša blagajna vedno zmanjkuje denarja in ne morete ugotoviti, zakaj, niste sami. Majhne razlike v gotovini se morda zdijo nepomembne, vendar se hitro seštejejo. Za večino maloprodajnih podjetij pravi problem ni kraja. Problem so slabe navade pri ravnanju z gotovino, ki niso bile nikoli obravnavane. Dobra novica je, da je večino teh problemov enostavno odpraviti, ko enkrat veste, kaj iskati.

Zakaj je ravnanje z gotovino še vedno pomembno

Morda mislite, da gotovina izginja, vendar to ni celotna slika. Gotovina še vedno predstavlja pomemben delež maloprodajnih transakcij, zlasti pri manjših nakupih in v panogah, kot so trgovine z izdelki za vsakdanjo rabo, restavracije in butiki. Raziskave so pokazale, da skupni stroški gotovine za maloprodajne trgovine znašajo od 4,7 % do 15,3 % prihodkov, če upoštevate delovno silo, napake, kraje in čas obdelave. Za trgovino, ki letno ustvari 500.000 dolarjev, to pomeni do 76.500 dolarjev izgub, ki bi jih bilo mogoče preprečiti.

Tukaj je pet najpogostejših napak, ki lahko zmanjšujejo vaše dobičke, in kako jih odpraviti.

1. Zanašanje na popolnoma ročno štetje gotovine

Če celoten proces ravnanja z gotovino poteka ročno, na primer štetje bankovcev, razvrščanje kovancev, izpolnjevanje papirnih vplačilnic in ročno usklajevanje blagajn, porabite več časa in denarja, kot je potrebno. Ročni postopki so počasni, nagnjeni k napakam in se ne prilagajajo, ko je dela veliko.

Vsaka ura, ki jo vaši zaposleni porabijo za ročno štetje gotovine, je ura, ki je ni porabili za pomoč strankam ali povečanje prodaje. Lastniki trgovin na drobno, ki preidejo na komercialne štetnike bankovcev, pogosto skrajšajo usklajevanje ob koncu dneva s 30 minut na manj kot pet minut, s čimer sprostijo delovno silo za bolj produktivne naloge.

Raziskave kažejo, da lahko avtomatizacija ravnanja z gotovino trgovini na drobno pomaga prihraniti do 500 delovnih ur na mesec. Tudi za majhna podjetja je prihranek časa z zanesljivim števcem bankovcev ali POS sistemom s funkcijo slepega deponiranja gotovine znaten.

Hitri uspehi za začetek avtomatizacije:

• Vlagajte v število bankovcev z vgrajenim sistemom za odkrivanje ponaredkov
• Nadgradite svoj POS, da lahko sledite gotovinskim transakcijam in označite neskladja
• Uporabite funkcije slepega vplačila gotovine, da blagajniki pred štetjem ne vidijo skupnih zneskov

2. Neusposabljanje ekipe za postopke ravnanja z gotovino

Mnogi lastniki trgovin menijo, da je ravnanje z gotovino intuitivno. Preprosto izročite drobiž, zaprite predal in nadaljujte. Toda neusposobljeni blagajniki delajo napake pri štetju, nasedajo na prevare s hitro menjavo in razvijejo slabe navade, ki teden za tednom tiho zmanjšujejo dobiček.

Izgube v trgovini na drobno so vse večji problem za podjetja po vsej državi. Raziskava National Retail Federation's 2023 Retail Security Survey je ugotovila, da so izgube v trgovini na drobno v ZDA tisto leto dosegle 112,1 milijarde dolarjev, pri čemer so notranje napake in težave, povezane z zaposlenimi, prispevale znaten delež. Vse to ni namerno krajo. Velik del izhaja iz iskrenih napak ljudi, ki se nikoli niso naučili pravilnih postopkov.

Kaj mora vključevati ustrezno usposabljanje za ravnanje z gotovino:

• Preštevanje vračila od najmanjše do največje vrednosti
• Preverite bankovce, preden jih položite v predal
• Glasno najavite znesek, ki ga je stranka plačala
• Pravilno obdelujte neveljavne in vračljive transakcije

Vključite to v uvajanje novih zaposlenih in ne prepustite, da se novi zaposleni sami naučijo na delovnem mestu.

3. Delovanje brez standardnih operativnih postopkov

Če se vaš postopek ravnanja z gotovino razlikuje od izmene do izmene ali od zaposlenega do zaposlenega, vabite težave. Nedosledno delovanje škodi vsemu, od izkušnje strank do vidnosti vašega trgovskega podjetja. Brez pisnih, standardiziranih postopkov ni osnovne mere, po kateri bi se lahko primerjalo, in neskladja je skoraj nemogoče slediti.

Trdna politika ravnanja z gotovino mora vključevati način štetja predalov na začetku izmene, kdaj in kako se izvaja odlaganje gotovine, kdo ima varen dostop in kaj se zgodi, ko se pojavi neskladje. Razmišljajte o tem kot o priročniku za ravnanje z gotovino v vaši trgovini.

Področje	Kaj standardizirati
Nastavitev predala	Fiksni začetni znesek za vsako izmeno
Omejitve gotovine	Najvišji dovoljeni znesek v blagajni pred odvozom
Prenos gotovine	Kdo jih izvaja, kako se dokumentirajo, kdo jih potrjuje
Varen dostop	Omejen na določene vodje z zabeleženim vstopom
Neskladja	Jasni postopki za poročanje in preiskovanje presežkov/primanjkljajev

Ko vsi sledijo istemu postopku, je lažje opaziti napake ali sumljive dejavnosti. Standardizacija poslovanja je prav tako pomembna, ko gre za povečanje obiska trgovine prek lokalnega iskanja, kjer se doslednost prav tako izplača.

4. Preskočitev usklajevanja ob menjavi izmen

Tukaj je scenarij, ki se vsak dan odvija v trgovinah na drobno: en blagajnik konča svojo izmeno, naslednji skoči na blagajno in nihče ne prešteje blagajne med izmenama. Ko se ob zaprtju številke ne ujemajo, ni mogoče ugotoviti, katera izmena je povzročila problem.

Vsakič, ko blagajna zamenja lastnika, ne da bi bila prešteta in preverjena, pride do pomanjkanja odgovornosti. Te vrzeli se s časom povečujejo. Rešitev je preprosta: vsaka menjava izmen je potrebno opraviti popolno preštevanje blagajne, ki ga v idealnem primeru potrdita tako odhajajoči kot prihajajoči zaposleni. To traja le nekaj minut, vendar lahko v enem letu prihrani na stotine, če ne tisoče dolarjev v nesledljivih izgubah.

5. Nikoli ne revidirajte svojih denarnih procesov

Svojega podjetja ne bi vodili brez preverjanja zalog. Zakaj torej preskočiti revizijo gotovine? Veliko trgovin na drobno usklajuje stanje šele, ko se pojavi očitna težava, kar običajno pomeni, da je škoda že storjena.

Redni pregledi denarja so eden najučinkovitejših nadzornih ukrepov, ki jih lahko izvedete. Po poročilu Association of Certified Fraud Examiners’ 2024 Report to the Nations se približno tretjina primerov goljufij zgodi, ker podjetja nimajo notranjih kontrol. Te zgodaj odkrijejo napake in delujejo kot močan odvračalni dejavnik. Zaposleni so manj nagnjeni k varčevanju, če vedo, da se stanje denarja redno pregleduje.

Preprost urnik revizij, ki deluje:

• Tedensko: naključno preverite dva ali tri predale v primerjavi z evidencami POS.
• Mesečno: pregled vseh evidenc o gotovinskih vplačilih in označitev vzorcev
• Četrtletno: Celovit pregled standardnih postopkov ravnanja z gotovino in skladnosti zaposlenih

Pogosta vprašanja

Kako pogosto moram usklajevati blagajne?

Najmanj na začetku in koncu vsake izmene. Če več blagajnikov deli isto blagajno, preštejte in preverite ob vsakem predajanju. Dnevno usklajevanje je nujno za sledenje neskladij.

Kakšna je razumna meja blagajne za majhno trgovino?

Za večino majhnih trgovcev je to med 200 in 500 dolarji. Prava številka je odvisna od povprečne vrednosti transakcij, pogostosti plačil v gotovini in varnostnega profila vašega območja.

Koliko dejansko stanejo napake pri ravnanju z gotovino?

NRF je poročala o 112,1 milijardah dolarjev izgube v ameriškem maloprodajnem sektorju v letu 2022, pri čemer je bil znaten del povezan z administrativnimi napakami in napakami zaposlenih, ne pa z odkrito krajo. Tudi dnevna neskladja v višini 5 do 10 dolarjev lahko za eno trgovino letno znašajo več tisoč dolarjev.

Ali naj razmislim o prehodu na brezgotovinsko poslovanje?

Prehod na brezgotovinsko poslovanje odpravlja težave z ravnanjem z gotovino, vendar odtujuje stranke, ki raje ali morajo plačevati z gotovino. Mnoge države in mesta zdaj od podjetij zakonsko zahtevajo, da sprejemajo gotovino. Boljši pristop je poostritev postopkov kot pa popolna opustitev gotovine.

Katera je najbolj učinkovita sprememba, ki jo lahko uvedem?

Uvedba pisnih standardnih operativnih postopkov za ravnanje z gotovino. To ustvarja odgovornost, vam daje osnovo za revizijo in zagotavlja, da vsi zaposleni sledijo enakemu postopku. Vse ostalo gradi na tej osnovi.

Ključne ugotovitve

• Ročno štetje gotovine je zamudno in povečuje število napak. Osnovna avtomatizacija se hitro izplača.
• Neusposobljeni blagajniki so eden največjih virov izgube gotovine v trgovini na drobno, ki se ji je mogoče izogniti.
• Pisni standardni postopki ustvarjajo odgovornost in olajšujejo sledenje neskladij.
• Vedno usklajujte blagajne ob menjavi izmen. Nikoli ne dopustite, da bi blagajna zamenjala lastnika, ne da bi bila prešteta.
• Redne revizije gotovine odvračajo od goljufij in odkrivajo probleme, preden se ti kopičijo.