Resnične napake glede skladnosti IT, ki jih delajo podjetja, ki se širijo

Uvod

S širitvijo podjetij se hitro povečuje tudi kompleksnost, povezana z IT skladnostjo. Regulativni okviri se razvijajo, kibernetske grožnje postajajo vse bolj sofisticirane, obseg podatkov, ki jih je treba zaščititi, pa eksponentno narašča. Ti izzivi predstavljajo strateške ovire, ki lahko, če se jih ne obravnava previdno, vodijo do dragih kazni, škode ugledu in motenj v delovanju. Razumevanje teh ovir je bistveno za ohranjanje konkurenčne prednosti in zagotavljanje trajnostne rasti.

Regulativno okolje je vse bolj zapleteno. Zakoni, kot so Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR), Zakon o prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja (HIPAA) in Kalifornijski zakon o zasebnosti potrošnikov (CCPA), nalagajo stroge kontrole nad ravnanjem s podatki in zasebnostjo, vendar se njihova uporaba razlikuje glede na panogo, geografsko lego in poslovni model. Ta spremenljivost dodaja dodatne plasti zapletenosti, ki jih morajo rastoča podjetja proaktivno obravnavati, da se izognejo posledicam neskladnosti.

Poleg tega se z razvojem IT-infrastrukture, ki postaja vse bolj zapletena, razpršena in hibridna, ohranjanje doslednih kontrol skladnosti v vseh operativnih enotah spreminja v izziv. Ta zapletenost pogosto vodi do varnostnih in upravnih vrzeli, ki jih lahko izkoristijo kibernetski kriminalci. Po poročilu IBM iz leta 2023 je 43 % kibernetskih napadov usmerjenih v mala in srednja podjetja, kar poudarja ranljivost rastočih podjetij v fazi rasti.

Zakaj se spoprijeti s temi izzivi skladnosti

Obravnavanje teh izzivov zahteva ne le tehnološke naložbe, temveč tudi strateško predvidevanje in strokovno vodenje. Mnoga podjetja se za pomoč pri skladnosti obrnejo na specializirane ponudnike. Na primer, izkoriščanje rešitev, ki jih ponuja TrustSphere IT, lahko organizacijam pomaga pri implementaciji robustnih okvirov in orodij za spremljanje, prilagojenih njihovemu operativnemu kontekstu. Zgodnje sodelovanje s takšnimi strokovnjaki zagotavlja, da je skladnost vgrajena v proces širitve, namesto da se naknadno prilagaja, kar je pogosto dražje in manj učinkovito.

Izziv širitve skladnosti IT

Eden od glavnih izzivov je dinamična narava zahtev skladnosti. Predpisi se nenehno posodabljajo, da se odzovejo na nastajajoča tveganja in tehnološke inovacije, kar od organizacij zahteva, da ostanejo prilagodljive. Na primer, CCPA je od sprejetja leta 2020 doživel več sprememb, ki vplivajo na način, kako podjetja zbirajo in upravljajo podatke potrošnikov. Podjetja, ki ne uspejo slediti spremembam, tvegajo, da bodo hitro izgubila skladnost.

Ko se podjetja širijo na nove trge ali lansirajo nove izdelke, se morajo okviri skladnosti ustrezno prilagoditi. Ta prilagodljivost je pogosto podcenjena, kar vodi do togih sistemov, ki se ne morejo prilagoditi hitrim spremembam v poslovnih modelih ali regulativnih okoljih.

Poleg tega širjenje virov podatkov in končnih točk otežuje prizadevanja za skladnost. Razvoj tehnologij računalništva v oblaku, mobilnih naprav in interneta stvari (IoT) povečuje površino za napade. Podjetja morajo zagotoviti, da se politike varstva podatkov enotno razširijo na lokalne sisteme in oblačne okolje.

Ta naraščajoča kompleksnost zahteva celosten pristop, ki združuje tehnologijo, procese in ljudi. Podjetja imajo koristi od raziskovanja Tuminto za IT-zahteve, da zagotovijo, da so njihove IT-zahteve izpolnjene s prožnostjo in strokovnim znanjem. Takšna partnerstva zagotavljajo prilagodljive rešitve, ki se razvijajo skupaj s podjetjem, kar zmanjšuje tveganje za kršitve skladnosti, ko podjetje raste.

Pogoste strateške pasti pri skladnosti IT

Rastoča podjetja se pogosto srečujejo s strateškimi pastmi, ki ogrožajo prizadevanja za skladnost:

1. Podcenjevanje obsega skladnosti

Pogosta past je podcenjevanje obsega in globine obveznosti skladnosti. Podjetja v fazi širitve pogosto dajejo prednost takojšnjim poslovnim potrebam, skladnost pa potisnejo na drugotno mesto. To vodi do razdrobljenih politik, nedoslednega izvrševanja in reaktivnega namesto proaktivnega upravljanja skladnosti.

Raziskava podjetja Deloitte iz leta 2022 je pokazala, da 56 % srednje velikih podjetij priznava, da v fazi širitve ne razumejo dovolj veljavnih zahtev skladnosti. Ta vrzel v znanju lahko vodi do dragih spregledov in regulativnih kazni.

2. Prevelika odvisnost od ročnih procesov

Kljub avtomatizacijskim orodjem se številne organizacije še vedno močno zanašajo na ročne procese za revizije, poročanje in spremljanje. Ta odvisnost povečuje tveganje človeških napak, zamude pri odkrivanju kršitev in neučinkovitost pri odzivanju na regulativne spremembe.

Ročno upravljanje skladnosti omejuje prilagodljivost, saj postopki, ki delujejo za majhne ekipe, postanejo nevzdržni, ko podjetja rastejo. Prehod na avtomatizirane platforme za skladnost lahko zmanjša tveganja, saj omogoča spremljanje v realnem času in poenostavljeno poročanje.

3. Zanemarjanje stalnega usposabljanja in ozaveščanja

Skladnost zahteva stalno vključevanje zaposlenih. Mnoga podjetja ne vlagajo dovolj v programe usposabljanja, ki zaposlene obveščajo o spreminjajočih se zahtevah skladnosti in kibernetskih tveganjih.

To zanemarjanje lahko vodi do nenamernih kršitev in šibkih notranjih kontrol. Poročilo SANS Institute iz leta 2023 je razkrilo, da je 68 % kršitev varnosti podatkov povezanih z malomarnostjo zaposlenih ali pomanjkanjem ozaveščenosti. Redno usposabljanje in kampanje ozaveščanja so ključnega pomena za oblikovanje delovne sile, ki je ozaveščena o skladnosti.

4. Nezadostno upravljanje dobaviteljev in tretjih oseb

S širitvijo podjetij se povečuje tudi odvisnost od dobaviteljev in tretjih oseb. Brez stroge skrbnosti in stalnega spremljanja lahko ti odnosi postanejo šibke točke v verigi skladnosti.

Podjetja morajo sprejeti celovite strategije upravljanja tveganj, da lahko učinkovito nadzorujejo ta partnerstva. To vključuje oceno skladnosti dobaviteljev, pogodbenih zaščitnih ukrepov in stalno ocenjevanje uspešnosti. Če tega ne storijo, lahko podjetje izpostavijo posrednim kršitvam skladnosti in škodi ugledu.

5. Neupoštevanje potrebe po prilagodljivi IT-podpori

Rastoča podjetja potrebujejo IT podporo, ki se prilagaja njihovim rastočim in spreminjajočim se potrebam. Statična ali neustrezna IT podpora lahko vodi do zamud pri reševanju problemov, kršitvah skladnosti in operativni neučinkovitosti.

Bistveno je sodelovanje s partnerji, ki razumejo nianse širitve. Podjetja lahko na primer izkoristijo strokovne storitve, da zagotovijo, da so njihove IT-zahteve izpolnjene s prožnostjo in strokovnim znanjem. Takšno sodelovanje omogoča vzdrževanje skladnega IT-okolja, ki podpira rast brez ogrožanja varnosti ali upravljanja.

Vloga tehnologije pri premagovanju pasti skladnosti

Uporaba naprednih tehnologij je ključnega pomena za obravnavanje strateških pasti pri skladnosti IT. Avtomatizirane platforme za upravljanje skladnosti poenostavljajo poročanje, dosledno izvršujejo politike in zagotavljajo pregled nad stanjem skladnosti v realnem času. Integracija umetne inteligence in strojnega učenja izboljša zaznavanje groženj in prediktivno analitiko, kar podjetjem pomaga preprečiti kršitve.

Glede na poročilo Gartnerja iz leta 2023 organizacije, ki uvajajo avtomatizirane rešitve za skladnost, v povprečju zmanjšajo število incidentov, povezanih s skladnostjo, za 35 %. To zmanjšanje poudarja vrednost tehnologije pri preoblikovanju skladnosti iz reaktivne naloge v strateško prednost.

Poleg tega se pričakuje, da bo globalni trg IT skladnosti med letoma 2021 in 2028 rasel s 12,1-odstotno letno stopnjo rasti (CAGR), kar odraža naraščajoče povpraševanje po sofisticiranih orodjih za skladnost. Ta trend poudarja, da je sprejemanje tehnologije nepogrešljivo za podjetja, ki želijo učinkovito in varno širiti svojo dejavnost.

Rešitve za skladnost, ki temeljijo na oblaku, ponujajo posebne prednosti za širitev podjetij, saj zagotavljajo skalabilnost, prilagodljivost in centralizirano upravljanje. Te platforme omogočajo organizacijam, da se hitro prilagodijo spremembam predpisov in brezhibno integrirajo delovne tokove za skladnost v razpršenih ekipah in infrastrukturah.

Gradnja kulture skladnosti

Poleg tehnologije je ključnega pomena tudi spodbujanje kulture, ki daje prednost skladnosti. Vodstvo mora podpirati pobude za skladnost in ustrezno dodeliti vire. Redna komunikacija, usposabljanje in odprto okolje za poročanje o težavah brez strahu spodbujajo proaktivno upravljanje skladnosti.

Vzpostavitev jasnih okvirov odgovornosti zagotavlja, da je skladnost vgrajena v vsakodnevno poslovanje in se ne obravnava kot naknadna zamisel. Ta kulturna vgrajenost pomaga ohranjati prizadevanja za skladnost tudi med hitrimi organizacijskimi spremembami.

Programi za vključevanje zaposlenih, ki nagrajujejo spoštovanje skladnosti in poudarjajo pomen varstva podatkov, krepijo to kulturo. Ustvarjanje občutka skupne odgovornosti zaposlene opolnomoči kot varuhe skladnosti, kar zmanjšuje tveganja, povezana z človeškimi napakami ali malomarnostjo.

Strateška priporočila za rastoča podjetja

Da bi se uspešno spopadli z izzivi skladnosti IT, morajo rastoča podjetja upoštevati naslednje ukrepe:

• Izvajajte celovite revizije skladnosti: redno ocenjujte stanje skladnosti, da ugotovite vrzeli in določite prednostne naloge za njihovo odpravo.

• Vlagajte v prilagodljive rešitve za IT in skladnost: izberite prilagodljive platforme in storitve, ki se razvijajo skupaj z rastjo podjetja in zagotavljajo učinkovitost tudi ob povečani kompleksnosti.

• Izboljšajte programe usposabljanja zaposlenih: Izvajajte pobude za stalno izobraževanje, ki zaposlene obveščajo o zahtevah skladnosti in najboljših praksah. Prilagojeno usposabljanje obravnava tveganja, specifična za posamezne vloge.

• Okrepite upravljanje dobaviteljev: Razvijte stroge politike za izbor in spremljanje zunanjih dobaviteljev, vključite merila skladnosti v ocene in pogodbe.

• Izkoristite partnerstva s strokovnjaki: sodelujte z zaupanja vrednimi ponudniki IT-storitev, ki razumejo skladnost in kompleksnost prilagajanja, ter zagotavljajo strateško svetovanje in tehnološko podporo.

Zaključek: Preoblikovanje izzivov skladnosti v konkurenčne prednosti

Skladnost z IT predstavlja številne izzive za rastoča podjetja, vendar te ovire ponujajo priložnosti za diferenciacijo in rast. Z razumevanjem strateških pasti in sprejetjem proaktivnega, tehnološko podprtega pristopa lahko organizacije zgradijo odporne okvire skladnosti, ki podpirajo inovacije in širitev.

Če skladnost obravnavajo kot strateški dejavnik in ne kot regulativno breme, lahko podjetja zaščitijo svoja sredstva, okrepijo zaupanje strank in dosežejo dolgoročni uspeh v vse bolj zapletenem digitalnem okolju. S pravo miselnostjo, orodji in partnerstvi lahko skladnost postane temelj trajnostne rasti in ne ovira.