Kako zaščititi svoje podjetje pred goljufijami in prevaranti

Uvod

Goljufije lastnike ujamejo nepripravljene. Morda mislite, da so vaši sistemi varni, dokler ne pride do ponarejene fakture ali hekerskega vdora v račun zaposlenega. To se zdi osebno, ker si za vsak zaslužen dolar trdo prizadevate. Cilj tega priročnika je pomagati vam vzpostaviti sistem, ki bo zagotovil varnost vašega podjetja, ne da bi vaš dan spremenil v stresen maraton.

Bolj ko razumete, kako deluje goljufija, lažje jo je ustaviti, preden se razširi.

Vedite, kako se pojavljajo goljufije

Večina primerov goljufij sledi jasnim vzorcem. Taktike goljufij se spreminjajo, vendar ostajajo osnovni triki enaki. Več kot 57 % lastnikov malih podjetij je povedalo, da so bili žrtve goljufije.

Lažna plačila

Prevaranti pošiljajo račune, ki izgledajo resnično. Posnemajo slog, logotip in ton vašega dobavitelja ter ponovno uporabijo stare številke računov. Računajo na zaposlene ekipe, ki kliknejo in plačajo, ne da bi preverile. Mnogi lastniki prvič opazijo, da je z zneskom nekaj narobe, ko dobavitelj vpraša, zakaj še niso prejeli plačila.

Notranje delo

To je še posebej neprijetno, ker gre za ljudi, ki ste jih sami zaposlili. Ko en zaposleni brez nadzora upravlja z denarjem, lahko pride do napak ali zlorab. To so lahko lažna vračila, spremenjeni zapisi ali spremenjeni podatki o plačilu. Notranje goljufije se pojavljajo tam, kjer so vloge mešane in nihče ne preverja dela.

Vdor v račun

Vaš e-poštni naslov je glavni cilj. Če goljufi vdrejo vanj, preberejo vaša sporočila, kopirajo vaš slog govora in prevarajo vašo ekipo, da jim pošlje denar. Lahko tudi ponastavijo gesla za vašo banko, aplikacije in orodja v oblaku. Zato lahko en sam šibek prijavni podatki ogrozijo celoten sistem.

Phishing triki

Ta sporočila izgledajo resnična. Uporabljajo lažne dobavnice, lažna bančna obvestila, lažna davčna sporočila ali lažno ponastavitev gesla. V trenutku, ko nekdo klikne, goljufi pridobijo dostop ali namestijo zlonamerno programsko opremo.

Taktika je preprosta. Želijo, da se mudiš.

Če razumete te vzorce, vas je veliko težje napasti.

Vzpostavite varnostno rutino

Za preprečevanje goljufij ni potrebno imeti posebnih orodij. Gre bolj za dosledne navade, ki jih obravnavate kot umivanje zob.

Glede na raziskavo AFP Payments Fraud Survey iz leta 2024 je 80 % organizacij v zadnjem letu poročalo o poskusu ali uspešnem napadu plačilne goljufije.

Dvostopenjsko prijavljanje

To je najmočnejši ukrep, ki ga lahko sprejmete. Koda na vašem telefonu ali prijavo v aplikacijo ustavi večino vdorov. Tudi če nekdo ukrade vaše geslo, ne bo mogel dostopati do njega.

Stroga pravila dostopa

Dajte ljudem dostop glede na njihovo vlogo. Ni vsakomur treba videti bančnih računov ali seznamov dobaviteljev. Ko omejite dostop, se hitro zmanjšajo napake in tveganja. Lažje je tudi slediti, kdo je kaj naredil.

Tedenski pregledi, ki jih upoštevate

Izberite en dan v tednu, ko pregledate svoje bančne izpiske, račune platforme in nedavne aktivnosti. Ni vam treba pregledati vsega. Preprosto pregledate stvari, ki niso smiselne. Majhen nenavaden strošek je pogosto prvi znak večjega načrta.

Zavirajte velika plačila

Prevaranti se zanašajo na nujnost. Hitri telefonski klic razjasni večino lažnih e-poštnih sporočil. Če se bančne podatke dobavitelja nenadoma spremenijo, vedno potrdite s telefonskim klicem na številko, za katero veste, da je prava.

Svojim zaposlenim naučite z resničnimi primeri

Ni potrebno formalno usposabljanje. Zberite tri lažna e-poštna sporočila, ki ste jih videli, in jih pokažite svojim zaposlenim. Hitro se naučijo prepoznati vzorce. Ljudje si vizualne primere zapomnijo bolje kot dolga sestanka.

Sčasoma se ti koraki spremenijo v avtomatizirane navade, ki ščitijo vaš denar.

Bodite pozorni na socialne trike

Ta vrsta goljufije cilja na ljudi, ne na sisteme. Goljufi se pretvarjajo, da so prijazni, pod stresom ali v naglici. Pogosto vključijo majhne podrobnosti, da njihovo delo zveni realistično.

Primer: Klicatelj reče: »Posodabljamo vašo storitev in vidim, da je vaša območje nedosegljivo. Potrebujem vaše prijavne podatke, da vas lahko ponovno priklopim na internet.«

Ton je miren in prijazen. Zaposleni, ki želi rešiti problem, bi lahko predal dostop.

• Naučite svoje zaposlene preprosta pravila.
• Pred delitvijo kakršnih koli informacij se ustavite.
• Pokličite nazaj na uradno številko podjetja.
• Povejte jim, da morajo potrditi identiteto.

Ko vaša ekipa ve, da lahko reče: »To moram preveriti«, odvzamete prevarantu moč.

Določite jasna pravila za dobavitelje

Lažni dobavitelji so pogosti, ker mnoge ekipe pohitevajo s postopkom vključevanja novih dobaviteljev. Preprost kontrolni seznam ustavi večino lažnih računov.

Jasna ureditev dobaviteljev lahko vključuje:

• Polno ime podjetja
• Kontaktna oseba, s katero govorite
• Prava telefonska številka, ki ste jo preverili
• Davčni podatki
• Bančne podatke, ki jih potrdite med klicem
• Preprost sporazum, shranjen v vaših evidencah

Ljudje se pustijo zavesti lažnim dobaviteljem, ker domnevajo, da je nekdo drug preveril podrobnosti. Seznam za preverjanje odpravlja ugibanje.

Prav tako pomaga novim zaposlenim, da se izognejo napakam. Ko zaposlite nove delavce, jim to pravilo služi kot vodilo.

Duševno zdravje in rutine za obvladovanje stresa

Prevare se zgodijo, ko ste izčrpani. Ko je vaš um obremenjen, spregledate majhne podrobnosti, kot so spremenjene bančne številke ali sumljive povezave.

Lastniki malih podjetij nosijo veliko breme. Računi, kadrovske zadeve, zamude pri dobavi, zahteve strank, dolge noči in zgodnja jutra. Vaš možgani delujejo na polno, in ko se to zgodi, se pozornost zmanjša.

Nekateri ljudje raziskujejo rutine za dobro počutje, ki jim pomagajo, da se sprostijo in umirijo. V teh krogih ljudje govorijo o kratomu in kavi, ko se želijo sprostiti po dolgih delovnih dneh. Ko preučujejo te rastlinske izdelke, običajno izberejo prodajalce z jasnim izvorom, da se izognejo izdelkom slabe kakovosti. To je varnostni ukrep, ki ga ljudje sprejmejo, ne trditev o učinkih.

To je nekaj, kar boste pogosto videli v razpravah o dobrem počutju posameznikov, ki poskušajo ohraniti ravnovesje pod poslovnim pritiskom.

Osredotočenost in jasno razmišljanje med preverjanjem goljufij

Preverjanje goljufij zahteva osredotočenost. Če preletite, lahko spregledate majhen namig. Lastniki se pogosto ukvarjajo z toliko stvarmi, da do konca dneva izgubijo duševno ostrino.

Nekateri ljudje, ki berejo forume o osredotočenosti, razpravljajo o izdelkih s 7-hidroksimitragininom, ko raziskujejo načine, kako drugi uporabniki ostanejo pozorni med dolgimi nalogami. Vsi, ki jih to zanima, se ponavadi ozrejo po prodajalcih z izčrpnimi laboratorijskimi testi, da ne naletijo na tvegane izdelke.

Ponovno, to ni nasvet. Je le vpogled v to, kar ljudje raziskujejo, ko iščejo načine, kako ostati zbrani med dolgimi delovnimi dnevi.

Odpravite skrite slepe točke

Vsako podjetje ima šibke točke. Lastniki jih ne vidijo, dokler se nekaj ne pokvari.

Stara gesla

Če je vaše geslo osnovano na rojstnem dnevu, hišnem ljubljenčku, otroku ali starem vzorcu, je enostavno uganiti. Ponovna uporaba gesel v različnih aplikacijah prav tako odpira vrata.

Zaupanje brez preverjanja

Lahko zaupate zaposlenim in kljub temu preverjate knjige. Nadzor ni nezaupanje. Je del vodenja varnega podjetja.

Majhne uhajanje

Prevaranti vas pogosto preizkušajo z majhnimi zneski. Če spregledate majhne zneske, se ti povečajo. Tedenski pregledi to preprečijo.

Šibka pravila za e-pošto

Če nimate nastavljenih filtrov ali opozoril, ne boste opazili znakov ponarejanja. E-pošta je jedro vašega poslovanja. Varujte jo. Zgodnje odkrivanje slepih točk vam kasneje prihrani veliko težav.

Kaj storiti, če pride do goljufije

Goljufije ne bodo izginile, vendar lahko svoje podjetje zaščitite pred napadi, tako da svoje sisteme ohranite preproste, stabilne in jasne. Močne navade, tedenski pregledi, varna prijava in ekipa, ki razume, kako delujejo prevare, zagotavljajo resnično zaščito.

Če ostajate mirni, ohranjate uravnoteženo delovno obremenitev in se osredotočate na ključne naloge, boste težave opazili zgodaj in se izognili dragim posledicam. Poslovanje, ki je pozorno na majhne znake, je varnejše od tistega, ki čaka, da se pojavi večji problem. Če boste nadaljevali z gradnjo teh navad, bo vaša ureditev iz tedna v teden postajala močnejša.