Pridobivanje časa za prodajo na terenu

Uvod

Mnogi prodajni predstavniki le majhen del svojega delovnega tedna dejansko posvetijo prodaji, večino časa pa porabijo za vse, kar je povezano s prodajo. Če delate v prodaji na terenu, vam bo to znano, saj potovanja, zapiski, posodobitve in nadaljnje spremljanje ne čakajo na mirnejši dan.

Ta članek je trden priročnik za pridobivanje časa brez zmanjševanja obiskov strank: omogočite enostavno zajemanje podatkov, zagotovite zanesljivost podatkov in prilagodite poti in urnike realnim razmeram. Predpostavlja tudi nekaj pomembnega: cilj ni, da vas spremenimo v administrativno strojo, ampak da vam omogočimo, da ste pred strankami z dovolj prostora v glavi, da lahko dobro prodajate.

Klub 30

Ko prodaja zavzema le manjši del tedna, cilj ni, da si še bolj izčrpate dan, ampak da prodaja ne tekmuje več s papirologijo. Ekipe, ki so na terenu vedno organizirane, imajo običajno eno neprivlačno prednost: ohranjajo gostoto sestankov, tako da čas za stranke ostane fiksna točka, vse ostalo pa se prilagaja temu.

To se sliši preprosto, vendar je prava umetnost. Gre za izbiro orodij in navad, ki zmanjšujejo preklapljanje med konteksti, tako da vaš um ostane osredotočen na stranko, ne na administrativno delo. Če želite realističen pogled na to, kako lahko zajemanje glasu podpira to v resničnem svetu, je ta vodnik o glasovni umetni inteligenci za prodajo na terenu koristna referenca. Prav tako je iskren glede tega, kaj krade zagon: odpiranje petih aplikacij, iskanje najnovejših podrobnosti, ponovno pisanje istega zapiska na dveh mestih, nato pa poskušanje spomniti se, kaj ste obljubili, medtem ko že vozite do naslednje postaje.

Koristen način razmišljanja o tem je načrtovanje trenj. V enem dnevu imate le toliko majhnih prekinitev, preden se začnete ščititi z manj spremljanjem ali pa to končate pozno, ko je težje ostati zbran. Najboljši sistemi za delo na terenu so zasnovani za te omejitve, ne za idealizirano namestitev na pisalni mizi.

Ena praktična navada, ki ustreza tej ideji, je »zaključna minuta« po vsakem sestanku. Ne gre za popolno zapisovanje. Samo ponavljajočih se šestdeset sekund, da zabeležite rezultat, naslednji korak, datum in eno tveganje, nato pa nadaljujete. Ta majhen ritual preprečuje, da se ob koncu dneva kopičijo neizpolnjene opombe, kar je običajno tisto, kar vam jemlje čas za prodajo.

Govoriti je poceni, tipkati pa ne

V mnogih ekipah ročno vnašanje podatkov zavzame znaten del tedna. To je najbolj jasna spodbuda, da se lotimo najbolj zahtevnega dela dela, ker je merljiv, ponovljiv in pogosto popravljiv z boljšim zajemanjem.

Tu si glasovna orodja zaslužijo svoje mesto v prodaji na terenu, ne kot trik, ampak kot način za zajemanje dogodkov, dokler so še točni. Ne poskušate ustvariti popolnega zapisa dneva; poskušate olajšati beleženje nekaj podrobnosti, ki odklejajo vse ostalo: naslednji korak, časovni okvir, zainteresirane strani in vsa tveganja, o katerih želite, da vaš vodja ve vnaprej. Če ste kdaj ob koncu dolgega dneva pogledali prazno beležko CRM in pomislili: »Bom zapomnil«, že veste, zakaj je čas zajemanja pomemben.

V praksi je to presenetljivo skromno. Kratki vnosi. Dosledna struktura. Delovni tok, ki govorne opombe pretvori v jasna polja in naloge, tako da vam ni treba ponovno brati odstavka, da bi ugotovili, kaj morate storiti. In, kar je pomembno za teren, delovati mora tudi pri nestabilni povezavi, saj orodje, ki ne deluje na parkirišču, je orodje, ki mu ne boste več zaupali.

Prav tako mora biti varen in ustrezati dejanskemu vedenju. Večina predstavnikov ne bo narekovala opombe med hojo skozi prometno avlo, in nihče ne bi smel tega početi med vožnjo. Bolj kot vaš delovni tok podpira »parkiraj, zajemi, pojdi« z minimalnim številom dotikov, bolj verjetno je, da bo postal privzeti.

Najboljši delovni tok je tisti, ki ga boste še vedno uporabljali, ko boste utrujeni. Če zahteva preveč dotikov, ne bo preživel celega tedna resničnega potovanja.

Hitre opombe in čisti podatki

Hitrost je odlična, vendar se izplača le, če ostane zapis zanesljiv. V mnogih organizacijah predstavniki ne zaupajo popolnoma točnosti podatkov, s katerimi delajo. V prodaji na terenu je ta problem zaupanja še večji, ker se posodobitve izvajajo v gibanju, na različnih napravah in včasih, ko se spomin že zbledi.

Preden vse avtomatizirate, si zastavite naslednje vprašanje: če ne morete zaupati podatkom v evidenci, kakšna je dejanska cena prihranka časa pri vnašanju podatkov?

Pozitiven način za reševanje tega problema je, da kakovost podatkov obravnavate kot lahkotno navado, ne pa kot četrtletno čiščenje. Odločite se, kaj je treba vsakič zabeležiti, bodite kratki in omogočite enostaven pregled bistvenih podatkov, dokler je sestanek še svež. Zaupanje se hitro gradi, ko se ekipa strinja o tem, kaj je dobro, še posebej, če je to oblikovano kot pomoč prodajnim predstavnikom, da prodajo več, ne pa kot nadzor.

Tukaj pametne ekipe postanejo praktične glede standardizacije. Ne poskušajo standardizirati osebnosti ali sloga prodaje, ampak standardizirajo dele, ki ustvarjajo kaos, ko manjkajo. Pomislite: izid sestanka, obljubljeno nadaljnje spremljanje, datum, ko mora to potekati, in en stavek, ki pojasni, zakaj se posel nadaljuje. To je razlika med CRM, ki vas podpira, in CRM, ki vas nadleguje.

Koristna tehnika je preprosta predloga za opombe, ki je enaka za vse. Na primer: »Rezultat / Naslednji korak / Do kdaj / Kdo še / Tveganje«. Lahko jo posnamete z glasom, jo vnesete ali vtipkate, vendar struktura ostane nespremenjena. Sčasoma ta doslednost omogoča manj sporne napovedi in bolj konkretno mentorstvo, ker razpravljate o istih področjih in ne razlagate pisnega sloga vsakogar.

Če delate v reguliranem okolju, se tu združita skladnost in zaupanje. Jasno navedite, kaj nikoli ne sme biti v glasovni opombi (osebni podatki, občutljive podrobnosti), in zagotovite varno alternativo za takšne primere. Ljudje bolj zanesljivo upoštevajo pravila, če delovni tok omogoča enostavno varno izbiro.

Poteki, ki upoštevajo vaš koledar

Tudi najboljši CRM-delovni tok vas ne bo rešil, če je dan fizično preveč zaseden. Delovni dan ima trde meje, čas na terenu pa porabi minute na načine, ki jih urnik za pisarno ne.

Torej, načrtovanje produktivnosti na terenu pomeni, da potovanje obravnavate kot del dela, ne kot neprijeten del med dejanskim delom. Ko je načrtovanje poti površno, ne izgubljate samo kilometrov. Skrajša se vaš čas za pripravo, nadaljnje spremljanje se prestavi na večer, obiski strank pa se spremenijo v sprint od avtomobila do vrat. Ko je načrtovanje poti dobro, je dan bolj predvidljiv in imate na voljo več uporabnih minut med klici za majhne ukrepe, ki ohranjajo posle žive.

Orodja za načrtovanje poti lahko pomagajo, ker zmanjšujejo izgubo časa med obiski, odločitve o poti pa lahko prinesejo merljive rezultate v velikem obsegu. Ni vam treba skrbeti za matematične izračune, da bi izkoristili to načelo: majhne izboljšave, ki se ponavljajo ves teden, se hitro seštejejo.

Za svoje območje razmišljajte širše od najkrajše razdalje. Praktična prednost je zanesljivost: bolj predvidljivi časovi prihoda, manj zamud, ki povzročajo zamujene nadaljnje obiske, in manj hitenja ob koncu dneva. Ta zanesljivost omogoča tudi realistično razporeditev časa, saj lahko končno zaupate vrzeli v svojem koledarju in jih izkoristite.

Dve podrobnosti, ki se v »optimiziranih« načrtih pogosto spregledata, sta parkiranje in prvih deset minut sestanka. Če načrtujete zaporedne obiske brez varnostnega časa, boste ta čas ukradli od drugod, ponavadi od priprave, zapisovanja opomb ali kosila. Boljši načrt poti vključuje namerno varnostni čas, v katerem opravite eno pomembno stvar: potrdite naslednji sestanek, pošljite obljubljeno nadaljnje spremljanje ali zabeležite naslednji korak, dokler je še jasen.

Naredite „ure nazaj“ za upravljano merilo

Če želite, da se prihranek časa ohrani, ga obravnavajte kot katero koli drugo izboljšanje uspešnosti: opazujte ga, ga rahlo merite in ga zaščitite. Pomaga, če prihranek časa opredelite na način, ki ga je težko izpodbijati. Če vaša ekipa pravi, da orodje prihrani čas, se odločite, kje se ta čas pokaže. Je to manj minut po vsakem sestanku? Je to manj posodobitev ob koncu dneva? Je to hitrejši prenos na nekoga drugega? Bodite natančni in sprejemali boste boljše odločitve.

Dobra izhodiščna točka je ena referenčna teden. Ne razmišljajte preveč. Samo posnemite grobo sliko pred spremembo, potem boste lahko razlikovali med dejanskim pridobitkom in občutkom. Cilj ni nadzorovati ljudi, ampak ugotoviti, kje sistem izgublja čas.

Uporabite en preprost tedenski pregled, ki ne daje občutka mikroupravljanja:

• Sledite administrativnim minutam, na katere lahko dejansko vplivate (vpisovanje, načrtovanje in ustvarjanje nadaljnjih ukrepov), ne pa skupnim uram.
• Sledite zamudi pri nadaljnjih ukrepih (čas od konca sestanka do zabeleženega naslednjega koraka) kot znak kakovosti.
• Sledite gostoti sestankov (obiski na dan ali na potni blok), da zagotovite, da je čas stranke zaščiten.

Sčasoma to prinese nekaj, kar je podcenjeno. Vaše izbire orodij in navade postanejo vidne, tako da jih lahko izboljšate, ne da bi se zanašali na motivacijo. In daje vodjem bolj zdravo vzvodje kot pa to, da ljudem naročajo, naj bodo bolj disciplinirani; lahko odstranijo ovire, poostrijo delovne tokove in poenostavijo niz.

Dodatna koristna metrika je „stopnja ponovnega dela“: kako pogosto mora predstavnik ponovno odpreti zapis, ker nekaj manjka. Če lahko to zmanjšate, običajno zmanjšate prekinitve v celotnem timu, vključno z izmenjavo informacij z operativnim oddelkom, oddelkom za uspešnost strank ali finančnim oddelkom.

Več obiskov z manj ovir

Ko povežete zajemanje glasu, zanesljive zapise in usmerjanje, ki upošteva delovni dan, ustvarite prodajni dan, ki poteka gladko in je bolj uspešen. Cilj ni doseganje popolne učinkovitosti, ampak olajšanje lokalnega dela na terenu, da lahko ste prisotni pri strankah in hkrati poskrbite za poslovno stran prodaje.

Veliko prodajnih ekip že uporablja AI v kakršni koli obliki, zato prednost vedno bolj izhaja iz tega, kako oblikujete delovni tok, in ne iz tega, ali ste slišali za ta orodja. Začnite z enim trenjem, ki ga lahko odstranite ta mesec, nato pa pridobljeno zaščitite z majhnim navadnim merjenjem.