GDPR Uyumlu Pazarlamada Müşteri Verilerinin Korunması: En İyi Uygulamalar

Giriş

Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) yasası birkaç yıl önce yürürlüğe girdi ve bu süre geçerken birçok sektör için bir soru ortaya çıktı: GDPR pazarlamayı nasıl etkiledi? Cevap, GDPR'nin pazarlama yaklaşımlarını önemli ölçüde etkilediği yönünde. AB ve Birleşik Krallık ile çalışan farklı büyüklükteki ve neredeyse tüm sektörlerdeki tüm kuruluşlar, yasal sorunlardan kaçınmak için bu yönetmeliğe uymalıdır. Bu nedenle GDPR tasarım olarak bölgesel ama gerçekte küreseldir.

Bu yazıda, GDPR'nin pazarlamacılar için ne anlama geldiğini açıklıyor ve bir kuruluşun GDPR kapsamında müşteri bilgilerini daha etkili bir şekilde korumak için pazarlama alanında uygulayabileceği en iyi uygulamaları sunuyoruz. Bu uygulamalar, yasal sorunlar, itibar kaybı ve ciddi para cezalarına maruz kalma olasılığınızı azaltmanıza yardımcı olabilir.

Pazarlamacılar için GDPR nedir?

GDPR, Avrupa Komisyonu tarafından tanıtılmış ve AB sakinlerinin veri korumasını iyileştirmek amacıyla 2018 yılında yürürlüğe girmiştir. Bu alanda GDPR, kullanıcı verilerini hırsızlıktan, kötüye kullanımdan ve uygun kuruluşlar tarafından satılmaktan korumanın yollarını ve araçlarını tanımlamaktadır. GDPR, yasa kapsamındaki sorumlulukları farklı olan iki kuruluşu tanımlamaktadır: veri denetleyicileri (hassas verileri tutan ve saklayan kuruluşlar) ve veri işleyicileri (verileri denetleyiciler lehine işleten kuruluşlar).

GDPR'nin tüm yasanın ana odağını şekillendiren temel ilkeleri şunlardır:

• Yasalara uygunluk, şeffaflık ve adalet
• Amaç sınırlaması
• Veri minimizasyonu
• Doğruluk
• Depolama sınırlaması
• Güvenlik
• Hesap Verebilirlik

Pazarlamacılar için GDPR, müşteri verilerine karşı dürüst ve şeffaf bir yaklaşım geliştirme ihtiyacı anlamına geliyor. Daha açık konuşmak gerekirse, değerli olabilecek veya kişiyi tanımlayabilecek hassas veriler saygılı bir şekilde ele alınmalıdır. Bir kuruluş bu tür verileri ancak veri sahibinden (müşteriden) açık bir onay aldıktan sonra toplayabilir, yalnızca gerekli kayıtları alabilir ve verilerin doğruluğunu sağlayabilir. Bir diğer önemli ayrıntı da bir kuruluşun müşteri verilerini güvenilir bir şekilde korumak için gerekli araçları kullanma yükümlülüğüdür.

GDPR Pazarlamasında Müşteri Veri Güvenliği için En İyi Uygulamalar

Şirketler GDPR kapsamında müşteri bilgilerini nasıl korur? Özellikle pazarlamacılar için, Genel Veri Koruma Yönetmeliği yasasına uyumun yanı sıra hassas verilerin korunmasını sağlamaya yardımcı olan, zaman içinde test edilmiş çözümler ve uygulamalar mevcuttur. Genel olarak kuruluşunuzun veri koruma verimliliğini artırmak ve özellikle müşteri verilerini daha güvenilir bir şekilde korumak için aşağıdaki önerileri kontrol edin ve uygulayın.

Yalnızca gerekli verileri toplayın ve müşterilerin onayını alın

Toplanan veri miktarını azaltmak, bir kuruluşun veri kaybı ve ihlali risklerini azaltmasının en etkili yolları arasındadır. Bilgisayar kors anları mümkün olduğunca çok veri içeren veritabanlarını vurmayı hedefler çünkü eriştikleri daha fazla sayıda ve daha geniş türde kayıt doğrudan karlarını artırabilir. Bir kuruluş büyük hacimlerde müşteri verisi depolamadığında, siber suçlular bu veritabanlarını hedef almamayı tercih edebilir.

Bir pazarlamacı olarak, yalnızca mevcut pazarlama amaçları için gerekli olan verileri toplayabilirsiniz ve toplamalısınız. Veri toplama iş akışlarınızı ve şablonlarınızı gözden geçirin ve topladığınız kayıtların gerçekten kullanılıp kullanılmadığını kontrol etmek için veri uygulamalarını analiz edin. Bazı verilerin kullanılmaması veya müşterilerinizin deneyimi üzerinde önemli bir etki yaratmaması durumunda, bu tür verileri toplamayı reddetmeyi ve halihazırda elinizde bulunan kayıtları kaldırmayı düşünün.

Ayrıca, GDPR'ye göre, müşterilerinizi topladığınız veriler hakkında bilgilendirmeniz ve bu toplama için açık izinlerini almanız gerekir. Öte yandan, herhangi bir anda vazgeçme fırsatı sağlanmalıdır. GDPR kapsamında, müşterinin izni olmadan hassas veri toplanması yasal para cezalarına neden olabilir.

Denetim posta listeleri

Yine, kuruluşunuzun depolama alanındaki veri miktarı arttıkça, veri ihlali riski de artar. Bu nedenle, posta listelerinin düzenli olarak denetlenmesi, entegre etmeniz gereken e-posta pazarlama GDPR uygulamasıdır. E-posta tanıtımlarınızdan, haber bültenlerinizden ve diğer pazarlama materyallerinizden aboneliğini iptal eden müşterilerin bilgileri veri tabanından kaldırılmalıdır. Ayrıca, almak istemedikleri pazarlama materyallerini göndermekten kaçınmak için müşteri adreslerini e-posta abonelik kategorilerine göre sıralamanız gerekebilir.

Pazarlamada GDPR'ye uyum sağlamak, zamandan tasarruf etmek ve daha kişiselleştirilmiş e-postalarla kullanıcı deneyimini iyileştirmek için e-posta pazarlama listesi temizleme sürecini otomatikleştirmeyi düşünün.

Bir veri yönetimi ekibi oluşturun

Modern kuruluşlar, hatta daha küçük olanlar bile, pazarlama ve diğer amaçlar için terabaytlarca veri toplar, depolar ve işler. Bir veri yönetimi ekibi ile kayıtların kategorize edilmesini, kullanım için önceliklendirilmesini ve verilerin korunmasına yönelik yasal gerekliliklere göre kontrol edilmesini sağlayabilirsiniz. Nitelikli veri yönetimi uzmanları, daha yüksek düzeyde müşteri verisi güvenliği sağlamanıza ve ayrıca depolama, arama ve koruma iş akışlarında maliyet ve zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir.

Kişisel veri toplama yönteminizi gözden geçirin

Bu, en azından veri toplama iş akışını ve verilerin deponuza kaydedilmeden önce geçtiği yolu içerir. Müşterilerden gerekli verileri sağlamalarını istemek için kullandığınız açılış sayfası formunu kontrol etmeyi düşünün. Ayrıca GDPR, kuruluşların web sitesi ziyaretçileri için veri toplama hakkında bilgilendirici bildirim açılır pencereleri eklemesini ve yine kişisel verileri toplamanıza izin veren açık onaylarını almasını istiyor.

Buradaki bir sonraki önemli adım, diğer hassas veri kaynaklarını izlemektir (kuruluşunuz sözleşme gerekliliklerine göre veri toplayıcı veya işleyici olarak bunlara sahipse). Son olarak, hangi üçüncü tarafların bu verilere erişebileceğini anlamanız gerekir. GDPR'nin hassas müşteri bilgileriyle çalışan farklı kuruluşlar arasında yasal sözleşmeler yapılmasını gerektirdiğini unutmayın ve sözleşme sorumlulukları olmayan üçüncü tarafları veri tedarik zincirlerinizden çıkarmayı düşünün.

Veri erişimini sınırlandırın ve kontrol edin

Tıpkı üçüncü taraf yüklenicilerde olduğu gibi, bir kuruluş içindeki müşteri verilerini korumak bir erişim kontrolü meselesidir. Hangi departmanların ve ekip üyelerinin görevlerini yerine getirebilmeleri için hangi verilerin ve erişimlerin gerekli olduğunu analiz edin. Ardından, bu departmanlara ve ekip üyelerine yalnızca ihtiyaç duydukları veri erişim düzeylerini ve izinlerini sağlayın. Ekiplerin veri erişim izinlerini etkili ve hızlı bir şekilde yönetmek için en az ayrıcalık ilkesini (PoLP) koruyun ve rol tabanlı erişim kontrolü (RBAC) çözümlerini entegre edin.

Personelinizi eğitin

Bir kez daha, GDPR, AB sakinlerinin kişisel verilerini toplayan herhangi bir kuruluş için zorunlu olan karmaşık bir yasadır. Bu kanun kapsamındaki yasal yansımalar ve para cezaları ağırdır ve bir personelin küçük bir hatası bile yasal süreci tetikleyebilir. Bu nedenle, çalışanlar ve yöneticiler insan hatası olasılığını azaltmak için GDPR yasasının gerekliliklerini ve nüanslarını bilmelidir. Sadece pazarlama ekibinizdeki değil diğer departmanlardaki çalışanların da GDPR yeterliliklerini korumak için her yeni gelen için bir uyum eğitimi düzenlemeyi ve örneğin yılda bir kez güncel testler yapmayı düşünün.

Veri ve güvenlik yaklaşımlarınızı gözden geçirin

Siber suçlular korunan sistemlere sızmak ve hassas verilere erişmek için yeni yollar icat ettikçe siber güvenlik tehditleri de sürekli gelişiyor. Güvenlik önlemleriniz ne olursa olsun, bir pazarlamacı olarak her zaman pazarlama verilerinin korunmasını iyileştirmeye çalışmalısınız. Bunu etkili bir şekilde yapmak için, sizi en son siber koruma trendleriyle güncel tutan BT güvenlik revizyonu iş akışları oluşturmanız gerekir.

Kuruluşun korumasından geçmeye çalışan bir güvenlik uzmanı ile düzenli tam ölçekli sızma testi iş akışları uygulamayı düşünün. Böylece güvenlik katmanlarınızdaki açıkları keşfedebilir ve bilgisayar korsanları bunları gerçek bir ihlal gerçekleştirmek için kullanmadan önce düzeltmeleri uygulamaya koyabilirsiniz. Modern altyapıların karmaşıklığı ve siber saldırı araçlarının evrimi, yenilmez bir koruma çevresi oluşturmayı neredeyse imkansız hale getirmektedir.

Ayrıca, sakladığınız verileri de gözden geçirmelisiniz. Pazarlama amacıyla kullanmadığınız (ve gelecekte de kullanmayacağınız) veriler varsa, bu verileri silmeyi düşünün. Bunu yaparak, kuruluşunuzun potansiyel güvenlik açıklarını azaltır ve başarılı bir ihlalden sonra bile hassas veri sızıntısı olasılığını düşürürsünüz.

Düzenli yedeklemeler gerçekleştirin

Müşteri verilerini depolayan bir kuruluşun en büyük risklerinden biri nedir? Normalde bunun veri hırsızlığı veya sızıntısı olduğu söylenebilir. Ancak GDPR, bir güvenlik ihlalinin sık görülen bir başka sonucu için cezalar öngörmektedir: veri kaybı. Buna ek olarak, örneğin başarılı bir fidye yazılımı saldırısının ardından müşteri tabanı gibi hassas verilerin kaybedilmesi, bir kuruluşun gelecekteki faaliyeti ve karlılığı için önemli zorluklara neden olabilir.

Kuruluşunuzun altyapısına uygulanan güvenlik önlemleri ne olursa olsun, saldırganlar her zaman her türlü savunmadan bir adım öndedir. Bu da korumanızın er ya da geç başarısız olacağı ve verilerinizi tehlikeye atacağı anlamına gelir.

Farklı bir depolama alanında depolanan bağımsız kurtarılabilir bir veri kopyası olan yedekleme, yalnızca

Büyük veri kaybı felaketlerinden sonra gerekli verilerin kontrolünü elde tutmanın güvenilir yolu. Kuruluşunuzda veri alışverişini ve yönetimini düzenlemek için Microsoft ürünlerini kullanıyorsanız NAKIVO Backup & Replication 'ı kullanmayı düşünün. BT altyapısı ne olursa olsun, hassas veri yedeklemesini otomatikleştirmeyi ve GDPR uyumluluk taleplerini her an karşılamak için hızlı kurtarma sağlamayı hedefleyin.

Sonuç

Genel Veri Koruma Yönetmeliği, AB sakinlerinin kişisel verilerini toplayan kuruluşlar için zorunludur. GDPR uyumluluğunu sağlamak ve pazarlama faaliyetlerinde müşteri verilerinin korunmasını iyileştirmek için şunları yapmalısınız:

• Veri toplamayı en aza indirin: yalnızca ihtiyacınız olanı toplayın ve saklayın;
• Düzenli olarak posta denetimleri gerçekleştirin;
• Hassas verilerin toplanması, kullanımı ve korunmasını optimize etmek için bir veri yönetimi ekibi oluşturun;
• Verilerinizi nasıl ve nereden aldığınızı bilin;
• RBAC modeli ile veri erişimini sınırlandırın ve en az ayrıcalık ilkesini koruyun;
• Çalışanların GDPR gerekliliklerini bildiklerinden ve bunlara uyduklarından emin olun;
• Veri koruma yaklaşımlarınızı düzenli olarak güncelleyin;
• Yedekleme iş akışlarını kuruluşunuzun BT ortamına entegre edin.