İşletmenizi Dolandırıcılık ve Dolandırıcılardan Nasıl Korursunuz?

Giriş

Dolandırıcılık, işletme sahiplerini hazırlıksız yakalar. Sahte bir fatura geçene veya bir çalışanın giriş bilgileri çalınana kadar sistemlerinizin güvenli olduğunu düşünebilirsiniz. Kazandığınız her kuruş için çok çalıştığınız için bu durum kişisel olarak algılanır. Buradaki amaç, gününüzü stres dolu bir maratona dönüştürmeden işletmenizin güvenliğini sağlayan bir sistem kurmanıza yardımcı olmaktır.

Dolandırıcılığın nasıl işlediğini ne kadar iyi anlarsanız, yayılmadan önce onu durdurmak o kadar kolay olur.

Dolandırıcılığın Nasıl Ortaya Çıktığını Bilin

Çoğu dolandırıcılık vakası belirgin kalıplar izler. Dolandırıcılık taktikleri değişir, ancak temel hileler aynı kalır. Küçük işletme sahiplerinin %57'sinden fazlası dolandırıcılık yaşadığını belirtmiştir.

Sahte ödemeler

Dolandırıcılar gerçek gibi görünen faturalar gönderir. Satıcınızın stilini, logosunu, üslubunu taklit eder ve hatta eski fatura numaralarını yeniden kullanır. Kontrol etmeden tıklayıp ödeme yapan meşgul ekiplere güvenirler. Birçok işletme sahibi, tutarda bir "tuhaflık" hissettiğinde veya bir satıcı neden ödeme yapılmadığını sorduğunda bunu ilk kez fark eder.

İçeriden işler

Bu durum, işe aldığınız kişilerden kaynaklandığı için daha da zorlayıcıdır. Bir çalışan, denetim olmaksızın parayı kontrol ettiğinde, hatalar veya suistimaller ortaya çıkabilir. Bunlar sahte geri ödemeler, değiştirilmiş kayıtlar veya değiştirilmiş ödeme ayrıntıları olabilir. İçeriden işler, roller karışık olduğunda ve kimse işi iki kez kontrol etmediğinde artar.

Hesaplara izinsiz giriş

E-postanız ana hedeftir. Dolandırıcılar içeri girerse, mesajlarınızı okur, konuşmalarınızı kopyalar ve ekibinizi para göndermeleri için kandırır. Ayrıca banka, uygulama ve bulut araçlarınızın şifrelerini sıfırlayabilirler. Bu nedenle, tek bir zayıf oturum açma bilgisi tüm sisteminizi tehlikeye atabilir.

Oltalama hileleri

Bu mesajlar gerçek gibi görünür. Sahte teslimat notları, sahte banka uyarıları, sahte vergi mesajları veya sahte şifre sıfırlamaları kullanırlar. Birisi tıkladığı anda dolandırıcılar erişim sağlar veya kötü amaçlı yazılım yerleştirir.

Taktik basittir. Sizi aceleye getirmek isterler.

Bu kalıpları anlamak, sizi hedef almayı çok daha zor hale getirir.

Güvenlik Rutini Oluşturun

Dolandırıcılığı önlemek için özel araçlara gerek yoktur. Daha çok diş fırçalamak gibi tutarlı alışkanlıklar gerektirir.

2024 AFP Ödeme Dolandırıcılığı Anketi'ne göre, kuruluşların %80'i geçen yıl ödeme dolandırıcılığı saldırısı girişiminde bulunulduğunu veya başarılı olduğunu bildirmiştir.

İki faktörlü oturum açma

Bu, alabileceğiniz en güçlü önlemdir. Telefonunuzdaki bir kod veya bir uygulama girişi, çoğu izinsiz girişi engeller. Birisi şifrenizi çalsa bile, ona erişemez.

Sıkı erişim kuralları

Kişilere rollerine göre erişim izni verin. Herkesin banka hesaplarını veya tedarikçi listelerini görmesi gerekmez. Erişimi sınırladığınızda, hatalar ve riskler hızla azalır. Ayrıca, kimin ne yaptığını takip etmek de kolaylaşır.

Haftalık kontroller

Haftada bir gün seçin ve banka hesap özetlerinizi, platform faturalarınızı ve son faaliyetlerinizi inceleyin. Her şeyi denetlemenize gerek yoktur. Sadece mantıksız olan şeyleri tarayın. Küçük bir garip ücret, genellikle daha büyük bir planın ilk işaretidir.

Büyük ödemeleri yavaşlatın

Dolandırıcılar aciliyete güvenirler. Hızlı bir telefon görüşmesi çoğu sahte e-postayı açıklığa kavuşturur. Bir satıcının banka bilgileri aniden değişirse, her zaman gerçek olduğunu bildiğiniz bir numarayı arayarak teyit edin.

Ekibinize gerçek örneklerle öğretin

Resmi bir eğitime ihtiyacınız yok. Gördüğünüz üç sahte e-postayı toplayın ve bunları personelinize gösterin. Personeliniz kalıpları hızlı bir şekilde öğrenir. İnsanlar uzun toplantılardan çok görsel örnekleri hatırlar.

Zamanla, bu adımlar paranızı koruyan otomatik alışkanlıklara dönüşür.

Sosyal Hilelere Dikkat Edin

Bu tür dolandırıcılık sistemleri değil, insanları hedef alır. Dolandırıcılar dostça, stresli veya aceleci davranır. İşlerini gerçekçi göstermek için genellikle küçük ayrıntılar eklerler.

Örnek: Arayan kişi, "Hizmetinizi güncelliyoruz ve bölgenizde kesinti olduğunu görüyorum. Sizi tekrar çevrimiçi hale getirebilmem için giriş bilgilerinize ihtiyacım var" der.

Ses tonu sakin ve yardımcıdır. Sorunu çözmek isteyen bir personel erişim bilgilerini verebilir.

• Çalışanlarınıza basit kurallar öğretin.
• Herhangi bir bilgiyi paylaşmadan önce bir dakika durun.
• Resmi şirket numarasını kullanarak geri arayın.
• Kimliklerini doğrulamaları gerektiğini söyleyin.

Ekibiniz "Bunu doğrulamam gerekiyor" diyebileceğini bildiğinde, dolandırıcıların gücünü elinden almış olursunuz.

Net Satıcı Kuralları Belirleyin

Sahte satıcılar yaygındır çünkü birçok ekip kayıt sürecini aceleyle tamamlar. Basit bir kontrol listesi çoğu sahte faturayı engeller.

Net bir tedarikçi yapısı şunları içerebilir:

• Tam şirket adı
• Konuştuğunuz irtibat kişisi
• Test ettiğiniz gerçek telefon numarası
• Vergi bilgileri
• Arama sırasında onayladığınız banka bilgileri
• Kayıtlarınızda saklanan basit bir anlaşma

İnsanlar, başkalarının ayrıntıları kontrol ettiğini varsayarak sahte tedarikçilere kanarlar. Kontrol listesi, tahminlere yer bırakmaz.

Ayrıca yeni çalışanların hatalardan kaçınmasına da yardımcı olur. Yeni çalışanlar işe alındığında, bu kural onlara rehberlik eder.

Ruh Sağlığı ve Stres Rutinleri

Yorgun olduğunuzda dolandırıcılık kaçar. Zihniniz ağırlaştığında, değişen banka numaraları veya şüpheli bağlantılar gibi küçük ayrıntıları gözden kaçırırsınız.

Küçük işletme sahipleri çok fazla yük taşır. Faturalar, personel sorunları, tedarik gecikmeleri, müşteri talepleri, uzun geceler ve erken sabahlar. Beyniniz aşırı çalışır ve bu durumda dikkatiniz düşer.

Bazı insanlar gevşemek ve rahatlamak için sağlık rutinlerini keşfederler. Bu çevrelerde, insanlar uzun iş günlerinin ardından rahatlamak istediklerinde kratom ve kava hakkında konuşurlar. Bu bitkileri incelediklerinde, genellikle kalitesiz seçeneklerden kaçınmak için temiz kaynaklara sahip satıcıları seçerler. Bu, insanların attığı bir güvenlik adımıdır, etkilerle ilgili bir iddia değildir.

Bu, iş baskısı altında dengeyi korumaya çalışan kişilerin sağlık tartışmalarında sıklıkla göreceğiniz bir şeydir.

Dolandırıcılık Kontrollerinde Odaklanma ve Keskin Düşünme

Dolandırıcılık kontrolleri odaklanma gerektirir. Hızlıca göz gezdirirseniz, küçük bir ipucunu kaçırabilirsiniz. İşletme sahipleri genellikle o kadar çok şeyle uğraşırlar ki, günün sonunda zihinsel keskinliklerini kaybederler.

Odaklanma forumlarını okuyan bazı kişiler, diğer kullanıcıların uzun görevler sırasında uyanık kalmanın yollarını araştırırken 7-hidroksimitraginin ürünlerini tartışır. Bu konuda meraklı olanlar, riskli ürünlerle karşılaşmamak için tam laboratuvar testleri yapan satıcıları tercih ederler.

Yine, bu bir tavsiye değildir. Bu sadece, uzun çalışma saatleri boyunca zihinsel keskinliğini korumak için yollar arayan insanların araştırmalarının bir örneğidir.

Gizli Kör Noktaları Düzeltin

Her işletmenin zayıf noktaları vardır. İşletme sahipleri, bir sorun ortaya çıkana kadar bu zayıf noktaları görmezler.

Eski şifreler

Şifreniz doğum gününüze, evcil hayvanınıza, çocuğunuza veya eski bir desene dayalıysa, tahmin edilmesi kolaydır. Uygulamalar arasında şifreleri yeniden kullanmak da kapıyı açar.

Kontrol etmeden güvenmek

Çalışanlarınıza güvenebilir ve yine de defterleri kontrol edebilirsiniz. Gözetim, güvensizlik değildir. Güvenli bir işletme yönetmenin bir parçasıdır.

Küçük sızıntılar

Dolandırıcılar genellikle küçük tutarlarla sizi test ederler. Küçük tutarları gözden kaçırırsanız, tutarlar artar. Haftalık incelemeler bunu önler.

Zayıf e-posta kuralları

Filtreler veya uyarılar ayarlamadıysanız, tahrifat belirtilerini göremezsiniz. E-posta, işletmenizin temelidir. Onu koruyun. Kör noktaları erken tespit etmek, size daha sonra çok fazla sıkıntıdan kurtarır.

Dolandırıcılık Durumunda Ne Yapmalı

Dolandırıcılık ortadan kalkmayacaktır, ancak sistemlerinizi basit, istikrarlı ve net tutarak işinizi hedef almayı zorlaştırabilirsiniz. Güçlü alışkanlıklar, haftalık kontroller, güvenli oturum açma işlemleri ve dolandırıcılığın nasıl işlediğini anlayan bir ekip gerçek koruma sağlar.

Sakin kalarak, iş yükünüzü dengeli tutarak ve önemli görevler sırasında odaklanmanızı keskinleştirerek, sorunları erken fark edebilir ve maliyetli darbelerden kaçınabilirsiniz. Küçük işaretlere dikkat eden bir işletme, büyük bir sorunun ortaya çıkmasını bekleyen bir işletmeden daha güvende olur. Bu alışkanlıkları geliştirmeye devam ederseniz, sisteminiz her hafta daha da güçlenir.