Neden Çoğu Küçük İşletme Programlarını Hala Elektronik Tablolarda Takip Ediyor (Ve Aslında Bu Onlara Neye Mal Oluyor)

Giriş

Bir arkadaşım bir temizlik şirketi işletiyor. On dört çalışan, üç vardiya, iki şube. Geçen yıl, pazar akşamı Google E-Tablosu'nda hücreleri kopyalayıp, pazartesi günü kimlerin çalışabileceğini renk kodlarıyla işaretleyip, uygunluk durumuna cevap vermemiş kişilere mesaj atıp, sabah 6'da biri hastalandığını bildirdiğinde her şeyi baştan yapmasını izledim. Dört yıldır her hafta bunu yapıyor.

Neden planlama yazılımı kullanmadığını sorduğumda, "Bu şekilde gayet iyi çalışıyor" dedi. Açıkça öyle değil. Ama neden böyle düşündüğünü anlıyorum — elektronik tablo asla çökmüyor, ona fatura göndermiyor ve o da nasıl kullanılacağını zaten biliyor. Değişim maliyeti yüksek görünüyor ve sorun yönetilebilir gibi geliyor. Ta ki hesaplamayı yapana kadar.

Manuel Planlamanın Gizli Maliyeti

Kimse haftalık programı elle oluşturmak için ne kadar zaman harcadığını takip etmiyor. Bu yüzden etrafa sordum — saatlik ücretle çalışan ekipleri yöneten yaklaşık bir düzine küçük işletme sahibiyle konuştum. Cevaplar haftada üç ila yedi saat arasında değişiyordu. Beş saat diyelim.

Haftada beş saat, yılda 260 saattir. İşletme sahibinin zamanının değeri saat başına 50 dolar ise (bir işletmeyi yöneten biri için muhafazakar bir rakam), bu, işletmeyi yönetmek yerine elektronik tablodaki hücreleri sürükleyerek harcanan yıllık 13.000 dolar demektir.

Ve bu sadece zaman açısından. Daha maliyetli olan kısım ise elektronik tablonun yapamadıklarıdır.

Hesap Tabloları Karmaşıklığı Yönetemez

Pazartesi'den Cuma'ya, sabah 9'dan akşam 5'e kadar olan basit bir program mı? Elbette, bir elektronik tablo iş görür. Ancak işler karmaşıklaşmaya başladığı anda, işler bozulmaya başlar.

Sıkıştırılmış programları ele alalım. Çalışanların iki gün çalışıp iki gün izinli, ardından üç gün çalışıp iki gün izinli olduğu 2-2-3 dönüşümlü program, birden fazla ekipte 14 günlük bir döngünün takip edilmesini gerektirir. Bir elektronik tabloda bu, kalıpları manuel olarak tekrarlamak, kimsenin yanlışlıkla fazla mesaiye alınmadığını iki kez kontrol etmek ve yanlış haftayı yapıştırmamış olmanız için dua etmek anlamına gelir. Tek bir satırın yanlış yerleştirilmesi, birinin boş bir vardiyaya gelmesine, başka bir lokasyonda ise personel fazlalığına neden olur.

Ya da çalışanların on gün yerine dokuz günde 80 saat çalışıp her iki Cuma'dan birini izinli geçirdiği 9/80 sıkıştırılmış çalışma haftasını düşünün. Ekibinizin yarısının bir Cuma, diğer yarısının ise bir sonraki Cuma izinli olduğunu fark edene kadar kulağa basit gelir. Şimdi bunu, izin talepleri, vardiya değişimleri ve fazla mesai sınırlamalarıyla birlikte bir elektronik tabloda yönetmeyi deneyin. Bu, her iki haftada bir kendini yeniden yapılandıran bir bulmaca gibidir.

Bunlar egzotik planlama modelleri değildir; depolar, sağlık klinikleri, üretim tesisleri ve hizmet işletmeleri bunları her gün kullanır. Sadece renkli hücrelerden oluşan bir tablo içinde yer alacak şekilde tasarlanmamışlardır.

Kimsenin Fark Etmediği Hatalar

Hesap tablolarındaki çoğu planlama hatası fark edilmez. Sadece sessizce paraya mal olurlar.

Bir çalışan, birinin yanlış hesaplaması nedeniyle 43 saat çalışır ve şimdi bütçelendirmediğiniz üç saatlik fazla mesai borcunuz olur. Bunu bir ekip ve bir yıl boyunca çarpın, toplamda binlerce saat eder. İki kişi o gün izinli olduklarını sandığı için bir vardiyada personel eksikliği olur; gelir kaybedersiniz ve bunu telafi etmek için çabalarsınız. Birisi cumartesi gününü üstlenir ve bu da onu fazla mesai sınırına iter, ancak maaş ödemesi yapılana kadar kimse fark etmez.

Bir hesap tablosu, bu değiş tokuşu onaylamanın o çalışanı fazla mesaiye sokacağını size bildirmez. Sadece girdiğiniz her şeyi tutar; yanlış rakamlar doğru olanlarla tamamen aynı görünür.

İnsanlar Neden Değişmiyor?

Hesaplama bu kadar açıkken, neden çoğu küçük işletme hala elektronik tablolarla çalışıyor? Üç nedeni var.

Alışkanlık önyargısı. Excel tablosunu işletme sahibi oluşturmuştur. Her sekmeyi, her formülü, her renk kodunu bilir. Değişiklik yapmak, haftanın en yoğun döneminde yeni bir şey öğrenmek anlamına gelir. Pazartesi günkü programın teslim tarihi yaklaşırken, kimse Pazar gecesi yeni bir yazılımla uğraşmak istemez.

Algılanan maliyet. Programlama yazılımı, çalışan başına aylık 2-5 dolar tutarındadır. 20 kişilik bir ekip için bu, aylık 40-100 dolar demektir. İşletme sahipleri bu kalemi görür ve onu "ücretsiz" olan elektronik tabloyla karşılaştırır. Ancak ücretsiz olması, işletme sahibinin zamanını, fazla mesai hatalarını veya personel eksikliği olan vardiyaları hesaba katmaz. Elektronik tablo, sektördeki en pahalı ücretsiz araçtır.

Henüz yeterince kötü bir şekilde bozulmamıştır. Elektronik tablolar yavaş yavaş bozulur. Burada bir hata, orada bir iletişim hatası. Değişimi zorlayan tek bir felaket niteliğinde arıza nadiren görülür; sadece hiçbir raporda görünmeyen, boşa harcanan saatler ve önlenebilir maliyetlerin sürekli bir akışı vardır.

Bıraktığınızda Aslında Ne Değişir

Hesap tablolarını terk eden ve konuştuğum her işletme sahibi aynı şeyi söylüyor: Keşke bunu daha önce yapsaydık. Yazılım, dönüşümlü çalışma düzenlerini ve uygunluk çakışmalarını otomatik olarak hallettiği için, planlama işlemi çok daha az zaman alıyor.

Fazla mesai durumu da iyileşir; bunun en büyük nedeni, vardiya değişimini onaylamadan önce, maaş hesaplamaları yapıldıktan sonra değil, saatlerin nasıl biriktiğini görebilmenizdir. Ayrıca çalışanlar, gelecek hafta için saat 22:00'de size mesaj atmayı bırakır; sadece uygulamayı kontrol ederler. Bu son kısım önemsiz gibi görünebilir, ancak işletme sahiplerinin ilk olarak bahsettiği konudur.

Asıl Soru

Bakın, sabit bir programda çalışan üç kişiniz varsa, hesap tablonuzu kullanmaya devam edin. Cidden. Ancak, dönüşümlü vardiyalar, yıllık izin ve fazla mesai kuralları olan ondan fazla çalışanınız varsa, ücretsiz seçeneğin ücretsiz olduğunu varsayarak gerçek para harcıyorsunuz demektir. Temizlik şirketi sahibi arkadaşım geçen sonbaharda nihayet geçiş yaptı. Bana pazar günlerinin tekrar kendisine ait olduğunu söyledi. Bu, 13.000 dolardan daha değerli.