Фрілансери та SEO: Як правильно вести бухгалтерію, працюючи онлайн

Вступ

Якщо ви SEO-фрілансер, то, швидше за все, без проблем орієнтуєтеся в довгих ключових словах або відрізняєте схеми від карт сайту. Такі терміни, як "реферальний трафік" і "структуровані дані", безсумнівно, є частиною вашої повсякденної мови.

Але як бути, коли справа доходить до управління вашими грошима? Якщо з плаваючим бюджетом ви, швидше за все, знайомі зсередини, то бюджетування ваших фінансів може бути для вас дещо чужим - особливо якщо ви тільки починаєте свій шлях у світі фрілансу.

Це те, з чим стикається кожен фрілансер: хоча ви хотіли б витрачати весь свій робочий час на те, що ви "знаєте" (і, ймовірно, отримуєте від цього набагато більше задоволення, ніж від виставлення рахунків і ведення бухгалтерії), стежити за своїми фінансами так само важливо, як і відстежувати показники відмов і швидкість завантаження сторінок ваших клієнтів.

Фріланс в SEO? Намагаєтесь відстежувати рахунки-фактури та витрати? Ознайомтеся з цим простим у виконанні 6-етапним посібником з управління бухгалтерським обліком.

1. Виберіть правильну структуру бізнесу

Перш ніж ви почнете надсилати рахунки або відстежувати витрати, перше рішення, яке вам потрібно прийняти, - це юридично оформити свій фріланс-бізнес. Це впливає на те, як ви сплачуватимете податки, скільки паперів вам доведеться заповнювати, а також на вашу загальну відповідальність.

У Великій Британії, наприклад, найпоширенішими варіантами є робота як фізична особа-підприємець або створення компанії з обмеженою відповідальністю, тоді як у більшості країн ЄС багато фрілансерів реєструються як мікропідприємці, що дозволяє зменшити адміністративний тягар і спростити податкову звітність, хоча й передбачає обмеження доходу та меншу кількість відрахувань на витрати.

Працювати як приватний підприємець або фізична особа-підприємець, як правило, найпростіший спосіб розпочати свою діяльність - це пов'язано з меншим обсягом паперової роботи та меншими адміністративними витратами. Але в міру зростання ваших доходів, товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ) може запропонувати кращу податкову ефективність і захист. Майте на увазі, що зі збільшенням переваг зростає і відповідальність, наприклад, складніша звітність та обов'язкова реєстрація.

Якщо ви не впевнені, який шлях вам підходить, поговоріть з бухгалтером, який розуміється на фрілансі та цифрових бізнес-моделях. Зробивши правильний вибір на ранній стадії, ви уникнете зайвого головного болю в майбутньому.

2. Використовуйте бухгалтерські інструменти для виставлення рахунків та ведення бухгалтерії

Ручні електронні таблиці можуть виконувати роботу на початку, але в міру того, як ваш фрілансерський SEO-бізнес масштабується, вони стають чимось на кшталт зобов'язань. Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, адаптоване для фрілансерів, може заощадити години щомісяця і зменшити ризик помилок.

Багато інструментів бухгалтерського обліку індивідуального бізнесу дозволяють автоматизувати виставлення рахунків і формування податкових декларацій, а також інтегруватися безпосередньо з вашим банківським рахунком, щоб транзакції можна було автоматично імпортувати і класифікувати за допомогою декількох кліків.

Ви також можете налаштувати повторювані рахунки для постійних клієнтів і автоматичні нагадування про прострочені платежі, заощаджуючи час і незручності, пов'язані з переслідуванням неоплачених рахунків. Такі функції підтримують професійний імідж і заохочують до своєчасної оплати.

Використання бухгалтерського програмного забезпечення також допомагає вам дотримуватися місцевих податкових норм, особливо якщо ви зобов'язані подавати податкові декларації в електронному вигляді. Крім того, воно створює чіткий аудиторський слід, де кожна стаття доходів і витрат відстежується і позначається часом.

3. Постійно відстежуйте всі свої доходи

Послідовність є ключовим моментом у відстеженні доходів - і не лише тому, що це зменшує стрес під час сплати податків. Точний облік усіх доходів дає вам чітку картину того, як працює ваш бізнес, і гарантує, що ніщо не прослизне крізь щілини.

Незалежно від того, чи надходить ваш дохід від прямих клієнтів, агентств, партнерських програм або пасивних джерел, таких як онлайн-курси, вам потрібно звітувати про кожну копійку. Це стосується міжнародних платежів і разових замовлень, а не лише гонорарів чи повторних робіт.

Деякі фрілансери роблять помилку, реєструючи дохід лише тоді, коли він потрапляє на їхній банківський рахунок. Натомість, ви повинні відстежувати дохід, коли він "зароблений" - тобто, як тільки ви надіслали інвойс або завершили роботу, в залежності від того, чи використовуєте ви касовий метод обліку або метод нарахування. Що б ви не обрали, дотримуйтесь цього, щоб підтримувати точність і відповідність.

Інвойси завжди мають бути датовані, послідовно пронумеровані та мати резервну копію. Якщо ви коли-небудь зіткнетеся з аудитом або вам потрібно буде подати заявку на фінансування, наявність чистих, послідовних записів додасть вам впевненості та душевного спокою.

4. Реєструйте та розподіляйте за категоріями всі бізнес-витрати

Бізнес-витрати - це не тільки те, що ви купуєте для клієнтів. Вони також включають витрати, які забезпечують безперебійну роботу вашого SEO-фрілансера. Якщо ви платите за хостинг, інструменти для пошуку ключових слів, віртуального асистента або навіть за облаштування домашнього офісу, це може бути віднесено до витрат, що підлягають вирахуванню.

Але просто знати, що щось підлягає вирахуванню, недостатньо. Ви повинні реєструвати кожну витрату і правильно її класифікувати. Ви заплатили за підписку на Ahrefs? Це витрати на програмне забезпечення. Подорож на галузеву конференцію? Це професійний розвиток або подорожі. Новий ноутбук? Це капітальні витрати, і, можливо, з часом його доведеться амортизувати.

Є спокуса залишити це завдання на кінець місяця або кварталу, але чим раніше ви зафіксуєте витрати, тим більша ймовірність того, що ви точно їх зафіксуєте - включно з прикріпленням чеку та зазначенням мети покупки.

Дисциплінованість у відстеженні витрат не лише зменшує ваші податкові рахунки, але й допомагає визначити, куди йдуть ваші гроші. Якщо якийсь інструмент з'їдає більше, ніж очікувалося, або якщо ви вкладаєте значні кошти в курси без чіткої окупності, ваші записи про витрати покажуть це.

5. Відкладати гроші на податки

Один із найважчих уроків, який засвоюють фрілансери, полягає в тому, що ніхто не утримує за них податки. На відміну від традиційного працевлаштування, де податки вираховуються до того, як зарплата потрапляє на ваш рахунок, дохід фрілансера не оподатковується - і, на жаль, це означає, що ви несете відповідальність за те, щоб не витратити його повністю.

Щоб уникнути неприємних сюрпризів, відкладайте частину кожного отриманого платежу. Скільки саме? Це залежить від вашого місцезнаходження та податкової групи, але загальне емпіричне правило - від 25% до 30% від вашого чистого доходу. Деякі фрілансери навіть відкривають окремий ощадний рахунок спеціально для податкових грошей, щоб уникнути випадкових витрат.

У багатьох країнах, як тільки ваш дохід досягне певного порогу, ви будете зобов'язані здійснювати щоквартальні податкові платежі. Несвоєчасна сплата цих платежів може призвести до нарахування штрафів та пені. Випереджаючи свої зобов'язання, ви не тільки дотримуєтесь вимог законодавства, але й зменшуєте занепокоєння, коли наближається термін сплати податків.

Ви також повинні ознайомитися з усіма відрахуваннями або кредитами, які застосовуються до фрілансерів. Наприклад, якщо ви працюєте вдома, частина вашої орендної плати, комунальних послуг або рахунків за інтернет може бути вирахувана. Це робить точне ведення обліку вдвічі важливішим.

6. Переглядайте свої фінанси щомісяця, щоб тримати все під контролем

Ви б не запустили SEO-кампанію без регулярної перевірки даних, тож чому б не застосувати інший підхід до фінансів вашого бізнесу? Вкрай важливо щомісяця виділяти час для перегляду своїх доходів, витрат і загального грошового потоку.

На це не потрібно витрачати години. Коротка щомісячна фінансова перевірка допоможе вам виявити закономірності - наприклад, ви постійно переслідуєте затримки платежів від певного клієнта, або ваші витрати зростають, а ви цього не помічаєте. Ця інформація може привести до кращих рішень, таких як коригування тарифів або перегляд умов співпраці з клієнтом.

Ви також можете використовувати щомісячний огляд для оновлення фінансових цілей. Хочете досягти певного рівня доходу, створити буферний фонд або взяти відпустку без стресу? Моніторинг прогресу тримає вас підзвітними і мотивує.

Якщо ви працюєте з бухгалтером, ці щомісячні дані зроблять вашу співпрацю простішою та продуктивнішою. Ви також будете готові з чистими записами, коли настане податковий сезон - не потрібно буде виправляти помилки в останню хвилину!

Як SEO-фрілансер, ви вже знаєте, наскільки потужними можуть бути дані та послідовність. Те ж саме стосується і управління вашими фінансами. Звичайно, вам не потрібно ставати фінансовим експертом за одну ніч, але ставлення до бухгалтерії з тією ж ретельністю, з якою ви ставитеся до SEO-кампаній, принесе дивіденди - як у вигляді душевного спокою, так і у вигляді довгострокової прибутковості.