Як скласти план управління програмою

Вступ

Уявіть, що у вас є бачення розвитку вашого бізнесу - трансформаційна мета, яка вимагає скоординованих зусиль і безперешкодної інтеграції декількох проектів. Вона включає в себе кілька менших проектів, які повинні працювати разом для досягнення загальної мети. Хоча весь цей процес може бути складним і важким, для початку вам потрібен план управління програмою.

План управління програмою - це комплексна дорожня карта, яка об'єднує ці проекти під однією спільною метою, спрямовуючи їхні зусилля та ресурси для максимального зростання організації. Він містить такі життєво важливі елементи, як обсяг, базова лінія програми, бюджет тощо.

Якщо ви плануєте реалізувати бачення розвитку вашого бізнесу, створення плану управління програмами є необхідним. У наступній дискусії ми розглянемо основні аспекти цієї теми, включаючи визначення та практичні кроки для розробки інструменту управління програмами. Почнемо!

Що таке план управління програмою?

План управління програмою - це як генеральний план, який визначає, як ви будете керувати і координувати всіма цими меншими проектами, щоб забезпечити безперебійне виконання і успішне досягнення вашої головної мети.

Він містить усі найдрібніші деталі про роботу програми, включаючи її різні компоненти, такі як проекти та ініціативи, а також про те, як вона спрямована на досягнення вигод. Крім того, він пояснює графіки та методи, що використовуються для ретельного моніторингу прогресу.

Цей документ може розвиватися і оновлюватися в міру просування програми. Після завершення програми цей документ стає ключовим інструментом для перегляду та затвердження будь-яких змін у бюджеті, графіку, обсязі та цілях.

Коротко кажучи, план управління програмою - це життєво важливий посібник, який утримує всю програму на правильному шляху і допомагає спрямовувати її до успіху. Він включає в себе обсяг, графік, ресурси, бюджет, управління ризиками та комунікацію.

Крім того, моніторинг та аналіз також є важливими в плані управління програмою. Визначте, як ви будете вимірювати успіх і які фактори чи метрики допоможуть оцінити успішність проекту.

Менеджери програми - це люди, які відповідають за розробку плану управління програмою. Вони повинні розуміти стратегію та цілі програми.

Крім того, програмні менеджери повинні усвідомлювати, що успіх програмного плану - це результат надання високоякісного продукту вчасно і в рамках бюджету. Натомість успіх вимірюється тим, наскільки ефективно програма задовольняє потреби організації та приносить вигоди.

Управління програмами проти управління проектами

(Зображення через Freepik)

Насправді, управління програмами та проектами схожі за ключовими показниками та індикаторами. Однак вони також можуть бути абсолютно різними в деяких аспектах. Ось як їх розрізнити.

Управління проектами зосереджується на виконанні конкретних завдань або проектів ефективно та результативно. Його мета - надати кінцевий продукт або послугу в межах встановленого графіка, бюджету та стандартів якості. Проекти зазвичай є тимчасовими і мають чіткі дати початку та завершення.

Вони можуть бути передані на аутсорсинг зовнішнім підрядникам, а організація, що виконує проект, може працювати на стейкхолдера, який може бути частиною організації, а може і не бути. Основна мета управління проектом полягає в успішному досягненні результатів і цілей проекту.

Управління програмами, з іншого боку, має справу з групою пов'язаних проектів та ініціатив, які працюють разом для досягнення стратегічних цілей і вигод для організації. Воно зосереджене на максимізації загальних вигод шляхом синергетичного управління цими проектами.

Керівник програми є невід'ємною частиною компанії. На відміну від проектів, програми тривають і мають довгострокову перспективу. Успіх управління програмами вимірюється тим, наскільки вони приносять користь організації та відповідають її стратегічним потребам.

П'ять способів створити план управління програмою

Зрозумівши різницю між програмою та планом управління проектом, давайте зануримося в основну дискусію. Ось п'ять способів створити план управління програмою для підтримки успіху вашої організації.

#1. Визначте мету

Першим кроком у створенні плану управління програмою є чітке визначення мети програми. Як керівник програми, ви повинні визначити основні цілі, на досягнення яких спрямована програма.

Мета вашої програми має бути конкретною, вимірюваною, досяжною, актуальною та обмеженою в часі (SMART). Наприклад, метою може бути підвищення рівня задоволеності команди шляхом впровадження нової системи розміщення співробітників у вашому офісі.

Визначення чітких цілей має вирішальне значення, оскільки це дає відчуття напрямку і мети для всієї програми. Таким чином, ви можете приймати рішення і розробляти цілеспрямовані та вимірювані проекти для підвищення ефективності вашої програми.

#2. Встановіть базову лінію програми

Базова лінія програми слугує основою для всієї програми та окреслює життєво важливі параметри, яких необхідно дотримуватися протягом її реалізації. Нижче наведено елементи, що входять до базової лінії програми:

Сфера застосування

Масштаб програми визначає межі та обсяг того, що буде охоплено. Він визначає всі проекти, ініціативи та завдання в рамках програми.

Наприклад, якщо програма спрямована на посилення цифрової присутності організації, вона може включати такі проекти, як редизайн веб-сайту, інтеграція з соціальними мережами та розробка додатків для співробітників.

Бюджет

Бюджет встановлює фінансові обмеження для програми. Він окреслює загальний обсяг коштів, доступних для виконання програми, і розподіляє ресурси між різними проектами. Належний розподіл бюджету забезпечує розумне використання фінансових ресурсів і запобігає перевитратам.

Результати

Проміжні результати - це матеріальні або нематеріальні підсумки кожного проекту в рамках програми. Це результати, яких очікують зацікавлені сторони та спонсори.

Наприклад, результатами проекту в рамках програми системи підтримки клієнтів можуть бути функціональне програмне забезпечення служби підтримки, інструменти оптимізації соціальних мереж, навчальні матеріали для персоналу служби підтримки та звіти про відгуки клієнтів. Щоб краще зрозуміти потреби клієнтів, проект може також включати опитування їхніх відгуків за допомогою Salesforce. Така інтеграція дозволить команді ефективно аналізувати дані та адаптувати послуги відповідно до конкретних вимог та вподобань клієнтів".

Встановлення чіткої базової лінії програми забезпечує точку відліку для вимірювання прогресу та результативності. Будь-які зміни, внесені під час реалізації програми, слід порівнювати з базовою лінією, щоб переконатися, що програма залишається на правильному шляху.

#3. Поділіться ідеєю зі стейкхолдерами

Після того, як ви визначили мету та вихідні дані програми, повідомте про її бачення та деталі всім зацікавленим сторонам. Стейкхолдери - це окремі особи або групи, зацікавлені в результатах програми або ті, на кого вони вплинуть, наприклад, керівники, менеджери, члени команди та клієнти.

Ініціюйте зустрічі та презентації або поширюйте пояснювальні відеоролики, щоб залучити зацікавлені сторони до обговорення цілей, переваг та очікуваних результатів програми. Заохочуйте відкрите спілкування та відповідайте на будь-які запитання чи занепокоєння, які вони можуть мати.

Обговорення вашої програми зі стейкхолдерами - це спосіб отримати зворотний зв'язок. Прислухайтеся до відгуків стейкхолдерів і включіть їхні цінні ідеї в план програми.

Більше того, ви можете отримати підтримку, продемонструвавши, як програма відповідає стратегічним цілям організації і як вона принесе їм користь. Задоволення їхніх потреб та очікувань сприятиме позитивному ставленню до програми.

Переконайтеся, що ви задокументували всі домовленості, рішення та зобов'язання під час обговорень із зацікавленими сторонами. Це допоможе уникнути непорозумінь і забезпечить наочний орієнтир для майбутніх дій. Залучення зацікавлених сторін до раннього планування підвищує їхню прихильність до успіху програми.

#4. Виконуйте план

Після того, як ви заручилися підтримкою зацікавлених сторін, настав час впроваджувати план управління програмою. Вам потрібно буде розглянути питання реалізації проекту, управління ресурсами, управління ризиками, співпраці та комунікації вашої програми.

Реалізація проектів дозволяє вам виконувати кожен проект в рамках програми відповідно до заздалегідь визначеного обсягу, термінів і бюджету. Регулярно відстежуйте прогрес, щоб переконатися, що завдання виконано відповідно до плану програми.

Для подальшої підтримки вашої програми ефективно розподіляйте ресурси на кожен проєкт, контролюйте їх використання та забезпечте, щоб команди мали навички, інструменти та підтримку для ефективного виконання своїх завдань. Крім того, оцінюйте та вирішуйте потенційні ризики та проблеми, щоб впроваджувати стратегії зменшення ризиків.

Виконання плану також вимагає моніторингу та контролю ефективності програми порівняно з базовим рівнем. Залишайтеся гнучкими та адаптивними до мінливих обставин. Будьте готові скоригувати підхід до програми на основі зворотного зв'язку, нових ідей або непередбачуваних викликів.

#5. Контроль і моніторинг програми

Контроль і моніторинг програми - це важливий етап, який відбувається протягом усього життєвого циклу програми. Він передбачає нагляд за ходом виконання програми, внесення необхідних коректив і забезпечення того, щоб вона не відставала від плану досягнення поставлених цілей.

Цей етап вимагає моніторингу ефективності, виявлення відхилень, аналізу першопричин та вжиття коригувальних заходів. Ось пояснення до кожного з них:

Моніторинг ефективності

Регулярно контролюйте ефективність програми, щоб відстежувати її прогрес у досягненні поставлених цілей. Це передбачає вимірювання ключових показників ефективності (KPI), відображення їх на інформаційних панелях компанії в реальному часі та порівняння з базовим рівнем програми. Таким чином, менеджери програми можуть визначити сфери успіху та сфери, які можуть потребувати вдосконалення.

Виявлення відхилень:

Під час моніторингу важливо виявляти будь-які відхилення від початкового плану. Якщо програма не досягає своїх проміжних результатів або цілей, це може свідчити про те, що необхідно внести корективи.

Аналіз першопричин:

Коли відхилення є ідеальнимиПісля виявлення відхилень проведіть аналіз першопричин, щоб визначити причини, які стоять за проблемами. Це передбачає заглиблення у фактори, які призвели до відхилень, і розуміння їхнього впливу на хід виконання програми.

Вжиття коригувальних заходів:

На основі результатів моніторингу ефективності та аналізу першопричин вжити коригувальних заходів для вирішення будь-яких проблем або відхилень. Ці дії можуть включати перерозподіл ресурсів, коригування термінів або перегляд стратегій, щоб програма не відставала від графіка.

Крім того, заохочуйте зворотний зв 'язок від членів команди та зацікавлених сторін, щоб покращити практики управління програмою та вдосконалити майбутні програми. І документуйте всі рішення, зміни та дії, прийняті під час виконання програми, як цінну довідку та допомогу в навчанні на минулому досвіді.

Висновок

Створення плану управління програмою - це систематичний і життєво важливий процес, який закладає основу для успішного виконання програми. Перш ніж розробляти план управління програмою для вашої організації, важливо зрозуміти, що таке план управління програмою і чим він відрізняється від проектного плану.

Вищеописані кроки окреслюють основи створення плану управління, від визначення чіткої та вимірюваної мети до встановлення базового рівня програми та залучення зацікавлених сторін. Не кажучи вже про контроль і моніторинг програми, які також мають вирішальне значення для успішної та результативної програми.

Добре розроблений план управління програмою є дорожньою картою і керівництвом, яке допомагає орієнтуватися в складнощах управління взаємопов'язаними проектами. Якщо менеджери програми старанно дотримуються плану і залишаються уважними до потреб зацікавлених сторін, програма може принести цінні вигоди і позитивно вплинути на майбутній успіх організації.