Відновлення часу на продаж у польових продажах

Вступ

Багато торгових представників витрачають лише невелику частину свого робочого тижня на власне продаж, а більшу частину часу приділяють усьому, що пов'язано з продажем. Якщо ви працюєте в сфері продажів, вам це буде знайомо, адже поїздки, нотатки, оновлення та подальші дії не чекають на спокійніший день.

Ця стаття є надійним посібником для того, щоб заощадити час без скорочення кількості візитів до клієнтів: зробіть збір даних легким, забезпечте їх надійність та узгодьте маршрути і графіки з реальністю. Вона також виходить з важливого припущення: мета полягає не в тому, щоб перетворити вас на адміністратора, а в тому, щоб ви залишалися перед клієнтами з достатнім запасом розумових сил для успішного продажу.

Клуб 30

Коли час на продаж займає меншу частину тижня, мета полягає не в тому, щоб ще більше навантажити ваш день, а в тому, щоб припинити конкуренцію між продажами та паперовою роботою. Команди, які завжди виглядають організованими на місцях, зазвичай мають одну непривабливу перевагу: вони захищають щільність зустрічей, тому час клієнтів залишається фіксованою точкою, а все інше будується навколо нього.

Це звучить просто, але насправді є справжнім мистецтвом. Це вибір інструментів і звичок, які зменшують перемикання контексту, щоб ваш мозок залишався зосередженим на клієнті, а не на адміністративних завданнях. Якщо ви хочете отримати об'єктивний погляд на те, як голосовий запис може підтримати це в реальному світі, цей посібник з голосового штучного інтелекту для польових продажів є корисним орієнтиром. Він також чесно розповідає про те, що забирає імпульс: відкриття п'яти додатків, пошук останніх деталей, переписування однієї і тієї ж нотатки в двох місцях, а потім спроби згадати, що ви обіцяли, коли вже їдете до наступної зупинки.

Корисною є концепція «бюджетування тертя». Ви отримуєте лише стільки невеликих перерв протягом дня, перш ніж починаєте захищати себе, роблячи менше подальших дій, або ви закінчуєте робити це пізно, коли важче залишатися пильним. Найкращі системи для роботи в польових умовах створені з урахуванням цих обмежень, а не для ідеалізованої роботи за столом.

Однією з практичних звичок, яка відповідає цій ідеї, є «хвилина підбиття підсумків» після кожної зустрічі. Не повний звіт. Просто 60 секунд, які можна повторювати, щоб зафіксувати результат, наступний крок, дату та один ризик, а потім рухатися далі. Цей невеликий ритуал запобігає накопиченню нотаток наприкінці дня, що зазвичай забирає час, який можна було б витратити на продаж.

Говорити легко, а друкувати — ні

У багатьох командах ручне введення даних займає значну частину тижня. Це найяскравіший привід зайнятися найскладнішою частиною роботи, оскільки вона вимірювана, повторювана і часто виправляється за допомогою кращого фіксування.

Саме тут голосові інструменти завойовують своє місце в польових продажах, не як вигадка, а як спосіб фіксувати те, що сталося, поки це ще точно. Ви не намагаєтеся створити ідеальний запис дня; ви намагаєтеся спростити запис кількох деталей, які розкривають все інше: наступний крок, терміни, зацікавлені сторони та будь-які ризики, про які ви хочете, щоб ваш керівник дізнався якомога раніше. Якщо ви коли-небудь дивилися на порожню нотатку в CRM наприкінці довгого дня і думали: «Я запам'ятаю», ви вже знаєте, чому важливий час фіксації.

На практиці хороший результат виглядає напрочуд скромно. Короткі записи. Послідовна структура. Робочий процес, який перетворює усні нотатки на чіткі поля та завдання, щоб вам не довелося перечитувати абзац пізніше, щоб зрозуміти, що робити. І, що важливо для роботи в польових умовах, він повинен працювати з нестабільним підключенням, тому що інструмент, який не працює на парковці, — це інструмент, якому ви перестанете довіряти.

Він також повинен відповідати безпечній, реальній поведінці. Більшість представників не будуть диктувати нотатки, проходячи через завантажене фойє, і ніхто не повинен робити це під час водіння. Чим більше ваш робочий процес підтримує «паркуйся, фіксуй, їдь» з мінімальною кількістю натискань, тим більша ймовірність, що він стане стандартним.

Найкращий робочий процес — це той, який ви будете використовувати, навіть коли будете втомлені. Якщо для цього потрібно занадто багато натискань, він не витримає цілого тижня реальних поїздок.

Швидкі нотатки та чисті дані

Швидкість — це чудово, але вона окупається лише в тому випадку, якщо запис залишається надійним. У багатьох організаціях представники не повністю довіряють точності даних, з якими вони працюють. У польових продажах ця проблема довіри стає ще гострішою, оскільки оновлення відбуваються в русі, на різних пристроях і іноді після того, як пам'ять вже згасла.

Ось питання, яке варто задати, перш ніж автоматизувати все: якщо ви не можете довіряти тому, що міститься в записі, яка реальна вартість економії часу на його реєстрацію?

Позитивним способом вирішення цієї проблеми є ставлення до якості даних як до легкої звички, а не як до щоквартального прибирання. Визначте, що необхідно фіксувати кожного разу, робіть це коротко і спрощуйте перегляд найважливішого, поки зустріч ще свіжа в пам'яті. Довіра швидко зростає, коли команда домовляється про те, що є хорошим, особливо коли це формулюється як допомога представникам у збільшенні продажів, а не як контроль.

Саме тут розумні команди підходять до стандартизації практично. Вони не намагаються стандартизувати особистість або стиль продажу; вони стандартизують елементи, відсутність яких створює хаос на нижчих рівнях. Подумайте: результат зустрічі, обіцяне подальше виконання, дата, коли це має відбутися, і одне речення, яке пояснює, чому угода просувається вперед. У цьому полягає різниця між CRM, яка вас підтримує, і CRM, яка вас дратує.

Корисною технікою є простий шаблон нотатки, який однаковий для всіх. Наприклад: «Результат / Наступний крок / До коли / Хто ще / Ризик». Ви можете записати його голосом, набрати або ввести, але структура залишається незмінною. З часом така послідовність робить прогнозування менш суперечливим, а навчання більш конкретним, оскільки ви обговорюєте однакові поля, а не інтерпретуєте стиль письма кожного.

Якщо ви працюєте в регульованому середовищі, саме тут поєднуються відповідність вимогам і довіра. Чітко визначте, що ніколи не повинно потрапляти в голосові нотатки (особисті дані, конфіденційна інформація), і надайте безпечну альтернативу для таких випадків. Люди більш надійно дотримуються правил, коли робочий процес робить безпечний варіант простим.

Маршрути, що відповідають вашому календарю

Навіть найкращий робочий процес CRM не врятує вас, якщо день фізично перевантажений. Робочий день має чіткі межі, а робота в полі забирає хвилини, чого не можна сказати про графік роботи за столом.

Отже, планування продуктивності на виїзді означає розглядати поїздки як частину роботи, а не як незручність між реальною роботою. Коли маршрутизація є недбалою, це не тільки марнує кілометри. Це скорочує час на підготовку, змушує переносити подальші дії на вечір і перетворює візити до клієнтів на спринт від автомобіля до дверей. Коли маршрутизація є надійною, день стає більш передбачуваним, і ви отримуєте більше корисних хвилин між дзвінками для невеликих дій, які підтримують інтерес до угод.

Інструменти планування маршрутів можуть допомогти, оскільки вони зменшують втрати між візитами, а рішення щодо маршрутів можуть дати вимірювані результати в масштабі. Вам не потрібно турбуватися про математику, щоб скористатися цим принципом: невеликі поліпшення, повторювані протягом тижня, швидко додаються.

Для вашої території думайте не тільки про найкоротшу відстань. Практична перевага — це надійність: більш передбачувані часові вікна прибуття, менше запізнень, що призводять до пропущених подальших зустрічей, і менше поспіху в кінці дня. Ця надійність також робить блокування часу реалістичним, тому що ви нарешті можете довіряти прогалинам у своєму календарі настільки, щоб ними користуватися.

Дві деталі, які часто пропускають в «оптимізованих» планах, — це паркування та перші десять хвилин зустрічі. Якщо ви плануєте послідовні візити без буфера, ви будете красти цей час звідкись, зазвичай з підготовки, запису нотаток або обіду. Кращий план маршруту включає навмисні буфери, під час яких ви робите одну важливу річ: підтверджуєте наступну зустріч, надсилаєте обіцяне продовження або записуєте наступний крок, поки він ще чіткий.

Зробіть «години назад» керованим показником

Якщо ви хочете, щоб економія часу була постійною, ставтеся до неї як до будь-якого іншого поліпшення продуктивності: помічайте її, вимірюйте її і захищайте її. Допомагає визначити заощаджений час таким чином, що з цим важко посперечатися. Якщо ваша команда каже, що інструмент економить час, вирішіть, де цей час з'являється. Чи це менше хвилин після кожної зустрічі? Чи це менше оновлень наприкінці дня? Чи це швидша передача комусь іншому? Будьте конкретними, і ви прийматимете кращі рішення.

Хорошим початком є один базовий тиждень. Не замислюйтесь над цим надто довго. Просто зробіть приблизний знімок до, і тоді ви зможете відрізнити реальну вигоду від відчуття. Справа не в тому, щоб перевіряти людей, а в тому, щоб виявити, де система втрачає час.

Використовуйте один простий щотижневий контроль, який не схожий на мікроменеджмент:

• Відстежуйте адміністративні хвилини, на які ви можете реально вплинути (реєстрація, планування та створення подальших дій), а не загальну кількість годин.
• Відстежуйте затримку подальших дій (час від закінчення зустрічі до запису наступного кроку) як показник якості.
• Відстежуйте щільність зустрічей (відвідування на день або на маршрут), щоб забезпечити захист часу клієнта.

З часом це дає недооцінений ефект. Це робить ваші інструменти та звички видимими, тож ви можете їх покращити, не покладаючись на мотивацію. А менеджерам це дає більш здоровий важіль, ніж просто наказувати людям бути більш дисциплінованими; вони можуть усунути перешкоди, оптимізувати робочі процеси та спростити стек.

Ще одним корисним показником є «рівень переробки»: як часто представник повинен відкривати запис знову, тому що чогось не вистачає. Якщо ви можете це зменшити, ви зазвичай зменшуєте переривання в роботі команди, включаючи обмін інформацією з оперативним відділом, відділом успіху клієнтів або фінансовим відділом.

Більше візитів із меншими перешкодами

Поєднуючи голосовий запис, надійні записи та маршрутизацію, що враховує робочий день, ви створюєте день продажу, який відчувається більш плавним і дає кращі результати. Справа не в тому, щоб досягти ідеальної ефективності, а в тому, щоб полегшити роботу на місцях, щоб ви могли бути присутніми з клієнтами і при цьому тримати бізнес-сторону продажу в курсі подій.

Багато команд продажів вже використовують штучний інтелект у тій чи іншій формі, тому перевага все більше залежить від того, як ви проектуєте робочий процес, а не від того, чи чули ви про ці інструменти. Почніть з однієї проблеми, яку ви можете усунути цього місяця, а потім закріпіть результат за допомогою невеликої звички вимірювання.