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2023年社交媒体合规综合指南

  • Jenna Bunnell
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2023年社交媒体合规综合指南

介绍

2021年,91.9% 的企业预计营销人员会利用社交媒体。今天的企业如果没有社交媒体的存在,几乎不可能生存。它是一种重要的、即时的双向沟通形式,能够与客户和潜在客户接触,并能加速业务增长

社交媒体使用的增加,不可避免地导致了更严格的规则和条例。因此,营销人员必须知道他们在做什么,并努力避免可能使他们陷入困境的风险。

简单地说,社交媒体的合规性意味着在使用社交媒体平台进行交流时要遵守规则。然而,这里面还有更多的内容。有一个复杂的平台规则、行业法规和当地法律的组合需要遵守。

不遵守规定会有什么风险?

违反社交媒体的合规性可能意味着对企业的声誉损害、监管罚款或个人风险。根据行业类型和地点的不同,风险可能有所不同,但广义上讲,它们可分为以下几类。

数据保护和隐私

让自己了解你的客户所在国家和地区的数据保护和隐私法律至关重要。有许多共同的重叠之处,其中包括个人数据的安全存储,对未经请求的信息传递的限制,以及让客户知道他们的数据将在何处以及如何被存储和使用。

保密性

营销人员需要了解其行业的保密规定。当与教育部门、金融部门或医疗保健领域合作时,将有严格的规定。受监管的行业应该有一个严格的内部社交媒体政策。

营销规则

有关食品、药品、酒精和烟草的法律可能意味着营销人员在发布有关这些物品的信息时应谨慎行事。此外,随着 "假新闻 "的增加,那些被证明是不真实的说法也可能给营销人员带来风险。围绕减肥药、虚假影响者代言和COVID-19的社交媒体营销可能最终被调查。

访问和归档

如果你是在一个受管制的行业,出于法律原因,你必须对所有的通信进行存档。在一些国家,政府官员和部门的账户不能阻止甚至是最有问题的用户,因为这被认为违反了言论自由法。

对你的风险如何?

在网上保护自己也是至关重要的。为你的客户公开的你的电话号码等细节也可以被骗子和垃圾邮件发送者看到。确保你有相应的保护措施,如可定制的来电显示系统,以检测此类来电。

因为社交媒体和行动呼吁之间存在联系,电话可以被链接回社交媒体,任何与社交媒体相关的风险都会很快转移。这就是为什么电话监控很重要。

是否最好完全避开社交媒体?

一点也不。社交媒体是将人们带到你的网站的一个伟大工具。如果你努力提高你的社交媒体的搜索引擎优化,你可以真正推动流量的正确方向。如果你的网站也得到了很好的优化,这可以是一种双向的关系。

这时你可以考虑使用网站审计工具。然而,保持领先并不断审查和监测合规性是至关重要的。

Is it best to steer clear of social media altogether? (屏幕截图取自ranktracker.com)

2023年将出现什么

正如我们所说,社交媒体仍然是吸引客户/潜在客户并与之沟通的绝佳方式。为了提前规划你的合规战略,关键是要知道明年我们在社交媒体上会看到哪些变化。

  1. 再见饼干

2023年将看到cookie的结束。虽然许多用户对此表示欢迎,但人们对广告以及广告之后如何运作表示担忧。考虑到这一点,你现在应该开始与客户建立真正的关系,而不是依赖cookies。

建立积极的关系和电子邮件列表,以提前计划这可能意味着在法规和合规方面的任何变化。

  1. 2023年将看到对诚实和正直的需求增加。各国政府正面临打击不实信息的压力,因此,如果你依赖假新闻或虚假的推荐,现在是改变的时候了。
  2. 去中心化的社交媒体平台。这可能会对集中拥有的、社交媒体网站(或社交媒体中的大玩家)构成挑战。传统上,社交媒体公司的所有者一直在发号施令,但2023年将看到较小的、去中心化的社交媒体平台将用户置于更强大的位置。

这可能迫使老牌大公司考虑客户的愿望和需求,并可能导致新的规则。

如何在社交媒体上保持合规性

How to maintain compliance on social media (免费使用的图片来自于Pexels)

进行风险评估

虽然风险评估不能防止每一种可能发生的情况,但它将帮助你预测可能发生的情况,对你的业务的风险,以及你可以做什么来预先阻止和减轻它们。

了解你的行业法规。

较大的受监管行业可能会有内部合规专家,应该能够回答任何关于合规的问题,所以营销团队与合规专家紧密合作是很重要的。

控制谁可以访问社交媒体账户

控制谁可以访问和发布你的企业社交媒体账户是保持合规性的一个重要部分。团队成员需要接受正确的培训来访问社交媒体,可能会有一个高级团队领导在发布之前审查所有媒体,以确保质量、准确性,当然还有合规性。把密码给多个团队成员会造成不必要的意外或恶意破坏的风险。

帮助你在一个地方管理所有社交媒体的软件可以对此有所帮助。可以使用一个票据分配系统,以便将查询发送给正确的团队主持人。

监测账户

根据你的行业,这可能意味着在一定的时间范围内对评论和直接信息作出回应。你可能有义务向监管机构或管理机构报告评论。如果他人留下的评论具有误导性,你甚至可能要对其负责。例如,在明知是误导公众的情况下,接受一个虚假的推荐信并将其留在你的社交媒体页面上。

留意山寨网站。这些网站可能是为收集你的追随者而设立的冒牌网站,也可能是没有恶意的粉丝网站,或打算造成伤害的网站。在任何情况下,山寨网站都可能有意或无意地违反法规,损害你的声誉。

确保任何自由职业者或外部机构(如销售人员)不在你的社交媒体账户上进行夸大或虚假的宣传。外部机构必须被告知你的行业需要遵守的任何法规。

所有档案

如果你在一个受监管的行业运营,你必须将所有的社交媒体通信存档。你可以购买专业软件,如自动社交媒体合规检查器来为你做这件事。

定期对员工进行培训并保持最新状态

为了让用户参与进来,社交媒体的功能一直在更新,因此法规也在更新。去年可以接受的东西可能不再是了,所以紧跟任何变化是很重要的。

预计2023年的最大变化是人工智能的发展。自动字幕和过滤辱骂性评论已经实施,在这里你需要小心。自动字幕并不总是正确的,所以一定要在发布前仔细检查文本。

拥有最新的社交媒体政策

这个参考点的设计应与你的行业相关,并包括所有的法规。这些将因行业而异,但应包括以下内容。

  • 一项社会媒体政策。这将包括指导方针、规则和条例,并告知用户如何遵守。
  • 一个可接受的使用政策。这将告知用户和粉丝如何以可接受的方式与你互动。
  • 隐私政策。这告诉用户他们的数据将如何被储存、收集和使用。
  • 影响者合规政策(如适用)。影响者可能不像你那样了解合规性,特别是与行业相关的合规性,所以要将合规政策纳入你的合同协议。合规条例将在2023年推出,你需要保持最新的状态。如果你依赖第三方数据同意工具,就要小心了,因为它们可能对你所在的地区来说还不够新潮。

完全透明

让用户知道第三方在推广你的产品或服务时得到了报酬或补偿。沿着类似的思路,在私人账户上发布公司帖子的员工应该披露他们是谁。

拥有一个优秀的客户服务团队

如果你有幸拥有大量的社交媒体粉丝,你很可能会被需要帮助的人的询问、投诉和信息所淹没。在你身后有一个好的团队,以礼貌、专业的方式处理沟通方面的事情是很重要的。

在另一方面,你已经做了你能做的事情,但你无法预测社交媒体可能发生的每一个合规违规行为。如果出现任何问题,重要的是你的客户服务团队有足够的能力来有效地处理任何监管漏洞。

一个好的客户服务团队可以是内部的,但将你的客户服务团队外包出去可能是一个更具成本效益的方式,并降低你的合规风险。

最后的想法

社交媒体合规是一个持续的过程。仅仅完成它并忘记它是不够的。你必须监测规则、条例、法律和软件功能的变化,以保持合规。 2023年预计将给社交媒体带来巨大变化,这可能意味着合规规则的动荡。

为了保持领先,要提前计划。注意变化并准备好实施对你的政策和做法的改变。

Jenna Bunnell

Jenna Bunnell

is the Senior Manager for Content Marketing at Dialpad, an AI-incorporated cloud-hosted unified communications system that provides valuable call details for business owners and sales representatives.

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