5 ostutellimuse tüüpi, mida peaksite teadma aastal 2023

Intro

Hästi struktureeritud hankemenetlus on hädavajalik katkematu äritegevuse jaoks. Ostude iga sammu dokumenteerimine suurendab nähtavust ja on kriitilise tähtsusega puhvrite säilitamiseks ja otsuste tegemise optimeerimiseks.

Tänapäeva digitaalsel ärimaastikul on ostutellimused omandanud uue tähtsuse. Neil on võtmeroll pakkumise ja nõudluse kontrolli all hoidmisel, arvete jälgimisel ja kooskõlastamisel, tagades, et kõik sujuvalt toimiks.

Sellises olukorras on oluline, et ostutellimuse protsess oleks võimalikult tõhus. See mitte ainult ei paranda tegevuse tõhusust ja vähendab töötlemisaega, vaid suurendab ka töötajate rahulolu.

See blogi loodi selleks, et jagada teie jaoks viis tavalist ostutellimuse tüüpi. Näitame teile, kuidas iga tüüp võib muuta teie hankeprotsessi sujuvaks ja edukaks.

Mis on ostutellimus?

Ostutellimus on juriidiline dokument, mille ostja väljastab tarnijale ostu sooritamiseks. Selles kirjeldatakse kogu tehingut üksikasjalikult, sisaldades kaubaartiklite kirjeldusi, koguseid, hindu, maksetingimusi, tarnekuupäevi ja muud asjakohast teavet.

See on õiguslikult siduv leping, milles fikseeritakse kokkulepitud tingimused ja mis on hankemenetluse ajal mõlemale poolele võrdlusaluseks.

See aitab tagada, et saate õigeid tooteid, ja õigeaegne tarnimine lihtsustab ostmist, tuues selgust ja vastutust teie äritegevusse.

Allikas

Ostutellimuste haldamine: Kiire ülevaade

Ettevõtte ostutellimuse protsessi organiseeritud haldamist nimetatakse ostutellimuse haldamiseks. See on kehtestatud põhimõtete ja menetluste kogum, mis tagab täieliku ja ajakohase teabe kättesaadavuse ühe või mitme ostutellimuse kohta.

See hõlmab ostutellimuste loomist, läbivaatamist, autoriseerimist ja jälgimist algusest lõpuni.

Selline sisemine hankemenetlus tagab kõigi ostude nõuetekohase nähtavuse ja dokumenteerimise, mis muudab tulevased auditid lihtsamaks.

Ostutellimuste haldamine on ostuteekonna teekaart. See annab kõik olulised üksikasjad selle kohta, mida, kust ja kui palju tuleb osta. See protsess aitab asjadel sujuvalt kulgeda ja hoiab tehingute kohta täpset arvestust, mis on teadlike otsuste tegemisel hindamatu väärtusega.

Mis on ostutellimuse eesmärk?

Ärme koormame teid teabega üle. Ostutellimuse lahutamatu eesmärk on olla ametlik dokument ostja ja müüja vahel. Selles sätestatakse kõik olulised ostu üksikasjad, mis on kasulik tulevaste auditite ja arvestuse pidamise jaoks.

Esialgu ei ole ostutellimus õiguslikult siduv. Kui aga müüja nõustub tingimustega, muutub see nii ostja kui ka müüja jaoks õiguslikult siduvaks dokumendiks.

Ostutellimuste tüübid, mida SaaSi ostjad peaksid teadma

Ostutellimuste puhul ei sobi üks suurus kõigile. Kuigi olete võib-olla eeldanud, et kõik ostutellimused on ühesugused, ei vasta see tõele. Tegelikult on olemas viis liiki ostutellimusi, millest igaühel on erinev teabe tase.

Nii et kui te olete valmis neid tundma, siis vaadakem;

1. Standardne ostutellimus

Enamik ostjaid tugineb kõige rohkem standardkostutellimusele. See näitab kavatsust teostada üks tehing kindlaksmääratud tootetüüpide, kauba kvaliteedi ja kogusega. Ostutellimus sisaldab kogu teavet, mis on vajalik tehingu lõpuleviimiseks.

Ostutellimuse näide 1:

Allikas

Standardne ostutellimus on lihtne ja levinud lahendus ühekordsete ostude puhul. See on sobiv olukordades, kus ostja saab aru ostu üksikasjadest ja saab kindlaks määrata kauba või teenuse, summa, tarne ajakava ja maksetingimused.

Näiteks võib SaaS-ettevõte vajada oma töökohale uut printerit. Nad koostavad standardse ostutellimuse, milles määratakse kindlaks vajamineva printeri kogus ja spetsifikatsioonid, samuti tarnekuupäev ja kokkulepitud hind._

Standardne ostutellimus peab sisaldama järgmist:

• Müüja andmed ja toote kirjeldus
• Eeldatav tarnekuupäev ja -koht
• Kokkulepitud makse, maksetähtaeg ja viivised.
• Iga toote hinna üksikasjad.

2. Planeeritud ostutellimus

Planeeritud ostutellimus (PPO) võimaldab ostjatel planeerida tulevasi vajadusi, esitades eelnevalt ostutellimuse. Kuigi toode, hind ja maksetingimused on teada, põhinevad kogus ja tarnekuupäev teadlikel hinnangutel. PPO on sobilik poolregulaarsete kulutuste, näiteks kontoritarvete puhul.

Ostutellimuse näide 2:

Allikas

Näiteks tellib organisatsioon regulaarselt kontoritarbeid, näiteks printeripaberit ja kirjatarbeid. Ostuosakond hindab varasemaid tarbimisharjumusi enne ostutellimuse koostamist eeldatavate koguste ja muutuvate tarnekuupäevadega. Nad väljastavad ostutellimused tarnijatele vastavalt vajadusele, et täita nõudeid.

Planeeritud ostutellimused sisaldavad ulatuslikumat teavet kui tavalised tellimused, mille tulemuseks on tõhusamad hanked eeldatavate vajaduste rahuldamiseks. Ettevõtted saavad optimeerida varude haldamist ja säilitada oluliste kaupade järjepidevat tarnimist, pakkudes üksikasjalikku ülevaadet oodatavatest ostudest.

Kavandatud ostutellimus peab sisaldama järgmist;

• Selge ja konkreetne teave toodete või teenuste kohta
• Kohaletoimetamise ja maksude üksikasjad
• Tarnejuhised ja hinnakujundus
• Iga toote hind.

3. Üldine ostutellimus

Üldine ostutellimus (Blanket Purchase Order, BPO) on selline, kus ostja teeb mitu tellimust korraga, et pidada müüjaga läbirääkimisi soodushindade üle. Müüjate huvitav aspekt on see, et nad on avatud pakkuma allahindlusi hulgitellimuste puhul. Ettevõtjad saavad BPO kaudu osta tooteid tõhusamalt, minimeerides üleliigseid tellimusi ja ühtlustades hankeid.

Ostutellimuse näide 3:

Allikas

Näiteks peab ettevõte regulaarselt ostma printerikassette ja paberit. Selle asemel, et teha üksikuid tellimusi, lepivad nad ühe müüjaga kokku hulgiostud teatud aja jooksul. BPO määrab kindlaks koguse, kulud ja kokkulepitud allahindlused iga artikli kohta, tagades, et hanked on taskukohased.

Kui tegemist on ettevõtte ostutellimustega, siis on need justkui ülimalt selge aken toodete ja teenuste liikumise kohta. Need aitavad organisatsioonidel muuta ostuasjade ostmise tõhusaks ja rahakotisõbralikuks.

BPO-de abil saavad ostjad tagada, et neil on piisavalt varusid ja vältida neid ebamugavaid hetki, kui varud otsa saavad. Kõik, mida nad peavad tegema, on mainida, kui palju nad tahavad, ja kasutada allahindlusi.

Üldine ostutellimus peab sisaldama järgmist:

• Määrake aja jooksul tarnitavate toodete kogus.
• Läbiräägitud ühikuhinnad, mis tahes täiendavad allahindlused või kohandused.
• Lisada maksetingimused, kvaliteedistandardid, tagastamispoliitika või trahvid.
• Kinnitatud hinnakujundusandmed iga toote kohta

4. Lepingu ostutellimus

Lepinguline ostutellimus (CPO) on kõige ametlikum ja õiguslikult jõustatav ostutellimus. See tähendab, et ostja ja müüja sõlmivad enne ostutellimuse väljastamist lepingu, milles kirjeldatakse ostutingimusi. See leping kaitseb õiguslikult mõlemat osapoolt.

Ostutellimuse näide 4:

Allikas

Lepinguline ostutellimus (CPO) pakub suuremat paindlikkust ja sisaldab üksikasjalikumaid spetsifikatsioone kui standardne ostutellimus (SPO). Selles sätestatakse suunised tarnijatele ostutellimuste väljastamiseks, lisakulude haldamiseks, vigade käsitlemiseks ja muudeks äripartnerluse olulisteks aspektideks.

Lepingulised ostutellimused pakuvad turvalist ja tõhusat raamistikku äritehinguteks, eriti edasimüüjatega töötades või keerulistes hangetes.

Lepingu ostutellimus peab sisaldama järgmist:

• Kokkulepitud lepingu viide
• Lepingu reguleerimisala ja muudatused
• Lõpetamis- ja väljumisklauslid

5. Digitaalne ostutellimus

Digitaalne ostutellimus on kaasaegne ja ratsionaalne tehnika ostutellimuste elektrooniliseks haldamiseks, mis parandab tootlikkust ja meeskonnatööd hankeprotsessis. Ostutellimuse menetluse digitaliseerimisega saavad ettevõtted aega säästa, paberimajandust minimeerida ja tagada täpse arvestuse.

Ostutellimuse näide 5:

Allikas

Üks lihtne viis digitaalse ostutellimuse koostamiseks ja jagamiseks on kasutada Microsoft Excelit või Open Office'i. Need süsteemid sisaldavad juba olemasolevaid malle, mida saab hõlpsasti muuta, et need sisaldaksid iga ostutellimuse jaoks vajalikke konkreetseid elemente.

Näiteks võib ettevõte, kes ostab kontoritarbeid, kasutada Exceli digitaalset ostutellimuse malli, et edastada kogus, artikli kirjeldus ja kokkulepitud hind_.

Digitaalse ostutellimuse vahetamine müüjaga annab mõlemale poolele selge ülevaate ostuinfost, mis võimaldab paremat suhtlemist ja kiiremat tarnimist.

Digitaalsed ostutellimused pakuvad ka suuremaid jälgimis- ja aruandlusvõimalusi, mis võimaldab ettevõtetel paremini hallata oma eelarvet ja hinnata ostumustreid. Läbipaistvus toob kasu ostjatele ja tarnijatele, võimaldades vastastikku kasulikku ja tõhusat hankemenetlust.

Kuidas ostutellimus toimib?

Ostutellimuse toimimise keerukuse mõistmine on kriitilise tähtsusega organisatsioonide jaoks, kes soovivad oma protsesse optimeerida.

Vajaduse mõistmine toodete järele

Protsess algab siis, kui ostja tuvastab vajaduse teatud toote või teenuse järele, mida müüja suudab pakkuda. Ostja määrab kindlaks toote, vajaliku koguse ja soovitud tarnekuupäeva.

Näiteks võib tootmisettevõte vajada pühade ajal tohutult palju toorainet, et rahuldada suurenenud nõudlust oma toodete järele. Ostja peab kindlaks määrama vajalike materjalide täpsed liigid ja kogused ning tarneaja, et tagada piisava tooraine olemasolu oma tootmiseesmärkide saavutamiseks.

Ostja loob ostutellimuse

Määratletud vajaduste alusel koostab ostja ostutellimuse, mis sisaldab kõiki asjakohaseid fakte, nagu toote kirjeldus, kogus, hind, tarnekuupäev ja lisatingimused. Ostutellimus saadetakse müüjale ametliku taotlusena kindlaksmääratud toodete või teenuste saamiseks.

Et vältida eeskirjade eiramisi või viivitusi hankemenetluses, peab ostja tagama, et ostutellimuse andmed on müüja jaoks täpsed ja põhjalikud.

Näiteks saab ostja täpsustada vajaliku tooraine konkreetsed liigid ja kogused, kokkulepitud ühikuhinnad ja tarnekuupäeva.

Müüja vaatab ostutellimuse läbi

Kui ostutellimus on saadetud müüjale, vaatab ta selle hoolikalt läbi, et veenduda, et see vastab tema varudele ja võimele täita ostja soovi.

Näiteks peab müüja tagama, et tal on soovitud kaubad laos ja et ta suudab neid kokkulepitud kuupäevaks tarnida. Laoseisu kontrollimise tähelepanuta jätmine toob kaasa toodete tarnimisega seotud probleemid; ostjana peate eelnevalt kontrollima toote kättesaadavust.

Müüja analüüsib ostutellimust ja kiidab selle heaks.

Pärast läbivaatamist kinnitab müüja ostutellimuse, kui see vastab ostja spetsifikatsioonidele. Ostutellimuse heakskiitmine näitab müüja lubadust tarnida konkreetset, tellimuses nimetatud toodet ilma viivitusteta.

Ostutellimuse täitmine

Heakskiidetud ostutellimuse alusel täidab müüja tellimuse, pakkudes kliendile kindlaksmääratud tooteid või teenuseid. See etapp hõlmab toodete tarnimist või kokkulepitud teenuste osutamist.

Arve on tasutud

Selles viimases etapis vastutab ostja arve tasumise eest vastavalt müüja maksetingimustele. Makse kiidetakse heaks saadud toodete või teenuste eest, nagu arvel on märgitud.

Näiteks ostja maksab arve tarnitud tooraine eest kokkulepitud maksetingimuste raames.

Nii toimib tüüpiline ostutellimuse protsess. See algab tellimuse loomisega ja lõpeb ostja ja müüja poolt arve kinnitamisega.

Igal organisatsioonil on oma ostutellimuse seadistus; mõned sisaldavad kvaliteedikontrolli enne arvete koostamist, kuid kõrgetasemeline aspekt jääb samaks.

Kuidas SaaS-haldusplatvormi abil saab ostutellimuste haldamist tõhustada?

Hangete töökorraldus

Ostutellimuse koostamist saab lihtsustada, kasutades SaaS-haldusplatvormide, nagu CloudEagle, hanketööde voogusid. Töövoog käivitub, kui kasutaja tõstatab ostutaotluse, ning asjaomaseid sidusrühmi teavitatakse e-posti ja Slacki kaudu, et kiirendada heakskiitmisprotsessi.

Kui ostutaotlus on heaks kiidetud, saate luua ostutellimuse ja lisada hinnatingimused.

Abistatud ostmine

Õigete hinnakujundustingimuste läbirääkimine müüjatega võib olla üle jõu käiv, kui teete seda üksi. Sellisel juhul võite jätta raske töö SaaSi ostuekspertidele. Nad tegelevad teie nimel osavalt hinnakujundustingimuste, SLAde ja muude oluliste klauslite üle peetavate läbirääkimistega, tagades, et te omandate õiged tooted õige hinnaga.

Lepingu haldamine

Kui toode on tarnitud, lõpetage arvete koostamine ja kasutage SaaS-haldusplatvormi lepingute haldamise moodulit, et hoida kõik olulised dokumendid ühes kohas. Nii saate järgmisel korral, kui soovite ostu või lepingut üle vaadata, asjakohaste dokumentidega hõlpsasti tutvuda paari klikiga.

Kokkuvõte

Need on tavalised ostutellimuse tüübid, mida ostjad ja müüjad kasutavad mis tahes liiki toodete või teenuste ostmiseks.

Igal ostutellimusel on konkreetne eesmärk ning omad plussid ja miinused. Lõppkokkuvõttes on SaaSi ostja ülesanne otsustada, millist tüüpi ostutellimust ta soovib saata.

Kaasake finants- ja hankemeeskondade sidusrühmad ostutellimuste läbivaatamiseks enne nende väljasaatmist, et tagada, et kõik oleksid ühel meelel ja te teeksite teadliku otsuse.

Võtke inspiratsiooni lisatud näidetest, kasutage SaaS-hanketarkvara ja alustage oma ostutellimuste loomist, et ostutehingud oleksid sujuvad.

Palju õnne.

KKK

1. Mis vahe on ostutellimusel ja arvel?

Ostjad väljastavad ostutellimusi müüjatele, et jälgida ja jälgida ostuprotsessi, samas kui müüjad väljastavad arveid klientidele, kui tellimus on täidetud.

2. Kas ostutellimust käsitletakse lepinguna?

Ostutellimuses määratakse kindlaks tarne, arveldamine, konkreetsed ostetud tooted või teenused, õiguslikud tingimused ja makse. Kui müüja võtab ostutellimuse vastu, muutub see kliendi ja tarnija vaheliseks õiguslikult siduvaks lepinguks .

3. Millised on ostutellimuste eelised?

Ostutellimuste kasutamise eelised

• Jälgige sissetulevaid tellimusi.
• Vältida dubleerimist
• Minimeerige tellimuse vigu.
• Juriidilised dokumendid
• Tõhususe suurendamine
• Suurendusabi