5 ostotilaustyyppiä, jotka sinun tulisi tuntea vuonna 2023

Intro

Hyvin jäsennelty hankintaprosessi on elintärkeä keskeytymättömän liiketoiminnan kannalta. Hankintojen jokaisen vaiheen dokumentointi lisää näkyvyyttä ja on ratkaisevan tärkeää puskureiden ylläpitämiseksi ja päätöksenteon optimoimiseksi.

Tämän päivän digitaalisessa liiketoiminnassa ostotilaukset ovat saaneet uuden merkityksen. Niillä on keskeinen rooli tarjonnan ja kysynnän kurissa pitämisessä, laskujen seurannassa ja kaiken yhteensovittamisessa, mikä varmistaa, että kaikki sujuu moitteettomasti.

Tässä tilanteessa on tärkeää tehdä ostotilausprosessista mahdollisimman tehokas. Se ei ainoastaan paranna toiminnan tehokkuutta ja lyhentää käsittelyaikaa, vaan lisää myös työntekijöiden tyytyväisyyttä.

Tämä blogi on luotu analysoimaan viisi yleistä ostotilaustyyppiä. Näytämme, miten kukin tyyppi voi tehdä hankintaprosessistasi sujuvan ja onnistuneen.

Mikä on ostotilaus?

Ostotilaus on oikeudellinen asiakirja, jonka ostaja antaa toimittajalle ostoa varten. Siinä kuvataan koko liiketoimi yksityiskohtaisesti ja se sisältää nimikkeiden kuvaukset, määrät, hinnat, maksuehdot, toimituspäivät ja muut asiaankuuluvat tiedot.

Se on oikeudellisesti sitova sopimus, johon kirjataan sovitut ehdot ja joka toimii molempien osapuolten viitteenä hankintaprosessin aikana.

Se auttaa varmistamaan, että saat oikeat tuotteet, ja oikea-aikainen toimitus yksinkertaistaa ostamista ja tuo selkeyttä ja vastuullisuutta liiketoimintaasi.

Lähde

Ostotilausten hallinta: Nopea yleiskatsaus

Yrityksen ostotilausprosessin organisoitua hallinnointia kutsutaan ostotilausten hallinnaksi. Se on kokoelma vakiintuneita periaatteita ja menettelyjä, joilla taataan täydellisten ja ajantasaisten tietojen saatavuus yhdestä tai useammasta ostotilauksesta.

Siihen kuuluu ostotilausten luominen, tarkistaminen, hyväksyminen ja seuranta alusta loppuun.

Tämä sisäinen hankintamenettely takaa kaikkien hankintojen asianmukaisen näkyvyyden ja dokumentoinnin, mikä helpottaa tulevia tarkastuksia.

Ostotilausten hallinta toimii ostoprosessin tiekarttana. Se tarjoaa kaikki tärkeät tiedot siitä, mitä, mistä ja kuinka paljon on ostettava. Prosessi auttaa sujuvasti ja pitää tarkkaa kirjaa tapahtumista, mikä on korvaamatonta tietoon perustuvien päätösten tekemisessä.

Mikä on ostotilauksen tarkoitus?

Ei ylikuormiteta sinua tiedoilla. Ostotilauksen olennainen tarkoitus on toimia virallisena asiakirjana ostajan ja myyjän välillä. Siinä esitetään kaikki tärkeät ostotiedot, mikä on kätevää tulevia tarkastuksia ja kirjanpitoa varten.

Aluksi ostotilaus ei ole oikeudellisesti sitova. Kun myyjä kuitenkin hyväksyy ehdot, siitä tulee sekä ostajaa että myyjää oikeudellisesti sitova asiakirja.

Ostotilaustyypit, jotka SaaS-ostajien tulisi tuntea

Ostotilausten osalta yksi koko ei sovi kaikille. Vaikka olet ehkä olettanut, että kaikki ostotilaukset ovat samanlaisia, tämä ei pidä paikkaansa. Todellisuudessa ostotilauksia on viittä erilaista tyyppiä, joista jokainen sisältää erilaista tietoa.

Jos siis olet valmis tutustumaan niihin, katsokaamme niitä;

1. Vakiomuotoinen ostotilaus

Useimmat ostajat luottavat eniten vakio-ostotilaukseen. Se osoittaa aikomuksen toteuttaa yksittäinen kauppa, jossa on määritelty tuotetyypit, tuotteiden laatu ja määrä. Ostotilaus sisältää kaikki tiedot, joita tarvitaan liiketoimen toteuttamiseksi.

Esimerkki ostotilauksesta 1:

Lähde

Vakiomuotoinen ostotilaus on yksinkertainen ja yleinen ratkaisu kertaluonteisiin hankintoihin. Se soveltuu tilanteisiin, joissa ostaja ymmärtää oston yksityiskohdat ja pystyy yksilöimään tuotteen tai palvelun, määrän, toimitusaikataulun ja maksuehdot.

Esimerkiksi_ SaaS-yritys saattaa tarvita työpaikalleen uuden tulostimen. Se luo vakio-ostotilauksen, jossa määritellään tarvittavan tulostimen määrä ja tekniset tiedot sekä toimituspäivä ja sovittu hinta._

Vakiomuotoisen ostotilauksen on sisällettävä seuraavat tiedot:

• Myyjän tiedot ja tuotteen kuvaus
• Odotettu toimituspäivä ja -paikka
• Sovittu maksu, eräpäivä ja viivästyssakot.
• Kunkin tuotteen hintatiedot.

2. Suunniteltu ostotilaus

Suunnitellun ostotilauksen (PPO) avulla ostajat voivat suunnitella tulevia tarpeita tekemällä ostotilauksen etukäteen. Nimike, hinta ja maksuehdot ovat tiedossa, mutta määrä ja toimituspäivä perustuvat tietoon perustuviin arvioihin. Suunnitelmalliset ostotilaukset soveltuvat puoliksi säännöllisiin menoihin, kuten toimistotarvikkeisiin.

Esimerkki ostotilauksesta 2:

Lähde

Esimerkiksi organisaatio tilaa säännöllisesti toimistotarvikkeita, kuten tulostinpaperia ja paperitarvikkeita. Osto-osasto arvioi aiemmat kulutustottumukset ennen kuin se luo ostotilauksen, jossa on ennakoidut määrät ja vaihtelevat toimituspäivät. He vapauttavat ostotilauksia toimittajille tarpeen mukaan, jotta vaatimukset täyttyvät.

Suunnitellut ostotilaukset sisältävät laajemmat tiedot kuin tavanomaiset tilaukset, mikä tehostaa hankintoja odotettuihin tarpeisiin. Yritykset voivat optimoida varastonhallintaa ja ylläpitää keskeisten tavaroiden tasaista tarjontaa tarjoamalla yksityiskohtaisen yleiskatsauksen odotettavissa olevista hankinnoista.

Suunnitellussa ostotilauksessa on oltava seuraavat tiedot;

• Selkeät ja täsmälliset tiedot tuotteista tai palveluista
• Toimitus- ja verotiedot
• Toimitusohjeet ja hinnoitteluehdot
• Kunkin tuotteen hinta.

3. Yleisostotilaus

Yleisostotilauksessa (Blanket Purchase Order, BPO) ostaja tekee useita tilauksia samanaikaisesti neuvotellakseen alennetun hinnoittelun myyjän kanssa. Mielenkiintoista myyjissä on se, että ne ovat avoimempia tarjoamaan alennuksia irtotilauksista. Yritykset voivat hankkia tuotteita tehokkaammin BPO:n avulla, mikä minimoi päällekkäisyyksiä ja sujuvoittaa hankintoja.

Esimerkki ostotilauksesta 3:

Lähde

Yrityksen on esimerkiksi ostettava säännöllisesti tulostuskasetteja ja paperia. Yksittäisten tilausten sijasta se tekee sopimuksen yhden toimittajan kanssa tietyn ajanjakson aikana tehtävistä suurhankinnoista. BPO:ssa määritetään jokaisen tuotteen määrä, kustannukset ja sovitut alennukset, mikä varmistaa, että hankinnat ovat edullisia.

Yritysten ostotilaukset ovat kuin erittäin selkeä ikkuna siihen, miten tuotteet ja palvelut liikkuvat. Ne auttavat organisaatioita tekemään ostamisesta tehokasta ja lompakkoystävällistä.

BPO:iden avulla ostajat voivat varmistaa, että heillä on riittävästi tarvikkeita, ja välttää ne hankalat hetket, kun varastot loppuvat. Heidän tarvitsee vain mainita, kuinka paljon he haluavat, ja hyödyntää alennuksia.

Yleisostotilauksessa on oltava seuraavat tiedot:

• Määritä ajan kuluessa toimitettavien tuotteiden määrä.
• Neuvotellut yksikköhinnat, mahdolliset lisäalennukset tai mukautukset.
• Sisältää maksuehdot, laatuvaatimukset, palautuskäytännöt tai seuraamukset.
• Vahvistetut hinnoittelutiedot jokaiselle tuotteelle

4. Sopimusostotilaus

Sopimusostotilaus (CPO) on virallisesti ja oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoisin ostotilaus. Siinä ostaja ja myyjä tekevät sopimuksen, jossa kuvataan ostoehdot ennen ostotilauksen antamista. Tämä sopimus suojaa oikeudellisesti molempia osapuolia.

Esimerkki ostotilauksesta 4:

Lähde

Sopimusostotilaus (CPO) tarjoaa enemmän joustavuutta ja sisältää yksityiskohtaisempia eritelmiä kuin vakio-ostotilaus (SPO). Siinä vahvistetaan ohjeet ostotilausten antamisesta toimittajille, lisäkustannusten hallinnoinnista, virheiden korjaamisesta ja muista liikekumppanuuden keskeisistä näkökohdista.

Sopimusostotilaukset tarjoavat turvalliset ja tehokkaat puitteet liiketoiminnalle, erityisesti jälleenmyyjien kanssa työskenneltäessä tai monimutkaisissa hankinta-asetelmissa.

Sopimusostotilauksessa on oltava seuraavat tiedot:

• Sovitun sopimuksen viittaus
• Sopimuksen soveltamisala ja muutokset
• Irtisanomis- ja poistumislausekkeet

5. Digitaalinen ostotilaus

Digitaalinen ostotilaus on nykyaikainen ja virtaviivainen tekniikka ostotilausten sähköiseen hallintaan, joka parantaa tuottavuutta ja tiimityötä hankintaprosessissa. Yritykset voivat säästää aikaa, minimoida paperityön ja varmistaa tarkan kirjanpidon digitalisoimalla ostotilausmenettelyn.

Esimerkki ostotilauksesta 5:

Lähde

Yksi yksinkertainen tapa tehdä ja jakaa digitaalinen ostotilaus on käyttää Microsoft Exceliä tai Open Officea. Näissä järjestelmissä on valmiita malleja, joita voidaan helposti muokata siten, että ne sisältävät kuhunkin ostotilaukseen tarvittavat erityiset elementit.

Esimerkiksi toimistotarvikkeita hankkiva yritys voi käyttää digitaalista Excel-ostotilausmallia, jonka avulla se voi välittää määrän, nimikkeen kuvauksen ja sovitun hinnoittelun.

Vaihtamalla digitaalisen ostotilauksen myyjän kanssa molemmat osapuolet saavat selkeän kuvan ostotiedoista, mikä parantaa viestintää ja nopeuttaa toimituksia.

Digitaaliset ostotilaukset tarjoavat myös paremmat seuranta- ja raportointimahdollisuudet, joiden avulla yritykset voivat paremmin hallita budjettejaan ja arvioida ostotottumuksiaan. Avoimuus hyödyttää ostajia ja toimittajia, mikä mahdollistaa molempia osapuolia hyödyttävän ja tehokkaan hankintaprosessin.

Miten ostotilaus toimii?

Ostotilauksen monimutkaisten toimintatapojen ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää organisaatioille, jotka haluavat optimoida prosessejaan.

Tuotteiden tarpeen ymmärtäminen

Prosessi alkaa, kun ostaja tunnistaa tarpeen tietylle tuotteelle tai palvelulle, jonka myyjä voi tarjota. Ostaja määrittelee tuotteen, tarvittavan määrän ja halutun toimituspäivän.

Esimerkiksi teollisuusyritys voi tarvita lomien aikana valtavan määrän raaka-aineita, jotta se voi vastata tuotteidensa kasvaneeseen kysyntään. Ostajan on määriteltävä tarvittavien materiaalien tarkat tyypit ja määrät sekä toimitusaikataulu varmistaakseen, että sillä on riittävästi raaka-aineita tuotantotavoitteiden saavuttamiseksi.

Ostaja luo ostotilauksen

Määriteltyjen tarpeiden perusteella ostaja luo ostotilauksen, joka sisältää kaikki olennaiset tiedot, kuten tuotekuvauksen, määrän, hinnan, toimituspäivän ja lisäehdot. Ostotilaus lähetetään myyjälle virallisena pyyntönä määritellyistä tuotteista tai palveluista.

Välttääkseen sääntöjenvastaisuudet tai viivästykset hankintaprosessissa ostajan on varmistettava, että ostotilauksen yksityiskohdat ovat täsmälliset ja kattavat myyjän kannalta.

Ostaja voi esimerkiksi määritellä tarvittavat raaka-aineiden lajit ja määrät, sovitut yksikkökustannukset ja toimituspäivän.

Myyjä tarkastaa ostotilauksen

Kun ostotilaus on lähetetty myyjälle, tämä tutkii sen huolellisesti varmistaakseen, että se vastaa hänen varastojaan ja kykyään täyttää ostajan pyyntö.

Myyjän on esimerkiksi varmistettava, että sillä on halutut tuotteet varastossa ja että se voi toimittaa ne sovittuun päivämäärään mennessä. Varastotarkastusten huomiotta jättäminen johtaa tuotteiden toimitukseen liittyviin ongelmiin; ostajana sinun on varmistettava tuotteen saatavuus etukäteen.

Myyjä analysoi ostotilauksen ja hyväksyy sen.

Tarkastuksen jälkeen myyjä hyväksyy ostotilauksen, jos se vastaa ostajan vaatimuksia. Ostotilauksen hyväksyminen osoittaa, että myyjä lupaa toimittaa tilauksessa mainitun tuotteen ilman viivästyksiä.

Ostotilausten täyttäminen

Hyväksytyn ostotilauksen perusteella myyjä toteuttaa tilauksen toimittamalla asiakkaalle määritellyt tuotteet tai palvelut. Tässä vaiheessa tuotteet toimitetaan tai sovitut palvelut tarjotaan.

Lasku on maksettu

Tässä viimeisessä vaiheessa ostaja on vastuussa laskun maksamisesta myyjän maksuehtojen mukaisesti. Maksu hyväksytään vastaanotetuista tuotteista tai palveluista, kuten laskussa todetaan.

Ostaja esimerkiksi maksaa laskun toimitetuista raaka-aineista sovittujen maksuehtojen mukaisesti.

Näin tyypillinen ostotilausprosessi toimii. Se alkaa tilauksen luomisesta ja päättyy ostajan ja myyjän laskun hyväksymiseen.

Jokaisella organisaatiolla on omat ostotilausasetuksensa; joihinkin sisältyy laadunvalvontaa ennen laskutusprosessia, mutta korkean tason näkökulma pysyy samana.

Miten SaaS-hallintajärjestelmä voi tehostaa ostotilausten hallintaa?

Hankintojen työnkulku

Voit yksinkertaistaa ostotilauksen luomista käyttämällä CloudEaglen kaltaisten SaaS-hallinta-alustojen hankintatyönkulkuja. Työnkulku käynnistyy, kun käyttäjä esittää ostopyynnön, ja asiaankuuluvat sidosryhmät saavat ilmoituksen sähköpostitse ja Slackissa hyväksymisprosessin nopeuttamiseksi.

Kun ostopyyntö on hyväksytty, voit luoda ostotilauksen ja sisällyttää siihen hinnoitteluehdot.

Avustettu ostaminen

Oikeiden hintaehtojen neuvotteleminen myyjien kanssa voi olla ylivoimaista, jos teet sen yksin. Siinä tapauksessa voit jättää raskaan työn SaaS-ostojen asiantuntijoille. He neuvottelevat puolestasi taitavasti hinnoittelu- ja palvelusopimuksista sekä muista olennaisista lausekkeista ja varmistavat, että hankit oikeat tuotteet oikeaan hintaan.

Sopimuksen hallinnointi

Kun tuote on toimitettu, suorita laskutusprosessi loppuun ja käytä SaaS-hallinta-alustan sopimushallintamoduulia kaikkien keskeisten asiakirjojen tallentamiseen yhteen paikkaan. Kun seuraavan kerran haluat tarkistaa oston tai sopimuksen, pääset siis helposti käsiksi asiaankuuluviin asiakirjoihin muutamalla napsautuksella.

Päätelmä

Tässä ovat yleisimmät ostotilaustyypit, joita ostajat ja myyjät käyttävät ostaessaan mitä tahansa tuotetta tai palvelua.

Kullakin ostotilauksella on oma käyttötarkoituksensa, ja sillä on hyvät ja huonot puolensa. Viime kädessä SaaS-ostajan vastuulla on päättää, minkä tyyppisen ostotilauksen hän haluaa lähettää.

Ota talous- ja hankintaryhmien sidosryhmät mukaan tarkastelemaan ostotilauksia ennen niiden lähettämistä, jotta varmistetaan, että kaikki ovat yhtä mieltä ja että teet tietoon perustuvan päätöksen.

Inspiroidu lisäämistämme esimerkeistä, käytä SaaS-hankintaohjelmistoa ja aloita ostotilausten luominen saumattomia ostotoimintoja varten.

Onnea matkaan.

UKK

1. Mitä eroa on ostotilauksella ja laskulla?

Ostajat tekevät ostotilauksia myyjille ostoprosessin valvomiseksi ja seuraamiseksi, kun taas myyjät tekevät laskut asiakkaille, kun tilaus on täytetty.

2. Käsitelläänkö ostotilausta sopimuksena?

Ostotilauksessa määritellään toimitus, laskutus, ostetut tuotteet tai palvelut, oikeudelliset ehdot ja maksu. Kun myyjä hyväksyy ostotilauksen, siitä tulee oikeudellisesti sitova sopimus asiakkaan ja toimittajan välillä.

3. Mitä hyötyä ostotilauksista on?

Ostotilausten käytön edut

• Seuraa saapuvia tilauksia.
• Vältä päällekkäisyyttä
• Minimoi tilausvirheet.
• Lainopillinen paperityö
• Tehokkuuden lisääminen
• Skaalausapu