Ratkaiseva dokumentaatio yrityksen omistajille: 11 Tyypit Business asiakirjoja aina pitää

Intro

Harva yrityksen omistaja nauttii paperityöstä, ja vielä harvempi haluaa pitää kirjaa kaikista asiakirjoista, jotka kulkevat hänen pöydällään. Valitettavasti liikeasiakirjat ovat elintärkeitä organisaatiosi terveydelle, sillä ilman niitä on vaarana nolostuminen, toimintahäiriöt ja jopa oikeudelliset ongelmat.

Onneksi tämä koskee vain muutamia harvoja liikeasiakirjatyyppejä. Tässä artikkelissa opettelemme, miten voit erottaa toisistaan tärkeät ja vähemmän tärkeät asiakirjat, ja kerromme, minkä tyyppisiä 11 keskeistä yritysasiakirjaa sinun tulisi aina säilyttää, sekä selvitämme, mitä etuja ne voivat tarjota yrityksellesi.

Mitä ovat liiketoiminta-asiakirjat?

Yleisesti ottaen yritysasiakirja voi olla mikä tahansa paperi (tai sen digitaalinen vastine), joka liittyy edes etäisesti yrityksesi toimintaan. Tarkemmin sanottuna liiketoiminta-asiakirjat ovat tietueita, joita käytetään tietojen välittämiseen, tallentamiseen tai järjestämiseen organisaatiossa.

Miksi liikeasiakirjat ovat tärkeitä?

Kuten pian huomaat, liiketoiminta-asiakirjoja on monen muotoisia ja kokoisia, ja mikä tärkeintä, niitä on monenlaisiin käyttötarkoituksiin. Mutta miksi ne ovat ylipäätään tärkeitä ja mitä etuja ne voivat tarjota yrityksellesi? No, vastataanpa tähän.

• Organisointi ja tehokkuus: Näin voit lisätä tehokkuutta, vähentää virheitä ja parantaa johdonmukaisuutta.
• Viestintä ja yhteistyö: Asiakirjat helpottavat myös tehokasta sisäistä ja ulkoista viestintää, mikä luo paremman työympäristön ja antaa työntekijöille ja sidosryhmille mahdollisuuden saavuttaa parhaat mahdolliset tulokset.
• Tietämyksen jakaminen ja hallinta: Kun työntekijät lähtevät yrityksestäsi, he vievät kaiken tietämyksensä mukanaan, mikä aiheuttaa tehottomuutta. Liiketoiminta-asiakirjojen avulla voit säilyttää kaiken tämän tiedon ja antaa tuleville työntekijöille mahdollisuuden työskennellä.
• Oikeudellinen suoja: Valitettavasti riitojen, oikeudenkäyntien ja tarkastusten käsittely on väistämätön osa liiketoiminnan harjoittamista. Säilyttämällä asiaankuuluvat liiketoiminta-asiakirjat voit kuitenkin kattaa kaiken ja lieventää oikeudellisten tapahtumien kielteisiä vaikutuksia.
• Suunnittelu ja päätöksenteko: Näin voit oppia menneisyydestä ja sopeutua tulevaisuuteen. Tämän ansiosta voit aina tehdä tehokkaita, tietoon perustuvia päätöksiä.
• Suorituskyvyn seuranta ja arviointi: Miten voit johtaa yritystäsi tehokkaasti, jos et ymmärrä, mitä sen sisällä tapahtuu? Yksinkertaisesti - et voi. Onneksi liiketoiminta-asiakirjojen avulla voit seurata kaikkia tärkeitä mittareita (lähes) reaaliajassa.
• Maine ja tuotemerkin imago: Yritysasiakirjojen arvo on kaksijakoinen. Ensinnäkin brändidokumentaation avulla voit kohdistaa asiakkuutesi johdonmukaisesti ihanteellisiin asiakkaisiisi tunnistettavalla äänensävyllä (kopioinnissa, mediassa, suunnittelussa jne.). Toiseksi tehokkaan asiakirjahallinnan ansiosta voit myös työskennellä tehokkaammin ja luoda luotettavamman maineen brändisi ympärille.

11 Tyypit ratkaisevia liikeasiakirjoja aina säilyttää

Kuten edellä on esitetty, liiketoiminta-asiakirjat luokitellaan tavallisesti niiden käyttötarkoituksen mukaan yrityksessäsi. Mutta asiakirjan lopullisen määränpään (eli roskakoriin tai toimistosi pöytälaatikkoon) tunnistamiseksi on tarkasteltava vanhentumista.

Tämä on tosin hieman hankalaa, koska käsite ylittää käyttötapaukset, sisällön ja jopa kohdeosastot. Yleisesti ottaen tärkeimmät liiketoiminta-asiakirjat kuuluvat yleensä talous-, laki- ja markkinointiosastoihin, mutta eivät kaikki.

Lisäksi, vaikka pitäisitkin hallussasi kaikki näihin luokkiin kuuluvat asiakirjat, toimistosi ja tietokoneesi täyttyisivät pian (digitaalisesta) paperijätteestä. Tehokkain tapa auttaa sinua tunnistamaan, mitkä asiakirjat kannattaa säilyttää, on siis kertoa niistä kaikki.

#1 Tuloslaskelmat

Näissä asiakirjoissa, jotka tunnetaan myös nimellä tuloslaskelma, esitetään yhteenveto yrityksen tuloista, kuluista ja nettotuloksesta tai -tappiosta tietyllä ajanjaksolla. Ne ovat tärkeitä sisäisiin syihin, kuten vertailuanalyysiin, suunnitteluun ja päätöksentekoon.

Niiden todellinen arvo tulee kuitenkin esiin, kun on kyse ulkoisesta raportoinnista, tarkemmin sanottuna sijoittajien ja velkojien analyysistä yritysostojen tai sijoitusten etsinnän yhteydessä sekä verosäännösten noudattamisesta.

Tuloslaskelmat ovat elintärkeitä arvioitaessa yrityksesi suorituskykyä ja taloudellista terveyttä, ja niiden puuttuminen voi herättää epäilyksiä käytöksestäsi. Pahimmassa tapauksessa tämä voi johtaa rahoituksen saamatta jäämiseen tai jopa siihen, että joudut vaikeuksiin paikallisen verotoimiston kanssa.

(Lähde: Zervant)

#2 Taseet

Kuten tuloslaskelmat, myös taseet tarjoavat tilannekuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta tiettynä ajankohtana, ja ne ovat tärkeitä edellä mainituista syistä. Ne eroavat kuitenkin toisistaan siinä, että niissä keskitytään yrityksesi varoihin, velkoihin ja osakkeenomistajien omaisuuteen.

(Lähde: bdc.ca)

#3 Veroilmoitukset

Kuten nimestä voi päätellä, veroilmoitukset ovat liikeasiakirjoja, jotka jätät paikalliselle verovirastolle (Yhdysvalloissa IRS:lle) ilmoittaaksesi tulosi, vähennyksesi ja verovelvollisuutesi joltakin ajanjaksolta ja jotka toimivat yrityksesi taloudellisen toiminnan tallenteena.

Kuten voit kuvitella, ne ovat tärkeimpiä paikallisten lakien noudattamisen varmistamiseksi, sillä niiden rikkominen voi johtaa parhaimmillaan sakkoihin ja pahimmillaan oikeussaliin tai selliin.

(Lähde: AbbyMarketplace)

#4 Laskut ja kuitit

Olet epäilemättä täysin tietoinen laskuista ja kuiteista, mutta jotta et jättäisi ketään jälkeen, nämä asiakirjat vahvistavat liiketoimesi. Tämä tekee niistä erittäin tärkeitä useista syistä, kuten kirjanpidon, asiakasriitojen ja verotuksen kannalta. Laskutusohjelmiston käyttöönotto on optimaalinen ratkaisu laskujen tuottamiseen ja hallintaan.

(Lähde: Billdu)

#5 Pankkitiliotteet

Pankin tai muun rahoitusorganisaation antamat tiliotteet sisältävät yhteenvedon yrityksesi liiketoimista tiettynä ajanjaksona, mukaan lukien talletukset, nostot, tilisiirrot ja paljon muuta. Kuten muillakin rahoitusasiakirjoilla, myös näillä on tärkeä rooli sisäisessä kirjanpidossa, budjetoinnissa ja verojen noudattamisessa.

Ne auttavat kuitenkin myös yritystäsi havaitsemaan petokset ja ovat elintärkeitä, kun se hakee lainaa tai rahoitusta muilta yrityksiltä. Tämän vuoksi niitä kannattaa pitää laatikossasi varmuuden vuoksi.

(Lähde: Patriot Software)

#6 Palkkatiedot

Palkkakirjanpidossa seurataan työntekijöiden korvauksia, vähennyksiä ja muita asiaan liittyviä tietoja, joita käytetään ensisijaisesti sisäiseen kirjanpitoon. Ne ovat elintärkeitä menojen seurannassa, työ- ja verolakien noudattamisen varmistamisessa, työntekijöiden palkkariitojen ratkaisemisessa ja syyttömyyden osoittamisessa tarkastuksissa.

(Lähde: Hourly)

#7 Liiketoimintaluvat ja -luvat

Taloudesta eteenpäin on aika keskustella oikeudellisista liikeasiakirjoista. Lisensseillä ja luvilla on useita ilmeisiä käyttötarkoituksia, kuten pääsy ainutlaatuisille teollisuudenaloille, mahdollisuus osallistua tiettyihin valtion ohjelmiin ja **asiantuntemuksen ** ja luotettavuuden osoittaminen.

Pelkästään tämän vuoksi luvat ja lisenssit ovat säilyttämisen arvoisia. Tärkein syy on kuitenkin se, että niiden luonteen ja niihin liittyvien toimintojen vuoksi sinun on usein esitettävä kelpoisuutesi tiettyihin oikeudellisiin ja liiketoimintaan liittyviin toimiin.

(Lähde: SignNow)

#8 Sopimukset ja sopimukset

Riippumatta siitä, oletko B2B- vai B2C-yritys, sopimukset ovat leipäsi.Niihin kuuluvat myös sopimukset ulkoisten tahojen, kuten ohjelmistojen ulkoistamisyritysten kanssa, jotka ovat erityisen tärkeitä teknologia-alan yrityksille. Niissä määritellään yksityiskohtaisesti **lainsäädännöllisesti sitovat ehdot suhteillesi **(asiakkaiden, kumppaneiden, luottamushenkilöiden jne. kanssa) ja ne auttavat suojautumaan mahdollisilta oikeusjutuilta. Lisäksi niiden avulla voit seurata sopimusvelvoitteitasi ja varmistaa, että täytät kaikki velvollisuutesi.

(Lähde: Jotform)

#9 Henkisen omaisuuden dokumentointi

IP on sateenvarjotermi liikeasiakirjoille, joilla luodaan ja suojataan yrityksesi immateriaalioikeuksia, mukaan lukien rekisterit, rekisteröinnit ja patentit. Käytännössä niiden säilyttämisestä on lukuisia etuja, joista tärkeimmät ovat yrityksen aineettomien hyödykkeiden omistusoikeuden osoittaminen, mahdollisten varkauksien tai väärinkäytösten estäminen, rahaksi muuttaminen, lisensointi ja tuotemerkin tunnettuus.

(Lähde: Signaturely)

#10 Vakuutustiedot

Toinen yritysasiakirjatyyppi, joka on aina säilytettävä, ovat vakuutustiedot, sillä ne seuraavat yrityksesi vakuutusturvaa, sisältävät yksityiskohtaisesti kaikki asiaankuuluvat tiedot ja toimivat todisteena korvausvaatimusten yhteydessä. Ne ovat elintärkeitä hyvän riskienhallinnan ylläpitämisessä ja liiketoiminnan jatkuvuuden ja katastrofista toipumisen onnistumisen varmistamisessa. Lisäksi ne suojaavat yritystäsi ja työntekijöitäsi työpaikalla mahdollisesti tapahtuvilta onnettomuuksilta.

(Lähde: SampleForms)

#11 Markkinointitiedot

Markkinointitiedoilla tarkoitetaan yrityksen markkinointitoimiin ja -strategioihin liittyviä asiakirjoja ja tietoja. Niihin kuuluvat markkinatutkimukset, mainoskampanjat, asiakastiedot, analyysit, markkinointisuunnitelmat ja mainosmateriaalit.

Nämä ovat elintärkeitä eri syistä, mutta niistä kannattaa pitää kiinni erityisesti tehokkaan suorituskyvyn ja kilpailija-analyysin ylläpitämiseksi, asiakastietojen ja kohdentamisen seuraamiseksi, tuotemerkin markkinoinnin johdonmukaisuuden varmistamiseksi ja pitkän aikavälin suunnittelun mahdollistamiseksi.

(Lähde: SlideTeam)

Miten liikeasiakirjat luokitellaan?

Määritelmän laajan soveltamisalan vuoksi ei liene yllätys, että liiketoiminta-asiakirjojen luokittelu on varsin moninaista. Tyypillisesti ne luokitellaan sisältönsä ja toimintansa perusteella seuraaviin tyyppeihin:

• Hallinnollinen: Käytetään sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin, ja nämä asiakirjat helpottavat viestintää, koordinointia ja organisointia yrityksessä. Niitä ovat esimerkiksi muistiot, sisäiset sähköpostiviestit, kokousaikataulut ja työntekijöiden aikataulut.
• Lainsäädäntö ja sääntely: Nämä asiakirjat auttavat varmistamaan, että yritys toimii oikeudellisissa puitteissa ja suojelee oikeuksiaan ja etujaan. Niitä ovat muun muassa sopimukset, lisenssit, luvat, käyttöehdot, tietosuojakäytännöt ja paljon muuta.
• Rahoitus: Nämä asiakirjat liittyvät liiketoimiin ja muuhun taloudelliseen toimintaan, ja ne ovat välttämättömiä tehokkaan kirjanpidon, verotuksen ja rahoitusanalyysin kannalta. Niitä ovat muun muassa tilinpäätösasiakirjat, laskut, kuitit, ostotilaukset ja kuluraportit.
• Markkinointi ja myynti: Nämä asiakirjat edistävät myyntiä ja tuottavat tuloja, kun niitä käytetään liidien houkuttelemiseen ja muuntamiseen asiakkaiksi sekä yrityksen tuotteiden ja palveluiden edistämiseen. Niihin kuuluvat esitteet, lentolehtiset, mainokset, tuote-/palvelukuvaukset, markkinointisuunnitelmat, asiakastodistukset jne.
• Henkilöstöhallinto: Henkilöstöasiakirjat auttavat varmistamaan työntekijöiden asianmukaisen johtamisen, työlainsäädännön noudattamisen sekä tehokkaan viestinnän yrityksen ja sen henkilöstön välillä. Niihin kuuluvat työsopimukset, työnkuvaukset, suoritusarvioinnit, koulutusmateriaalit, kurinpitotiedot, HR-ohjelmistojen kehittäminen HR-prosessien virtaviivaistamiseksi ja paljon muuta.
• Toiminnallinen: Nämä asiakirjat tukevat päivittäisiä toimintoja, ja niissä annetaan ohjeita ja ohjeita työntekijöille tehokkuuden, johdonmukaisuuden ja laadun varmistamiseksi. Niitä ovat muun muassa vakiotoimintamenettelyt, prosessien vuokaaviot, varastokirjanpito, huoltopäiväkirjat jne.
• Hanke: Projektinhallintaan liittyvät asiakirjat auttavat seuraamaan välitavoitteita, jakamaan resursseja ja varmistamaan projektin onnistuneen loppuunsaattamisen huolellisen suunnittelun, seurannan ja toteutuksen avulla. Niitä ovat muun muassa projektisuunnitelmat, aikataulut, työnjakorakenteet (Work Breakdown Structures, WBS), edistymisraportit ja riskinarvioinnit.
• Ulkoinen kirjeenvaihto: Nämä asiakirjat auttavat luomaan liikesuhteita ja helpottamaan sujuvaa vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Niitä ovat esimerkiksi kirjeet, sähköpostit, ehdotukset, tarjoukset, ostotilaukset ja sopimukset.

Parempi käsitys tästä luokittelusta on tärkeää, jotta ymmärrät yritysasiakirjojen merkityksen ja käytön yrityksessäsi. Se ei kuitenkaan auta sinua vastaamaan kysymykseen, joka alun perin toi sinut tänne - mitkä paperit on turvallista heittää pois ja mitkä kannattaa säilyttää. No, vastataan siihen nyt heti.

Mikä on paras tapa hallinnoida yritysasiakirjoja?

Nykyään meidän ei onneksi tarvitse luottaa pullistuviin kansioihin ja ylivuotaviin pöytälaatikoihin, joihin kaikki tärkeät yritysasiakirjat on sijoitettu. Asiakirjahallintaohjelmisto (DMS) on yksi parhaista työkaluista, jotka kannattaa ottaa käyttöön yrityksessäsi, sillä se vähentää paperityön vaikutusta hermojesi ja ympäristön rasitukseen.

DMS:n avulla voit tallentaa, järjestää ja jakaa resursseja yhdestä kätevästä käyttöliittymästä, mikä tekee siitä ylivoimaisesti parhaan tavan hallita yritysasiakirjoja. Se ei kuitenkaan tarkoita, että se olisi täysin vaivaton. Jos haluat nauttia mahdollisimman virtaviivaisesta käyttökokemuksesta ja maksimoida tehokkuutesi, sinun on silti käytettävä muutamia valittuja strategioita sen toimintojen tehostamiseksi.

Näihin kuuluvat:

• Selkeiden nimeämis- ja merkintäpolitiikkojen laatiminen
• Asiakirjojen säilytyksen keskittäminen
• Käyttöhierarkian luominen
• Varmuuskopioinnin ja palautuksen toteuttaminen
• Asiakirjojen työnkulun ja yhteistyön mahdollistaminen

Yhteenveto

Kuten olemme osoittaneet, yritysasiakirjat ovat elintärkeitä resursseja yrityksellesi ja sen kaikille toiminnoille eri osastoilla, mukaan lukien oikeudelliset, taloudelliset, markkinointiin liittyvät ja muut. Ensimmäinen avain niiden hyödyntämiseen on se, että pystyt erottamaan pitkäaikaisen arvon omaavat asiakirjat niistä, joilla ei ole arvoa.

Tässä artikkelissa on kerrottu, mitkä 11 yritysasiakirjaa kannattaa aina säilyttää, ja kerrottu, miksi näin on. Työsi ei kuitenkaan ole vielä läheskään lopussa. Nyt sinun on arvioitava uudelleen nykyiset sisäiset asiakirjahallintakäytäntösi ja määritettävä, mahdollistavatko vai estävätkö ne tiimiesi ponnistelut.

Riippumatta siitä, mihin lopputulokseen päädyt, sinun on muistettava, että aina on parantamisen varaa. Ja se voi olla juuri se tila, jonka voit vapauttaa toimistosi pöytälaatikosta siirtämällä kaikki asiakirjasi pilvipalveluun.