5 készpénzkezelési hiba, ami a kiskereskedelmi vállalkozásoknak pénzbe kerül

Bevezetés

Ha a pénztárgépében folyamatosan hiány van, és nem tudja, miért, akkor nem Ön az egyetlen. A kis összegű készpénzhiányok jelentéktelennek tűnhetnek, de gyorsan összeadódnak. A legtöbb kiskereskedelmi vállalkozás esetében a valódi probléma nem a lopás. Hanem a soha nem kezelt rossz készpénzkezelési szokások. A jó hír az, hogy ezeknek a problémáknak a többsége könnyen megoldható, ha tudja, mire kell figyelnie.

Miért fontos még mindig a készpénzkezelés?

Lehet, hogy úgy gondolja, hogy a készpénz kora lejárt, de ez nem teljesen igaz. A készpénz még mindig jelentős részét képezi a kiskereskedelmi tranzakcióknak, különösen a kis összegű vásárlások és az olyan iparágak esetében, mint a kisboltok, éttermek és butikok. Kutatások kimutatták, hogy a kiskereskedelmi üzletek készpénzzel kapcsolatos teljes költsége a bevétel 4,7–15,3%-át teszi ki, ha figyelembe vesszük a munkaerőt, a hibákat, a lopásokat és a feldolgozási időt. Egy évi 500 000 dolláros forgalmú üzlet esetében ez akár 76 500 dollár megelőzhető veszteséget is jelenthet.

Íme az öt leggyakoribb hiba, amely csökkenti a nyereségét, és hogyan lehet ezeket kijavítani.

1. Teljesen manuális készpénzszámlálás

Ha az egész készpénzkezelési folyamatot kézzel végzi, például a bankjegyek számolását, az érmék válogatását, a papír befizetési bizonylatok kitöltését és a fiókok kézi egyeztetését, akkor több időt és pénzt költ, mint szükséges. A kézi folyamatok lassúak, hibalehetőségekkel járnak, és nem skálázhatók, ha nagy a forgalom.

Minden óra, amit a személyzet a készpénz kézi számolásával tölt, egy óra, amit nem az ügyfelek kiszolgálásával vagy az értékesítés ösztönzésével tölt. Azok a kiskereskedelmi tulajdonosok, akik kereskedelmi bankjegy-számlálókra térnek át, gyakran 30 percről 5 percre csökkentik a nap végi egyeztetést, így több munkaerőt szabadítanak fel produktívabb feladatokra.

Kutatások szerint a készpénzkezelés automatizálása havonta akár 500 munkaórát is megtakaríthat egy kiskereskedelmi üzletnek. Még egy kis üzlet esetében is jelentős időmegtakarítást jelent egy megbízható bankjegy-számláló vagy egy vak készpénzbefizetési funkcióval rendelkező POS-rendszer.

Gyors eredmények az automatizálás megkezdéséhez:

• Fektessen be egy beépített hamisítvány-felismerő funkcióval rendelkező bankjegy-számlálóba
• Frissítse POS-rendszerét, hogy nyomon követhesse a készpénzes tranzakciókat és jelölje meg az eltéréseket
• Használjon vak pénztári befizetési funkciókat, hogy a pénztárosok ne láthassák az összeget a számolás előtt

2. A csapat nem kap képzést a készpénzkezelési eljárásokról

Sok üzlet tulajdonos úgy gondolja, hogy a készpénzkezelés intuitív. Egyszerűen átadják az aprót, bezárják a fiókot, és továbbmennek. De a képzetlen pénztárosok számolási hibákat követnek el, gyors pénzcsere-csalások áldozatává válnak, és rossz szokásokat alakítanak ki, amelyek hétről hétre csendesen rontják a nyereséget.

A kiskereskedelmi veszteség egyre növekvő probléma az ország egész területén. A National Retail Federation 2023-as kiskereskedelmi biztonsági felmérése szerint az Egyesült Államokban a kiskereskedelmi veszteség az év során elérte a 112,1 milliárd dollárt, amelynek jelentős részét belső hibák és alkalmazottakkal kapcsolatos problémák tették ki. Nem minden esetben szándékos lopásról van szó. A veszteség jelentős része olyan emberek őszinte hibáiból származik, akik soha nem tanulták meg a helyes eljárásokat.

Mit kell tartalmaznia a megfelelő készpénzkezelési képzésnek:

• A visszajáró számolása a legkisebb címletektől a legnagyobbakig
• Ellenőrizze a bankjegyeket, mielőtt a fiókba helyezi őket
• Hangosan mondja ki a befizetett összeget
• Helyesen dolgozza fel az érvénytelenítéseket és a visszatérítéseket

Építsd be ezt a képzésbe, és ne hagyd, hogy az új alkalmazottak maguk találják ki a munka során.

3. Szabványos működési eljárások nélkül való működés

Ha a készpénzkezelési folyamat műszakonként vagy alkalmazottonként eltérő, akkor problémákra számíthat. Az inkonzisztens működés mindenre káros hatással van, a vásárlói élménytől a kiskereskedelmi keresési láthatóságig. Írásbeli, szabványosított eljárások nélkül nincs alap, amelyhez viszonyítani lehetne, és az eltéréseket szinte lehetetlen nyomon követni.

A szilárd készpénzkezelési politika tartalmaznia kell, hogy a műszak kezdetén hogyan számolják meg a fiókokat, mikor és hogyan történik a készpénzbefizetés, ki fér hozzá a széfhez, és mi történik, ha eltérés merül fel. Gondoljon rá úgy, mint az üzlet készpénzkezelési kézikönyvére.

Terület	Mit kell szabványosítani
Fiók beállítása	Rögzített kezdő összeg minden műszakban
Készpénzlimitek	A kasszában a pénzátadás előtt megengedett maximális összeg
Pénztárca leadás	Ki végzi el, hogyan dokumentálják, ki írja alá
Biztonságos hozzáférés	Csak bizonyos vezetők számára engedélyezett, bejelentkezéssel
Eltérések	Egyértelmű folyamat a többletek/hiányok jelentésére és kivizsgálására

Ha mindenki ugyanazt a folyamatot követi, könnyebb észrevenni a hibákat vagy a gyanús tevékenységeket. A műveletek szabványosítása ugyanolyan fontos, ha a helyi keresésen keresztül szeretné növelni a forgalmat, ahol a következetesség szintén kifizetődő.

4. A műszakváltás utáni egyeztetés kihagyása

Íme egy forgatókönyv, amely minden nap lejátszódik a kiskereskedelmi üzletekben: az egyik pénztáros befejezi a műszakját, a következő átveszi a kasszát, és senki sem számolja meg a pénztárgép tartalmát. Amikor záráskor a számok nem stimmelnek, lehetetlen kideríteni, melyik műszak okozta a problémát.

Minden alkalommal, amikor a pénztárgép átadásra kerül számolás és ellenőrzés nélkül, az elszámoltathatóság hiányát eredményezi. Ezek a hiányosságok idővel egyre nőnek. A megoldás egyszerű: minden műszakváltáskor teljes pénztárgép-számlálást kell végezni, amelyet ideális esetben mind a leköszönő, mind az új munkavállaló aláír. Ez csak néhány percet vesz igénybe, de egy év alatt több száz, ha nem több ezer dollárt takaríthat meg a nyomon nem követhető veszteségekből.

5. Soha ne ellenőrizze a készpénzkezelési folyamatokat

Nem vezetné vállalkozását anélkül, hogy ellenőrizné a készleteket. Akkor miért hagyja ki a készpénz ellenőrzését? Sok kiskereskedelmi üzlet csak akkor végzi el a könyvelést, ha nyilvánvaló probléma merül fel, ami általában azt jelenti, hogy a kár már megtörtént.

A rendszeres készpénz-ellenőrzések az egyik leghatékonyabb ellenőrzési módszer, amelyet bevezethet. A Certified Fraud Examiners Association (Hitelesített Csalásvizsgáló Szövetség) 2024-es jelentése szerint a csalási esetek körülbelül egyharmada azért történik, mert a vállalatoknak nincs belső ellenőrzésük. A rendszeres ellenőrzésekkel a hibákat korán felismerik, és hatékony visszatartó erőként működnek. Az alkalmazottak kevésbé hajlamosak a szabályok megkerülésére, ha tudják, hogy a készpénzállományt rendszeresen ellenőrzik.

Egy egyszerű, hatékony ellenőrzési ütemterv:

• Heti: Végezzen helyszíni ellenőrzést két vagy három véletlenszerűen kiválasztott fiókban a POS-nyilvántartásokkal összehasonlítva
• Havonta: az összes készpénzbefizetési nyilvántartás áttekintése és a minták jelölése
• Negyedévente: A készpénzkezelési SOP-k és az alkalmazottak megfelelésének teljes áttekintése

GYIK

Milyen gyakran kell egyeztetnem a pénztárgépeket?

Legalább minden műszak elején és végén egyeztesse. Ha több pénztáros osztozik egy pénztárgépen, akkor minden átadáskor számoljon és ellenőrizzen. A napi egyeztetés elengedhetetlen a eltérések nyomon követéséhez.

Mi a kis üzletek számára ésszerű pénztárgép-korlát?

A legtöbb kis kiskereskedő esetében 200 és 500 dollár között. A megfelelő összeg az átlagos tranzakciómérettől, a készpénzes fizetések gyakoriságától és a terület biztonsági profiljától függ.

Mennyibe kerülnek valójában a készpénzkezelési hibák?

Az NRF jelentése szerint 2022-ben 112,1 milliárd dollárnyi veszteség keletkezett az amerikai kiskereskedelemben, amelynek jelentős része adminisztratív és alkalmazotti hibákhoz, nem pedig nyílt lopásokhoz köthető. Még a napi 5–10 dolláros eltérések is több ezer dollárra rúghatnak egy üzlet esetében évente.

Fontolóra kellene vennem a készpénzmentes fizetést?

A készpénz nélküli fizetés megszünteti a készpénzkezelési problémákat, de elriasztja azokat az ügyfeleket, akik készpénzzel szeretnek vagy kell fizetniük. Sok államban és városban ma már törvény írja elő a vállalkozások számára a készpénz elfogadását. Jobb megoldás a folyamatok szigorítása, mint a készpénz teljes eltörlése.

Mi az a leghatásosabb változás, amit végrehajthatok?

Írásbeli szabványos eljárások bevezetése a készpénzkezeléshez. Ez felelősségvállalást teremt, alapot ad az ellenőrzéshez, és biztosítja, hogy minden alkalmazott ugyanazt a folyamatot kövesse. Minden más erre az alapra épül.

Főbb tanulságok

• A kézi készpénzszámlálás munkaidőt pazarol és növeli a hibák számát. Az alapvető automatizálás gyorsan megtérül.
• A képzetlen pénztárosok az egyik legnagyobb forrásai a megelőzhető készpénzveszteségnek a kiskereskedelemben.
• Az írásos SOP-k felelősségre vonhatóságot teremtenek, és sokkal könnyebbé teszik az eltérések nyomon követését.
• A műszakváltáskor mindig egyeztesse a pénztárgépeket. Soha ne engedje, hogy a pénztárgép számlálása nélkül cseréljen gazdát.
• A rendszeres készpénz-ellenőrzések megakadályozzák a csalásokat és felismerik a problémákat, mielőtt azok lavina szerűen növekednének.