Az építőiparban egyedülálló pénzforgalmi előrejelzési kihívások és azok megoldása

Bevezető

Kép: Kapcsolók ellenőrzik a haladást a helyszínen | Forrás: Freepik

Minden vállalkozó tudja, hogy egy papíron sikeresnek tűnő projekt milyen gyorsan megterhelheti a bankszámlát. Az alvállalkozók fizetést várnak, a beszállítók előre fizetést akarnak, és a béreket akkor is ki kell fizetni, ha az ügyfél még nem utalta át a pénzt. Sok vállalkozó számára a valódi kihívás nem a munka befejezése, hanem a pénzforgalom fenntartása a munka elvégzése közben.

A megbízható építési cash flow előrejelzés segít felismerni a problémákat, mielőtt azok a bankszámla egyenlegén megjelennek. Az építési cash flow szoftver segítségével a vállalkozók valós időben betekintést nyerhetnek a készpénzállományba, a kiadásokba és abba, hogy mire van szükség a terv betartásához.

Kép: A CashFlow Frog cash flow bontásának áttekintése | Forrás: cashflowfrog.com

Az építési projektek összetettsége és annak hatása a cash flow-ra

Minden építési projektnek megvannak a maga sajátos nehézségei. A hidak, iskolák vagy lakótelepek építése eltérő ütemterv és fizetési struktúra szerint zajlik. Még a kisebb késedelmek, például az engedélyek késedelme vagy a szállítások késése is megzavarhatja a pénzmozgás ütemezését.

A különböző szerződéstípusok befolyásolják a pénzmozgást:

• A költségplusz szerződések a kifizetéseket aprólékos dokumentációhoz kötik. Minden munkaórát, bérleti díjat és anyagbeszerzést nyugtákkal és napi naplókkal kell alátámasztani. Egyetlen hiányzó szállítási bizonylat is feltarthatja az egész fizetési kérelmet.
• A tervezés-kivitelezés szerződések egyszerűsítik a tervezés és az építés közötti kommunikációt, de szigorú pénzügyi fegyelmet igényelnek. Bármilyen tervezési módosítás vagy árazási hiba közvetlenül a vállalkozó mérlegében jelenik meg.

Kiszámíthatatlan fizetési ciklusok és ügyfélviselkedés

Az építkezéseken a fizetések ritkán követnek egy meghatározott mintát. A munka halad előre, de a papírmunka lemarad. Még akkor is, ha a mérföldkövek teljesülnek, a jóváhagyások időbe telnek, így a pénzeszközök felfüggesztésre kerülnek, miközben minden új nap növeli a költségeket.

Az állami szervek lassan dolgozzák fel a kifizetéseket, a magánfejlesztők pedig a finanszírozás megérkezéséig halasztanak. Az „fizetéskor fizetés” záradékhoz kötött alvállalkozók viselik elsőként a nyomást. Egy elhalasztott kifizetés több projektre és beszállítóra is hatással lehet.

A fizetési ütemtervek és a felülvizsgálati határidők írásbeli rögzítése mindkét felet felelősségre vonhatóvá teszi. A ki nem fizetett számlák heti felülvizsgálata segít azonosítani azokat az ügyfeleket, akik késnek a fizetéssel.

Munkaerő-költségek és személyzeti kihívások

A munkaerő-költségek folyamatosan változnak. Egy építkezés kis létszámmal indulhat, de gyorsan bővülhet. A munkaerő-igény előrejelzése napi koordinációt igényel a terepen és a pénzügyi osztály között.

A munkaerőhiány emeli a béreket, a határidők pedig arra kényszerítik a csapatokat, hogy túlórákat vállaljanak. Néhány intenzív túlórás hét a bérköltségeket jóval a tervezett határértékek fölé emelheti.

A napi munkaidő-nyilvántartás és a múltbeli termelékenység felülvizsgálata segít a pontosabb előrejelzésben. A munkaerő-költségvetésbe egy kis tartalék beépítése enyhíti a hirtelen emelkedéseket.

Berendezések és erőforrások kezelése

A nehéz berendezések növelik a termelékenységet, de tétlen állapotban pénzt emésztenek fel. Egy használaton kívüli daru is pénzbe kerül, és a csúcsidőszakokban végzett javítások gyorsan kimerítik a rendelkezésre álló forrásokat.

A gépek tulajdonlása hosszú távú kiadásokat jelent, például tárolási és karbantartási költségeket. Amikor a berendezések egyik helyszínről a másikra kerülnek, nehéz a költségeket helyesen elosztani. A használat nyomon követése és a karbantartás ütemezése a kritikus munkaszakaszok előtt előre jelezhetővé teszi a költségeket. A teljes üzemeltetési költségek alapján történő bérlés vagy vásárlás értékelése segít fenntartani a pénzügyi stabilitást.

Projektmódosítási megrendelések és a hatókör kiigazításai

A módosítási megrendelések még a jól kezelt költségvetéseket is felborítják. A tervezési módosítások, az ügyfelek kérései vagy a váratlan helyszíni körülmények gyakran új kiadásokat eredményeznek, mielőtt a többletköltségeket jóváhagynák.

Egy több százezer dollár értékű lényeges módosítás jóváhagyása hetekig is eltarthat. A munka folytatódik, miközben a készpénz szűkül. A módosítások dokumentálásának és jóváhagyásának egyértelmű folyamata segít a pénzügyi csapatoknak a prognózisok gyors frissítésében. Egy kis tartalék fenntartása a változásokra védi a likviditást, ha a projekt közepén módosításokra kerül sor.

Kép: Előrejelzési forgatókönyv funkció a CashFlow Frog alkalmazásban | Forrás: cashflowfrog.com

Eszközök és technikák az előrejelzések pontosságának javításához

A régi adatok drága hibákhoz vezetnek. A pontos előrejelzés integrált eszközöktől függ, beleértve az ütemezési platformokat, a beszerzési nyomon követőket és a valós időben frissülő könyvelési rendszereket, így a pénzügyi adatok tükrözik a munkát, ahogyan az történik.

A központi irányítópultok valós időben mutatják a költségek, az ütemtervek és az egyes projektek előrehaladásának változásait. Ezzel a láthatósággal a projektvezetők azonnal finomíthatják az építési cash flow előrejelzéseket, és kiigazíthatják azokat, mielőtt a kisebb problémák pénzügyi szűk keresztmetszetekké válnának.

A CashFlow Froghoz hasonló építési cash flow szoftverekben található forgatókönyv-tervezés és történeti adatreportok segítségével könnyebb összekapcsolni a jelenlegi teljesítményt a jövőbeli pénzügyi eredményekkel.

Az építési projekt pénzügyi menedzsmentje javul, ha minden csapat részt vesz benne. A helyszíni vezetők megértik a jelenlegi kiadásokat, míg a pénzügyi csapatok kezelik az időzítést. Amikor a részlegek megosztják az adatokat, az előrejelzések tükrözik a valóságot, és a pénzeszközök oda kerülnek, ahol a legnagyobb szükség van rájuk, csökkentve ezzel a megszakítások kockázatát.

Következtetés

Az építési cash flow előrejelzés következetességet és kommunikációt igényel. A komplex projektek, az egyenetlen kifizetések, a növekvő munkaerőköltségek és a tervezési változtatások mind befolyásolják a pénzügyi helyzetet.

Azok a vállalatok, amelyek szervezettek maradnak és rendszeresen frissítik előrejelzéseiket, jobban tudják ellenőrizni erőforrásaikat. A megbízható előrejelzések biztosítják a bérek kifizetését, a beszállítók bizalmát és a munka folytonosságát.

Azok a vállalkozók, akik készek felkészülni a pénzügyi kihívásokra, a Cash Flow Frog segítségével az építési projektek pénzügyi menedzsmentjét egy olyan rendszerré alakíthatják, amely nyomon követi, előre jelzi és védi a cash flow-t.

Mi segített Önnek a pénzügyi folyamatok zökkenőmentes lebonyolításában a mérföldkövek között? Ossza meg velünk a kommentekben.