Hogyan írjunk e-mailt egy üzleti javaslattal

Intro

Ha Ön szabadúszó, és munkára pályázik, a pályázati levél vagy e-mail megírása ijesztő feladat lehet. Nemcsak az a követelmény, hogy minden lényeges részletet tartalmazzon a leadjéről, de meggyőzőnek és magával ragadónak is kell lennie. Tartalmaznia kell az összes kulcsfontosságú pontot arra vonatkozóan, hogy miért Ön a legjobb megoldás a számukra, és miért érdemes Önt választaniuk mások helyett; le kell írnia a munkatapasztalatának hátterét; részleteket kell tartalmaznia a fizetési feltételeiről is, valamint arról, hogy leendő ügyfelei kényelmesen érezzék magukat.

Ebben a Ranktracker számára készült cikkben bemutatjuk a javaslatok és levelek bevált és tesztelt stílusát, amely működik, valamint egyszerű javaslatokat teszünk a siker esélyeinek javítására. A studycrumb.com-on található információink segítségével megírhatja a javaslattevő levelet, amelyet hasznosíthat, és jó úton járhat.

Mi is pontosan a javaslat e-mail?

Az értékesítési tölcsér kezdeti szakaszában ajánlatokat kell küldenie a potenciális ügyfeleknek. Az ajánlatok jellemzően egyszerűen a potenciális ügyfelekkel megbeszélt kulcsfontosságú üzleti megállapodások összefoglalójából vagy végrehajtásáról szólnak, és levél formájában mutatják be elképzeléseit a döntéshozónak. Az e-mail önmagában bemutathat egy koncepciót vagy a teljes ajánlatot; a cél azonban az, hogy a leendő ügyfelet elcsábítsa, és rávegye, hogy időt szánjon a teljes dokumentum elolvasására, amelyet bizonyítékokkal támaszt alá, majd válassza Önt a munka elvállalására. Az üzleti célú e-mail vagy levél nagyszerű forrás a leadgeneráláshoz, és a lehető legteljesebb mértékben ki kell használni, függetlenül attól, hogy egy teljes ajánlatról van-e szó vagy sem.

Ha egy leendő ügyfél elfogadja az Ön üzleti levelét vagy e-mailjét, ez lesz az elsődleges megállapodás az ügyfelei között a szolgáltatás típusáról, amelyet kínál, valamint a költségről, amelyet felszámít, és a módszerről, amellyel fizetni tudnak. Ez az Ön értékesítési csővezetékének szerves része.

Az e-mailes ajánlat elküldésének két módja van. A felkért üzleti ajánlat olyan ajánlat, amelyet egy ügyfélnek vagy vásárlónak küldenek, és amely részletesen ismerteti az Ön által kínált szolgáltatásokat, és nem érheti őket váratlan meglepetésként, amikor megkapják. A felkért üzleti ajánlat nagyobb valószínűséggel lesz sikeres.

A kéretlen ajánlat vagy hideg e-mail egy olyan e-mail, amelyet egy olyan potenciális ügyfélnek küldtek, aki nem az Öné, és akivel Ön még soha nem állt kapcsolatban. Ez lehet az Ön által kínált legújabb ajánlat vagy szolgáltatás népszerűsítése, vagy egy díj elnyerésére irányuló kérés. Ennek a stratégiának a hatékonysága általában nem olyan lenyűgöző, mint az előzőnek. Amikor hideg e-maileket küld, mindenképpen végezzen némi kutatást a megkeresett céggel kapcsolatban, hogy a lehető leghatékonyabb szolgáltatást nyújtsa, mivel jellemzően egy hideg e-mailt nem vesznek észre.

Nem számít, hogy milyen típusú pályázatot ír, annak ugyanabban a formátumban kell maradnia, és ugyanazokat a részleteket kell tartalmaznia. A levélformátumra remek példát talál az alábbi útmutatóban. A levélben mindig hangsúlyozni kell, hogy a vállalat mit tud tenni az ügyfélért.

A javaslat megírásának lépései

A pályázati levél formátuma az adott projektnek megfelelően eltérő lehet. Mindazonáltal olyan megállapodásnak kell lennie, amely különböző kulcsfontosságú pontokat tartalmaz, hogy több ügyfelet vonzzon.

Az esetek többségében valószínűleg már korábban is folytatott telefonos vagy megbeszélő beszélgetést leendő ügyfelével. Az Ön által küldött e-mail egy további nyomon követés lesz, hogy megerősítse a megbeszélt információkat, beleértve a projekt rövid leírását és az Ön által kínált szolgáltatásokat, az Ön által kínált értéket, valamint a felszámított költségeket és a fizetés átutalásának módját.

Egy egyszerű, a megbeszélést összefoglaló e-mail azonban nem professzionális, és nem lesz képes meggyőzni leendő ügyfelét arról, hogy komolyan vegye ajánlatát. Nem fog lenyűgözni egyetlen értékesítési szakembert sem. Ezért az üzleti ajánlatot tartalmazó e-mailjének ehhez a formátumhoz - egy ajánlat sablonhoz - kell igazodnia.

Menjünk most mélyebbre egy kiváló példa segítségével, hogy megérthesse, hogyan kell megírni egy üzleti terv e-mailt, amely segít abban, hogy több ügyfelet szerezzen, és folytassa az elindulást!

Rövid bevezetés és háttérinformációk

Az ajánló e-mail két bekezdése közül az elsőt úgy kell megtervezni, hogy felkeltse az olvasó figyelmét. Annak érdekében, hogy egyértelművé tegye az e-mail célját, és hogy világossá tegye, mi az e-mail tárgya, a bekezdés(ek)nek tartalmaznia kell a legalapvetőbb adatokat Önről és/vagy vállalkozásáról - ne feledje, hogy ha Ön szabadúszó, akkor előfordulhat, hogy nincs jogi személy; nem minden szabadúszónak van cégneve, mert a hírneve az övé, a probléma áttekintésével együtt. Amikor elküldi az e-mailt, egyértelműnek kell lennie, hogy Ön kutatást végzett leendő ügyfele vállalkozásáról és termékeiről, valamint szolgáltatásairól, és az elérhetőségi adatoknál jobban ismeri vállalkozását. A leendő ügyfelével való jövőbeli kapcsolatai szempontjából kulcsfontosságú, hogy ismerje az alapvető üzleti elveiket és a versenytársaikat, valamint a megcélzott piacot, és tekintse át a közösségi médiaplatformjaikat is.

A leghatékonyabb közösségi médiacsatornák, amelyeken megtudhatja, hogyan látja magát egy vállalkozás, a Facebook, az Instagram, a Twitter és a LinkedIn, de meg kell néznie a weboldalaikat és az online könyvtárakat is, és el kell olvasnia a blogjaikat. Határozza meg a különbséget a saját magukról alkotott képük és aközött, ahogyan mások látják őket. Ez azért van, mert a közösségi médiában folyamatosan az új énjüket mutatják be. Ezenkívül, ha interjút szeretne folytatni, a nyitó soraiban röviden említse meg, hogy megteremtse a hangulatot. Gondolj arra, hogy a vállalkozásodnak van-e már kapcsolata azzal a személlyel, aki a javaslatod levelét kapja, amikor javaslatot fogalmazol.

Adja meg a pályázat benyújtásának okát.

A terv célja, hogy meghatározza az ügyfél kihívását vagy projektjét, amelyet szeretne megvalósítani, az elérni kívánt célokat vagy a javasolt megoldást, amelyre szüksége van, valamint azt a pozitív hatást, amelyet a sikeres befejezés az üzletére gyakorolhat. Javaslatában ügyeljen arra, hogy minden egyértelmű tényt és alapmondatot, valamint a döntő fontosságú pontokat tartalmazza. Ügyeljen arra, hogy az e-mail szövegében szerepeljen az "ajánlat" szó, hogy leendő ügyfele tudja, miről szól az üzenet.

Határozza meg céljait és célkitűzéseit

Ez a szakasz meghatározza, hogy mi az Ön felelőssége a projektben, azaz a munkatervét, valamint a feladat elvégzésének módszerét, továbbá a céljait, és azt, hogy azok hogyan illeszkednek az ügyfél céljaihoz - és azt, hogy hogyan tervezi elérni az ügyfél céljait.

A legjobb, ha a lehető legpontosabban és precízen fogalmazol; a feladat minden egyes lépését ismerteted, különösen, ha hosszú távú feladatról van szó, amely sokáig fog tartani. Azt is írja bele, hogy milyen módszerrel tervezi nyomon követni és jelenteni az előrehaladást az ügyfélnek.

Hangsúlyozza egyedi tulajdonságait

Ez a rész az érvek meggyőzéséről szól, azaz arról, hogy miért érdemes leendő ügyfelének Önt választania a másik jelölt helyett. Adjon példákat a projekthez kapcsolódó szakmai tudására, tapasztalatára és készségeire, majd magyarázza el, miért Ön a legjobb jelölt a feladatra.

A korábbi ügyfelektől származó ajánlások és esettanulmányok ideális módja annak, hogy megmutassa a potenciális ügyfélnek, hogyan volt sikeres hasonló projektekben, és felvázolja az Ön által alkalmazott módszert, amely kiváló eredményekkel jár. Ha ajánlata vállalati projekt, akkor olyan szempontokat kell hangsúlyoznia, amelyek megkülönböztetik ajánlatát más ajánlatoktól. A felsorolásos pontok formátuma megkönnyíti a leendő vevő számára, és azt is kiemeli, hogy Ön szerint mik az Ön USP-je (egyedi jellemzői, amelyek kiemelik ajánlatát).

Tekintse át a javasolt költségvetést és a pénzeszközök felhasználásának módját. A legtöbb döntéshozó szemében az ár fontos tényező; ez azonban nem jelenti azt, hogy az ügyfél a legalacsonyabb költségű választást fogja választani. A javaslat e-mailben történő elkészítésének okától függően szükség lehet arra, hogy konkrétumokat adjon meg arról, hogyan kíván kölcsönt igényelni, például, hogy a vállalkozása mennyibe kerül a befektetőknek. Végül is nem kell átfogó költségbontást adnia, de ha a befektetőknek általános képet ad a költségvetésről, az segíthet nekik például a projekt értékelésében.

Ha a vállalkozás vagy az ügyfél kérte az árajánlatban szereplő projekt árazását, akkor ezen a területen kell feltüntetni ezt az információt, valamint a fizetés időpontját és módját. Itt egy vagy két mondat elegendő.

Következtetés

Az ülés végén a résztvevőket cselekvésre hívják fel, és további kérdéseket tesznek fel.

A cselekvésre való felhívás hatékony értékesítési eszköz, amelyet hozzá kell adni a javaslat e-mailjéhez. Arra ösztönzi a potenciális ügyfelet vagy vállalatot, hogy a lehető legkorábbi időpontban és ne később tegyen lépéseket. Ez növelheti annak az esélyét, hogy az Ön ajánlatával kapcsolatban lépéseket tesznek. A cselekvésre való felszólítás lehet egy egyszerű kérés, hogy további információkért lépjenek kapcsolatba a cégével, vagy látogassanak el a honlapjára, hogy megnézzék az esettanulmányokat. Bármit is választ, ügyeljen arra, hogy elég vonzó legyen ahhoz, hogy rávegye őket a cselekvésre, és tartalmazzon egy személyes vonást, például egy szívélyes üdvözlettel köszöntse őket a hétvégén.

Próbáld ki, és mondd el a véleményed!