Mibe kerülnek a manuális folyamatok a vállalatoknak idővel

Bevezetés

Alig 500 évvel ezelőtt az emberek által végzett munka nagy része fizikai munka volt. A növények termesztéséhez vagy egy ház építéséhez sok embernek hosszú ideig kellett fizikai erejét igénybe vennie. Ez lassú gazdasági növekedést és meglehetősen alacsony életszínvonalat eredményezett. Az 1500-as évek élete sokkal inkább hasonlított az 500-as vagy 1000-es évek életére, mint a 2026-os évekére. Mi teszi a mi évünket olyan különlegessé? Az automatizálás.

Míg a múltban a legtöbb munkát az embereknek önállóan kellett elvégezniük, ma már számos gép segít nekünk. A fizika ismereteinket kihasználva energiát termelünk. A szuperszámítógépek segítségével napok alatt megoldhatunk olyan komplex matematikai problémákat, amelyek kiszámításához az embereknek évekre lenne szükségük. Röviden: erőnket ma számos eszköz növeli, amelyek nemcsak erősebbé tesznek minket (mint egy kalapács a kőműves kezében), hanem a korábban kézzel végzett munkák nagy részét is elvégzik helyettünk. A vállalkozások úttörő szerepet játszottak ebben a gyors átállásban az innovációra, és továbbra is előmozdítják azt. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogy a kézi folyamatok idővel milyen költségesek lehetnek a vállalatok számára, és megvitatjuk, miért az automatizálás mindig a legjobb megoldás hosszú távon.

A jelenlegi digitális forradalom számos kiváló minőségű termék megjelenését eredményezte, amelyek lehetővé teszik az automatizálást. Például a Make.com alkalmazásfejlesztés lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy összekapcsolják működésük több digitális aspektusát, és csökkentsék a kézi konfigurációktól való függőségüket. Egyéb fontos szolgáltatások közé tartoznak olyan eszközök, mint a Zapier, a Bubble és a Webflow. Az automatizálás lehetőségei még soha nem voltak ilyen könnyen elérhetők.

Ennek ellenére az elmúlt 20 évben számos példát láthattunk arra, hogy nagyvállalatok vagy jól megalapozott kis- és középvállalkozások buktak meg a manuális folyamatokra való támaszkodásuk miatt. Vessünk egy pillantást néhány ilyen példára, és próbáljuk meg megtalálni ezeknek a problémáknak a kiváltó okait.

Ma az Amazon szinte egyet jelent a kiskereskedelemmel. A legtöbb amerikai ott vásárol laptopokat, ruhákat és sok más terméket. 2000-ben ez még nem így volt. Sok ember szerte a világon a helyi üzletekre vagy közepes méretű kiskereskedelmi márkákra támaszkodott. Az igazán nagy kiskereskedelmi márkák, amelyek „mindent” kínáltak, meglehetősen ritkák voltak. Mi változott tehát? A kiskereskedelmi vállalatok a múltban a kézi munkára támaszkodtak. Számos kiskereskedelmi üzletük volt, amelyeket nagy létszámú személyzetnek kellett üzemeltetnie. A logisztika kezelése is nagyon nehéz volt: minden üzletben többé-kevésbé kiegyensúlyozott áruválasztékot kellett kínálni, hogy ne csak az általános, hanem a niche igényeket is kielégítsék. A postai megrendelési listákat manuálisan kellett elkészíteni, kinyomtatni, és nagy létszámú munkaerőre volt szükség a megrendelések kezeléséhez. Mindez hatással volt a kiskereskedelmi árakra. Az áruk értékesítése sok kézi munkát igényelt.

Aztán megjelent az Amazon, és teljesen megváltoztatta a játékszabályokat azzal, hogy a hagyományos üzletekről az online piacterekre helyezte át a hangsúlyt, ahol a felhasználók nemcsak a helyi áruk közül választhattak, hanem az egész országban (és akár külföldön is) elérhető áruk közül. Ezután jelentős innovációkat vezetett be a raktározási logisztikában, optimalizálta a szállítási időket és a termékállományokat, hogy robotok és intelligens algoritmusok segítségével minimalizálja a végfelhasználók költségeit. Ennek eredményeként az online kiskereskedők (az Amazon mellett a Walmart és az eBay is nagy szereplők) növekvő népszerűsége miatt a hagyományos kiskereskedelmi üzletek már nem tartoznak a mainstreamhez. Továbbra is jól működnek bizonyos niche piacokon, például az élelmiszer- vagy ruházati kiskereskedelemben, de más szektorokban egyre inkább háttérbe szorulnak. Az internetes technológiák, a logisztikai algoritmusok és a robotika által megvalósított automatizálás teljesen átalakította a vásárlási szokásainkat. Sok régebbi kiskereskedő az ágazatban kialakult manuális folyamatokra támaszkodott, és ennek következtében elvesztette piaci részesedését, vagy akár csődbe is ment.

Számos más esetben is hasonló folyamatok játszódtak le. Például a Netflix és más streaming/video-on-demand szolgáltatások nagyban felváltották a televíziót és a filmkölcsönzést a fiatalabb generációk körében. Ötvözik a kölcsönzési szolgáltatások felhasználói szabadságát (a felhasználók kiválaszthatják, mely filmeket szeretnék megnézni), amelyekhez fizikai üzletek szükségesek, és a televízióhoz hasonló, egyszerűsített élményt, amely automatizált ajánló algoritmusokon alapul, amelyeket ma már mesterséges intelligencia is támogat. Hasonló folyamatok zajlottak a közlekedés, a logisztika és még az ingatlanpiac területén is. Az interneten vagy korábban komplex ipari gépeken (például autógyártó robotrendszereken) keresztül megvalósuló automatizálás mindig a manuális folyamatokra támaszkodó vállalatok hanyatlásához vezet. Az általunk vázolt esetekben ez egész ágazatok drámai hanyatlásához vezethet. Más esetekben a manuális folyamatok negatívan befolyásolhatják bizonyos részlegeket anélkül, hogy az egész vállalatot megzavarnák (például ha egy innovatív gyártó manuális folyamatokra támaszkodik a marketing területén).

Miért történik ez olyan gyakran történelmi szempontból? Miért tartanak meg olyan sok vállalat a kézi folyamatokat az automatizálás helyett, annak látszólag nyilvánvaló előnyei ellenére? Az egyik fő ok a közvetlen visszajelzés hiánya. Az automatizálás kezdeti beruházásokat igényel, amelyek csak több év múlva térülnek meg. A vállalat növekedésének elősegítése érdekében a manuális munkaerő növelése rövid távon gyorsabb és könnyebb. Ha azonban a versenytársak által bevezetett automatizált folyamatok egy idő után nyereségessé válnak, a manuális munkaerő bővítésébe történő növekvő beruházások váratlanul negatív hatással járhatnak, és a túlterhelés miatt jelentős erőforrás-veszteséghez vezethetnek. Ennél is fontosabb, hogy nem mindig egyértelmű, melyik automatizálási módszer hozza a legnagyobb előnyöket. Ezért gyakran csábító döntésnek tűnik a meglévő folyamatok egyszerű bővítésére összpontosítani.

Ez a késleltetett előnyök problémája, amely az elmúlt 200 évben sok vállalat számára drámai változásokat eredményezett, egyre kevésbé releváns. A digitális technológiákon és a mesterséges intelligencián alapuló innovációk gyakran annyira hatékonyak és költséghatékonyak, hogy viszonylag rövid időn belül (például egy-két éven belül) jelentős előnyöket hozhatnak. Ha a múltban az automatizálás és a nem automatizálás közötti választás a technológiai fejlődés lassúbb üteme miatt nem mindig volt egyértelmű, ma egyre világosabbá válik: az automatizált eszközökkel támogatott munkaerő a legtöbb esetben jobb, mint a kézi munkára támaszkodó. Íme néhány technológia, amely a legtöbb vállalatnak segíthet (a lista nem teljes): LLM-ek, magas színvonalú algoritmusokkal rendelkező weboldalak a megrendelések feldolgozásához és digitális könyvelési megoldások.

Összefoglalva: a történelmi tapasztalatok azt mutatják, hogy hosszú távon az automatizálás a legjobb megoldás a piac legtöbb vállalatának. A manuális folyamatok rövid távon gyakran könnyebben megvalósíthatónak és olcsóbbnak tűnnek, de szinte mindig alulmaradnak az automatizálással szemben, még egy évtizeden belül is. Az automatizálás egyik leghatékonyabb iránya manapság a szoftverfejlesztés. A számítástechnika világszerte javítja a manuális folyamatokat. A no-code és low-code technológiák megjelenése, valamint az ilyen technológiák használatát ismerő fejlesztőpartnerek, mint például a Keenethics, arra utalnak, hogy ez a folyamat csak tovább fog gyorsulni. Közeledünk egy olyan korszakhoz, amikor az automatizálás mindenütt jelen lesz.