Hogyan építsünk ki egy ténylegesen működő követési rendszert a LinkedIn-en?

Bevezetés

• A rendezetlen LinkedIn-beérkező levelek mappája üzleteket kerülhet, mivel a kutatások szerint az első válaszadó szállító 50%-kal nagyobb eséllyel nyer.
• Építsen ki egy megbízható nyomonkövetési rendszert az üzenetek címkézésével, emlékeztető beállításával és az „Inbox Zero” munkafolyamat alkalmazásával, hogy egyetlen beszélgetés se maradjon ki.
• Az olyan eszközök, mint a Kondo egyszerűsítik ezt a folyamatot azzal, hogy címkéket, emlékeztetőket (szundi) és kivonatokat adnak közvetlenül a LinkedIn beérkező levelek mappájához, segítve Önt abban, hogy több potenciális ügyfelet szerezzen.

Épp most küldött egy ígéretes LinkedIn üzenetet egy potenciális ügyfélnek, ügyfélnek vagy jelöltnek. Mi a következő lépés? Ha Ön is olyan, mint a legtöbb szakember, akkor ez az üzenet valószínűleg több száz másik üzenet közé kerül, lassan elsüllyed a zsúfolt beérkező levelek tengerében, és soha többé nem kerül elő.

„Minden nap rengeteg értékes LinkedIn-üzenetet kapok, és ezek kezelése rémálom!” Ez a számtalan LinkedIn-felhasználó által osztott vélemény egy általános problémát tükröz, amely lehetőségeket, időt és pénzt vesz el Öntől.

A kemény igazság az, hogy a LinkedIn natív üzenetküldő platformja nem olyan szakemberek számára készült, akik kritikus üzleti eszközként támaszkodnak rá. Szociális interfészként tervezték, nem pedig termelékenységi erőműként. Az eredmény? Kaotikus beérkező levelek, ahol a fontos potenciális ügyfelek és beszélgetések elsüllyednek a kapcsolati értesítések és az alacsony prioritású csevegések között.

De itt van, ami megkülönbözteti a legjobb teljesítményűeket a többiektől: a potenciális ügyfelek nem alakulnak át maguktól. Ahogy Luigi Prestinenzi értékesítési szakértő megjegyzi: „A legjobb csapatok az érkező üzeneteket aranyként kezelik, nem csak azzal, hogy válaszolnak rájuk, hanem azzal is, hogy gyorsan válaszolnak és fegyelmezett módon követik nyomon őket.”

A megoldás nem az, hogy több beszélgetést folytassunk, hanem egy olyan rendszer kiépítése, amely biztosítja, hogy soha ne hagyjunk ki egyetlen fontos beszélgetést sem. Ez az útmutató végigvezeti Önt egy olyan nyomonkövetési rendszer létrehozásán, amely a LinkedIn beérkező levelek mappáját a szorongás forrásából konverziós gépezzé alakítja.

A rendezetlen LinkedIn-beérkező levelek magas költsége

Mielőtt a megoldásokra térnénk, nézzük meg, mivel állunk szemben. A LinkedIn natív beérkező levelek mappája több kritikus korlátozással jár:

• Zavaros felület és prioritások hiánya: Nincs lehetőség a potenciális ügyfelek elkülönítésére a hálózati csevegésektől vagy promóciós üzenetektől.
• Nincs szűrés vagy kategorizálás: Nem lehet hatékonyan címkézni, csoportosítani vagy szűrni az üzeneteket szakasz, prioritás vagy beszélgetés típusa szerint.
• Korlátozott emlékeztető funkciók: A LinkedIn nem kínál beépített lehetőséget a nyomon követések ütemezésére vagy arra, hogy emlékeztesse magát a potenciális ügyfelekkel való kapcsolatfelvételre.
• UI/UX problémák: A felület nehézkesnek és lassúnak tűnik, a felhasználók jelentései szerint jelentős időt veszítenek el pusztán a beszélgetések között való navigálással.

Ezek nem csak bosszantóak, hanem közvetlenül befolyásolják az eredményét:

• Elvesztett bevétel: egy ígéretes potenciális ügyféllel való feledésbe merült utánkövetés közvetlen potenciális bevételkiesést jelent.
• Késleltetett üzletek és felvételek: A lassú válaszadási idő azt jelenti, hogy azok a versenytársak nyernek, akik elsőként lépnek kapcsolatba. Kutatások szerint az elsőként válaszadó szállító 50%-kal nagyobb eséllyel nyeri el az üzletet.
• Bejövő levelek miatti szorongás és kiégés: Az a érzés, hogy folyamatosan lemaradunk, stresszt okoz, ami csökkenti az általános termelékenységet.

Ahogy egy Reddit-felhasználó panaszkodott: „A LinkedIn üzenetei túl könnyen felhalmozódnak és elvesznek, én is tapasztaltam már.” Ez nem csak frusztráló, hanem alternatív költséget is jelent.

A bombabiztos nyomonkövetési rendszer 4 pillére

Mielőtt belevágnánk a taktikai megvalósításba, állapítsuk meg azokat az alapelveket, amelyekre minden hatékony LinkedIn-követési rendszernek épülnie kell:

1. pillér: Gyorsaság

Az első válaszadó hatalmas előnyben van. Ahogy Luigi Prestinenzi esettanulmánya is kiemeli, amikor a Grant Thornton gyorsabb válaszadási időre váltott, jelentős növekedést tapasztaltak a konverziós arányokban. A rendszernek prioritásként kell kezelnie az új üzenetek gyors feldolgozását.

2. pillér: Fegyelem

A nyomonkövetés ritmusa nem alapulhat azon, hogy „amikor eszébe jut” vagy „amikor kedve van hozzá”. Strukturáltnak és következetesnek kell lennie, kiküszöbölve a találgatásokat és biztosítva, hogy egyetlen beszélgetés se maradjon ki.

3. pillér: Szervezés

Szüksége van egy módszerre, amellyel minden beszélgetést osztályozhat és kategorizálhat, így energiáját a legfontosabb dolgokra összpontosíthatja. Ezen struktúra nélkül értékes időt pazarol el irreleváns üzenetek átnézésével, miközben a nagy potenciállal rendelkező potenciális ügyfelek elhidegülnek.

4. pillér: Nulla mentális terhelés

A rendszernek ott kell lennie, ahol dolgozol (a beérkező levelek mappájában), és zökkenőmentesen kell működnie. A külső táblázatokra, naptárakra vagy feladatkezelőkre támaszkodni kontextusváltást eredményez, ami megöli a lendületet.

Most, hogy megértettük az alapelveket, építsük fel a rendszert a nulláról.

Lépésről lépésre: Hogyan építsd fel a nagy teljesítményű nyomonkövetési rendszeredet

1. lépés: Válogatás és rendezés címkékkel és osztott beérkező levelek mappákkal

A probléma: A LinkedIn beérkező levelek mappájában minden üzenet ugyanúgy néz ki, így időt kell pazarolnod a beszélgetések újbóli elolvasására, hogy meghatározd azok fontosságát.

A megoldás: Vezessen be egy címkézési rendszert, amely azonnal jelzi az egyes beszélgetések állapotát és prioritását.

Hogyan valósítsuk meg:

1. Határozza meg alapvető kategóriáit a munkafolyamat alapján. Példák:

   • Forró lead
   • Közepes potenciális ügyfél
   • Ügyfél
   • Jelölt – Szűrés
   • Követés Q3

2. Alkalmazzon ezeket a címkéket minden fontos beszélgetésre, amint belekezd.

3. Készítsen külön nézeteket minden címkéhez, így csak azokra a beszélgetésekre kell koncentrálnia, amelyek éppen fontosak.

Ezeknek a kategóriáknak a kézi nyomon követése unalmas és hibalehetőségekkel jár. Ez az a pont, ahol a Kondohoz hasonló, erre a célra kifejlesztett eszközök átalakíthatják ezt a folyamatot. A Kondo segítségével egyedi címkéket hozhat létre, és azokat egy egyszerű billentyűparancs (L) segítségével alkalmazhatja. A platform emellett osztott beérkező levelek mappákat is létrehoz, amelyek segítségével csak a meghatározott címkével ellátott üzeneteket tekintheti meg, így hatékonyan létrehozhat fókuszált teendőlistákat, amelyek kiszűrik az összes többi zavaró tényezőt.

2. lépés: Soha többé ne hagyjon ki egy visszajelzést az emlékeztetővel

A probléma: „A nyomon követési üzenetek megszerzése kissé problémásnak bizonyul” – osztotta meg egy Reddit-felhasználó. Szisztematikus emlékeztető rendszer nélkül a kritikus nyomon követések elfeledésbe merülnek, és a potenciális üzletek elszállnak.

A megoldás: Vezessen be egy emlékeztető rendszert, amely ideiglenesen archiválja a beszélgetéseket, és pontosan a megfelelő pillanatban újra felhívja rájuk a figyelmet.

Hogyan valósítsa meg:

1. Minden olyan beszélgetéshez, amely jövőbeli intézkedést igényel, állítson be egy konkrét emlékeztető dátumot és időpontot.
2. A beszélgetésnek addig el kell tűnnie a fő beérkező levelek mappájából, csökkentve ezzel a rendetlenséget és a mentális terhelést.
3. Amikor az emlékeztető bekapcsol, a beszélgetésnek vissza kell kerülnie a beérkező levelek tetejére, hogy figyelmet igényeljen.

A naptári emlékeztetőket vagy feladatkezelő alkalmazásokat összefércelni helyett használja Kondo Snooze funkciója funkciója közvetlenül integrálja ezt a munkafolyamatot a LinkedIn beérkező levelek mappájába. Nyomja meg a **H gombot, hogy emlékeztetőt állítson be holnapra, jövő hétre vagy egy egyéni dátumra. Az üzenet eltűnik a beérkező levelek mappájából, és a határidő lejártával újra megjelenik a tetején, így biztosítva, hogy semmi ne merüljön feledésbe. Ha a válasz a emlékeztető lejáratát megelőzően érkezik, az automatikusan törlődik – így nem kell többé utánajárni azoknak, akik már válaszoltak.

3. lépés: Érje el az „Inbox Zero” állapotot egy könyörtelen válogatási munkafolyamat segítségével

A probléma: A legtöbb szakember a LinkedIn beérkező levelek mappáját állandó tárolóhelyként használja, hagyva, hogy az üzenetek hónapokig vagy évekig felhalmozódjanak, ami elsöprő rendetlenséget eredményez.

A megoldás: Alakítsa át a beérkező levelek mappáját a régi üzenetek tárolóhelyéről egy dinamikus teendőlistává, amelyet naponta töröl.

A munkafolyamat: Minden új üzenetnél válasszon a négy lehetőség közül:

1. Válasz: Ha kevesebb mint 2 percet vesz igénybe, azonnal válaszoljon.
2. Snooze (Emlékeztető): Ha későbbi időpontban további intézkedés szükséges, állítson be emlékeztetőt, és archiválja.
3. Címkézés és archiválás: Ha a kontextus szempontjából fontos, de további intézkedést nem igényel, címkézze megfelelően, és távolítsa el a beérkező levelek mappájából.
4. Archiválás: Ha a beszélgetés befejeződött, töröld a fő nézetből.

Ez az Inbox Zero filozófia a Kondo-hoz hasonló termelékenységi rendszerek alapja, ahol az archiválás (**E), elhalasztás (H) és címkézés (L) billentyűparancsok segítségével több száz üzenetet lehet feldolgozni perceken belül, nem pedig órák alatt. A felhasználók szerint ez a munkafolyamat legalább 30 perc időmegtakarítást jelent naponta.

4. lépés: Órák megtakarítása újrafelhasználható szövegrészletekkel

A probléma: Órákat pazarolsz ugyanazon üzenetek különböző változatainak újbóli begépelésével a nyomon követés, az ütemezés és a gyakori kérdések miatt.

A megoldás: Hozzon létre egy sablonkönyvtárat a gyakran elküldött üzeneteihez, amelyeket azonnal beilleszthet és személyre szabhat.

Hogyan valósítsa meg:

1. Azonosítsa az ismétlődően elküldött üzeneteket (pl. időzített linkek, válasz nélküli követések, árak).
2. Hozzon létre sablonokat személyre szabott változókkal, például **{firstName}, hogy megőrizze a személyes hangnemet.
3. Használjon olyan rendszert, amely lehetővé teszi ezeknek a sablonoknak a minimális billentyűleütésekkel történő beillesztését.

A Kondo Snippets funkciója lehetővé teszi, hogy ezeket a sablonokat egy egyszerű paranccsal (;) elmentse és azonnal beilleszthesse. Automatikusan kitölti a változókat, például a címzett nevét, ötvözve az automatizálás sebességét a személyre szabás elengedhetetlen elemeivel.

Az utolsó lépés: a LinkedIn szinkronizálása a nyilvántartási rendszerével

A több platformon keresztül kapcsolatokat kezelő csapatok és szakemberek számára van egy utolsó kihívás: a LinkedIn-beszélgetései fekete dobozok a csapat többi tagja és a CRM számára. Ez adatsilókat és hiányos ügyfélprofilokat eredményez.

A megoldás egy automatizált híd a LinkedIn beérkező levelek mappája és a központi adatbázis (CRM, ATS stb.) között. Így valósíthatja meg:

1. Használjon olyan eszközt, amely a LinkedIn-en történt eseményekre reagálva műveletet indít el a CRM-ben.
2. Hozzon létre olyan munkafolyamatokat, mint például: Amikor a **Hot Lead címkét alkalmazza egy beszélgetésre, automatikusan hozzon létre egy üzletet a HubSpotban, vagy adjon hozzá egy megjegyzést egy kapcsolathoz a Salesforce-ban.
3. Győződjön meg arról, hogy a beszélgetések összefoglalói és a legfontosabb részletek szinkronizálva vannak, hogy egyetlen megbízható forrás álljon rendelkezésre.

A Kondo Business Tier natív integrációkkal és webhookokkal oldja meg ezt a problémát. Csatlakozhat olyan eszközökhöz, mint a HubSpot, a Notion, a Google Sheets vagy bármely rendszer a Zapier/Make segítségével. Ez automatizálja a LinkedIn-tevékenységek naplózásának unalmas adatbevitelét, teljes átláthatóságot biztosít és órákat takarít meg a csapatának a kézi munkával.

Következtetés: A káosztól a konverzióig

Ne hagyja, hogy a kaotikus, alapértelmezett LinkedIn beérkező levelek határozzák meg a sikerét. A sebességre, a szervezettségre és a nulla mentális terhelésre épülő fegyelmezett nyomonkövetési rendszer nem csak jó, ha van, hanem elengedhetetlen mindenki számára, aki komolyan veszi a LinkedIn üzleti eszközként való használatát.

Az előrelépés útja egyértelmű:

1. Címkékkel történő osztályozás: A beszélgetéseket prioritás és típus szerint kategorizálja.
2. Ne felejtsen el semmit az emlékeztetővel: állítson be rendszeres nyomonkövetési ütemterveket
3. Tisztázza a helyzetet az Inbox Zero segítségével: dolgozza fel a üzeneteket naponta, ne hagyjon semmit a véletlenre
4. Időt takaríthat meg a kivonatokkal: automatizálja az ismétlődő üzeneteket, miközben megőrzi a személyre szabottságot
5. Tartsa fenn az egységes információforrást: szinkronizálja a LinkedIn tevékenységét a CRM-mel vagy a nyilvántartási rendszerével

Folytathatja a kézi trükkök és külső eszközök összerakását, vagy alkalmazhat egy olyan platformot, amelyet alapjaitól fogva pontosan ennek a rendszernek a működtetésére terveztek. Ha készen áll arra, hogy LinkedIn DM-jeit konverziós gépezzé alakítsa, és hetente órákat nyerjen vissza, itt az ideje egy valóban működő rendszer kiépítésének.

Ne feledje, amit Luigi Prestinenzi hangsúlyozott: „A legjobb csapatok az inboundot aranyként kezelik, nem csak azzal, hogy válaszolnak, hanem azzal is, hogy gyorsan válaszolnak és fegyelmezett módon követik nyomon a dolgokat.” A megfelelő rendszerrel soha többé nem fog elszalasztani egy értékes potenciális ügyfelet sem.

Gyakran ismételt kérdések

Miért olyan fontos a LinkedIn nyomonkövetési rendszer?

A LinkedIn nyomonkövetési rendszer azért fontos, mert megakadályozza, hogy értékes potenciális ügyfelek, ügyfelek és jelöltek elvesznek a zsúfolt beérkező levelek között, ami közvetlenül befolyásolja bevételeit és sikerét. Rendszer nélkül a fontos beszélgetések elsikkadnak, ami elszalasztott lehetőségekhez vezet. Ahogy a cikk kiemeli, az első válaszadó szállító esélye jelentősen nagyobb, hogy megnyerje az üzletet. A sebességre, a szervezettségre és a fegyelemre épülő rendszer biztosítja, hogy azonnal és következetesen lépjen kapcsolatba a legfontosabb partnerekkel.

Mi a legjobb módszer a LinkedIn üzeneteim szervezésére?

A LinkedIn üzenetek szervezésének leghatékonyabb módja egy címkézési vagy jelölési rendszer bevezetése, amely a beszélgetéseket státuszuk és prioritásuk szerint kategorizálja. Létrehozhat olyan címkéket, mint **Forró potenciális ügyfél, Ügyfél vagy Nyomon követés szükséges. Ez lehetővé teszi a beérkező levelek szortírozását és csak a releváns beszélgetésekre való koncentrálást. Bár ezt manuálisan is megpróbálhatja, olyan eszközök, mint a Kondo automatizálják ezt a folyamatot olyan funkciókkal, mint a Split Inboxes, amely minden kategóriához fókuszált teendőlistákat hoz létre.

Beállíthatok nyomon követési emlékeztetőket közvetlenül a LinkedIn-en?

Nem, a LinkedIn natív platformja nem kínál beépített funkciót az üzenetek nyomon követésére szolgáló emlékeztető beállításához. Ez a korlátozás az egyik fő oka annak, hogy a fontos nyomon követéseket gyakran elfelejtik. Ennek megoldásához külső módszerekre, például naptárbejegyzésekre kell támaszkodnia, vagy olyan integrált eszközt kell használnia, mint a Kondo, amely lehetővé teszi, hogy egy beszélgetést „szundítson”, és az egy meghatározott dátumon és időpontban újra megjelenjen a beérkező levelek mappájában.

Mi az „Inbox Zero” módszer a LinkedIn esetében, és hogyan működik?

Az Inbox Zero módszer a LinkedIn esetében egy napi munkafolyamat, amelynek során minden új üzenetet négyféle művelet egyikével kezel: Válasz, Emlékeztető (Elhalasztás), Címkézés és archiválás vagy Archiválás. A cél az, hogy a beérkező levelek mappáját egy zsúfolt tárolóhelyről egy tiszta, cselekvésre késztető teendőlistává alakítsa át. A beérkező levelek mappájának napi törlésével csökkenti a mentális terhelést, és biztosítja, hogy minden fontos üzenet megkapja a neki járó figyelmet, anélkül, hogy elveszne.

Hogyan gyorsíthatom fel a válaszadási időmet a LinkedIn-en?

Jelentősen felgyorsíthatja a válaszadási idejét, ha előre megírt sablonokat vagy szegmenseket használ a gyakori kérdésekre és visszajelzésekre. Sok beszélgetés ismétlődő kérdéseket vagy időpont-egyeztetési kéréseket tartalmaz. Újrafelhasználható szegmensek könyvtárának létrehozásával másodpercek alatt válaszolhat ezekre az üzenetekre. A szegmensfunkcióval rendelkező eszközök lehetővé teszik, hogy egyszerű parancsokkal személyre szabott sablonokat illesszen be, ötvözve az automatizálás hatékonyságát a kapcsolatok építéséhez szükséges személyes érintéssel.

Tényleg szükségem van egy harmadik féltől származó eszközre a LinkedIn beérkező üzeneteim kezeléséhez?

Bár megpróbálhatja manuálisan kezelni a beérkező leveleket táblázatok vagy naptárak segítségével, egy erre a célra kifejlesztett külső eszköz sokkal hatékonyabb és megbízhatóbb azoknak a szakembereknek, akik üzleti tevékenységük során a LinkedIn-re támaszkodnak. A manuális rendszerek súrlódásokat okoznak, állandó kontextusváltást igényelnek és hajlamosak az emberi hibákra. A Kondohoz hasonló, közvetlenül a LinkedIn beérkező levelek mappájába integrálódó eszköz automatizálja a címkézést, az emlékeztetőket és a sablonokat, így egy súrlódásmentes rendszert hoz létre, amely időt takarít meg és megakadályozza, hogy lehetőségek vesszenek kárba.