Hogyan védheti meg vállalkozását a csalástól és a csalóktól?

Bevezetés

A csalás váratlanul éri a tulajdonosokat. Lehet, hogy úgy gondolja, hogy rendszerei biztonságosak, amíg egy hamis számla nem csúszik át, vagy egy alkalmazott bejelentkezési adatait nem hackelik meg. Ez személyes ügynek tűnik, mert minden dollárért keményen megdolgozik. A célunk az, hogy segítsünk Önnek olyan rendszert kiépíteni, amely biztonságban tartja vállalkozását, anélkül, hogy napja stresszes maratoni futássá válna.

Minél jobban megérti a csalások működését, annál könnyebb lesz megakadályozni azok terjedését.

Tudja meg, hogyan jelenik meg a csalás

A legtöbb csalási eset egyértelmű mintát követ. A csalási taktikák változnak, de a trükkök lényege ugyanaz marad. A kisvállalkozások tulajdonosainak több mint 57%-a állította, hogy már találkozott csalással.

Hamis fizetések

A csalók valódi kinézetű számlákat küldenek. Utánozzák a beszállító stílusát, logóját, hangnemét, és akár a régi számlaszámokat is újra felhasználják. Arra számítanak, hogy a leterhelt csapatok ellenőrizetlenül kattintanak és fizetnek. Sok tulajdonos először akkor veszi észre, hogy valami „nem stimmel” az összeggel, vagy amikor a beszállító megkérdezi, miért nem fizettek még.

Belső munkák

Ez különösen kellemetlen, mert olyan emberektől származik, akiket Ön alkalmazott. Ha egy alkalmazott felügyelet nélkül kezeli a pénzt, akkor hibák vagy visszaélések történhetnek. Ez lehet hamis visszatérítés, megváltoztatott nyilvántartások vagy módosított fizetési adatok. A belső munkák ott terjednek, ahol a szerepek keverednek, és senki sem ellenőrzi a munkát.

Fiókfeltörések

Az e-mailje a fő célpont. Ha a csalók bejutnak, elolvassák az üzeneteit, lemásolják a beszédét, és ráveszik a csapatát, hogy pénzt utaljon. Vissza is állíthatják a bankja, alkalmazásai és felhőalapú eszközei jelszavait. Ezért egy egyetlen gyenge bejelentkezés is veszélybe sodorhatja az egész rendszerét.

Adathalász trükkök

Ezek az üzenetek valódinak tűnnek. Hamis szállítási bizonylatokat, hamis banki értesítéseket, hamis adóüzeneteket vagy hamis jelszó-visszaállításokat használnak. Amint valaki rákattint, a csalók hozzáférést kapnak vagy rosszindulatú szoftvert telepítenek.

A taktika egyszerű. Azt akarják, hogy siessen.

Ha megérted ezeket a mintákat, sokkal nehezebb lesz téged megtéveszteni.

Készítsen biztonsági rutinokat

A csalások megelőzéséhez nincs szükség bonyolult eszközökre. Inkább olyan következetes szokásokról van szó, amelyeket úgy kezel, mint a fogmosást.

Az AFP 2024-es fizetési csalásokról szóló felmérése szerint a szervezetek 80%-a jelentett fizetési csalási kísérletet vagy sikeres fizetési csalást az elmúlt évben.

Kétfaktoros bejelentkezés

Ez a leghatékonyabb intézkedés, amit tehetsz. A telefonodon vagy egy alkalmazásban megjelenő kód megakadályozza a legtöbb behatolást. Még ha valaki ellopja is a jelszavadat, nem fog tudni hozzáférni.

Szigorú hozzáférési szabályok

Adjon hozzáférést az embereknek a szerepük alapján. Nem mindenkinek kell látnia a bankszámlákat vagy a beszállítói listákat. Ha korlátozza a hozzáférést, a hibák és a kockázatok gyorsan csökkennek. Ez megkönnyíti annak nyomon követését is, hogy ki mit tett.

Heti ellenőrzések, amelyeket be kell tartania

Válasszon ki egy napot a héten, amikor átnézi a bankszámlakivonatait, a platform számláit és a legutóbbi tevékenységeket. Nem kell mindent ellenőriznie. Csak azokat a dolgokat keresse, amelyek nem stimmelnek. Egy kis furcsa terhelés gyakran egy nagyobb terv első jele.

Lassítsa le a nagy összegű kifizetéseket

A csalók a sürgősségre támaszkodnak. Egy gyors telefonhívás tisztázza a legtöbb hamis e-mailt. Ha egy beszállító banki adatai hirtelen megváltoznak, mindig erősítse meg egy hanghívással egy olyan számon, amelyről tudja, hogy valódi.

Tanítsa meg csapatát valós példákkal

Nincs szükség formális képzésre. Csak gyűjtsön össze három hamis e-mailt, amit látott, és mutassa meg őket a munkatársainak. Gyorsan megtanulják a mintákat. Az emberek jobban emlékeznek a vizuális példákra, mint a hosszú megbeszélésekre.

Idővel ezek a lépések automatikus szokásokká válnak, amelyek megvédik a pénzét.

Figyeljen a szociális trükkökre

Ez a típusú csalás az embereket célozza meg, nem a rendszereket. A csalók barátságosnak, stresszesnek vagy sietőnek tettetik magukat. Gyakran apró részleteket hoznak fel, hogy munkájuk valóságosnak tűnjön.

Példa: A hívó fél azt mondja: „Frissítjük a szolgáltatását, és látom, hogy az Ön területén nincs internet. Szükségem van a bejelentkezési adataidra, hogy újra online lehessen.”

A hangnem nyugodt és segítőkész. Egy problémát megoldani akaró munkatárs átadhatja a hozzáférést.

• Tanítsa meg egyszerű szabályokat a munkatársainak.
• Állj meg, mielőtt bármilyen információt megosztanál.
• Hívja vissza a hivatalos vállalati telefonszámot.
• Mondja meg nekik, hogy meg kell erősíteniük a személyazonosságukat.

Ha a csapata tudja, hogy azt mondhatja: „Ezt ellenőriznem kell”, akkor elveszi a csaló hatalmát.

Határozzon meg egyértelmű szabályokat a beszállítók számára

A hamis beszállítók gyakoriak, mert sok csapat sietve végzi el a bevezetési folyamatot. Egy egyszerű ellenőrzőlista megakadályozza a legtöbb hamis számlát.

A világos beszállítói beállítások a következőket tartalmazhatják:

• A cég teljes neve
• A kapcsolattartó személy neve
• A tesztelt valódi telefonszám
• Adóadatok
• A telefonhívás során megerősített banki adatok
• Egy egyszerű megállapodás, amelyet az Ön nyilvántartásaiban tárolnak

Az emberek akkor dőlnek be a hamis beszállítóknak, amikor feltételezik, hogy valaki más már ellenőrizte a részleteket. Az ellenőrzőlista kiküszöböli a találgatásokat.

Emellett segít az új munkatársaknak elkerülni a hibákat. Amikor új munkatársakat vesz fel, ez a szabály útmutatóként szolgál számukra.

Mentális egészség és stresszkezelés

A csalás akkor csúszik át, amikor kimerült vagy. Ha a fejed tele van, akkor apró részleteket nem veszel észre, például a megváltozott bankszámlaszámokat vagy a gyanús linkeket.

A kisvállalkozások tulajdonosainak sok teendőjük van. Számlák, alkalmazotti kérdések, szállítási késések, ügyfélkérések, hosszú éjszakák és korai reggelek. Az agyad túlterhelt, és amikor ez megtörténik, csökken a figyelmed.

Vannak, akik wellness-rutinokat próbálnak ki, hogy segítsenek nekik kikapcsolódni és pihenni. Ezekben a körökben az emberek kratomról és kava-ról beszélnek, amikor hosszú munkanapok után pihenni akarnak. Amikor megvizsgálják ezeket a növényi termékeket, általában olyan eladókat választanak, akik tiszta forrásból szerzik be az árukat, hogy elkerüljék a rossz minőségű termékeket. Ez egy biztonsági intézkedés, amit az emberek megtesznek, nem pedig a hatásokra vonatkozó állítás.

Ez gyakran előfordul a wellnessről szóló beszélgetésekben, amelyeket olyan emberek folytatnak, akik megpróbálják fenntartani az egyensúlyt az üzleti nyomás alatt.

Koncentráció és éles gondolkodás a csalásellenőrzés során

A csalásellenőrzéshez koncentrációra van szükség. Ha csak átfutja a szöveget, elmulaszthat egy apró nyomot. A tulajdonosok gyakran annyira sokfelé kell figyelniük, hogy a nap végére elveszítik mentális éberségüket.

Néhányan a fókusz fórumokon a 7-hidroximitragin-termékekről beszélgetnek, amikor azt vizsgálják, hogy más felhasználók hogyan maradnak éberek hosszú feladatok során. Aki kíváncsi erre, az általában olyan eladókat keres, akik teljes laboratóriumi tesztekkel rendelkeznek, hogy ne kerüljön kapcsolatba kockázatos termékekkel.

Ismétlem, ez nem tanács. Csak egy bepillantás abba, hogy mit kutatnak az emberek, amikor hosszú munkavégzés során ébren maradni szeretnének.

Rejtett vakfoltok kijavítása

Minden vállalkozásnak vannak gyenge pontjai. A tulajdonosok nem veszik észre őket, amíg valami baj nem történik.

Régi jelszavak

Ha a jelszava születésnapon, háziállaton, gyereken vagy régi mintán alapul, akkor könnyű kitalálni. A jelszavak újrahasznosítása az alkalmazásokban szintén lehetőséget ad a visszaélésekre.

Ellenőrizetlen bizalom

Bízhat a munkatársaiban, és mégis ellenőrizheti a könyvelést. A felügyelet nem bizalmatlanság. Ez a biztonságos üzletvitel része.

Kis szivárgások

A csalók gyakran apró összegekkel tesztelik Önt. Ha a kis összegeket nem veszi észre, azok egyre nagyobbak lesznek. A heti ellenőrzések megakadályozzák ezt.

Gyenge e-mail szabályok

Ha nincs beállítva szűrő vagy riasztás, nem fogja észrevenni a manipuláció jeleit. Az e-mail az üzleti tevékenységének központi eleme. Védje meg! A vakfoltok korai felismerése sok fájdalmat megkímélhet Öntől később.

Mi a teendő, ha csalás történik

A csalások nem fognak eltűnni, de egyszerű, stabil és átlátható rendszerekkel megnehezítheti a vállalkozása megcélzását. Erős szokások, heti ellenőrzések, biztonságos bejelentkezések és egy csapat, amely megérti a csalások működését, valódi védelmet nyújtanak.

Ha nyugodt marad, egyensúlyban tartja a munkaterhelését, és a legfontosabb feladatokra koncentrál, akkor korán észleli a problémákat, és elkerüli a költséges károkat. Az a vállalkozás, amely odafigyel a kis jelekre, biztonságosabb, mint az, amelyik megvárja, amíg komoly probléma merül fel. Ha továbbra is ápolja ezeket a szokásokat, rendszerének biztonsága hétről hétre erősödik.