10 strumenti che i team operativi utilizzano per rimanere al passo con i tempi

Introduzione

Ammettiamolo: oggi i team operativi si destreggiano tra più palline che mai, e qualcuno continua a lanciarne di nuove quando non si guarda. Tra la valanga di dati, la pressione a muoversi velocemente e l'aspettativa di fare di più con meno, non c'è da stupirsi che i team operativi siano sempre alla ricerca di strumenti che rendano la vita più facile. Ho trascorso molto tempo a chiacchierare con i professionisti delle operazioni, a scavare nelle ultime ricerche e, sì, a guardare il mio team alle prese con fogli di calcolo che sembrano moltiplicarsi in una notte. Gli strumenti giusti per la gestione delle operazioni non sono solo piacevoli da avere, ma fanno la differenza tra essere all'avanguardia e recuperare.

Quindi, se siete alla ricerca di strumenti per i team operativi che possano aiutarvi a ottimizzare, automatizzare e tornare a casa prima che la cena si raffreddi, siete nel posto giusto. Ecco la mia opinione sui 10 software operativi che aiutano i team a essere all'avanguardia, a partire da quello che conosco meglio.

Thunderbit: Lo strumento di estrazione dei dati con intelligenza artificiale per i team operativi

Romperò la tradizione e metterò Thunderbit al primo posto, perché è quello il suo posto. Avendo visto di persona quanto tempo i team operativi sprecano nella raccolta manuale dei dati, posso affermare con sicurezza che Thunderbit è una boccata d'aria fresca: Thunderbit è una boccata d'aria fresca.

Thunderbit è un'estensione di Chrome per il web scraper con intelligenza artificiale, pensata per gli utenti aziendali che hanno bisogno di estrarre dati strutturati da qualsiasi sito web, senza scrivere una sola riga di codice. La magia (ok, non la magia, ma un'intelligenza artificiale davvero intelligente) sta nel modo in cui legge una pagina web, suggerisce quali campi estrarre e segue persino i link alle sottopagine per costruire un set di dati completo. È sufficiente fare clic su "AI Suggest Fields", esaminare le colonne e premere "Scrape". Tutto qui. Non è più necessario copiare all'infinito o preoccuparsi di rompere uno script ogni volta che il layout di un sito web cambia.

Ciò che distingue Thunderbit per i team operativi è la sua attenzione ai casi d'uso reali:

• Monitoraggio della concorrenza: Rilevate SKU, prezzi e livelli di scorte dai siti dei fornitori o dei concorrenti. Ho visto team operativi di e-commerce utilizzare Thunderbit per monitorare le variazioni di prezzo tra decine di fornitori, ricevendo avvisi prima che chiunque altro se ne accorga.

• Generazione di lead: I sales ops possono creare elenchi di lead mirati, recuperando da LinkedIn o da elenchi di nicchia, completi di e-mail e numeri di telefono (Thunderbit è in grado di formattare i numeri di telefono per voi).

• Automazione del flusso di lavoro: Con lo scraping programmato, è possibile impostare Thunderbit per aggiornare i dati a intervalli regolari: l'ideale per mantenere aggiornate le dashboard o monitorare i livelli di inventario.

E parliamo di integrazioni: Thunderbit esporta direttamente in Excel, Google Sheets, Airtable o Notion, in modo da poter inserire i dati raccolti nei flussi di lavoro esistenti. Dispone inoltre di modelli istantanei per i siti più popolari (Amazon, Zillow, Instagram, Shopify e altri ancora), in modo da poter iniziare con un solo clic.

La parte migliore? Non è necessario essere tecnici. L'interfaccia visiva di Thunderbit, i suggerimenti di campo basati sull'intelligenza artificiale e la configurazione senza codice consentono a chiunque di utilizzarlo. C'è un livello gratuito per i piccoli lavori e piani a pagamento che scalano in base alle vostre esigenze.

Thunderbit in azione: Casi d'uso delle operazioni nel mondo reale

• Monitoraggio dei prezzi delle SKU: Traccia automaticamente i prezzi dei prodotti e lo stato delle scorte tra più fornitori.

• Generazione di lead: Creare elenchi aggiornati di potenziali clienti da elenchi di aziende o piattaforme sociali.

• Estrazione di dati immobiliari: Estrazione di annunci immobiliari, prezzi e informazioni di contatto per l'analisi del mercato.

• Monitoraggio dell'inventario: Monitorare l'inventario dei concorrenti e individuare le opportunità di scarse scorte.

Ho visto team risparmiare ore (a volte giorni) ogni settimana automatizzando ciò che prima era una noiosa ricerca manuale. E onestamente, chi non vorrebbe recuperare quel tempo?

Perché i team operativi hanno bisogno degli strumenti giusti per essere all'avanguardia

Zoomiamo per un attimo. Il mondo delle operazioni è cambiato in fretta. IDC prevede che la spesa globale per la trasformazione digitale raggiungerà i 2,8 trilioni di dollari entro il 2025. Il CEO di Microsoft ha persino affermato che abbiamo assistito a "due anni di trasformazione digitale in due mesi". Non si tratta solo di un titolo di giornale, ma della realtà che i team operativi vivono ogni giorno.

Senza gli strumenti giusti, i team operativi si impantanano:

• Silos di dati: informazioni sparse in fogli di calcolo, e-mail e applicazioni.

• Lavoro manuale: Oltre il 40% dei lavoratori dedica almeno un quarto della settimana a compiti ripetitivi.

• Processi lenti: Attesa di approvazioni o aggiornamenti che dovrebbero essere immediati.

• Opportunità perse: Se non riuscite a monitorare i concorrenti o l'inventario in tempo reale, siete già in ritardo.

I moderni software operativi sono progettati per abbattere queste barriere: automatizzare il lavoro di routine, consolidare le informazioni e liberare il team per concentrarsi su ciò che realmente sposta l'ago della bilancia.

Criteri di selezione: Cosa rende un ottimo strumento di gestione delle operazioni?

Con così tante opzioni disponibili, come si fa a scegliere gli strumenti giusti per i team operativi? Ecco cosa cerco:

• Facilità d'uso: Interfacce senza codice o a basso codice, in modo che chiunque possa partecipare.

• Automazione: Regole di flusso, trigger e assistenza AI per ridurre il lavoro manuale.

• Integrazione: La possibilità di collegarsi allo stack esistente: CRM, fogli di calcolo, Slack e così via.

• Scalabilità: Strumenti che crescono con il vostro team, non strumenti che supererete in sei mesi.

• Flessibilità dei prezzi: Livelli gratuiti o opzioni pay-as-you-go per iniziare con poco.

Uno strumento è valido solo quanto la volontà del team di utilizzarlo. Se è complicato o difficile da integrare, non farà altro che prendere polvere.

Asana: Semplificare la gestione di attività e progetti

Quando si tratta di tenere sotto controllo i progetti, Asana è il preferito dai team operativi, e per una buona ragione. È utilizzato dall'85% delle aziende Fortune 100, il che la dice lunga sulla sua forza di resistenza.

Asana consente di organizzare le attività, fissare le scadenze e assegnare le responsabilità con la semplicità del drag-and-drop. Le funzioni di automazione dei flussi di lavoro consentono di instradare automaticamente le attività, convertire le e-mail in ticket e standardizzare i processi. Ho visto team utilizzare Asana per pianificare iniziative trimestrali, monitorare i KPI e assicurarsi che nulla vada perso. Inoltre, si integra con Slack, Outlook e Google Drive, in modo che gli aggiornamenti siano sempre sincronizzati.

Airtable: Gestione flessibile dei dati per le operazioni

Se amate i fogli di calcolo ma vorreste che fossero un po' più... potenti, Airtable è il vostro nuovo migliore amico. Combina la familiarità di un foglio di calcolo con la forza di un database, consentendovi di tenere traccia dell'inventario, gestire i progetti o documentare i processi, il tutto in un unico posto.

Il vero punto di forza di Airtable è la sua flessibilità. È possibile creare viste personalizzate, collegare i record e persino automatizzare gli aggiornamenti. Ho visto team operativi utilizzarlo per qualsiasi cosa, dal monitoraggio dei contratti con i fornitori alla gestione delle liste di controllo per l'onboarding.

Slack: Comunicazione in tempo reale per team operativi in rapido movimento

I team operativi si muovono velocemente e Slack tiene tutti in contatto. Con canali per ogni progetto, messaggistica diretta e integrazioni con migliaia di app, Slack è la "sala operativa" digitale dove le domande veloci ricevono risposte veloci.

Gli avvisi automatici, i bot per i flussi di lavoro e la condivisione dei file rendono facile il coordinamento tra i vari reparti. Ricordo ancora la prima volta che ho visto comparire un avviso di server in un canale Slack: niente più frenetiche catene di e-mail o notifiche perse.

Zapier: Automatizzare i flussi di lavoro delle operazioni di routine

Zapier è il collante che tiene insieme il vostro stack di software operativo. Collega migliaia di app, consentendo di automatizzare le attività ripetitive senza scrivere codice. Avete bisogno di sincronizzare i nuovi contatti del CRM con un foglio di Google? O attivare un avviso su Slack quando le scorte calano? Zapier vi copre.

Il bello di Zapier è la sua flessibilità. È possibile creare semplici "Zap" per le attività quotidiane o creare flussi di lavoro in più fasi che consentono di risparmiare ore ogni settimana. È come avere un assistente virtuale che non dorme mai (e non si lamenta mai del lavoro noioso).

Trello: Tracciamento visivo dei progetti per le operazioni

Il sistema basato su schede di Trello è perfetto per i team che amano vedere il proprio lavoro in modo visivo. Ogni progetto o processo ha una propria lavagna, con schede che rappresentano attività, approvazioni o tappe fondamentali.

È leggero, facile da personalizzare e ideale per i team che vogliono un modo semplice per tenere traccia dei progressi. Ho visto di tutto, dai flussi di onboarding ai programmi di manutenzione delle attrezzature, mappati in Trello.

Monday.com: Piattaforma di gestione delle operazioni personalizzabile

Monday.com porta la gestione dei progetti a un livello superiore, grazie a dashboard, automazione e reportistica personalizzabili. È possibile monitorare i flussi di lavoro, le risorse e i KPI, tutto in un unico posto.

Ciò che mi piace di Monday.com è la sua adattabilità. Che si tratti della gestione di un piccolo team o di un'attività globale, è possibile adattarlo alle proprie esigenze. Il monitoraggio del tempo, l'allocazione delle risorse e la reportistica in tempo reale sono tutti elementi integrati.

Tableau: Trasformare i dati in informazioni utili

I dati sono utili solo se si riesce a dargli un senso. Tableau aiuta i team operativi a visualizzare e analizzare i dati operativi, attingendo da database, applicazioni cloud e persino da web scrapers come Thunderbit.

Ho visto team utilizzare i cruscotti Tableau per monitorare tutto, dalla produzione all'attività dello stadio in tempo reale (sì, anche i Texas Rangers lo usano per gestire il traffico dei tifosi). I dashboard interattivi consentono di individuare facilmente le tendenze, di tenere traccia dei KPI e di condividere le informazioni all'interno dell'organizzazione.

Notion: Spazio di lavoro all-in-one per i team operativi

Notion è il coltellino svizzero degli strumenti di gestione delle operazioni. Combina note, database, gestione dei progetti e documentazione in un unico spazio di lavoro.

I team operativi utilizzano Notion per creare SOP, tenere traccia dei progetti e condividere le conoscenze. La possibilità di incorporare liste di controllo, calendari e file significa che tutto ciò che serve è sempre a portata di mano.

Smartsheet: Gestione avanzata di progetti e risorse

Smartsheet porta la potenza dei fogli di calcolo nella gestione di progetti e risorse. È ideale per i team che gestiscono progetti complessi con molte parti in movimento.

Le funzioni di automazione, reporting e collaborazione aiutano i team operativi a rimanere organizzati ed efficienti. Ho visto Smartsheet utilizzato per qualsiasi cosa, dalle pianificazioni edilizie alle implementazioni IT.

Tabella di confronto rapido: Strumenti di gestione delle operazioni in sintesi

Ecco un rapido riepilogo degli strumenti che ho trattato, concentrandomi su ciò che è più importante per i team operativi:

Strumento	Prezzi (es.)	Caratteristiche principali dell'automazione	Integrazioni	I migliori casi d'uso per i team operativi
Thunderbit	Livello gratuito; Pro a partire da 29 dollari	Suggerimenti di campi guidati dall'intelligenza artificiale, scraping programmato	Esportazione in Sheets, Airtable, Notion	Generazione di lead, monitoraggio di concorrenti e prezzi
Asana	Gratuito di base; $10-$25/utente/mo	Regole di flusso di lavoro, instradamento automatico delle attività	Slack, Teams, Outlook, Google Drive	Tracciamento delle attività, pianificazione dei progetti
Slack	Gratuito limitato; $8+/utente/mo	Avvisi automatici, comandi Slackbot	Oltre 6.400 app (Drive, Jira, Zoom)	Messaggi e avvisi del team in tempo reale
Tableau	$70+/utente/mo	Programmi di aggiornamento dei dati, approfondimenti AI	Database, Google Analytics, Excel	Cruscotti, visualizzazione di KPI
Airtable	Gratuito di base; $10+/utente/mo	Automazioni, visualizzazioni personalizzate	Google Drive, Slack, Zapier	Gestione flessibile dei dati
Trello	Gratuito di base; $5+/utente/mo	Automazione delle carte (Butler)	Slack, Google Drive, Zapier	Tracciamento visivo dei progetti
Monday.com	$8+/utente/mo	Automazione, cruscotti	Slack, Google Drive, Excel	Gestione del flusso di lavoro personalizzabile
Notion	Gratuito; $10+/utente/mo	Modelli, promemoria del flusso di lavoro	Slack, Jira, Google Drive	Base di conoscenza centralizzata
Smartsheet	$7+/utente/mo	Flussi di lavoro automatizzati, reportistica	Google Drive, Slack, Jira	Gestione avanzata di progetti e risorse
Zapier	Gratuito limitato; $20+/mo	Triggers/Zaps per flussi di lavoro cross-app	Oltre 7.000 app	Automatizzazione della sincronizzazione dei dati e degli avvisi

Conclusione: Scegliere gli strumenti giusti per il vostro team operativo

Non esiste una soluzione unica per tutti gli strumenti di gestione delle operazioni. L'approccio migliore? Iniziare a identificare i maggiori colli di bottiglia del team, che si tratti di estrazione dei dati, tracciamento dei progetti o comunicazione. Cercate strumenti facili da usare, che si integrino bene con lo stack esistente e che offrano la flessibilità necessaria per crescere con le vostre esigenze.

Se state annegando nella raccolta manuale dei dati, provate Thunderbit. Automatizzare l'estrazione dei dati può liberare ore di lavoro, ridurre gli errori e sbloccare le intuizioni che fanno progredire tutto il resto. Abbinatelo a un solido project manager come Asana e a un hub di comunicazione come Slack, e sarete sulla buona strada per gestire un team operativo che non solo sta al passo, ma è anche all'avanguardia.

Credetemi, il vostro futuro (e il vostro team) vi ringrazierà.