5 efficaci strumenti di comunicazione interna per migliorare il flusso di lavoro aziendale

Introduzione

Gestire una startup senza un solido sistema di comunicazione tra i reparti e i membri del team può essere caotico.

È come un'orchestra senza direttore. Ognuno suona il suo strumento, ma il suono non è armonioso.

Per portare a termine i progetti in tempo, è necessario un sistema di comunicazione che tenga tutti in sintonia. Il modo più semplice per farlo è utilizzare uno strumento di comunicazione interna.

La maggior parte degli strumenti di comunicazione interna è in grado di gestire attività come la messaggistica di testo, le videoconferenze e la programmazione dei progetti.

Tuttavia, può essere difficile scegliere tra le varie opzioni presenti su Internet.

Ecco perché abbiamo deciso di raccogliere i migliori, secondo noi, cinque strumenti di comunicazione interna che voi e i membri del vostro team dovreste prendere in considerazione.

App di messaggistica istantanea: Slack

Slack è un'app di messaggistica per le aziende che mette in contatto le persone con le informazioni di cui hanno bisogno.

Con uno spazio organizzato chiamato "Canali", il vostro team può accedere a tutte le informazioni necessarie, indipendentemente dal luogo, dal fuso orario e dalla loro convenienza.

Quindi, è possibile prendere le decisioni giuste con facilità per fissare un progetto in corso.

L'interfaccia utente è facile da usare e aiuta gli utenti che si avvicinano per la prima volta alla piattaforma.

Gli utenti di Slack possono condividere file ed effettuare chiamate vocali e videochiamate, rendendolo un fantastico strumento di comunicazione interna.

Inoltre, consente di integrare software e app personalizzate direttamente in Slack. Aiutando voi e il vostro team a risparmiare tempo e a passare da un'attività all'altra.

Prezzi:

Piano gratuito con funzionalità limitate

Piano Business Plus: $12,50/mese

Enterprise Grid (contattare le vendite)

Caratteristiche che supportano la comunicazione di squadra

• Canali: Slack vi aiuta a creare uno spazio in cui potete comunicare con i membri del vostro team su un'unica cosa, per avere tutti sulla stessa pagina.

Pro: È possibile creare canali per argomenti, team o progetti specifici per mantenere le conversazioni organizzate e facilmente accessibili. I canali possono essere pubblici o privati.

Contro: Slack offre numerosi modi per notificare l'arrivo di nuovi messaggi, creando l'effetto di stimolo per vedere cosa sta succedendo.

• Messaggi diretti: È una conversazione più piccola in Slack che avviene al di fuori dei canali.

Pro: Alcune conversazioni non sono destinate a essere generali. Potete entrare direttamente nei loro DM e inviare messaggi privati ai membri del team per discussioni individuali.

Contro: La cronologia dei messaggi viene seppellita.

• Condivisione di file: È possibile condividere documenti, immagini, video e altri file direttamente nelle conversazioni di Slack.

Pro: consente di condividere e collaborare facilmente con qualcuno in tempo reale. È ottimo quando si ha bisogno di una risposta immediata su una scadenza.

Contro: L'archiviazione dei file è minima, perché si ottiene solo la quantità di spazio di archiviazione pagata dall'azienda. Slack cancella lentamente i file nel tempo.

• Integrazioni: Slack ha permesso ai lavoratori di lavorare in modo efficiente con altri software.

Pro: Slack può essere collegato ad altre applicazioni o software (ad esempio, Google Drive, Trello e GitHub) per centralizzare le informazioni e automatizzare i processi.

Contro: Con un numero così elevato di funzioni e integrazioni, Slack può risultare eccessivo per i nuovi utenti. Può essere necessario un po' di tempo per abituarsi a tutte le funzioni e imparare a usarle in modo efficace.

• Chiamate video e vocali: Con Slack è possibile conversare in tempo reale con i membri del team attraverso video e chiamate vocali per portare a termine i lavori.

Pro: Facile da usare.

Contro: Quando si effettuano chiamate video o vocali da Slack, gli utenti possono riscontrare alcuni problemi di lentezza nelle risposte della persona che riceve la chiamata.

Piattaforma intranet: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint presenta un modo semplice per collaborare e condividere le informazioni con il proprio team.

Utilizzato da oltre 190 milioni di persone in tutto il mondo, SharePoint trasforma il modo in cui il vostro team si connette, comunica e collabora.

Microsoft SharePoint è una piattaforma di collaborazione e gestione dei documenti basata sul web che funziona con diverse applicazioni, per archiviare documenti e comunicare informazioni all'interno di un'organizzazione.

Grazie alla sua elevata flessibilità, le organizzazioni utilizzano SharePoint per creare una intranet (o sistema internet interno) che funziona come qualsiasi altro sito web, per ogni progetto, team, dipartimento e divisione.

È possibile creare sotto-siti per un reparto o un team specifico. Attraverso questi spazi centralizzati e sicuri gli utenti possono accedere, condividere e modificare i documenti.

Funzionalità che supportano la collaborazione tra team e la condivisione di documenti

• Condivisione esterna di file e contenuti:

SharePoint consente di archiviare documenti e cartelle con utenti esterni, concedendo loro un accesso controllato.

Pro: SharePoint è un risparmio di tempo. È possibile accedere facilmente a file e documenti condivisi.

Contro: Potreste avere problemi di sicurezza.

• Gestione dei contenuti: SharePoint organizza e gestisce i contenuti utilizzando librerie, elenchi, metadati, gestione dei record e criteri di conservazione.

Inoltre, i documenti possono essere sottoposti a un processo di approvazione per mantenere gli standard di qualità e conformità.

Pro: SharePoint consente al team di archiviare e raccogliere dati e documenti organizzativi preziosi.

Contro: Sebbene l'interfaccia di SharePoint sia facile da usare, potrebbe essere necessaria una formazione approfondita per garantire che il team la utilizzi correttamente.

• **Siti di gruppo: **SharePoint offre a gruppi di utenti la possibilità di visualizzare e collaborare su contenuti, dati e notizie.

Pro:

• Il vostro team può collaborare su contenuti, dati e documenti allo stesso tempo.

Contro:

• Può essere difficile da configurare e personalizzare per gli utenti non tecnici.
• Siti di comunicazione: condividete e comunicate i messaggi tra le organizzazioni grazie a sottositi dinamici e personalizzabili.

Pro:

• Efficace per la trasmissione di messaggi e informazioni tra le organizzazioni.
• Consente di creare sottositi dinamici e di marca.
• Integrazione con altre applicazioni di Office 365 per una comunicazione completa.

Contro:

• La creazione e la manutenzione di diversi sottositi può richiedere una certa competenza tecnica.
• Accessibile sulle app mobili per garantire la collaborazione dei membri del team, ovunque si trovino.

Pro:

• Garantisce la collaborazione in movimento per i membri del team che utilizzano dispositivi Android, iOS e Windows.
• Le app mobili consentono di accedere a intranet, siti di team e contenuti.

Contro:

• Le applicazioni mobili potrebbero non offrire le stesse caratteristiche e funzionalità della versione desktop.
• Automatizzate i processi aziendali creando avvisi e flussi di lavoro.

Pro:

• Semplifica e automatizza i flussi di lavoro e le notifiche.
• Aiuta a migliorare la produttività e la coerenza dei processi aziendali.
• Integrazione con Power Automate per ampie possibilità di automazione.

Contro:

• L'impostazione di flussi di lavoro complessi può richiedere competenze tecniche.
• Funzioni di ricerca che aiutano a far emergere persone rilevanti e contenuti importanti.

Pro:

• Potenti funzionalità di ricerca per trovare persone e contenuti rilevanti.
• Aiuta a localizzare rapidamente informazioni e risorse importanti.
• Risultati di ricerca personalizzati per gli utenti.

Contro:

• La rilevanza della ricerca può talvolta essere difficile da regolare per esigenze specifiche.

Software di gestione dei progetti: ClickUp

ClickUp è uno strumento di gestione dei progetti all-in-one che offre soluzioni ai team per gestire tutti i tipi di lavoro, collaborare alle attività e semplificare i flussi di lavoro.

Offrire ai membri del team un'esperienza piacevole per lavorare in modo efficiente e produrre buoni risultati.

Grazie alla sua infrastruttura gerarchica flessibile, il vostro team può organizzare progetti, gestire attività e sottoattività e tenere traccia degli obiettivi a proprio piacimento.

Integrando oltre 1.000 strumenti di lavoro come Slack, Google Drive, Figma e Loom, potete accelerare il processo di gestione dei progetti e portare il vostro team un passo più vicino all'obiettivo.

ClickUp vi offre un'ampia gamma di prezzi per godere del meglio di tutto e aumentare la produttività.

Prezzi

Piano gratuito per sempre (migliore per uso personale)

Piano illimitato (migliore per i piccoli gruppi di lavoro)

7 dollari/membro al mese.

Business Plan (migliore per i team di medie dimensioni) - 12 dollari/membro al mese.

**Piano Aziendale **(Ideale per molti team di grandi dimensioni) - Contattare le vendite

Integrare la comunicazione nei flussi di lavoro della gestione dei progetti

• Organizzate i vostri progetti in ClickUp creando spazi e cartelle. Questo vi aiuterà a creare un ambiente per il vostro lavoro.

Pro:

• Definisce una struttura di progetto chiara e organizzata.
• Lavorare tra diversi progetti e spazi di lavoro.

Contro:

• Può essere complesso per gli utenti che si avvicinano per la prima volta, a causa delle numerose opzioni.
• Per la comunicazione, utilizzate la sezione dei commenti per discutere i dettagli, fornire aggiornamenti e porre domande. Potete anche menzionare i membri del team per attirare la loro attenzione.

Pro:

• Incoraggia discussioni mirate nell'ambito di compiti specifici.
• Aiuta a indirizzare la comunicazione alle persone giuste.
• Tutta la comunicazione è contestualmente legata al lavoro.

Contro:

• Può diventare opprimente se non viene gestita bene, soprattutto nei progetti di grandi dimensioni.
• Personalizzate la visualizzazione delle attività in ClickUp, in base ai requisiti del progetto e allo stile di comunicazione. Scegliete tra elenchi, schede o calendari per trovare la visualizzazione più adatta a voi.

Pro:

• Scegliete la visualizzazione (elenchi, schede, calendari) più adatta al vostro flusso di lavoro.
• Visualizzare il lavoro in un modo che abbia più senso per il vostro team.
• Filtri e opzioni di ordinamento per regolare con precisione le visualizzazioni delle attività.

Contro:

• La curva di apprendimento nell'impostazione e nella configurazione delle viste, soprattutto per i nuovi utenti.
• Se il monitoraggio del tempo è importante per il vostro progetto, approfittate della funzione di tracciamento del tempo di ClickUp. Questo vi permetterà di registrare le ore di lavoro e di mantenere la trasparenza sull'impegno profuso nel progetto.

Pro:

• Traccia e riporta facilmente le ore di lavoro per una migliore gestione del progetto.
• Integrazione con le applicazioni di tracciamento del tempo o con il timer integrato di ClickUp.
• Approfondimenti sul modo in cui il tempo viene allocato tra le attività e i progetti.

Contro:

• Richiede la disciplina di tenere costantemente traccia del tempo, cosa che alcuni membri del team possono trovare complicata.
• Le funzionalità avanzate di time-tracking potrebbero essere limitate rispetto agli strumenti di time-tracking dedicati

Strumento per videoconferenze: Zoom

Zoom è uno degli strumenti software per videoconferenze più diffusi sul mercato che mette in contatto le persone, favorisce la collaborazione e facilita la produttività.

Zoom è una piattaforma di videoconferenza basata sul cloud che consente di incontrarsi virtualmente con i colleghi di lavoro solo in video o solo in audio, o in entrambi i modi, quando non è possibile incontrarsi di persona.

È uno strumento essenziale per i team di piccole, medie e grandi dimensioni che vogliono tenersi in contatto e continuare i loro flussi di lavoro quotidiani con interruzioni minime.

Grazie alle sue funzioni di facile utilizzo, che vanno dalle riunioni individuali alle videoconferenze di gruppo, dalla condivisione dello schermo alla registrazione, voi e il vostro team otterrete il massimo dalla creazione di strategie efficaci e arriverete a una conclusione auspicabile per ogni progetto di onboarding.

Prezzi

Piano base - Piano gratuito che consente di organizzare riunioni di gruppo con 100 partecipanti per una durata di 40 minuti.

Piano Pro - $15,99/£11,99 al mese, che consente di creare un ID riunione personale per le riunioni Zoom ripetitive e di registrare le riunioni per 30 ore, con 5 GB di archiviazione su cloud.

Piano Business - $19,99/£15,99 al mese. Le riunioni di Zoom possono essere personalizzate con URL di vanità e marchi aziendali e le riunioni di Zoom vengono registrate. Ha limiti di tempo di 30 ore per un massimo di 300 partecipanti, con 5 GB di spazio di archiviazione nel cloud.

Business Plus - Costo 25,00 dollari al mese con un minimo di 10 utenti. Riunioni di 30 ore, 10 GB di archiviazione cloud e fino a 300 partecipanti.

Fonte: Zoom_

Piano Enterprise - Questo livello è pensato per le aziende con più di 1.000 dipendenti; per determinare il prezzo è necessario contattare il reparto vendite.

Le migliori pratiche per condurre riunioni virtuali produttive

• Stabilire un ordine del giorno: Condividere in anticipo un ordine del giorno chiaro, che delinei gli obiettivi della riunione e gli argomenti da discutere. Questo aiuta i partecipanti ad arrivare preparati.
• Programmare con saggezza: Scegliete orari di riunione che vadano bene per tutti i partecipanti e mantenete la durata della riunione il più breve possibile, pur garantendo la copertura di tutti i punti chiave.
• Test della tecnologia: Assicurarsi che l'account Zoom e le apparecchiature funzionino correttamente prima della riunione. Verificate la telecamera, il microfono e la connessione a Internet.
• Coinvolgere i partecipanti: Incoraggiate la partecipazione attiva ponendo domande, utilizzando sondaggi o consentendo ai partecipanti di condividere i loro schermi o di disattivare il microfono quando necessario.
• Silenziamento quando non si parla: Tenete il microfono in mute quando non parlate per ridurre al minimo i rumori di fondo e le distrazioni.
• Registrazione: Registrare la riunione per coloro che non possono partecipare e condividere la registrazione in seguito per riferimento.
• Sfondo: Scegliere uno sfondo professionale o neutro per mantenere un aspetto curato.

Suite di collaborazione: Notion

Notion ha cambiato il modo di lavorare dei team con la sua suite di collaborazione versatile, facile da usare e adattabile, che consente ai team di essere più produttivi, organizzati e creativi.

È più di un semplice strumento.

Notion è uno strumento complesso che può essere utilizzato per vari scopi: prendere appunti, gestire le attività, gestire le conoscenze e gestire i database. Questa è una caratteristica che lo contraddistingue: la versatilità.

Grazie all'interfaccia drag-and-drop, Notion offre agli utenti modelli per personalizzare l'area di lavoro in base alle proprie esigenze e iniziare rapidamente.

Essendo una delle più potenti piattaforme di collaborazione, gli utenti possono assegnare compiti, fissare scadenze, seguire l'avanzamento dei progetti in corso o addirittura gestire un'intera azienda, esattamente come vogliono loro.

La sua potente funzione di ricerca consente agli utenti con grandi quantità di dati di cercare una nota specifica, un'attività o una voce del database e di trovarla in pochi secondi.

Ecco 5 modi in cui potete usare Notion per il lavoro:

• Tracciare gli obiettivi
• Creare sistemi di progettazione
• Automatizzare tramite API
• Traccia e gestione dei contenuti
• Gestire progetti complessi

Prezzi

Piano gratuito: Ideale per chi vuole organizzare ogni angolo della propria vita e del proprio lavoro.

Prezzo: Gratuito

Piano Plus: Ideale per piccoli gruppi che desiderano uno strumento per pianificare e organizzarsi.

Prezzo: $8 per utente al mese/fatturato annualmente ($10 per utente/fatturato mensilmente)

Piano aziendale: Ideale per le aziende che utilizzano Notion per collegare diversi team e strumenti.

Prezzo: $15 per utente/mese con fatturazione annuale ($18 con fatturazione mensile)

Fonte: Notion_

**Impresa: **Controlli e supporto avanzati per gestire l'intera organizzazione.

**Prezzo: **Contattare il team di vendita

**Caratteristiche che supportano la collaborazione in team

• Collaborazione in tempo reale: Più membri del team possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento o pagina, semplificando la collaborazione in tempo reale.

Pro:

• Più utenti possono lavorare contemporaneamente su un documento.
• Facilità di comunicazione all'interno dei documenti.
• Tracciare le modifiche e tornare alle versioni precedenti.

Contro:

• Richiede una connessione a Internet per la collaborazione in tempo reale.
• Limitato agli utenti con account Notion.
• Spazio di lavoro condiviso: Notion consente di creare un'area di lavoro condivisa per il team, per persone selezionate o per l'intero web, facilitando l'organizzazione e l'accesso alle informazioni in modo collettivo, sulle pagine lavorate.

Pro:

• È possibile creare spazi di lavoro condivisi su misura per le proprie esigenze.
• Tutte le informazioni relative alla squadra sono in un unico posto.
• Assegnate le autorizzazioni per controllare chi può visualizzare e modificare i contenuti.

Contro:

• Difficoltà di apprendimento della configurazione e della personalizzazione.
• Limitazioni del piano libero sulle dimensioni dell'area di lavoro.
• Database e modelli: È possibile creare un database personalizzato e personalizzare l'area di lavoro con modelli per gestire progetti, attività e altre informazioni in modo collaborativo.

Pro:

• Organizzare e filtrare facilmente i dati.
• Un'ampia gamma di modelli per vari casi d'uso.
• Creare modelli per soddisfare esigenze specifiche.

Contro:

• L'impostazione iniziale del database può richiedere molto tempo.
• I modelli potrebbero non coprire esigenze molto di nicchia
• Gestione delle attività: Le funzioni di gestione delle attività e dei progetti di Notion consentono ai team di monitorare i progressi e di assegnare le attività ai membri del team.

Pro:

• Visualizzate compiti e progetti con le lavagne.
• Gestione semplice delle attività con caselle di controllo.
• Tenere traccia delle scadenze.

Contro:

• Alcuni utenti preferiscono strumenti di gestione delle attività dedicati per le funzioni più avanzate.
• La gestione delle attività può essere meno intuitiva per chi non conosce Notion.
• Integrazione con gli strumenti: Notion aggiunge un'ampia gamma di app e strumenti, come Slack, Google Drive e altri, per semplificare i flussi di lavoro.

Pro:

• Supporta varie integrazioni tramite app di terze parti e Zapier.
• Accesso API per integrazioni personalizzate.
• Estensione del Web clipper per l'acquisizione rapida di contenuti.

Contro:

• Integrazioni limitate rispetto agli strumenti specializzati.
• Alcune integrazioni possono richiedere un piano a pagamento o servizi di terze parti.

Fattori da considerare nella scelta di uno strumento di comunicazione interna

Ora che conoscete questi strumenti, la scelta di quale utilizzare è di estrema importanza.

La scelta dello strumento migliore per la vostra azienda dipende in larga misura dai vostri obiettivi e dal numero di persone che volete raggiungere.

Pertanto, con la crescita del team, cresce anche l'esigenza di trovare strumenti di comunicazione e documentazione di alta qualità, per facilitare e migliorare l'interazione tra i team, che è un fattore chiave del mercato per facilitare i progetti in corso.

Come scegliere lo strumento giusto per la propria attività?

Esigenze e obiettivi aziendali

Quando si sceglie uno strumento di comunicazione, si tratta in primo luogo di risolvere un problema, ma per alcune aziende può variare.

Alcuni potrebbero aver bisogno di uno strumento principalmente per la chat in tempo reale, per facilitare la comunicazione, mentre altri potrebbero aver bisogno di una funzione avanzata come la gestione dei progetti, la condivisione di documenti o le videoconferenze.

In ogni caso, la comprensione delle esigenze aziendali si allinea con l'obiettivo di ottenere questi strumenti, sia per aumentare la produttività, sia per facilitare la comunicazione o migliorare il flusso di lavoro.

Facilità d'uso

Un'interfaccia complicata ne ostacolerà l'adozione e vanificherà l'idea che si tratti di un risolutore di problemi.

La ricerca di un'interfaccia facile da usare è un fattore chiave nella scelta di uno strumento di comunicazione, perché un'interfaccia ben progettata riduce la curva di apprendimento del team o dei dipendenti.

Uno strumento facile da usare è destinato a diventare parte integrante delle operazioni quotidiane dell'organizzazione.

Capacità di integrazione

Lo strumento di comunicazione deve essere in grado di connettersi con gli altri strumenti e sistemi utilizzati nell'organizzazione, come ad esempio la gestione dei progetti, il CRM o le piattaforme di posta elettronica.

Questa connessione crea flussi di lavoro continui, riducendo la necessità di inserire manualmente i dati e migliorando l'efficienza complessiva.

Inoltre, la scelta di uno strumento di comunicazione interna consente all'organizzazione di sfruttare gli investimenti software esistenti e di creare un ambiente digitale che supporti le esigenze e gli obiettivi aziendali specifici.

Costo

Il bilanciamento tra il costo dello strumento e la sua capacità di contribuire al successo dell'organizzazione ne fa una scelta economicamente vantaggiosa.

Una scelta economicamente vantaggiosa dello strumento di comunicazione da utilizzare assicura che l'organizzazione possa allocare le proprie risorse in modo saggio, ottimizzando il ROI.

Oltre ai costi di acquisto, nella scelta di uno strumento di comunicazione interna è fondamentale considerare anche i costi di abbonamento, di manutenzione e di personalizzazione.

In questo modo, si può allineare il budget dell'organizzazione in modo che lo strumento non gravi sulle risorse finanziarie.

Conclusione

Quando si tratta di comunicare all'interno della propria organizzazione, il modo in cui si comunica il messaggio è importante quanto il messaggio stesso.

Pertanto, l'impiego di strumenti di comunicazione interna nella vostra azienda garantisce che il vostro team si impegni attivamente per portare a termine un lavoro o un progetto.

I cinque strumenti discussi - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion e Zoom - hanno ciascuno le proprie caratteristiche per soddisfare le esigenze organizzative.

Che si tratti di gestione delle attività, collaborazione di progetto, condivisione di documenti o messaggistica via chat, esiste uno strumento per ogni esigenza aziendale.

Le prove e le demo gratuite sono un modo perfetto per determinare se questi strumenti sono adatti a voi.

Quindi, qualunque siano i vantaggi, le caratteristiche o il budget a disposizione per scegliere lo strumento migliore per la vostra azienda, è necessario tenere conto delle vostre esigenze aziendali.