5 errori nella gestione del contante che costano alle aziende del commercio al dettaglio

Introduzione

Se il tuo registratore di cassa continua a presentare ammanchi e non riesci a capirne il motivo, non sei il solo. Piccole discrepanze di cassa possono sembrare insignificanti, ma si accumulano rapidamente. Per la maggior parte delle attività commerciali al dettaglio, il vero problema non è il furto, ma le cattive abitudini nella gestione del contante che non sono mai state affrontate. La buona notizia è che la maggior parte di questi problemi è facile da risolvere una volta che si sa cosa cercare.

Perché la gestione del contante è ancora importante

Potreste pensare che il contante stia scomparendo, ma non è così. Il contante rappresenta ancora una quota significativa delle transazioni al dettaglio, soprattutto per i piccoli acquisti e in settori come i minimarket, i ristoranti e le boutique. Una ricerca ha rilevato che il costo totale del contante per i negozi al dettaglio varia dal 4,7% al 15,3% delle entrate se si tiene conto della manodopera, degli errori, dei furti e dei tempi di elaborazione. Per un negozio che fattura 500.000 dollari all'anno, si tratta di perdite evitabili fino a 76.500 dollari.

Ecco i cinque errori più comuni che potrebbero ridurre i vostri profitti e come risolverli.

1. Affidarsi al conteggio manuale del contante

Se l'intero processo di gestione del contante viene eseguito a mano, come il conteggio delle banconote, lo smistamento delle monete, la compilazione dei moduli di deposito cartacei e la riconciliazione manuale dei cassetti, stai spendendo più tempo e denaro del necessario. I processi manuali sono lenti, soggetti a errori e non scalabili quando il lavoro si fa intenso.

Ogni ora che il tuo personale trascorre a contare manualmente il contante è un'ora che non viene dedicata ad aiutare i clienti o a promuovere le vendite. I proprietari di negozi al dettaglio che passano a contatori di banconote commerciali spesso riducono la riconciliazione di fine giornata da 30 minuti a meno di cinque minuti, liberando manodopera per attività più produttive.

Le ricerche suggeriscono che l'automazione della gestione del contante può aiutare un negozio al dettaglio a recuperare fino a 500 ore di lavoro al mese. Anche per una piccola attività, il risparmio di tempo derivante da un contatore di banconote affidabile o da un sistema POS con funzioni di deposito cieco del contante è notevole.

Vantaggi immediati per iniziare l'automazione:

• Investire in un contatore di banconote con rilevamento antifalsificazione integrato
• Aggiornate il vostro POS per tracciare le transazioni in contanti e segnalare le discrepanze
• Utilizza le funzioni di deposito cieco del contante in modo che i cassieri non possano vedere i totali prima del conteggio

2. Non formare il proprio team sulle procedure di gestione del contante

Molti proprietari di negozi ritengono che la gestione del contante sia intuitiva. Basta consegnare il resto, chiudere il cassetto e andare avanti. Ma i cassieri non addestrati commettono errori di conteggio, cadono vittime di truffe con il cambio veloce e sviluppano cattive abitudini che intaccano silenziosamente i profitti settimana dopo settimana.

Le perdite nel settore della vendita al dettaglio sono un problema crescente per le aziende di tutto il paese. Il sondaggio sulla sicurezza nel settore della vendita al dettaglio condotto dalla National Retail Federation nel 2023 ha rilevato che le perdite nel settore della vendita al dettaglio negli Stati Uniti hanno raggiunto i 112,1 miliardi di dollari quell'anno, con errori interni e problemi legati ai dipendenti che hanno contribuito in modo significativo. Non tutti questi casi sono furti intenzionali. Una parte consistente deriva da errori commessi in buona fede da persone che non hanno mai imparato le procedure corrette.

Cosa dovrebbe comprendere una formazione adeguata sulla gestione del contante:

• Contare il resto partendo dal taglio più piccolo fino a quello più grande
• Verifica le banconote prima di riporle nel cassetto
• Annunciare ad alta voce l'importo pagato
• Elaborare correttamente gli annullamenti e i rimborsi

Rendete questa parte integrante dell'inserimento in azienda e non lasciate che siano i nuovi assunti a capirlo da soli sul posto di lavoro.

3. Operare senza procedure operative standard

Se il processo di gestione del contante varia da turno a turno o da dipendente a dipendente, si rischia di incorrere in problemi. Operazioni incoerenti danneggiano tutto, dall'esperienza del cliente alla visibilità della ricerca al dettaglio. Senza procedure scritte e standardizzate, non esiste un punto di riferimento su cui basarsi e le discrepanze diventano quasi impossibili da rintracciare.

Una solida politica di gestione del contante dovrebbe coprire come vengono contati i cassetti all'inizio di un turno, quando e come vengono effettuati i depositi di contante, chi ha accesso alla cassaforte e cosa succede quando si verifica una discrepanza. Consideratela come il manuale di gestione del contante del vostro negozio.

Area	Cosa standardizzare
Configurazione del cassetto	Importo iniziale fisso per ogni turno
Limiti di cassa	Importo massimo consentito nel registratore di cassa prima di un deposito
Depositi di contanti	Chi li esegue, come vengono documentati, chi li approva
Accesso alla cassaforte	Limitato a specifici responsabili con accesso registrato
Discrepanze	Processo chiaro per la segnalazione e l'indagine di eccedenze/ammanchi

Quando tutti seguono lo stesso processo, è più facile individuare errori o attività sospette. La standardizzazione delle operazioni è altrettanto fondamentale quando si tratta di aumentare il traffico pedonale attraverso la ricerca locale, dove anche la coerenza ripaga.

4. Saltare la riconciliazione al cambio turno

Ecco uno scenario che si verifica ogni giorno nei negozi al dettaglio: un cassiere termina il proprio turno, il successivo prende il suo posto alla cassa e nessuno conta il cassetto nel frattempo. Quando alla chiusura i conti non tornano, non c'è modo di capire quale turno abbia causato il problema.

Ogni volta che un cassetto cambia di mano senza essere contato e verificato, si crea una mancanza di responsabilità. Queste lacune crescono nel tempo. La soluzione è semplice: ogni cambio turno richiede un conteggio completo del cassetto, idealmente firmato sia dal dipendente in uscita che da quello in entrata. Ci vogliono solo pochi minuti in più, ma si possono risparmiare centinaia, se non migliaia, di dollari in perdite non tracciate nel corso di un anno.

5. Non controllare mai i processi di gestione del contante

Non gestireste mai la vostra attività senza controllare l'inventario. Allora perché saltare la verifica della contabilità? Molti negozi al dettaglio effettuano la riconciliazione solo quando c'è un problema evidente, il che di solito significa che il danno è già stato fatto.

Le verifiche regolari della contabilità di cassa sono uno dei controlli più efficaci che si possano implementare. Secondo il rapporto 2024 dell'Association of Certified Fraud Examiners, circa un terzo dei casi di frode si verifica perché le aziende non dispongono di controlli interni. Questi controlli consentono di individuare tempestivamente gli errori e fungono da potente deterrente. I dipendenti sono meno propensi a prendere scorciatoie quando sanno che i conteggi di cassa vengono regolarmente controllati.

Un semplice programma di verifica che funziona:

• Settimanalmente: controllare a campione due o tre cassetti a caso confrontandoli con i registri POS
• Mensile: revisione di tutti i registri dei depositi in contanti e segnalazione di eventuali anomalie
• Trimestrale: revisione completa delle procedure operative standard relative alla gestione del contante e della conformità dei dipendenti

Domande frequenti

Con quale frequenza devo riconciliare i miei registratori di cassa?

Come minimo, riconciliare all'inizio e alla fine di ogni turno. Se più cassieri condividono un registratore di cassa, contare e verificare ad ogni passaggio di consegne. La riconciliazione giornaliera è indispensabile per individuare eventuali discrepanze.

Qual è un limite ragionevole per il cassetto della cassa di un piccolo negozio?

Tra i 200 e i 500 dollari per la maggior parte dei piccoli rivenditori. La cifra giusta dipende dall'importo medio delle transazioni, dalla frequenza con cui i clienti pagano in contanti e dal profilo di sicurezza della tua zona.

Quanto costano effettivamente gli errori nella gestione del contante?

La NRF ha riportato una perdita di 112,1 miliardi di dollari nel settore della vendita al dettaglio negli Stati Uniti nel 2022, con una parte significativa legata a errori amministrativi e dei dipendenti, non a furti veri e propri. Anche discrepanze giornaliere di 5-10 dollari possono arrivare a migliaia di dollari all'anno per un singolo negozio.

Dovrei prendere in considerazione l'idea di eliminare il contante?

Passare al cashless elimina i problemi legati alla gestione del contante, ma allontana i clienti che preferiscono o hanno bisogno di pagare in contanti. Molti stati e città ora richiedono per legge alle aziende di accettarlo. Un approccio migliore è quello di rafforzare le procedure piuttosto che abbandonare completamente il contante.

Qual è il cambiamento più significativo che posso apportare?

Implementare procedure operative standard scritte per la gestione del contante. Questo crea responsabilità, fornisce una base di riferimento per la revisione contabile e garantisce che tutti i dipendenti seguano lo stesso processo. Tutto il resto si basa su queste fondamenta.

Punti chiave

• Il conteggio manuale del contante comporta uno spreco di ore di lavoro e aumenta gli errori. Un'automazione di base può ripagarsi rapidamente.
• I cassieri non addestrati sono una delle principali cause di perdite di contanti evitabili nel settore della vendita al dettaglio.
• Le SOP scritte creano responsabilità e rendono molto più facile individuare le discrepanze.
• Riconciliare sempre i cassetti durante i cambi di turno. Non lasciare mai che un registratore di cassa passi di mano senza essere stato contato.
• Controlli regolari del contante scoraggiano le frodi e consentono di individuare i problemi prima che si aggravino.