Scegliere il giusto software di gestione dell'inventario di cibi e bevande: Le caratteristiche che contano

Introduzione

Siamo onesti. Gestire un'azienda alimentare - che si tratti di un ristorante, di un marchio di snack o di un'unità di produzione su larga scala - a volte può sembrare di destreggiarsi con una mano sola mentre si spengono gli incendi con l'altra.

E l'inventario?

Spesso è proprio da lì che parte l'incendio.

Che si tratti di prodotti freschi che si rovinano prima di poterli vendere o di rintracciare la fonte di un errore di confezionamento, i sistemi di inventario inadeguati possono costare più del denaro. Fanno perdere tempo, causano frustrazione al personale e, cosa peggiore di tutte, possono compromettere la fiducia dei clienti.

È qui che il giusto software di gestione dell'inventario di alimenti e bevande fa una grande differenza.

Ma con le decine di opzioni disponibili, come si fa a sapere cosa cercare? Come si fa a separare ciò che è veramente utile da ciò che è solo marketing appariscente?

Cerchiamo di capirlo insieme, senza parole d'ordine.

Perché l'inventario è più importante che mai

L'inventario non è solo "scorte sugli scaffali". Sono gli ingredienti, i materiali di produzione e i prodotti finiti. E tutto si muove velocemente: arriva, viene usato, riconfezionato, spedito, restituito o scartato.

Se vi affidate a metodi manuali o a software costruiti per un altro tipo di attività, probabilmente avete a che fare con:

• Sprechi o perdite che avreste potuto prevenire

• Finisce l'ingrediente nel momento peggiore

• Ordini eccessivi per "andare sul sicuro".

• Errori che si ritorcono contro di voi durante i controlli.

Nessuno ha tempo per questo.

Quello che vi serve è un sistema che vi dia chiarezza. Un sistema che vi permetta di sapere cosa c'è, quanto durerà e cosa è necessario fare, senza rendere le cose più difficili.

Parliamo di ciò che è veramente importante

Dimenticate le chiacchiere da venditore. Queste sono le caratteristiche che fanno davvero la differenza nelle operazioni quotidiane.

1. Inventario che si aggiorna mentre si lavora

Immaginate di controllare le vostre scorte e di sapere che sono aggiornate al 100%. Non un'ipotesi approssimativa. Non un numero di ieri. Ma esattamente quello che c'è nei vostri congelatori, frigoriferi o magazzini a secco in questo momento.

Il monitoraggio dell'inventario in tempo reale dovrebbe:

• Mostra i conteggi in tempo reale su più sedi

• Riflettere istantaneamente l'utilizzo da parte delle vendite o della produzione

• Aiutano a individuare tempestivamente le discrepanze, prima che si accumulino.

• Funziona senza problemi con la scansione dei codici a barre o con gli strumenti mobili.

Non si tratta di perfezione. Si tratta di avere un sistema che vi dica cosa sta accadendo mentre sta accadendo.

2. Tracciamento delle scadenze che non perde un colpo

Le aziende del settore alimentare e delle bevande non si limitano a immagazzinare articoli, ma li immagazzinano con un orologio che scorre.

Un buon software vi permette di anticipare il deperimento dei prodotti:

• Segnalazione degli articoli prossimi alla scadenza

• Suggerendo cosa utilizzare o vendere per primo

• Aiutare il vostro team a ruotare correttamente le scorte

• Registrare le informazioni sulla scadenza nel momento in cui si ricevono i prodotti

Niente più appunti adesivi sulle confezioni. Non dovrete più tirare a indovinare quale pallet di formaggio andrà per primo.

3. Ricette sincronizzate con l'inventario

Sia che produciate sughi per la pasta, bevande in bottiglia o panini preconfezionati, il vostro sistema di inventario deve capire cosa contiene i vostri prodotti.

Questo significa che potete:

• Collegare gli ingredienti a ogni voce di menu o prodotto

• Ridurre le scorte di materie prime man mano che i prodotti vengono realizzati

• Prevedere il fabbisogno in base alle vendite

• Aggiornare automaticamente i costi quando i prezzi dei fornitori cambiano

È un grande risparmio di tempo, e consente di ottenere un'accuratezza che la tracciabilità manuale non potrebbe mai ottenere.

4. Accesso mobile e supporto per i codici a barre

Siamo realisti: trascinare il personale su una scrivania ogni volta che deve controllare le scorte è una vera e propria rovina per la produttività.

Gli strumenti mobili e la scansione dei codici a barre aiutano il vostro team:

• Contare l'inventario più velocemente

• Ricevere le consegne con meno errori

• Individuare e risolvere i problemi sul posto

• Rimanere sul campo invece di dover seguire le pratiche burocratiche

Volete che il vostro personale si concentri sul cibo, non che sia costretto a lottare contro il sistema.

5. Suggerimenti intelligenti per gli acquisti (perché avete già abbastanza da pensare)

L'esaurimento degli ingredienti manda tutto all'aria. Ordinare troppo? È una perdita di denaro.

Un sistema intelligente non si limita ad aspettare la vostra reazione. Vede le tendenze e vi aiuta a pianificare.

Caratteristiche da ricercare:

• Ordini di acquisto automatizzati basati sui punti di riordino

• Previsioni che si adattano alla stagionalità o alle promozioni

• Monitoraggio delle prestazioni dei fornitori

• Un luogo centrale per la gestione di ordini, ricevute e resi

È come avere un secondo paio di occhi sugli acquisti, senza dover pagare.

6. Si sincronizza con gli strumenti esistenti

L'inventario non vive in una bolla. È collegato alle vendite, alle finanze e alla reportistica.

Se il vostro software non è in grado di parlare con:

• Il vostro sistema POS (Point-of-Sale)

• La vostra piattaforma di contabilità (come Xero, QuickBooks o MYOB)

• Ordini online o eCommerce

• I vostri fornitori o il vostro magazzino

... sarete costretti a fare una doppia registrazione. E, diciamocelo, nessuno ha bisogno di altre cose del genere.

Cercate un software che si integri facilmente. Meno click ci sono, meglio è.

7. La conformità non è un bonus: è un obbligo.

Conoscete già la pressione delle normative sulla sicurezza alimentare. Il vostro software per l'inventario deve aiutarvi a essere conformi, non a lasciarvi in difficoltà durante un richiamo o un'ispezione.

Dovrete richiedere funzioni come:

• Tracciabilità di lotti e partite

• Reportistica pronta per l'audit

• Tracciabilità dei fornitori

• Etichette per allergeni, date di produzione o certificazioni

Non si ottengono crediti extra per il rispetto degli standard di sicurezza alimentare. Ma se non si rispettano? Diventa molto costoso, molto velocemente.

8. Abbastanza semplice da essere usato dal personale

Questa potrebbe essere la caratteristica più trascurata di tutte.

Uno strumento può avere tutti i campanelli e i fischietti del mondo, ma se il personale non lo usa, è solo un altro abbonamento che prosciuga il budget.

Cercate un software che sia:

• Pulito e facile da navigare

• Costruito pensando al vostro tipo di azienda

• Supportato da una solida assistenza clienti (la chat dal vivo è una vittoria)

• Veloce da addestrare per i nuovi assunti

Ricordate: non è importante quanto sia "avanzato" lo strumento. Si tratta di capire quanto sia adatto al vostro flusso di lavoro.

La questione dei costi: State pagando troppo o investendo poco?

Ecco la verità: alcuni software hanno un prezzo eccessivo per quello che fanno. Altri sembrano economici in apparenza, ma mancano di funzioni che vi serviranno nel giro di pochi mesi.

Per cosa vale la pena pagare?

• Tempo risparmiato ogni settimana

• Meno errori di inventario

• Riduzione del deperimento o della perdita di scorte

• Migliori margini grazie ad acquisti accurati

Non si tratta solo del prezzo. Si tratta di ciò che il software offre effettivamente alla vostra azienda.

Riflessioni finali: Scegliete un software che lavori come un compagno di squadra

Non vi serve una soluzione miracolosa. Avete bisogno di qualcosa di affidabile. Qualcosa che aiuti, non che ostacoli.

La scelta del software giusto per la gestione dell'inventario di alimenti e bevande non si limita alle caratteristiche di una lista di controllo. Si tratta di capire se si adatta bene ai vostri ritmi, se il vostro personale riesce a integrarsi rapidamente e se potete prendere decisioni con fiducia in base a ciò che vi mostra.

Non esiste l'opzione perfetta. Ma ce n'è una che fa al caso vostro.

E trovarla? Vale la pena di fare uno sforzo