Freelance e SEO: Come gestire correttamente la contabilità quando si lavora online

Introduzione

Se siete un freelance SEO, probabilmente non avete problemi a orientarvi tra le parole chiave a coda lunga o a distinguere gli schemi dalle sitemap. Termini come "traffico di riferimento" e "dati strutturati" fanno sicuramente parte del vostro linguaggio quotidiano.

E quando si tratta di gestire il denaro? Mentre un budget per le strisciate è probabilmente qualcosa che conoscete a fondo, la gestione delle vostre finanze potrebbe essere un po' più estranea, soprattutto se avete appena iniziato a lavorare nel mondo dei freelance.

È un problema che ogni freelance deve affrontare: anche se vi piacerebbe trascorrere tutto il vostro tempo di lavoro concentrandovi su ciò che _conoscete _(e che probabilmente vi piace molto di più di cose come la fatturazione e la contabilità), tenere traccia delle vostre finanze è importante quanto monitorare la frequenza di rimbalzo e la velocità delle pagine dei vostri clienti.

Lavorate come freelance nel settore SEO? Non riuscite a tenere sotto controllo fatture e spese? Date un'occhiata a questa guida in 6 passi per gestire la vostra contabilità.

1. Scegliere la giusta struttura aziendale

Prima di iniziare a inviare fatture o a tenere traccia delle spese, la prima decisione da prendere è come strutturare legalmente la vostra attività di freelance. Ciò influisce sulle modalità di pagamento delle imposte, sulla quantità di documenti da compilare e sulla responsabilità complessiva.

Nel Regno Unito, ad esempio, le opzioni più comuni sono la gestione di una ditta individuale o la costituzione di una società a responsabilità limitata, mentre nella maggior parte dell'UE molti freelance si registrano con lo status di microimprenditore, che offre oneri amministrativi ridotti e una dichiarazione dei redditi più snella, anche se comporta un tetto massimo di entrate e minori detrazioni di spesa.

Lavorare come impresa individuale o ditta individuale è generalmente il modo più semplice per iniziare, in quanto comporta meno documenti e minori costi amministrativi. Tuttavia, con l'aumentare del reddito, una società a responsabilità limitata (o LLC) potrebbe offrire una maggiore efficienza e protezione fiscale. Tenete presente che l'aumento dei benefici comporta un aumento delle responsabilità, come ad esempio una maggiore complessità delle relazioni e dei documenti obbligatori.

Se non siete sicuri di quale sia la strada giusta per voi, prendete in considerazione la possibilità di parlare con un commercialista che conosca i modelli di business freelance e digitali. Fare la scelta giusta fin dall'inizio può evitare inutili grattacapi in seguito.

2. Utilizzare gli strumenti contabili per la fatturazione e la tenuta dei libri.

I fogli di calcolo manuali possono essere utili all'inizio, ma man mano che la vostra attività SEO freelance cresce, diventano una sorta di responsabilità. Un software di contabilità su misura per i freelance può far risparmiare ore ogni mese e ridurre il rischio di errori.

Molti strumenti di contabilità aziendale consentono di automatizzare la fatturazione e di generare dichiarazioni fiscali, integrandosi direttamente con il conto corrente bancario per importare automaticamente le transazioni e categorizzarle con pochi clic.

È inoltre possibile impostare fatture ricorrenti per i clienti con contratto a termine e promemoria automatici per i pagamenti in ritardo, risparmiando così il tempo e l'imbarazzo di dover rincorrere fatture non pagate. Caratteristiche come queste favoriscono un'immagine professionale e incoraggiano la puntualità dei pagamenti.

L'utilizzo di un software di contabilità vi aiuta anche a rispettare le normative fiscali locali, soprattutto se siete tenuti a presentare una dichiarazione dei redditi digitale. Inoltre, crea una chiara traccia di controllo in cui ogni voce di entrata e di spesa è tracciata e marcata temporalmente.

3. Tenere traccia di tutte le entrate in modo coerente

La coerenza è la chiave quando si tratta di tenere traccia delle entrate, e non solo perché rende meno stressante il momento delle tasse. La registrazione accurata di tutte le entrate fornisce un quadro chiaro dell'andamento della vostra attività e garantisce che nulla vada perso.

Sia che le entrate provengano da clienti diretti, agenzie, programmi di affiliazione o da fonti passive come i corsi online, è necessario contabilizzare ogni centesimo. Questo include anche i pagamenti internazionali e i lavori una tantum, non solo le trattenute o i lavori ripetuti.

Alcuni freelance commettono l'errore di registrare le entrate solo quando arrivano sul conto corrente. Invece, è necessario registrare le entrate quando sono "guadagnate", ossia non appena si invia la fattura o si completa il lavoro, a seconda che si utilizzi la contabilità di cassa o quella per competenza. Qualunque sia la vostra scelta, attenetevi ad essa per mantenere l'accuratezza e la conformità.

Le fatture devono essere sempre datate, numerate in sequenza e corredate di backup. Se doveste affrontare una revisione contabile o richiedere un finanziamento, avere registri puliti e coerenti vi darà credibilità e tranquillità.

4. Registrare e classificare ogni spesa aziendale

Le spese aziendali non sono solo quelle che si acquistano per i clienti. Comprendono anche i costi che mantengono la vostra attività di SEO freelance senza intoppi. Se state pagando per l'hosting, gli strumenti di ricerca delle parole chiave, un assistente virtuale o persino l'allestimento del vostro ufficio a casa, queste spese possono essere considerate deducibili.

Ma il semplice fatto di sapere che qualcosa è deducibile non è sufficiente. È necessario registrare ogni spesa e classificarla correttamente. Avete pagato un abbonamento ad Ahrefs? È una spesa software. Un viaggio a una conferenza di settore? Si tratta di sviluppo professionale o di viaggio. Un nuovo computer portatile? È una spesa in conto capitale e può essere ammortizzata nel tempo.

Si è tentati di rimandare questo compito alla fine del mese o del trimestre, ma prima si registra una spesa, più è probabile che la si registri in modo accurato, allegando lo scontrino e annotando lo scopo dell'acquisto.

Mantenere la disciplina nel monitoraggio delle spese non solo riduce la fattura fiscale, ma aiuta anche a identificare la destinazione del denaro. Se uno strumento consuma più del previsto o se state investendo molto in corsi senza un chiaro ROI, i vostri registri delle spese lo mostreranno.

5. Accantonare denaro per le tasse

Una delle lezioni più difficili da imparare per i freelance è che nessuno trattiene le tasse per loro. A differenza del lavoro tradizionale, in cui le tasse vengono detratte prima che la busta paga arrivi sul conto, il reddito dei freelance non è tassato e, purtroppo, ciò significa che è _tua_ responsabilità assicurarti di non spendere tutto.

Per evitare spiacevoli sorprese, mettete da parte una parte di ogni pagamento ricevuto. Quanto? Dipende dal luogo in cui vi trovate e dalla fascia fiscale in cui vi trovate, ma una regola generale è quella di accantonare dal 25% al 30% del vostro reddito netto. Alcuni freelance creano addirittura un conto di risparmio separato appositamente per i soldi delle tasse, per evitare di versarli accidentalmente.

In molti Paesi, una volta che il vostro reddito raggiunge una certa soglia, sarete tenuti a effettuare pagamenti fiscali trimestrali. Il mancato pagamento può comportare l'addebito di sanzioni e interessi. Mantenere il passo con i vostri obblighi non solo vi permette di essere in regola, ma riduce anche l'ansia quando le scadenze fiscali incombono.

Dovreste anche familiarizzare con le detrazioni o i crediti che si applicano ai freelance. Ad esempio, se lavorate da casa, una parte dell'affitto, delle utenze o della bolletta internet può essere deducibile. Ciò rende doppiamente importante un'accurata registrazione.

6. Esaminare le proprie finanze mensilmente per mantenere il controllo

Non fareste mai una campagna SEO senza controllare regolarmente i dati, quindi perché adottare un approccio diverso per le vostre finanze aziendali? È fondamentale dedicare del tempo ogni mese alla revisione delle entrate, delle spese e del flusso di cassa complessivo.

Non è necessario che questo richieda ore. Un breve check-in mensile sulle finanze vi aiuta a individuare gli schemi: forse siete perennemente alla ricerca di pagamenti in ritardo da parte di un particolare cliente, per esempio, o le vostre spese stanno aumentando senza che ve ne rendiate conto. Queste intuizioni possono portare a decisioni migliori, come l'adeguamento delle tariffe o la rinegoziazione delle condizioni dei clienti.

Potete anche utilizzare la revisione mensile per aggiornare gli obiettivi finanziari. Volete raggiungere un obiettivo di reddito specifico, creare un fondo di riserva o fare una vacanza senza stress? Il monitoraggio dei progressi vi mantiene responsabili e motivati.

Se lavorate con un commercialista, questi dati mensili rendono la collaborazione più facile e produttiva. Inoltre, sarete pronti con registri puliti quando arriverà la stagione delle tasse: non dovrete più fare i conti all'ultimo minuto!

Come freelance SEO, sapete già quanto possano essere potenti i dati e la coerenza. Ebbene, la stessa mentalità si applica alla gestione delle vostre finanze. Non dovete diventare esperti di finanza da un giorno all'altro, naturalmente, ma trattare la vostra contabilità con la stessa cura che dedicate alle vostre campagne SEO darà i suoi frutti, sia in termini di tranquillità che di redditività a lungo termine.