Come creare un piano di gestione del programma

Introduzione

Immaginate di avere una visione per la vostra azienda, un obiettivo trasformativo che richiede uno sforzo coordinato e la perfetta integrazione di più progetti. Il progetto comprende diversi progetti più piccoli che devono lavorare insieme per raggiungere l'obiettivo generale. Sebbene l'intero processo possa essere complesso e impegnativo, per iniziare avete bisogno di un piano di gestione del programma.

Un piano di gestione del programma è la tabella di marcia completa che unisce questi progetti sotto un unico scopo comune, allineando gli sforzi e le risorse per massimizzare la crescita dell'organizzazione. Il piano contiene elementi fondamentali come l'ambito, la linea di base del programma, il budget, ecc.

Se avete intenzione di realizzare una visione per far crescere la vostra azienda, è necessario creare un piano di gestione dei programmi. Nella seguente trattazione abbiamo raccolto gli elementi essenziali di questo argomento, tra cui la definizione e i passi pratici per sviluppare uno strumento di gestione dei programmi. Iniziamo!

Che cos'è un piano di gestione del programma?

Un piano di gestione del programma è come un piano generale che delinea il modo in cui gestirete e coordinerete tutti questi piccoli progetti per garantire che tutto fili liscio e che possiate raggiungere con successo il vostro obiettivo principale.

Fornisce tutti i dettagli sul funzionamento del programma, comprese le sue varie componenti, come i progetti e le iniziative, e il modo in cui mira a raggiungere i benefici. Inoltre, spiega i tempi e i metodi utilizzati per monitorare da vicino i progressi del programma.

Questo documento può evolvere e viene aggiornato man mano che il programma avanza. Una volta concluso il programma, questo documento diventa uno strumento fondamentale per rivedere e approvare qualsiasi modifica di budget, programma, scopo e obiettivi.

In poche parole, il piano di gestione del programma è una guida vitale che mantiene l'intero programma in carreggiata e lo aiuta a dirigersi verso il successo. Include l'ambito, la tempistica, le risorse, il budget, la gestione del rischio e la comunicazione.

Oltre a questo, anche il monitoraggio e l'analisi sono fondamentali in un piano di gestione del programma. Definite come misurerete il successo e quali sono i fattori o le metriche per valutare il successo del progetto.

I responsabili del programma sono le persone che hanno la responsabilità di sviluppare un piano di gestione del programma. Devono comprendere la strategia e gli obiettivi del programma.

Inoltre, i responsabili dei programmi devono essere consapevoli che il successo di un piano di programma è il risultato della consegna di un prodotto di alta qualità nei tempi e nel budget previsti. Il successo si misura invece in base all'efficacia con cui il programma risponde alle esigenze dell'organizzazione e genera benefici.

Gestione del programma e gestione del progetto

(Immagine via Freepik)

In effetti, la gestione dei programmi e dei progetti sono simili per quanto riguarda le misurazioni e gli indicatori cruciali. Tuttavia, possono anche essere completamente diversi sotto diversi aspetti. Ecco come differenziarli.

Lagestione dei progetti si concentra sul completamento di compiti o progetti specifici in modo efficiente ed efficace. L'obiettivo è quello di fornire un prodotto o un servizio finale nel rispetto di una tempistica, di un budget e di standard qualitativi prestabiliti. I progetti sono solitamente temporanei e hanno date di inizio e fine ben definite.

Possono essere esternalizzati a contraenti esterni e l'organizzazione che gestisce il progetto può lavorare per uno stakeholder che può o meno far parte dell'organizzazione. L'obiettivo principale del project management è quello di raggiungere con successo i risultati e gli obiettivi del progetto.

Lagestione dei programmi, invece, si occupa di un gruppo di progetti e iniziative correlate che lavorano insieme per raggiungere obiettivi strategici e benefici per l'organizzazione. Si concentra sulla massimizzazione dei benefici complessivi gestendo questi progetti in modo sinergico.

Il program manager è parte integrante dell'azienda. A differenza dei progetti, i programmi sono continui e hanno una prospettiva a lungo termine. Il successo della gestione di un programma si misura in base alla sua utilità per l'organizzazione e alle sue esigenze strategiche.

Cinque modi per creare un piano di gestione del programma

Dopo aver compreso la differenza tra un piano di gestione di un programma e di un progetto, entriamo nel vivo della discussione. Ecco i cinque modi per creare un piano di gestione del programma a sostegno del successo della vostra organizzazione.

#1. Definire un obiettivo

Il primo passo per la creazione di un piano di gestione del programma è definire chiaramente l'obiettivo del programma. Il program manager deve identificare gli obiettivi principali che il programma intende raggiungere.

L'obiettivo del programma deve essere specifico, misurabile, realizzabile, pertinente e limitato nel tempo (SMART). Ad esempio, l'obiettivo potrebbe essere quello di migliorare la soddisfazione del team implementando un nuovo sistema di sistemazione dei dipendenti all'interno dell'ufficio.

La definizione di obiettivi chiari è fondamentale perché fornisce un senso di direzione e di scopo all'intero programma. Pertanto, è possibile decidere e sviluppare progetti mirati e misurati per migliorare le prestazioni del programma.

#2. Stabilire una linea di base del programma

La linea di base del programma funge da base per l'intero programma e delinea i parametri vitali che devono essere rispettati durante l'implementazione. Ecco gli elementi inclusi nella linea di base del programma:

Ambito di applicazione

L'ambito del programma definisce i confini e l'estensione di ciò che sarà coperto. Identifica tutti i progetti, le iniziative e i compiti del programma.

Ad esempio, se il programma mira a migliorare la presenza digitale dell'organizzazione, l'ambito potrebbe includere progetti come la riprogettazione del sito web, l'integrazione dei social media e lo sviluppo di app per i dipendenti.

Bilancio

Il budget stabilisce i vincoli finanziari del programma. Delinea i fondi totali disponibili per l'esecuzione del programma e la distribuzione delle risorse tra i vari progetti. Un'adeguata allocazione del budget assicura che le risorse finanziarie siano utilizzate in modo saggio e previene le spese eccessive.

Prodotti da consegnare

I deliverable sono i risultati tangibili o intangibili di ciascun progetto all'interno del programma. Sono i risultati che gli stakeholder e gli sponsor si aspettano.

Per esempio, i risultati di un progetto nell'ambito del programma del sistema di assistenza clienti potrebbero essere un software di helpdesk funzionale, strumenti di ottimizzazione dei social media, materiali di formazione per il personale di assistenza e rapporti di feedback dei clienti. Per migliorare ulteriormente la comprensione delle esigenze dei clienti, il progetto può anche incorporare sondaggi di feedback con Salesforce. Questa integrazione consente al team di analizzare i dati in modo efficiente e di personalizzare i servizi per soddisfare le esigenze e le preferenze specifiche dei clienti".

Stabilire una chiara linea di base del programma fornisce un punto di riferimento per misurare i progressi e le prestazioni. Qualsiasi modifica apportata durante l'implementazione del programma deve essere confrontata con la linea di base per garantire che il programma rimanga in linea.

#3. Condividere l'idea con le parti interessate

Una volta stabiliti l'obiettivo e la linea di base del programma, comunicatene la visione e i dettagli a tutte le parti interessate. Gli stakeholder sono individui o gruppi interessati o che saranno influenzati dai risultati del programma, come dirigenti, manager, membri del team e clienti.

Organizzate incontri e presentazioni o condividete video esplicativi per coinvolgere gli stakeholder in discussioni sugli obiettivi, i benefici e i risultati attesi del programma. Incoraggiate una comunicazione aperta e rispondete a qualsiasi domanda o preoccupazione.

Discutere il programma con gli stakeholder è un modo per ottenere un feedback. Ascoltate il feedback degli stakeholder e incorporate le loro preziose intuizioni nel piano del programma.

Inoltre, potete ottenere il consenso mostrando come il programma si allinea agli obiettivi strategici dell'organizzazione e come ne trarranno beneficio. Rispondere alle loro esigenze e aspettative favorirà un atteggiamento positivo nei confronti del programma.

Assicuratevi di documentare tutti gli accordi, le decisioni e gli impegni presi durante le discussioni con gli stakeholder. Questo aiuta a evitare malintesi e fornisce un riferimento evidente per le azioni future. Coinvolgere gli stakeholder nelle prime fasi di pianificazione aumenta il loro impegno per il successo del programma.

#4. Eseguire il piano

Dopo aver ottenuto il sostegno degli stakeholder, è il momento di implementare il piano di gestione del programma. Dovrete considerare l'implementazione del progetto, la gestione delle risorse, la gestione del rischio, la collaborazione e la comunicazione del programma.

L'implementazione del progetto consente di eseguire ogni progetto all'interno del programma secondo l'ambito, la tempistica e il budget predefiniti. Monitorare regolarmente i progressi per garantire che il completamento delle attività sia conforme al piano del programma.

Per sostenere ulteriormente il vostro programma, assegnate le risorse in modo efficiente a ciascun progetto, monitoratene l'utilizzo e assicuratevi che i team abbiano le competenze, gli strumenti e il supporto necessari per svolgere efficacemente i loro compiti. Inoltre, valutate e affrontate i potenziali rischi e le sfide per implementare strategie di mitigazione del rischio.

L'esecuzione del piano richiede anche il monitoraggio e il controllo delle prestazioni del programma rispetto alla linea di base. Rimanere flessibili e adattarsi ai cambiamenti delle circostanze. Siate pronti a modificare l'approccio del programma sulla base di feedback, nuove intuizioni o sfide impreviste.

#5. Controllo e monitoraggio del programma

Il controllo e il monitoraggio del programma è una fase cruciale che si svolge durante tutto il ciclo di vita del programma. Si tratta di sorvegliare i progressi del programma, di apportare le necessarie modifiche e di garantire che il programma rimanga in linea con i suoi obiettivi.

Questa fase richiede il monitoraggio delle prestazioni, l'identificazione delle deviazioni, l'analisi delle cause e l'adozione di azioni correttive. Ecco una spiegazione di ciascuna di esse:

Monitoraggio delle prestazioni

Monitorare regolarmente le prestazioni del programma per monitorare i progressi verso gli obiettivi. Ciò comporta la misurazione degli indicatori chiave di prestazione (KPI), la loro visualizzazione in cruscotti aziendali attivi e il confronto con la linea di base del programma. In questo modo, i responsabili del programma possono identificare le aree di successo e quelle che potrebbero richiedere un miglioramento.

Identificare le deviazioni:

Durante il monitoraggio, è essenziale cercare eventuali deviazioni dal piano originale. Se il programma non raggiunge le tappe o gli obiettivi prefissati, ciò può indicare la necessità di apportare modifiche.

Analisi delle cause principali:

Dopo aver identificato le deviazioni, condurre un'analisi delle cause profonde per identificare le ragioni alla base dei problemi. Ciò comporta l'approfondimento dei fattori che hanno portato alle deviazioni e la comprensione del loro impatto sull'avanzamento del programma.

Azioni correttive:

Sulla base dei risultati del monitoraggio delle prestazioni e dell'analisi delle cause profonde, implementare azioni correttive per affrontare eventuali problemi o deviazioni. Queste azioni potrebbero comportare la riallocazione delle risorse, l'adeguamento delle tempistiche o la revisione delle strategie per mantenere il programma in linea.

Inoltre, incoraggiate il feedback dei membri del team e degli stakeholder per migliorare le pratiche di gestione del programma e migliorare i programmi futuri. Documentate tutte le decisioni, le modifiche e le azioni intraprese durante l'esecuzione del programma, come riferimento prezioso e aiuto per imparare dalle esperienze passate.

Conclusione

La creazione di un piano di gestione del programma è un processo sistematico e vitale che getta le basi per un'esecuzione di successo del programma. È essenziale comprendere la definizione di un piano di gestione del programma e come si differenzia da un piano di progetto prima di svilupparne uno per la vostra organizzazione.

Le fasi sopra descritte delineano gli elementi essenziali per la creazione di un piano di gestione, dalla definizione di un obiettivo chiaro e misurabile all'impostazione di un programma di base e al coinvolgimento degli stakeholder. Anche il controllo e il monitoraggio del programma sono fondamentali per un programma di successo e d'impatto.

Un piano di gestione del programma ben realizzato fornisce la tabella di marcia e la guida per navigare nelle complessità della gestione di progetti interconnessi. Se i responsabili del programma si attengono diligentemente al piano e restano attenti alle esigenze degli stakeholder, il programma può produrre benefici preziosi e influire positivamente sul successo futuro dell'organizzazione.