Quanto costano alle aziende i processi manuali nel tempo

Introduzione

Solo 500 anni fa, la maggior parte del lavoro svolto dagli esseri umani era manuale. Per coltivare i campi o costruire una casa, molte persone dovevano esercitare la propria forza fisica per lunghi periodi di tempo. Ciò comportava una crescita economica lenta e standard di vita piuttosto bassi. La vita nel 1500 era molto più simile a quella del 500 o del 1000 che a quella del 2026. Cosa rende il nostro anno così speciale? L'automazione.

Mentre in passato la maggior parte del lavoro doveva essere svolto dagli esseri umani in modo indipendente, ora siamo assistiti da un gran numero di macchine. Generiamo energia sfruttando le nostre conoscenze di fisica. Siamo in grado di risolvere complessi problemi matematici che richiederebbero anni di calcoli umani in pochi giorni grazie ai supercomputer. In breve, il nostro potere è ora aumentato da un gran numero di strumenti che non solo ci rendono più forti (come un martello nelle mani di un costruttore), ma svolgono anche la maggior parte del lavoro che prima era manuale. Le aziende hanno aperto la strada a questa rapida transizione verso l'innovazione e continuano a guidarla. In questo articolo discuteremo di quanto possano essere costosi i processi manuali per le aziende nel tempo e perché l'automazione è sempre l'opzione migliore in uno scenario a lungo termine.

L'attuale rivoluzione digitale ha portato alla comparsa di numerosi prodotti di alta qualità che rendono possibile l'automazione. Ad esempio, lo sviluppo di app Make.com consente alle aziende di interconnettere diversi aspetti digitali delle loro operazioni e ridurre la dipendenza dalle configurazioni manuali. Altri servizi importanti includono strumenti come Zapier, Bubble e Webflow. Le opportunità di automazione non sono mai state così facili da accessibili.

Ciononostante, negli ultimi 20 anni abbiamo assistito a numerosi esempi di grandi aziende o piccole e medie imprese consolidate che hanno fallito a causa della loro dipendenza dai processi manuali. Diamo un'occhiata ad alcuni di questi esempi e cerchiamo di individuare le cause alla base di questi problemi.

Oggi Amazon è quasi sinonimo di vendita al dettaglio. La maggior parte degli americani acquista lì laptop, abbigliamento e molti altri prodotti. Nel 2000 non era così. Molte persone in tutto il mondo si affidavano ai negozi locali o ai marchi di vendita al dettaglio di medie dimensioni. I marchi di vendita al dettaglio davvero grandi che offrivano mercati "di tutto" erano piuttosto rari. Cosa è cambiato? In passato le aziende di vendita al dettaglio si affidavano al lavoro manuale. Avevano un gran numero di punti vendita, che dovevano essere gestiti da un numero elevato di dipendenti. Anche la logistica era molto difficile da gestire: era necessario offrire una selezione più o meno equilibrata di prodotti in tutti i punti vendita per soddisfare non solo la domanda generale, ma anche quella di nicchia. Gli elenchi per la vendita per corrispondenza dovevano essere creati manualmente, stampati e richiedevano una grande forza lavoro per gestire gli ordini. Tutto ciò influiva sui prezzi al dettaglio. Il processo di vendita dei prodotti richiedeva molto lavoro manuale.

Poi è arrivata Amazon e ha cambiato completamente le regole del gioco, passando dai negozi fisici ai mercati online, dove gli utenti potevano scegliere non solo tra i prodotti locali, ma anche tra quelli disponibili in tutto il loro paese (e persino all'estero). Ha poi iniziato a introdurre importanti innovazioni nella logistica di stoccaggio, ottimizzando i tempi di consegna e le scorte di prodotti per ridurre al minimo i costi per gli utenti finali utilizzando robot e algoritmi intelligenti. Di conseguenza, a causa della crescente popolarità dei rivenditori online (oltre ad Amazon, tra i grandi operatori figurano Walmart ed eBay), i negozi fisici non sono più la norma. Continuano a funzionare bene in nicchie particolari come la vendita al dettaglio di generi alimentari o di abbigliamento, ma stanno diventando sempre più irrilevanti in altri settori. L'automazione tramite tecnologie Internet, algoritmi logistici e robotica ha trasformato completamente il modo in cui acquistiamo le cose. Molti rivenditori più anziani si sono affidati a processi manuali consolidati nel loro settore e, di conseguenza, hanno perso quote di mercato o addirittura hanno cessato l'attività.

Ci sono molti altri casi in cui si sono verificati processi simili. Ad esempio, Netflix e altri servizi di streaming/video on demand sono riusciti a sostituire in gran parte la TV e il noleggio di film tra le giovani generazioni. Essi combinano l'autonomia dell'utente (gli utenti possono scegliere quali film guardare) dei servizi di noleggio, che richiedono negozi fisici, con un'esperienza semplificata simile alla TV, basata su algoritmi di raccomandazione automatizzati che ora sono potenziati dall'intelligenza artificiale. Processi simili si sono verificati nei trasporti, nella logistica e persino nel settore immobiliare. L'automazione tramite Internet o, in precedenza, tramite macchine industriali complesse (ad esempio, sistemi robotici per l'assemblaggio di automobili) porta sempre al declino delle aziende che si affidano a processi manuali. Nei casi che abbiamo descritto, ciò può portare a un drastico declino di interi settori. In altri casi, i processi manuali possono influire negativamente su particolari reparti senza sconvolgere l'intera azienda (ad esempio, se un produttore innovativo si affida a processi manuali nel marketing).

Perché questo accade così spesso dal punto di vista storico? Perché così tante aziende mantengono i processi manuali piuttosto che automatizzarli, nonostante i vantaggi apparentemente evidenti? Uno dei motivi principali è la mancanza di un feedback immediato. L'automazione richiede investimenti iniziali che possono ripagarsi in diversi anni. Il processo di aumento della forza lavoro manuale per guidare la crescita dell'azienda è più veloce e facile nel breve termine. Tuttavia, una volta che i processi automatizzati adottati dai concorrenti diventano redditizi dopo un certo periodo di tempo, tali investimenti crescenti nell'espansione della forza lavoro manuale possono avere un effetto negativo inaspettato, portando a significative perdite di risorse a causa di un'eccessiva espansione. Ancora più importante, non è sempre ovvio quale metodo di automazione porterà i migliori vantaggi. Pertanto, la decisione di concentrarsi sulla semplice espansione dei processi esistenti sembra spesso allettante.

Questo problema dei benefici ritardati, che ha portato a cambiamenti drammatici per molte aziende negli ultimi 200 anni, sta diventando sempre meno rilevante. Le innovazioni basate sulle tecnologie digitali e sull'intelligenza artificiale sono spesso così potenti ed efficienti in termini di costi da poter portare benefici significativi in tempi relativamente brevi (ad esempio, uno o due anni). Se in passato la scelta tra automatizzare e non automatizzare non era sempre ovvia a causa del ritmo più lento dello sviluppo tecnologico, oggi sta diventando sempre più chiara: una forza lavoro potenziata da strumenti automatizzati è migliore di quella che si affida al lavoro manuale nella stragrande maggioranza dei casi. Ecco alcune tecnologie che possono aiutare la maggior parte delle aziende (l'elenco non è esaustivo): LLM, siti web con algoritmi di alta qualità per l'elaborazione degli ordini e soluzioni di contabilità digitale.

Per riassumere, l'evidenza storica dimostra che l'automazione è la migliore linea d'azione per la maggior parte delle aziende sul mercato nel lungo termine. I processi manuali spesso sembrano più facili da implementare e più economici in scenari a breve termine, ma quasi sempre perdono rispetto all'automazione anche nell'arco di un decennio. Una delle direzioni più potenti per l'automazione al giorno d'oggi è lo sviluppo di software. Le tecnologie informatiche migliorano i processi manuali in tutto il mondo. La comparsa di tecnologie no-code e low-code e di partner di sviluppo come Keenethics che sanno come utilizzare questa tecnologia indica che questo processo continuerà ad accelerare. Ci stiamo avvicinando a un'era in cui l'automazione diventerà onnipresente.