Come creare un sistema di follow-up che funzioni davvero su LinkedIn

Introduzione

• Una casella di posta LinkedIn disorganizzata ti costa affari, poiché la ricerca dimostra che il primo fornitore a rispondere ha il 50% di possibilità in più di vincere.
• Crea un sistema di follow-up affidabile smistando i messaggi con etichette, impostando promemoria e adottando un flusso di lavoro "Inbox Zero" per assicurarti di non perdere nessuna conversazione.
• Strumenti come Kondo semplificano questo processo aggiungendo etichette, promemoria (snooze) e snippet direttamente nella tua casella di posta LinkedIn, aiutandoti a convertire più lead.

Hai appena inviato un promettente messaggio LinkedIn a un potenziale cliente, candidato o contatto. E adesso? Se sei come la maggior parte dei professionisti, quel messaggio potrebbe finire insieme a centinaia di altri, affondando lentamente nell'abisso della tua casella di posta ingombra, per non essere mai più visto.

"Ogni giorno ricevo tantissimi messaggi importanti su LinkedIn ed è un incubo gestirli!" Questo sentimento, condiviso da innumerevoli utenti di LinkedIn, riflette un problema comune che ti costa opportunità, tempo e denaro.

La dura verità è che la piattaforma di messaggistica nativa di LinkedIn non è stata creata per i professionisti che la utilizzano come strumento di lavoro fondamentale. È stata progettata come interfaccia social, non come strumento di produttività. Il risultato? Una casella di posta caotica in cui i contatti più interessanti e le conversazioni importanti vengono sepolti sotto notifiche di connessione e chiacchiere di bassa priorità.

Ma ecco cosa distingue i migliori da tutti gli altri: i contatti non si convertono da soli. Come osserva l'esperto di vendite Luigi Prestinenzi, "I team migliori trattano i contatti in entrata come oro, non solo rispondendo, ma rispondendo rapidamente e dando seguito con disciplina".

La soluzione non è avere più conversazioni, ma costruire un sistema che garantisca di non perdere mai di vista le conversazioni che contano. Questa guida ti accompagnerà nella creazione di un sistema di follow-up che trasformerà la tua casella di posta LinkedIn da fonte di ansia a macchina di conversione.

Il costo elevato di una casella di posta LinkedIn disorganizzata

Prima di immergerci nelle soluzioni, cerchiamo di capire con cosa abbiamo a che fare. La casella di posta nativa di LinkedIn presenta diversi limiti critici:

• Interfaccia disordinata e mancanza di priorità: non c'è modo di separare i lead più interessanti dalle chiacchiere di networking o dai messaggi promozionali.
• Nessun filtro o categorizzazione: non è possibile taggare, raggruppare o filtrare efficacemente i messaggi in base alla fase, alla priorità o al tipo di conversazione.
• Funzionalità di promemoria limitate: LinkedIn non offre alcun modo integrato per programmare follow-up o promemoria per ricontattare i potenziali clienti.
• Problemi di UI/UX: l'interfaccia risulta macchinosa e lenta e gli utenti segnalano una notevole perdita di tempo semplicemente per navigare tra le conversazioni.

Questi non sono solo fastidi, ma hanno un impatto diretto sui tuoi profitti:

• Perdita di entrate: un follow-up dimenticato con un lead promettente è una perdita diretta di potenziali entrate.
• Ritardi nelle trattative e nelle assunzioni: i tempi di risposta lenti significano che spesso vincono i concorrenti che si impegnano per primi. Secondo una ricerca, il primo fornitore a rispondere ha il 50% di possibilità in più di aggiudicarsi la trattativa.
• Ansia e burnout dovuti alla posta in arrivo: la sensazione di essere costantemente in ritardo crea stress che riduce la produttività complessiva.

Come ha lamentato un utente di Reddit: "È troppo facile che i messaggi di LinkedIn si accumulino e vadano persi, ci sono passato anch'io". Non si tratta solo di frustrazione, ma di un costo opportunità.

I 4 pilastri di un sistema di follow-up infallibile

Prima di addentrarci nell'implementazione tattica, stabiliamo i principi fondamentali su cui deve basarsi qualsiasi sistema di follow-up efficace su LinkedIn:

Pilastro 1: Velocità

Il primo a rispondere ha un vantaggio enorme. Come evidenziato nel caso di studio di Luigi Prestinenzi, quando Grant Thornton ha adottato tempi di risposta più rapidi, ha registrato un aumento significativo dei tassi di conversione. Il vostro sistema deve dare la priorità al rapido coinvolgimento con i nuovi messaggi.

Pilastro 2: Disciplina

La cadenza del tuo follow-up non può basarsi su "quando te ne ricordi" o "quando ne hai voglia". Deve essere strutturata e coerente, eliminando le congetture e assicurando che nessuna conversazione venga trascurata.

Pilastro 3: Organizzazione

Hai bisogno di un metodo per smistare e classificare ogni conversazione in modo da poter concentrare le tue energie su ciò che conta di più. Senza questa struttura, sprecherai tempo prezioso a setacciare messaggi irrilevanti mentre i lead ad alto potenziale si raffreddano.

Pilastro 4: Zero sovraccarico mentale

Il tuo sistema dovrebbe risiedere dove lavori (la tua casella di posta) ed essere facile da usare. Affidarsi a fogli di calcolo, calendari o task manager esterni crea un cambio di contesto che uccide lo slancio.

Ora che abbiamo compreso i principi, costruiamo il tuo sistema da zero.

Guida passo passo alla creazione di un sistema di follow-up ad alte prestazioni

Fase 1: Seleziona e conquista con etichette e caselle di posta separate

Il problema: tutti i messaggi sembrano uguali nella casella di posta di LinkedIn, costringendoti a perdere tempo a rileggere le conversazioni per determinarne l'importanza.

La soluzione: implementa un sistema di etichettatura che comunichi istantaneamente lo stato e la priorità di ogni conversazione.

Come implementarlo:

1. Definisci le tue categorie principali in base al tuo flusso di lavoro. Alcuni esempi:

   • Lead caldo
   • Lead tiepido
   • Cliente
   • Candidato - Selezione
   • Follow-up Q3

2. Applica queste etichette a ogni conversazione importante non appena la avvii.

3. Crea viste separate per ogni etichetta, in modo da poterti concentrare solo sulle conversazioni che sono importanti in quel momento.

Tenere traccia manualmente di queste categorie è noioso e soggetto a errori. È qui che strumenti appositamente progettati come Kondo possono trasformare questo processo. Con Kondo, puoi creare etichette personalizzate e applicarle con una semplice scorciatoia da tastiera (L). La piattaforma crea anche caselle di posta separate, consentendoti di visualizzare solo i messaggi contrassegnati con etichette specifiche, creando in modo efficace elenchi di cose da fare mirati che eliminano tutte le altre distrazioni.

Fase 2: non perdere mai più un follow-up con i promemoria

Il problema: "Ricevere messaggi di follow-up si sta rivelando un po' problematico", ha condiviso un utente di Reddit. Senza un sistema di promemoria sistematico, i follow-up critici vengono dimenticati e le potenziali trattative svaniscono.

La soluzione: implementare un sistema di promemoria che archivi temporaneamente le conversazioni e le riporti alla tua attenzione al momento giusto.

Come implementarlo:

1. Per ogni conversazione che richiede un'azione futura, imposta una data e un'ora specifiche per il promemoria.
2. La conversazione dovrebbe scomparire dalla tua casella di posta principale fino a quella data, riducendo il disordine e il carico mentale.
3. Quando il promemoria si attiva, la conversazione dovrebbe tornare in cima alla tua casella di posta, richiedendo attenzione.

Invece di mettere insieme promemoria del calendario o app di gestione delle attività, la funzione Snooze di Kondo Snooze di Kondo integra questo flusso di lavoro direttamente nella tua casella di posta LinkedIn. Premi **H per impostare un promemoria per domani, la prossima settimana o una data personalizzata. Il messaggio scompare dalla tua casella di posta e riappare in cima quando è il momento, assicurando che nulla venga mai dimenticato. Se rispondono prima della scadenza del promemoria, questo viene automaticamente cancellato: non dovrai più seguire le persone che hanno già risposto.

Fase 3: Raggiungi l'obiettivo "Inbox Zero" con un flusso di lavoro di selezione spietato

Il problema: la maggior parte dei professionisti utilizza la propria casella di posta LinkedIn come un archivio perpetuo, lasciando che i messaggi si accumulino per mesi o anni, creando un disordine opprimente.

La soluzione: trasformate la vostra casella di posta in arrivo da un archivio di vecchi messaggi a una lista dinamica di cose da fare che potete svuotare ogni giorno.

Il flusso di lavoro: per ogni nuovo messaggio, scegli una delle quattro azioni:

1. Rispondi: se ci vogliono meno di 2 minuti, rispondi immediatamente.
2. Posticipa (ricorda): se richiede un follow-up in un secondo momento, imposta un promemoria e archivia.
3. Etichetta e archivia: se è importante per il contesto ma non richiede ulteriori azioni, etichettala in modo appropriato e rimuovila dalla tua casella di posta.
4. Archivia: se la conversazione è terminata, cancellala dalla tua vista principale.

Questa filosofia della casella di posta vuota è fondamentale per i sistemi di produttività come Kondo, dove le scorciatoie da tastiera per l'archiviazione (**E), la sospensione (H) e l'etichettatura (L) consentono di elaborare centinaia di messaggi in pochi minuti, anziché in ore. Gli utenti riferiscono di risparmiare almeno 30 minuti al giorno adottando questo flusso di lavoro.

Passaggio 4: risparmia ore con snippet riutilizzabili

Il problema: sprechi ore a riscrivere varianti degli stessi messaggi per follow-up, pianificazioni e domande comuni.

La soluzione: crea una libreria di modelli per i messaggi che invii di frequente, che possono essere inseriti e personalizzati all'istante.

Come implementarlo:

1. Identifica i messaggi che invii ripetutamente (ad esempio, link di pianificazione, follow-up dopo nessuna risposta, informazioni sui prezzi).
2. Crea modelli con variabili di personalizzazione come **{firstName} per mantenere un tocco personale.
3. Utilizza un sistema che ti consenta di inserire questi modelli con un numero minimo di battute.

La funzione Snippet di Kondo consente di salvare e inserire istantaneamente questi modelli con un semplice comando (;). Compila automaticamente variabili come il nome del destinatario, combinando la velocità dell'automazione con la personalizzazione essenziale.

L'ultimo tassello: sincronizzare LinkedIn con il tuo sistema di registrazione

Per i team e i professionisti che gestiscono le relazioni su più piattaforme, c'è un'ultima sfida: le tue conversazioni su LinkedIn sono una scatola nera per il resto del tuo team e il tuo CRM. Questo crea silos di dati e profili dei clienti incompleti.

La soluzione è un ponte automatizzato tra la tua casella di posta LinkedIn e il tuo database centrale (CRM, ATS, ecc.). Ecco come implementarlo:

1. Utilizza uno strumento in grado di attivare un'azione nel tuo CRM quando si verifica un evento su LinkedIn.
2. Crea flussi di lavoro come: quando applichi l'etichetta **Hot Lead a una conversazione, crea automaticamente un affare in HubSpot o aggiungi una nota a un contatto in Salesforce.
3. Assicurati che i riassunti delle conversazioni e i dettagli chiave siano sincronizzati per mantenere un'unica fonte di verità.

Kondo's Business Tier risolve questo problema con integrazioni native e webhook. È possibile connettersi a strumenti come HubSpot, Notion, Google Sheets o qualsiasi sistema tramite Zapier/Make. Questo automatizza il noioso inserimento dei dati relativi alle attività su LinkedIn, fornendo piena visibilità e facendo risparmiare al tuo team ore di lavoro manuale.

Conclusione: dal caos alla conversione

Smetti di lasciare che la caotica casella di posta predefinita di LinkedIn determini il tuo successo. Un sistema di follow-up disciplinato basato su velocità, organizzazione e zero sovraccarico mentale non è solo piacevole da avere, ma è essenziale per chiunque voglia utilizzare LinkedIn come strumento di lavoro.

La strada da seguire è chiara:

1. Seleziona con le etichette: classifica le conversazioni in base alla priorità e al tipo
2. Non dimenticare mai con i promemoria: imposta programmi di follow-up sistematici
3. Ottieni chiarezza con Inbox Zero: elabora i messaggi quotidianamente, senza lasciare nulla al caso
4. Risparmia tempo con gli snippet: automatizza i messaggi ripetitivi mantenendo la personalizzazione
5. Mantieni un'unica fonte di verità: sincronizza l'attività di LinkedIn con il tuo CRM o sistema di registrazione

puoi continuare a mettere insieme trucchi manuali e strumenti esterni, oppure puoi adottare una piattaforma progettata da zero per eseguire proprio questo sistema. Se sei pronto a trasformare i tuoi messaggi diretti su LinkedIn in una macchina di conversione e recuperare ore ogni settimana, è il momento di costruire un sistema reale che funzioni.

Ricorda ciò che ha sottolineato Luigi Prestinenzi: "I team migliori trattano l'inbound come oro, non solo rispondendo, ma rispondendo rapidamente e dando seguito con disciplina". Con il sistema giusto, non perderai mai più un altro lead prezioso.

Domande frequenti

Perché un sistema di follow-up su LinkedIn è così importante?

Un sistema di follow-up su LinkedIn è fondamentale perché impedisce che lead, clienti e candidati preziosi vadano persi in una casella di posta ingombra, con un impatto diretto sui tuoi ricavi e sul tuo successo. Senza un sistema, le conversazioni importanti vengono sepolte, portando a opportunità perse. Come sottolinea l'articolo, il primo fornitore a rispondere ha una probabilità significativamente più alta di aggiudicarsi l'affare. Un sistema basato su velocità, organizzazione e disciplina ti assicura di interagire in modo tempestivo e coerente con i contatti più importanti.

Qual è il modo migliore per organizzare i miei messaggi LinkedIn?

Il modo più efficace per organizzare i messaggi LinkedIn è implementare un sistema di etichettatura o tagging per classificare le conversazioni in base al loro stato e alla loro priorità. Puoi creare etichette come **Lead caldo, Cliente o Follow-up necessario. Questo ti permette di smistare la tua casella di posta e concentrarti solo sulle conversazioni rilevanti. Anche se puoi provare a farlo manualmente, strumenti come Kondo automatizzano questo processo con funzioni come Split Inboxes, creando liste di cose da fare mirate per ogni categoria.

Posso impostare promemoria di follow-up direttamente su LinkedIn?

No, la piattaforma nativa di LinkedIn non offre una funzione integrata per impostare promemoria per il follow-up dei messaggi. Questa limitazione è uno dei motivi principali per cui spesso si dimenticano follow-up importanti. Per risolvere questo problema, è necessario affidarsi a metodi esterni come le voci del calendario o utilizzare uno strumento integrato come Kondo, che consente di "sospendere" una conversazione e farla riapparire nella posta in arrivo in una data e un'ora specifiche.

Cos'è il metodo "Inbox Zero" per LinkedIn e come funziona?

Il metodo Inbox Zero per LinkedIn è un flusso di lavoro quotidiano in cui si elaborano tutti i nuovi messaggi scegliendo una delle quattro azioni: Rispondi, Ricorda (Posticipa), Etichetta e archivia o Archivia. L'obiettivo è trasformare la tua casella di posta da uno spazio di archiviazione disordinato in un elenco di cose da fare pulito e utilizzabile. Svuotando quotidianamente la tua casella di posta, riduci il carico mentale e ti assicuri che ogni messaggio importante riceva l'attenzione che merita senza andare perso.

Come posso velocizzare i miei tempi di risposta su LinkedIn?

Puoi velocizzare notevolmente i tuoi tempi di risposta utilizzando modelli o snippet predefiniti per le richieste e i follow-up più comuni. Molte conversazioni prevedono domande ripetitive o richieste di programmazione. Creando una libreria di snippet riutilizzabili, puoi rispondere a questi messaggi in pochi secondi. Gli strumenti con funzionalità snippet ti consentono di inserire modelli personalizzati con un semplice comando, combinando l'efficienza dell'automazione con il tocco personale necessario per costruire relazioni.

Ho davvero bisogno di uno strumento di terze parti per gestire la mia casella di posta LinkedIn?

Sebbene sia possibile gestire manualmente la propria casella di posta utilizzando fogli di calcolo o calendari, uno strumento dedicato di terze parti è molto più efficiente e affidabile per i professionisti che utilizzano LinkedIn per lavoro. I sistemi manuali creano attriti, richiedono continui cambi di contesto e sono soggetti a errori umani. Uno strumento che si integra direttamente nella casella di posta di LinkedIn, come Kondo, automatizza l'etichettatura, i promemoria e i modelli, creando un sistema fluido che fa risparmiare tempo e impedisce che le opportunità vadano perse.