Perché la maggior parte delle piccole imprese tiene ancora traccia degli orari nei fogli di calcolo (e quanto costa in realtà)

Introduzione

Un mio amico gestisce un'impresa di pulizie. Quattordici dipendenti, tre turni, due sedi. L'anno scorso l'ho visto passare la domenica sera a copiare celle su un foglio di Google Sheets, a contrassegnare con colori diversi chi poteva lavorare il lunedì, a mandare messaggi a chi non aveva risposto riguardo alla propria disponibilità e a rifare tutto da capo quando qualcuno si è dato malato alle 6 del mattino. Lo fa ogni settimana da quattro anni.

Quando gli ho chiesto perché non usasse un software di pianificazione, mi ha risposto: "Funziona bene". Chiaramente non è così. Ma capisco perché la pensi così: il foglio di calcolo non si blocca mai, non gli invia mai fatture e lui sa già come usarlo. Il costo del passaggio sembra elevato e il problema sembra gestibile. Finché non si fa il conto.

Il costo nascosto della pianificazione manuale

Nessuno tiene traccia di quanto tempo impiega a creare manualmente un programma settimanale. Così ho chiesto in giro, parlando con una dozzina di titolari di piccole imprese che gestiscono team a ore. Le risposte variavano da tre a sette ore alla settimana. Diciamo cinque.

Cinque ore a settimana sono 260 ore all'anno. Se il tempo del titolare vale 50 dollari l'ora (una stima prudente per chi gestisce un'azienda), sono 13.000 dollari all'anno spesi a trascinare celle su un foglio di calcolo invece di gestire effettivamente l'azienda.

E questo è solo il tempo. La parte più costosa è ciò che il foglio di calcolo non può fare.

I fogli di calcolo non gestiscono la complessità

Un semplice orario dal lunedì al venerdì, dalle nove alle cinque? Certo, un foglio di calcolo funziona. Ma nel momento in cui si introduce una qualsiasi complessità, le cose iniziano a non funzionare più.

Prendiamo ad esempio gli orari compressi. Un orario a rotazione 2-2-3, in cui i dipendenti alternano due giorni di lavoro, due giorni di riposo e tre giorni di lavoro, richiede il monitoraggio di un ciclo di 14 giorni su più team. In un foglio di calcolo, ciò significa ripetere manualmente gli schemi, ricontrollare che nessuno venga accidentalmente inserito in straordinario e pregare di non aver incollato la settimana sbagliata. Una riga fuori posto e qualcuno si presenta a un turno vuoto mentre un'altra sede è a doppio organico.

Oppure si consideri una settimana lavorativa compressa 9/80, in cui i dipendenti lavorano 80 ore in nove giorni invece che in dieci, avendo un venerdì libero a settimane alterne. Sembra semplice finché non ci si rende conto che metà del team è libera a venerdì alterni, mentre l’altra metà è libera nei venerdì opposti. Ora provate a gestirlo in un foglio di calcolo insieme alle richieste di ferie, agli scambi di turni e ai limiti di straordinari. È un puzzle che si riconfigura ogni due settimane.

Non si tratta di modelli di pianificazione esotici: magazzini, cliniche sanitarie, stabilimenti di produzione e aziende di servizi li utilizzano ogni giorno. Semplicemente non sono stati progettati per vivere in una griglia di celle colorate.

Gli errori che nessuno nota

La maggior parte degli errori di pianificazione nei fogli di calcolo non viene individuata. Costano semplicemente denaro, in modo silenzioso.

Un dipendente lavora 43 ore perché qualcuno ha sbagliato i conti, e ora dovete pagare tre ore di straordinari che non avevate previsto nel budget. Moltiplicate questo per un team e per un anno, e si arriva a migliaia di euro. Un turno rimane a corto di personale perché due persone pensavano di avere il giorno libero: perdete entrate e vi affannate a trovare una copertura. Qualcuno prende un sabato che lo spinge nel territorio degli straordinari, ma nessuno se ne accorge fino al momento del pagamento degli stipendi.

Un foglio di calcolo non ti avverte che approvare questo scambio spinge quel dipendente a fare gli straordinari. Si limita a riportare ciò che inserisci: i numeri sbagliati sembrano esattamente uguali a quelli giusti.

Perché le persone non cambiano

Se la matematica è così ovvia, perché la maggior parte delle piccole imprese continua a utilizzare i fogli di calcolo? Tre motivi.

Pregiudizio di familiarità. Il titolare ha creato il foglio di calcolo. Conosce ogni scheda, ogni formula, ogni codice colore. Cambiare significa imparare qualcosa di nuovo durante la parte più impegnativa della settimana. Nessuno vuole armeggiare con un nuovo software la domenica sera quando il programma del lunedì è in scadenza.

Costo percepito. Un software di pianificazione costa 2-5 dollari al mese per dipendente. Per un team di 20 persone, sono 40-100 dollari al mese. Gli imprenditori vedono quella voce di spesa e la confrontano con il foglio di calcolo, che è “gratuito”. Ma “gratuito” non tiene conto del tempo dell’imprenditore, degli errori negli straordinari o dei turni a corto di personale. Il foglio di calcolo è lo strumento gratuito più costoso in attività.

Non si è ancora rotto abbastanza gravemente. I fogli di calcolo si deteriorano lentamente. Un errore qui, un malinteso là. Raramente si verifica un singolo guasto catastrofico che costringe a un cambiamento, ma solo un costante spreco di ore e costi evitabili che non compaiono mai in nessun rapporto.

Cosa cambia realmente quando si smette

Tutti i titolari con cui ho parlato che hanno abbandonato i fogli di calcolo dicono la stessa cosa: vorrebbero averlo fatto prima. La pianificazione stessa richiede una frazione del tempo perché il software gestisce automaticamente i turni a rotazione e i conflitti di disponibilità.

Anche la situazione degli straordinari migliora, soprattutto perché è possibile vedere effettivamente le ore che si accumulano prima di approvare uno scambio, non dopo l'elaborazione delle buste paga. E i dipendenti smettono di mandarti messaggi alle 22:00 per chiederti della settimana successiva: basta che controllino l'app. Quest'ultima parte sembra secondaria, ma è quella che i titolari menzionano per prima.

La vera domanda

Senti, se hai tre persone con un orario fisso, tieni il tuo foglio di calcolo. Sul serio. Ma una volta superati i dieci dipendenti con turni a rotazione, ferie e regole sugli straordinari, stai spendendo soldi veri fingendo che l'opzione gratuita sia gratuita. Il mio amico con l'impresa di pulizie ha finalmente cambiato sistema lo scorso autunno. Mi ha detto che le sue domeniche sono di nuovo sue. Questo vale più di 13.000 dollari.