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2023年のプロジェクトマネジメントライフサイクルの5つのフェーズ

プロジェクトマネージャーは真のマルチタスク職人である。チームを調整し、複雑なスケジュールを管理し、ほぼ完璧にタスクを遂行する。

しかし、熟練したプロジェクトマネージャーは、プロジェクトを成功に導くには、単なる設計図以上のものが必要であることを理解している。プロジェクトマネジメントのライフサイクルを深く理解することが必要なのだ。

このガイドでは、プロジェクトマネジメントのライフサイクルの各フェーズ（開始、計画、実行、モニタリング、終結）について掘り下げます。また、各フェーズでプロジェクトを成功に導くために必要なステップやツールについてもご紹介します。

プロジェクトマネジメント・ライフサイクルの5つのフェーズ

プロジェクトマネジメントのライフサイクルは、通常5つのフェーズで構成される：

1. フェーズ1 - 開始
2. 第2段階 - 計画
3. フェーズ3 - 実行
4. フェーズ4 - モニタリングと管理
5. 第5段階 - 閉鎖

プロジェクトのライフサイクルとは？

プロジェクト・ライフサイクルは、プロジェクト・マネジャーが効果的にプロジェクトを計画、実行、管理するためのフレームワークと考えてほしい。プロジェクトライフサイクルは、プロジェクトの開始から終了まで、プロジェクトが進行する段階の概要を示す体系的なアプローチである。

プロジェクト・ライフサイクルの詳細な段階を掘り下げてみよう：

1.開始：開始段階は、プロジェクトの開始を意味する。プロジェクトの目的、目標、スコープ、利害関係者を特定し、定義する。

この段階では、一般的にプロジェクトマネージャーが任命され、プロジェクトの実行可能性を評価するためにフィージビリティ・スタディが実施されることもある。プロジェクトの初期要件と制約が決定され、プロジェクト憲章またはビジネスケースが作成される。

2.計画計画段階では、プロジェクトマネージャーとそのチームは、プロジェクト実行の指針となる包括的な計画を策定する。この段階には以下が含まれる：

• プロジェクトの成果物の定義
• 作業分解構造の作成
• プロジェクトのタスクと依存関係の特定
• リソースとスケジュールの見積もり
• 予算配分
• 潜在的なプロジェクトリスクを軽減するためのリスク分析と管理戦略の確立

プロジェクト計画は、プロジェクトの実行と管理のためのロードマップの役割を果たすことに注意。

3.実行：実行フェーズでは、プロジェクト計画を実行に移す。タスクが割り当てられ、チームメンバーはそれぞれの活動に取りかかる。

プロジェクトマネージャーは、タスクが時間通りに完了し、リソースが効果的に活用され、チームメンバーや利害関係者間のコミュニケーションが円滑に流れるよう、実行を監督します。定期的な状況報告やミーティングを実施し、進捗状況を把握し、問題に対処し、必要な調整を行うことで、プロジェクトを軌道に乗せる。

4.モニタリングとコントロールプロジェクトのライフサイクルを通じて、モニタリングとコントロールは、プロジェクトがスケジュール通りに、予算内で、定義された品質基準を満たすことを確実にするために重要である。

プロジェクトマネージャーは、主要業績評価指標を追跡し、プロジェクトの評価指標をレビューし、計画目標に対する実際の進捗状況を比較する。この段階では、変更を管理し、対立を解決し、発生したリスクに対処する。プロジェクトの状況や必要な調整についてステークホルダーに情報を提供するため、定期的な報告も行います。

5.終結：終結フェーズは、プロジェクトの終結を意味する。プロジェクトの成果物を最終的に納品し、プロジェクトレビューや実施後のレビューを行い、ステークホルダーから承認とサインオフを得る。プロジェクトで学んだ教訓は、今後のプロジェクトを改善するために文書化される。契約が終了し、リソースが解放されます。

正式なプロジェクト終了報告書が作成され、成果、課題、今後のプロジェクトへの提言が強調される。プロジェクトの成功を祝い、チームメンバーの貢献を称えることも、終結段階には欠かせない要素です。

ヒント：プロジェクトのライフサイクルは、必ずしも直線的なプロセスではない。プロジェクトを通じて、反復、適応、フィードバックループが発生し、必要に応じて柔軟に調整することができる。

プロジェクト管理ライフサイクルの4つの制約条件

プロジェクトマネジメントのライフサイクルの中で、プロジェクトマネジャーが効果的に管理する必要のある4つの制約がある：

1.時間：時間の制約は、以下のような外的要因に影響される：

• 非現実的な期限：ステークホルダーやクライアントがプロジェクト完了の期限を過度に強引に設定したり、非現実的な期限を設定したりすると、マネジャーはしばしば困難に直面する。これがプレッシャーとなり、割り当てられた時間内にプロジェクトを完了させることが難しくなります。
• 時間の見積もりが甘い：各タスクやフェーズの所要時間を正確に見積もることは非常に重要である。不適切な時間見積もりは、遅れにつながり、プロジェクトの進行を妨げる。
• 依存と遅延：プロジェクトでは、タスクやチーム間に相互依存関係があることが多い。ある分野の遅れが波及効果を引き起こし、プロジェクト全体のタイムラインに影響を与えることがあります。

2.コスト：一般的なコスト制約には以下のものがある：

• 予算不足：財源が限られていると、必要な資材の調達、熟練した人材の雇用、プロジェクト実施に必要な技術への投資などに支障をきたす可能性がある。
• コスト超過：コスト見積もりの甘さ、予期せぬ出費、プロジェクト・スコープの変更は、予算超過につながり、リソースに負担をかけ、財政的な制約を生む可能性がある。
• リソース配分：プロジェクト要件を満たしながら、費用対効果を確保するためのリソース配分の最適化に、マネジャーはしばしば苦慮する。

3.スコープ：スコープ制約とは、プロジェクトが脱線し、当初の意図した範囲を超えて拡大した場合に発生する。一般的な使用例は以下の通り：

• スコープクリープ:適切な評価と承認なしにプロジェクトスコープを変更したり追加したりすると、スコープクリープが発生する可能性がある。これは、コスト増、スケジュール延長、当初の計画通りにプロジェクトを遂行することの困難につながる可能性がある。
• スコープの変更：プロジェクト途中でのスコープ変更は、ワークフローを混乱させ、リソース配分に影響を与え、新たなリスクや不確実性をもたらす可能性がある。
• 不明確な要件：プロジェクト要件の定義が不十分であったり、あいまいであったりすると、マネジャーが明確なスコープを設定し、プロジェクトの期待事項を効果的にチームに伝えることが難しくなります。

4.品質：品質の制約は、以下のような多くの問題に起因する可能性がある：

• 標準の欠如：定義された品質基準や品質管理システムがない場合、一貫性のない、あるいは劣悪な成果物が生み出される可能性がある。
• 不十分なテスト：不十分なテストや品質保証プロセスは、発見されないエラーや欠陥につながり、プロジェクトの成果物全体の品質を低下させる可能性がある。
• トレードオフのバランスマネジャーはしばしば、質の高い結果を求める気持ちと、時間やコストの制約とのバランスをとるという課題に直面する。トレードオフが必要な場合もあり、適切なバランスを見つけるのは複雑な作業になる。

プロからのアドバイス：一般的に「鉄の三角形」として知られるこれらの4つの制約は、相互に関連しており、1つの制約の変化が他の制約に影響することがよくあります。プロジェクトマネジャーは、プロジェクトのライフサイクル全体を通して、これらの制約のバランスを注意深くとり、優先順位をつけなければなりません。

プロジェクトマネジメントライフサイクルの5つのフェーズを理解する

フェーズ 1.プロジェクト開始

ステップ

1. プロジェクトの目的、目標、成果物を明確にする。
2. プロジェクトの範囲と境界を定義する。
3. プロジェクトの実行可能性を評価するためのフィージビリティ・スタディを実施する。
4. 利害関係者を特定し、コミュニケーション・チャネルを確立する。
5. プロジェクト憲章または開始文書を作成する。

よく使われる道具

• プロジェクト憲章テンプレート
• ステークホルダー分析ツール
• フィージビリティ・スタディのテンプレート
• コミュニケーション・マネジメント計画のテンプレート

第2段階プロジェクト計画

ステップ

1. プロジェクトのタスクとアクティビティを定義する。
2. プロジェクトのスケジュールとマイルストーンを決定する。
3. 作業内訳構造（WBS）を作成し、リソースを割り当てる。
4. プロジェクトリスクの特定と分析
5. 予算を立て、資源を配分する。
6. 詳細なプロジェクト計画を立てる。

よく使われる道具

• プロジェクト管理ソフトウェア（Microsoft Project、Asana、Trelloなど）
• 下図のようなガントチャート：

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• WBSテンプレート
• リスク評価ツール
• 資源配分ソフトウェア
• 予算および財務分析ツール

第3段階実行

ステップ

1. プロジェクト計画に従ってプロジェクトタスクを遂行する。

2. リソースの調整と管理

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3. 利害関係者とコミュニケーションをとり、彼らの懸念に対処する。

4. プロジェクトの進捗状況を監視し、実際のパフォーマンスを追跡する。

5. 品質管理措置を実施する。

6. 実行中に発生した変更や問題を管理する。

よく使われる道具

• コラボレーション・コミュニケーションツール（Slack、Microsoft Teamsなど）
• タスク管理ソフトウェア
• プロジェクト管理ソフトウェア
• 品質管理ツール
• 変更管理ツール

第4段階モニタリングと管理

ステップ

1. プロジェクトの進捗状況を監視し、計画されたスケジュールやマイルストーンと比較する。
2. プロジェクトのコストを追跡し、予算と比較する。
3. プロジェクトの状況を評価し、問題に対処するための定期的なミーティングを実施する。
4. プロジェクトのリスクを管理し、軽減策を実施する。
5. 品質基準の遵守を徹底する。
6. 必要に応じてプロジェクト計画を調整する。

よく使われる道具

• 追跡・報告機能を備えたプロジェクト管理ソフトウェア
• アーンドバリュー分析ツール
• リスク管理ソフトウェア
• 品質管理ツールとテクニック
• 変更管理ツール
• プロジェクト・パフォーマンス・ダッシュボード

第5段階閉鎖

ステップ

1. 目的および成果物に対するプロジェクトのパフォーマンスを評価する。

2. プロジェクト完了のため、クライアントまたは利害関係者の承認を得る。

3. レッスン・ラーンド・セッションを実施し、成功例と改善点を明らかにする：

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4. プロジェクト文書をアーカイブし、契約を終了する。

5. プロジェクトの成功を祝い、チームメンバーの貢献を称える。

よく使われる道具

• プロジェクトの評価と査定ツール
• 教訓テンプレート
• 文書管理システム
• 契約終了テンプレート
• プロジェクト終了チェックリスト

あなたに：Niftyでプロジェクト管理プロセスを簡素化

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プロジェクト管理プロセスを効率的でわかりやすいものにしたいとお考えですか？ニフティのプロジェクト管理ソフトウェアは、ユーザーフレンドリーなインターフェースと、以下のような必要不可欠な機能を備えています：

• 一元的なコラボレーションニフティはチームの一元的なハブとして機能し、コミュニケーション、ドキュメントの共有、進捗の確認などをプラットフォーム内で簡単に行うことができます。散在するメール、メッセージ、ファイルに別れを告げましょう。
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• ビジュアルプロジェクトロードマップ：プロジェクトマネージャーは、Niftyのビジュアルプロジェクトロードマップを使って、プロジェクトのタイムラインを常に把握することができます。プロジェクトのマイルストーンや期限を簡単に計画、視覚化、追跡できます。
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プロジェクトの成功は、プロジェクトマネジメントのライフサイクルをどれだけ理解しているかにかかっています。プロジェクト管理ソフトウェアを活用し、予算内、スケジュール内、ステークホルダーの期待以上のプロジェクトを実現するための努力を強化しましょう。