2023년에 알아야 할 5가지 구매 주문 유형

소개

체계적인 구매 프로세스는 중단 없는 비즈니스 운영을 위해 필수적입니다. 구매의 모든 단계를 문서화하면 가시성이 향상되고 버퍼를 유지하고 의사 결정을 최적화하는 데 매우 중요합니다.

오늘날의 디지털 비즈니스 환경에서 구매 주문서는 새로운 차원의 중요성을 갖게 되었습니다. 구매 주문서는 공급과 수요를 확인하고, 송장을 추적하고, 모든 것을 조정하여 모든 것이 원활하게 진행되도록 하는 데 핵심적인 역할을 합니다.

이러한 상황을 고려할 때 구매 주문 프로세스를 최대한 효율적으로 만드는 것이 중요합니다. 운영 효율성을 개선하고 처리 시간을 단축할 뿐만 아니라 직원 만족도도 높일 수 있습니다.

이 블로그는 5가지 일반적인 구매 주문 유형을 분류하기 위해 작성되었습니다. 각 유형이 어떻게 조달 프로세스를 원활하고 성공적으로 진행할 수 있는지 보여드리겠습니다.

구매 주문이란 무엇인가요?

구매 주문서는 구매자가 구매를 위해 공급업체에게 발행하는 법적 문서입니다. 품목 설명, 수량, 가격, 결제 조건, 배송 날짜 및 기타 관련 정보로 구성된 전체 거래에 대해 자세히 설명합니다.

합의된 조건을 기록하고 조달 과정에서 양 당사자가 참고할 수 있는 법적 구속력이 있는 계약서입니다.

올바른 제품을 확보하고 적시에 배송하면 구매가 간소화되어 비즈니스 운영에 명확성과 책임감을 부여할 수 있습니다.

출처

구매 주문 관리: 간단한 개요

비즈니스의 구매 주문 프로세스를 체계적으로 관리하는 것을 구매 주문 관리라고 합니다. 이는 하나 이상의 구매 주문에 대한 완전한 최신 정보의 가용성을 보장하는 확립된 원칙과 절차의 모음입니다.

여기에는 구매 주문서를 처음부터 끝까지 생성, 검토, 승인 및 추적하는 작업이 포함됩니다.

이 내부 조달 절차는 모든 구매에 대한 적절한 가시성과 문서화를 보장하여 향후 감사를 더 쉽게 수행할 수 있도록 합니다.

구매 주문 관리는 구매 여정의 로드맵 역할을 합니다. 무엇을, 어디서, 얼마나 구매해야 하는지에 대한 모든 중요한 세부 정보를 제공합니다. 이 프로세스는 원활한 업무 진행을 돕고 거래를 정확하게 기록하여 정보에 입각한 의사결정을 내리는 데 매우 유용합니다.

구매 주문의 목적은 무엇인가요?

너무 많은 정보를 제공하지 않겠습니다. 구매 주문서의 핵심적인 목적은 구매자와 판매자 간의 공식 문서 역할을 하는 것입니다. 구매 주문서에는 중요한 구매 세부 정보가 모두 명시되어 있어 향후 감사 및 기록 보관에 유용합니다.

처음에 구매 주문서는 법적 구속력이 없습니다. 하지만 공급업체가 이용 약관에 동의하면 구매자와 공급업체 모두에게 법적 구속력이 있는 문서가 됩니다.

SaaS 구매자가 알아야 할 구매 주문 유형

구매 주문서에는 한 가지 사이즈가 모든 것에 적합하지 않습니다. 모든 구매 주문서가 동일하다고 생각하셨을 수도 있지만, 이는 사실이 아닙니다. 실제로는 5가지 유형의 구매 주문서가 있으며, 각 주문서에는 서로 다른 수준의 정보가 포함되어 있습니다.

이에 대해 알아볼 준비가 되셨다면 지금 바로 확인해 보세요;

1. 표준 구매 주문서

표준 구매 주문서는 대부분의 구매자가 가장 많이 사용하는 주문서입니다. 이는 지정된 제품 유형, 품목 품질 및 수량으로 단일 거래를 수행하려는 의도를 보여줍니다. 구매 주문에는 거래를 완료하는 데 필요한 모든 정보가 포함되어 있습니다.

구매 주문 예시 1:

출처

표준 구매 주문은 일회성 구매를 위한 간단하고 일반적인 솔루션입니다. 구매자가 구매 세부 정보를 이해하고 품목 또는 서비스, 금액, 배송 일정 및 결제 조건을 식별할 수 있는 상황에 적합합니다.

예를 들어_ SaaS 회사에서 업무용 새 프린터가 필요할 수 있습니다. 이 회사는 필요한 프린터의 수량과 사양, 납기일과 합의된 가격을 명시하는 표준 구매 주문서를 작성합니다.

표준 발주서에는 다음 사항이 포함되어야 합니다:

• 공급업체 정보 및 품목 설명
• 예상 배송 날짜 및 위치
• 합의된 결제 금액, 결제 기한 및 연체료.
• 각 제품의 가격 세부 정보.

2. 계획된 구매 주문

계획 구매 주문(PPO)을 사용하면 구매자가 구매 주문서를 미리 제출하여 향후 요구 사항을 계획할 수 있습니다. 품목, 가격, 결제 조건은 모두 알려져 있지만 수량과 배송 날짜는 정보에 입각한 추정치를 기반으로 합니다. PPO는 사무용품과 같은 준정기적 지출에 적합합니다.

구매 주문 예제 2:

출처

예를 들어, 한 조직에서 프린터 용지 및 문구류와 같은 사무용품을 정기적으로 주문합니다. 구매 부서에서는 예상 수량과 가변 배송 날짜가 포함된 구매 주문서를 작성하기 전에 이전 소비 패턴을 평가합니다. 그리고 요구 사항을 충족하기 위해 필요에 따라 공급업체에 PPO를 발행합니다.

계획 구매 주문에는 표준 구매 주문보다 더 광범위한 정보가 포함되어 있어 예상되는 수요에 대해 더 효율적으로 조달할 수 있습니다. 기업은 예상 구매에 대한 자세한 개요를 제공함으로써 재고 관리를 최적화하고 필수 상품의 일관된 공급을 유지할 수 있습니다.

계획 구매 주문에는 다음 사항이 포함되어야 합니다;

• 상품 또는 서비스에 대한 명확하고 구체적인 정보
• 배송 및 세금 세부 정보
• 배송 지침 및 가격 조건
• 각 품목의 가격입니다.

3. 블랭킷 구매 주문서

대량 구매 주문(BPO)은 구매자가 공급업체와 할인된 가격을 협상하기 위해 동시에 여러 주문을 하는 것입니다. 공급업체의 흥미로운 측면은 대량 주문에 대해 할인을 제공하는 데 더 개방적이라는 것입니다. 기업은 BPO를 통해 보다 효율적으로 제품을 구매하여 중복을 최소화하고 조달을 간소화할 수 있습니다.

구매 주문 예제 3:

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예를 들어, 한 기업에서 프린터 카트리지와 용지를 정기적으로 구매해야 한다고 가정해 보겠습니다. 개별 주문 대신 일정 기간 동안 대량 구매를 위해 단일 공급업체와 계약을 맺습니다. BPO는 모든 품목에 대해 수량, 비용 및 합의된 할인을 지정하여 합리적인 가격으로 조달할 수 있도록 보장합니다.

비즈니스 구매 주문(BPO)은 제품과 서비스가 어떻게 이동하는지를 보여주는 매우 명확한 창과도 같습니다. 조직이 효율적이고 경제적으로 물건을 구매할 수 있도록 도와줍니다.

BPO를 통해 구매자는 충분한 물품을 확보하고 재고가 소진되는 곤란한 순간을 피할 수 있습니다. 구매자는 원하는 양을 언급하고 할인 혜택을 받기만 하면 됩니다.

블랭킷 구매 주문서에는 다음 사항이 포함되어야 합니다:

• 시간 경과에 따라 배송할 제품 수량 지정
• 협상된 단가, 추가 할인 또는 조정에 대한 개요 설명
• 결제 조건, 품질 기준, 반품 정책 또는 위약금 포함
• 모든 품목에 대한 확정 가격 정보

4. 계약 구매 주문서

계약 구매 주문(CPO)은 가장 공식적이고 법적으로 강제력이 있는 구매 주문서입니다. 구매자와 판매자는 구매 주문서를 발행하기 전에 구매 조건을 설명하는 계약을 체결해야 합니다. 이 계약은 양 당사자를 법적으로 보호합니다.

구매 주문 예제 4:

출처

계약 구매 주문서(CPO)는 표준 구매 주문서(SPO)보다 유연성이 뛰어나고 더 자세한 사양을 수용할 수 있습니다. 여기에는 공급업체에 대한 구매 주문서 발행, 추가 비용 관리, 오류 처리 및 기타 비즈니스 파트너십의 중요한 측면에 대한 지침이 명시되어 있습니다.

계약 구매 주문은 특히 리셀러와 협력하거나 복잡한 조달 환경에서 작업할 때 비즈니스 거래를 위한 안전하고 효율적인 프레임워크를 제공합니다.

계약 구매 주문서에는 다음 사항이 포함되어야 합니다:

• 합의된 계약의 참조
• 계약의 범위 및 수정 사항
• 해지 및 종료 조항

5. 디지털 구매 주문서

디지털 구매 주문은 구매 주문서를 전자적으로 관리하는 현대적이고 간소화된 기술로, 조달 프로세스의 생산성과 팀워크를 향상시킵니다. 기업은 구매 주문 절차를 디지털화하여 시간을 절약하고 서류 작업을 최소화하며 정확한 기록 보관을 보장할 수 있습니다.

구매 주문 예제 5:

출처

디지털 구매 주문서를 작성하고 공유하는 간단한 방법 중 하나는 Microsoft Excel 또는 Open Office를 사용하는 것입니다. 이러한 시스템에는 각 구매 주문에 필요한 특정 요소를 포함하도록 쉽게 수정할 수 있는 기존 템플릿이 포함되어 있습니다.

예를 들어, 사무용품을 구매하는 기업_은 Excel 디지털 구매 주문서 템플릿을 사용하여 수량, 품목 설명 및 합의된 가격을 전달할 수 있습니다_.

공급업체와 디지털 구매 주문서를 교환하면 양 당사자가 구매 정보를 명확하게 파악할 수 있으므로 커뮤니케이션이 개선되고 배송이 빨라집니다.

또한 디지털 구매 주문서는 추적 및 보고 기능을 강화하여 기업이 예산을 더 잘 관리하고 구매 패턴을 평가할 수 있도록 지원합니다. 투명성은 구매자와 공급업체 모두에게 이익이 되며, 상호 유리하고 효율적인 조달 프로세스를 가능하게 합니다.

구매 주문은 어떻게 작동하나요?

프로세스를 최적화하려는 조직은 구매 주문이 작동하는 방식의 복잡성을 이해하는 것이 중요합니다.

제품의 필요성 이해

이 프로세스는 구매자가 공급업체가 제공할 수 있는 특정 제품이나 서비스에 대한 필요성을 인식할 때 시작됩니다. 구매자는 품목, 필요한 수량, 원하는 배송 날짜를 지정합니다.

예를 들어, 제조업의 경우 연말연시에는 제품 수요 증가를 충족하기 위해 막대한 양의 원자재가 필요할 수 있습니다. 구매자는 필요한 원자재의 정확한 유형과 양, 배송 기간을 정의하여 생산 목표를 달성할 수 있는 충분한 원자재를 확보해야 합니다.

구매자가 구매 주문 생성

정의된 요구 사항에 따라 구매자는 제품 설명, 수량, 가격, 배송 날짜 및 추가 이용 약관과 같은 모든 관련 사실을 포함하는 구매 주문서를 작성합니다. 구매 주문서는 지정된 제품 또는 서비스에 대한 공식적인 요청으로 공급업체에 전송됩니다.

구매자는 조달 프로세스의 불규칙성이나 지연을 방지하기 위해 구매 주문서의 세부 정보가 공급업체에 정확하고 포괄적인지 확인해야 합니다.

예를 들어, 구매자는 필요한 원자재의 구체적인 종류와 수량, 합의된 단가, 배송일을 지정할 수 있습니다.

판매자가 구매 주문을 검토합니다.

구매 주문서가 공급업체에 전송되면 공급업체는 재고와 구매자의 요청을 이행할 수 있는 능력에 부합하는지 면밀히 검토합니다.

예를 들어, 판매자는 원하는 품목의 재고가 있고 합의된 날짜까지 공급할 수 있는지 확인해야 합니다. 재고 확인을 간과하면 제품 배송에 번거로움이 생길 수 있으므로 구매자는 제품의 재고 여부를 미리 확인해야 합니다.

판매자가 구매 주문을 분석하고 승인합니다.

검토 후 판매자는 구매자의 사양을 충족하는 경우 구매 주문을 승인합니다. 구매 주문 승인은 주문에 명시된 특정 제품을 지체 없이 제공하겠다는 판매자의 약속을 의미합니다.

구매 주문 처리

승인된 구매 주문서를 통해 판매자는 고객에게 지정된 제품 또는 서비스를 제공함으로써 주문을 완료합니다. 이 단계에서는 제품을 배송하거나 합의된 서비스를 제공합니다.

인보이스 지급

이 마지막 단계에서 구매자는 판매자의 결제 조건에 따라 인보이스를 결제할 책임이 있습니다. 인보이스에 명시된 대로 수령한 제품 또는 서비스에 대한 결제가 승인됩니다.

예를 들어, 구매자는 합의된 결제 조건 내에 배송된 원자재에 대한 인보이스를 지불합니다.

이것이 일반적인 구매 주문 프로세스의 작동 방식입니다. 주문 생성으로 시작하여 구매자와 공급업체의 송장 승인으로 끝납니다.

조직마다 고유한 구매 주문 설정이 있으며, 일부는 송장 프로세스 전에 품질 관리를 포함하지만 큰 틀은 동일하게 유지됩니다.

SaaS 관리 플랫폼으로 구매 주문 관리를 간소화하는 방법은 무엇인가요?

조달 워크플로

CloudEagle과 같은 SaaS 관리 플랫폼의 구매 워크플로를 사용하여 구매 주문서 작성을 간소화할 수 있습니다. 사용자가 구매 요청을 올리면 워크플로가 트리거되며, 관련 이해관계자에게 이메일과 Slack을 통해 알림이 전송되어 승인 프로세스를 신속하게 진행할 수 있습니다.

구매 요청이 승인되면 구매 주문서를 생성하고 가격 조건을 포함할 수 있습니다.

구매 지원

혼자서 공급업체와 적절한 가격 조건을 협상하는 것은 부담스러울 수 있습니다. 이 경우 SaaS 구매 전문가에게 무거운 작업을 맡길 수 있습니다. 구매 전문가는 고객을 대신하여 가격 조건, SLA 및 기타 필수 조항 협상을 능숙하게 처리하여 적절한 가격에 적절한 제품을 구매할 수 있도록 보장합니다.

계약 관리

제품이 배송되면 인보이스 프로세스를 완료하고 SaaS 관리 플랫폼의 계약 관리 모듈을 사용하여 모든 필수 문서를 한 곳에 저장하세요. 따라서 다음에 구매 또는 계약서를 검토하고 싶을 때 몇 번의 클릭만으로 관련 문서에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

결론

구매자와 공급업체가 모든 유형의 제품이나 서비스를 구매할 때 사용하는 일반적인 구매 주문서 유형입니다.

각 구매 주문서에는 특정 목적에 따라 장단점이 있습니다. 궁극적으로 전송할 구매 주문의 유형을 결정하는 것은 SaaS 구매자의 책임입니다.

구매 주문서를 발송하기 전에 재무 및 조달 팀의 이해관계자를 참여시켜 구매 주문서를 검토하도록 하여 모든 사람의 의견이 일치하고 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 하세요.

추가된 예제에서 영감을 얻어 SaaS 구매 소프트웨어를 사용하여 원활한 구매 작업을 위한 구매 주문서 작성을 시작하세요.

행운을 빕니다.

자주 묻는 질문

1. 구매 주문과 송장의 차이점은 무엇인가요?

구매 주문은 구매 프로세스를 모니터링하고 추적하기 위해 구매자가 공급업체에 발행하는 반면, 송장은 주문이 이행된 후 공급업체가 고객에게 발행합니다.

2. 구매 주문은 계약으로 취급되나요?

구매 주문서에는 배송, 청구, 구매한 특정 제품 또는 서비스, 법적 조건 및 지불이 명시되어 있습니다. 공급업체가 구매 주문서를 수락하면 고객과 공급업체 간에 법적 구속력이 있는 계약이 됩니다.

3. 구매 주문의 장점은 무엇인가요?

구매 주문 사용의 장점

• 들어오는 주문을 추적하세요.
• 중복 방지
• 주문 실수를 최소화하세요.
• 법적 서류 작업
• 효율성 향상
• 확장 지원