대부분의 중소기업이 여전히 스프레드시트로 일정을 추적하는 이유(그리고 실제 비용)

소개

제 친구 중 한 명이 청소 회사를 운영하고 있습니다. 직원 14명, 3교대 근무, 지점 2곳입니다. 작년에 저는 그가 일요일 저녁 내내 구글 스프레드시트에서 셀을 복사하고, 월요일에 근무 가능한 사람을 색으로 구분하고, 근무 가능 여부에 답장하지 않은 사람들에게 문자를 보내고, 새벽 6시에 누군가 병가를 내면 모든 것을 다시 작성하는 모습을 지켜봤습니다. 그는 4년 동안 매주 이렇게 해왔습니다.

왜 스케줄링 소프트웨어를 쓰지 않느냐고 물었더니, 그는 “이걸로 잘 되니까”라고 대답했습니다. 분명히 그렇지 않습니다. 하지만 그가 왜 그렇게 생각하는지는 이해가 갑니다. 스프레드시트는 절대 다운되지 않고, 청구서를 보내지도 않으며, 그는 이미 사용법을 알고 있으니까요. 전환 비용은 높게 느껴지고, 문제는 감당할 수 있을 것 같습니다. 하지만 실제로 계산을 해보면 이야기가 달라집니다.

수동 스케줄링의 숨겨진 비용

누구도 매주 수작업으로 일정을 짜는 데 얼마나 많은 시간을 쓰는지 기록하지 않습니다. 그래서 주변에 물어보았습니다. 시간제 팀을 관리하는 소규모 사업주 10여 명과 이야기를 나눴죠. 답변은 주당 3시간에서 7시간 사이였습니다. 5시간이라고 가정해 봅시다.

주당 5시간은 연간 260시간입니다. 사업주님의 시간 가치를 시간당 50달러로 산정한다면(사업 운영자 기준으로는 보수적인 추정치입니다), 이는 실제로 사업을 운영하는 대신 스프레드시트에서 셀을 이리저리 옮기며 연간 13,000달러를 낭비하는 셈입니다.

그리고 이건 단지 시간적인 비용일 뿐입니다. 더 큰 문제는 스프레드시트가 해낼 수 없는 부분입니다.

스프레드시트는 복잡성을 처리하지 못합니다

단순한 월요일부터 금요일까지, 오전 9시부터 오후 5시까지의 일정이라면? 물론, 스프레드시트로도 충분합니다. 하지만 조금이라도 복잡성이 가미되는 순간, 시스템은 무너지기 시작합니다.

압축 근무 일정을 예로 들어 봅시다. 2-2-3 순환 근무 일정 (직원들이 2일 근무, 2일 휴무, 3일 근무 순으로 번갈아 가며 근무하는 방식)은 여러 팀에 걸쳐 14일 주기를 추적해야 합니다. 스프레드시트에서는 패턴을 수동으로 반복 입력하고, 실수로 누군가에게 초과 근무가 배정되지 않았는지 재확인하며, 잘못된 주를 붙여넣지 않았기를 기도해야 한다는 뜻입니다. 행 하나만 잘못 배치되어도, 한 직원은 근무할 곳이 없는 반면 다른 지점은 인력이 중복 배치되는 상황이 발생합니다.

아니면 9/80 압축 근무제를 생각해 봅시다. 직원들이 10일이 아닌 9일 동안 80시간을 근무하며 격주 금요일에 휴가를 받는 방식입니다. 팀원 절반은 격주 금요일에 쉬고, 나머지 절반은 그 반대 주 금요일에 쉬는 사실을 깨닫기 전까지는 간단해 보입니다. 이제 스프레드시트에서 휴가 신청, 근무 교대, 초과 근무 한도까지 함께 관리해 보세요. 2주마다 스스로 재구성되는 퍼즐과도 같습니다.

이것들은 특이한 스케줄링 모델이 아닙니다. 창고, 의료 클리닉, 제조 공장, 서비스 업계에서는 매일 이런 방식을 사용합니다. 단지 색깔로 채워진 셀의 격자 안에 담기도록 설계되지 않았을 뿐입니다.

아무도 눈치채지 못하는 오류

스프레드시트에서 발생하는 대부분의 스케줄링 오류는 발견되지 않습니다. 그저 조용히 비용을 발생시킬 뿐이죠.

누군가 계산 실수를 해서 직원이 43시간을 일하게 되면, 예산에 없던 3시간의 초과근무 수당을 지급해야 합니다. 이를 팀 전체와 1년으로 환산하면 수천 달러에 달합니다. 두 사람이 그날이 휴무라고 생각해서 교대 근무에 인원이 부족해지면, 매출 손실이 발생하고 급히 인력을 충원해야 합니다. 누군가 토요 근무를 맡아 초과근무에 들어가게 되지만, 급여 계산 시점이 되어서야 비로소 발견되기도 합니다.

스프레드시트는 이 근무 교대를 승인하면 해당 직원이 초과근무에 들어가게 된다는 사실을 경고해 주지 않습니다. 스프레드시트는 단순히 입력한 내용을 그대로 담을 뿐입니다. 잘못된 숫자도 올바른 숫자와 똑같이 보입니다.

사람들이 전환하지 않는 이유

계산이 이토록 명백한데도, 왜 대부분의 중소기업은 여전히 스프레드시트로 운영될까요? 세 가지 이유가 있습니다.

익숙함에 대한 편향. 사업주가 직접 스프레드시트를 만들었습니다. 그들은 모든 탭, 모든 수식, 모든 색상 코드를 꿰고 있습니다. 전환한다는 것은 일주일 중 가장 바쁜 시기에 새로운 것을 배워야 한다는 뜻입니다. 월요일 근무 일정을 제출해야 하는 일요일 밤에 새로운 소프트웨어를 어설프게 다루고 싶어 하는 사람은 아무도 없습니다.

지각된 비용. 스케줄링 소프트웨어는 직원 1인당 월 2~5달러의 비용이 듭니다. 20명 규모의 팀이라면 월 40~100달러입니다. 사업주들은 이 비용을 보고 '무료'인 스프레드시트와 비교합니다. 하지만 '무료'라는 말에는 사업주의 시간, 초과 근무로 인한 오류, 인력이 부족한 근무 교대 등은 포함되지 않습니다. 스프레드시트는 사업장에서 가장 비싼 '무료' 도구입니다.

아직 심각한 문제가 발생하지 않았을 뿐입니다. 스프레드시트는 서서히 기능을 상실합니다. 여기저기서 오류가 발생하고 의사소통이 엇갈립니다. 변화를 강요하는 단 한 번의 치명적인 실패는 거의 없으며, 그저 어떤 보고서에도 나타나지 않는 낭비된 시간과 예방 가능한 비용의 꾸준한 누출만 있을 뿐입니다.

스프레드시트를 중단하면 실제로 무엇이 달라질까요

스프레드시트에서 벗어나신 모든 사업주분들은 한결같이 이렇게 말씀하십니다. "더 일찍 했더라면 좋았을 텐데." 소프트웨어가 교대 패턴과 근무 가능 시간 충돌을 자동으로 처리해 주기 때문에 스케줄링 자체에 드는 시간은 극히 일부에 불과합니다.

초과 근무 상황도 개선됩니다. 주로 근무 교대 승인을 하기 전에, 급여 처리가 끝난 뒤가 아니라, 누적되는 근무 시간을 실제로 확인할 수 있기 때문입니다. 또한 직원들은 다음 주 일정에 대해 묻기 위해 밤 10시에 문자를 보내는 대신, 그냥 앱을 확인합니다. 마지막 부분은 사소해 보일 수 있지만, 사업주들이 가장 먼저 언급하는 부분입니다.

진짜 문제

자, 고정 근무 일정을 따르는 직원이 세 명뿐이라면 스프레드시트를 계속 사용하세요. 진심입니다. 하지만 교대 근무, 유급 휴가(PTO), 초과 근무 규정이 있는 직원이 10명을 넘어서면, 무료 옵션이 정말 무료인 척하는 데 실제로 돈을 쓰고 있는 셈입니다. 청소 회사를 운영하는 제 친구는 지난 가을에 드디어 시스템을 바꿨습니다. 그는 이제 일요일이 다시 자신의 것이 되었다고 말하더군요. 그건 13,000달러 이상의 가치가 있습니다.