이메일 반송에 대한 궁극적인 가이드: 유형, 원인 및 해결 방법

소개

누군가에게 이메일을 보냈는데 반송된 적이 있나요? 이를 이메일 반송이라고 합니다! 특히 이메일에 의존하여 고객 및 잠재 고객과 소통하는 마케터, 광고주, 비즈니스 소유자에게는 골치 아픈 일이 될 수 있습니다.

이메일 반송은 이메일 캠페인의 성공에 중대한 영향을 미칠 수 있으므로 이메일 반송에 대해 자세히 이해하는 것이 중요합니다. 이 글에서는 이메일 반송의 유형과 원인부터 고객 상호 작용에 미치는 영향을 최소화하는 실용적인 팁까지 이메일 반송에 대해 알아야 할 모든 것을 안내합니다. 이제 편안히 앉아 긴장을 풀고 이메일 반송의 세계로 들어가 보세요!

이메일 반송이란 무엇인가요?

이메일을 보낼 때 의도한 수신자의 받은 편지함에 도착하지 않는 경우가 있는데, 이를 이메일 반송이라고 합니다. 일반적으로 이메일이 전달되지 않은 이유를 설명하는 자동 메시지가 표시됩니다. 반송에는 하드 반송과 소프트 반송의 두 가지 종류가 있습니다. 이메일 반 송은 발신자와 수신자 모두에게 불만을 야기할 수 있지만, 반송의 원인과 해결 방법을 이해하면 이메일 전달률과 참여도를 향상시킬 수 있습니다.

이메일 반송 유형 - 하드 반송 및 소프트 반송

이메일 마케팅 활동의 성공을 보장하려면 이메일 반송률을 추적하는 것이 중요합니다. 반송은 다양한 이유로 발생할 수 있으며 소프트 반송 또는 하드 반송으로 분류됩니다. 이메일 마케팅 목록을 최적화하려면 이 두 가지 유형의 이메일 반송을 구분하는 것이 중요합니다.

하드 바운스

이메일이 영구적인 이유로 의도한 수신자에게 도달하지 못하는 경우를 하드 바운스라고 합니다. 이러한 실패는 일반적으로 수신자의 이메일 주소가 유효하지 않거나 더 이상 사용하지 않을 때 발생합니다.

이는 구독자가 오타를 입력했거나 도메인 이름이 더 이상 존재하지 않기 때문일 수 있습니다. 하드 반송은 이메일 전송 속도와 발신자로서의 평판에 부정적인 영향을 미치기 때문에 문제가 될 수 있습니다.

부드러운 바운스

일시적인 문제로 인해 이메일이 전달되지 않는 경우를 소프트 바운스라고 합니다. 이는 수신자의 이메일 받은 편지함이 꽉 찼거나 수신 서버에 문제가 있기 때문일 수 있습니다. 하지만 소프트 반송은 몇 번 다시 시도할 수 있으므로 걱정하지 마세요.

그래도 이메일이 전달되지 않으면 하드 반송으로 간주되므로 조치를 취하고 해당 구독자를 목록에서 삭제해야 합니다.

이메일 반송 사유

예를 들어, 처음 보낸 영업 이메일 메시지가 의도한 수신자에게 도달하지 못하는 경우를 이메일 반송이라고 합니다. 이는 존재하지 않는 이메일 주소, 받은 편지함 가득 차 있음, 서버 중단, 발신자 평판 불량, 플래그가 지정된 콘텐츠 또는 제한적인 DMARC 레코드 등 다양한 이유로 인해 발생할 수 있습니다. 위에 나열된 이유 외에도 더 많은 이유가 있을 수 있습니다. 이러한 이유 중 일부는 일시적인 것일 수도 있고 영구적인 것일 수도 있습니다.

이메일 반송 문제를 해결하려면 먼저 이메일이 속하는 반송 카테고리의 유형을 이해해야 합니다.

반송에는 소프트 반송 이메일, 하드 반송 이메일, 차단 목록에 등록된 이메일의 세 가지 유형이 있으며, 이메일 전송을 방해할 수 있습니다.

하드 바운스 이메일

특정 이메일 주소로 이메일을 영구적으로 전달할 수 없는 경우를 하드 반송이라고 합니다.

하드 반송 이메일이 발생하는 데에는 여러 가지 이유가 있을 수 있습니다:

• 가짜 이메일 주소: 특히 온라인에서 콘텐츠나 할인 등의 대가로 주소를 요청할 때 가짜 이메일 주소를 제공하는 경우가 있습니다. 이중 옵트인을 사용하면 이러한 반송을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 이메일 주소가 잘못되었습니다: 이메일 주소 필드에 맞춤법 검사 기능이 없기 때문에 오타가 발생하여 잘못된 이메일 주소가 입력됩니다.
• 이메일이 차단되었습니다: 정부나 기관과 같은 일부 발신자 도메인은 스팸 필터 설정이 더 엄격하며, 일부 수신자가 의도적으로 이메일 주소를 차단했을 수도 있습니다. 스팸 필터 설정으로 인해 차단된 경우 수신자에게 나를 연락처에 추가해 달라고 요청하세요.

하드바운스 이메일의 경우 쉽게 해결할 수 있는 방법은 없습니다. 하지만 메일링 리스트에서 하드 반송된 이메일 주소를 삭제하여 조치를 취하는 것이 중요합니다. 이메일이 쌓이게 되면 결국 차단 목록에 등록될 수 있습니다. 따라서 상황을 파악하고 목록을 최신 상태로 유지하는 것이 가장 좋습니다.

소프트 바운스 이메일

이메일 서버가 일시적으로 이메일을 거부하는 것을 소프트 바운스라고 합니다. 그러나 이는 일시적인 문제일 뿐이며 이메일 서비스는 일반적으로 소프트 반송된 메시지를 다시 보내려고 시도합니다.

이메일이 소프트 반송되는 데에는 다음과 같은 다양한 이유가 있습니다:

• 받은 편지함이 가득 찼습니다: 수신자의 사서함이 저장 용량에 도달하여 더 이상 새 이메일을 받을 공간이 없는 경우 이메일이 반송됩니다.
• 이메일 크기: 이메일 크기가 수신자의 이메일 클라이언트 또는 서버에서 설정한 제한을 초과하는 경우 이메일이 반송됩니다. 이메일에 대용량 첨부파일이나 무거운 이미지를 포함할 경우 이러한 문제가 발생할 수 있습니다.
• 서버가 다운되었습니다: 받는 사람의 이메일 서버가 다운된 경우 서버가 충돌했거나 과부하가 걸렸거나 유지보수 중일 수 있습니다. 이 경우 수신자의 주소로 이메일을 다시 보낼 때까지 기다려야 합니다.
• 자동 회신: 자동 회신을 설정했다는 것은 부재중이거나 휴가 중이거나 기타 이유로 이메일에 즉시 응답할 수 없다는 의미입니다. 이메일이 자동 회신 메시지와 함께 반송될 수 있습니다.

차단 목록에 등록된 이메일

이메일 서비스 제공업체(ESP)는 스팸이나 멀웨어와 같은 유해하거나 악의적인 콘텐츠를 선별하고 이를 제거하기 위해 차단 목록을 작성합니다. 이러한 차단 목록은 이메일 전송 프로세스를 복잡하게 만들기 위한 것이 아니라 매일 전송되는 3,000억 건에 달하는 이메일의 수신자를 보호하기 위한 것입니다.

• 스팸 신고: 수신자의 불만 사항으로 인해 이메일이 스팸 폴더/차단 목록으로 전송될 수 있습니다.
• 높은 반송률: 이메일 목록 위생 상태가 좋지 않으면 높은 반송률로 이어질 수 있습니다.
• 목록 크기/양 급증: 이메일 목록이 급격히 증가하거나 대량의 이메일을 보내면 스팸 또는 구매 목록일 수 있습니다.
• 불량 콘텐츠: 제목이나 콘텐츠에 스팸성 단어를 사용하면 필터가 트리거될 수 있습니다.

이메일 반송이 이메일 전달률에 미치는 영향

이메일을 일괄 발송할 때는 반송률을 주시하는 것이 중요합니다. 2%의 반송률은 정상이며 걱정할 필요가 없지만 5%가 넘으면 우려해야 합니다. 반송률이 높으면 이메일 전달률에 부정적인 영향을 미쳐 궁극적으로 참여율과 매출에 타격을 줄 수 있기 때문입니다.

이메일 제공업체는 높은 이탈률을 잘못된 이메일 마케팅 전략이나 저품질 콘텐츠의 위험 신호로 간주하며, 이로 인해 이메일이 스팸으로 표시될 수 있습니다. 그렇기 때문에 이탈률을 줄이고 긍정적인 디지털 평판을 유지하기 위한 조치를 취하는 것이 중요합니다.

반송된 이메일은 고객과의 상호작용 기회를 잃는 것이므로 반송률을 최대한 낮추기 위해 노력할 가치가 있습니다.

반송 이메일 검사기를 사용하여 이메일 반송을 감지하는 방법

가끔 반송된 이메일을 몇 통 받는 것은 큰 문제가 아닙니다. 하지만 반송된 이메일 문제를 방치하면 문제가 될 수 있습니다. 깨끗하지 않은 메일링 리스트의 부정적인 영향을 방지하려면 신뢰할 수 있는 반송 이메일 검사 도구를 사용하는 것이 좋습니다.

주목할 만한 몇 가지 사항이 있습니다:

Mailfloss는 많은 전문가들이 대량 메일링 리스트를 대량으로 확인하는 데 사용하는 훌륭한 도구입니다. 자동화된 이메일 반송 검사기이므로 프로세스 관리에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 사용해보고 싶다면 7일 무료 평가판을 사용할 수 있습니다.

EmailListVerify는 이메일 전송을 방해할 수 있는 구문 오류, 비활성 또는 존재하지 않는 도메인, 스팸 함정 등을 검사하는 높은 평가를 받는 도구입니다. Mailchimp 및 Shopify와 같은 이메일 마케팅 업계의 대형 업체들이 신뢰하고 있습니다. EmailListVerify를 사용하면 최대 1,000개의 주소를 무료로 확인할 수 있습니다.

Clearout은 이름에서 알 수 있듯이 다양한 방법으로 불량 이메일 주소를 제거하는 도구입니다. 블랙리스트에 등록된 도메인, 스팸 함정, 이전에 하드 바운스를 일으킨 적이 있는 이메일에서 발송된 이메일을 탐지할 수 있습니다. 최대 500개의 주소로 Clearout을 무료로 사용해 볼 수 있습니다.

이메일 반송 문제를 해결하기 위한 팁 - 하드 반송 및 소프트 반송

이탈률을 줄이기 위한 몇 가지 전략을 사용할 수 있습니다.

하드 바운스 해결을 위한 팁:

• 이메일 주소를 다시 확인하세요: 이메일 주소의 철자가 잘못 입력되어 반송되는 경우가 종종 있습니다. 이메일 주소가 올바른지 확인하고 이메일을 다시 보내 보세요.
• 유효하지않은 이메일 주소 삭제하기: 이메일 주소가 더 이상 사용되지 않거나 유효하지 않은 경우 이메일 목록에서 삭제하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 향후 하드 바운스를 방지하는 데 도움이 됩니다.
• 무료 이메일 유효성 검사 서비스를 이용하세요: 이메일 주소의 유효성이 확실하지 않은 경우, 이메일 주소를 확인하고 하드 바운스를 방지하는 데 도움이 되는 무료 서비스를 이용할 수 있습니다.

소프트 바운스 문제를 해결하기 위한 팁:

• 잠시 기다렸다가 다시 시도하세요: 소프트 반송은 일반적으로 사서함이 꽉 차거나 서버 다운타임과 같은 요인으로 인해 일시적으로 발생하는 경우가 많습니다. 잠시 기다렸다가 이메일을 다시 보내 보세요.
• 이메일 크기를 확인하세요: 이메일에 대용량 첨부파일이나 이미지가 포함되어 있는 경우 수신자의 사서함에 너무 클 수 있습니다. 더 작은 크기의 이메일을 보내거나 다른 방법으로 첨부파일을 보내 보세요.
• 이메일 전송 습관을 주의하세요: 너무 많은 이메일을 너무 빨리 보내면 스팸 필터가 작동 하거나 일시적인 서버 문제가 발생할 수 있습니다. 속도를 조절하고 이메일 지표를 주시하여 향후 소프트 반송을 방지하세요.

합계

이메일이 올바른 사람에게 전달되고 스팸 폴더에 들어가지 않도록 하려면 이메일 반송을 이해하고 해결하는 것이 중요합니다. 다음 팁을 따르면 이메일 반송을 최소화하고 이메일 전달률과 참여도를 향상시킬 수 있습니다. 이메일을 통해 고객 및 잠재 고객과 더욱 강력한 관계를 구축하는 데 도움이 되는 팁을 명심하세요!