10 įrankių, kuriais naudojasi operacijų komandos, norėdamos išlikti priekyje

Įvadas

Pripažinkime: šiandien operacijų komandos žongliruoja kaip niekad daug kamuolių, o jums nematant kas nors vis įmetinėja naujus. Duomenų lavina, spaudimas veikti greitai ir lūkesčiai padaryti daugiau su mažiau, todėl nenuostabu, kad operacinių tarnybų darbuotojai nuolat ieško įrankių, kurie iš tikrųjų palengvintų gyvenimą. Daug laiko praleidau bendraudamas su operacinių tarnybų profesionalais, gilindamasis į naujausius tyrimus ir - taip, stebėdamas, kaip mano komanda kovoja su skaičiuoklėmis, kurių, atrodo, padaugėja per naktį. Tinkami operacijų valdymo įrankiai yra ne tik gražus dalykas, bet ir skirtumas tarp išlikimo priekyje ir pasivijimo.

Taigi, jei ieškote įrankių, skirtų operacinių operacijų komandoms, kurie padėtų supaprastinti, automatizuoti ir iš tikrųjų grįžti namo, kol vakarienė dar neatvėso, esate tinkamoje vietoje. Štai mano nuomonė apie 10 operacinės programinės įrangos pasirinkimų, padedančių komandoms išlikti priekyje, pradedant nuo geriausiai man žinomos.

"Thunderbit": Duomenų gavybos įrankis operatyvinių tarnybų komandoms su dirbtiniu intelektu

Nusižengsiu tradicijai ir įrašysiu "Thunderbit" pačioje viršūnėje, nes ten jai ir vieta. Kaip žmogus, kuris savo akimis matė, kiek laiko operatyvinės komandos sugaišta rankiniam duomenų rinkimui, galiu drąsiai pasakyti: "Thunderbit" yra gaivaus oro gurkšnis.

"Thunderbit" - tai dirbtinio intelekto žiniatinklio grandytuvo "Chrome" plėtinys, sukurtas verslo naudotojams, kuriems reikia išgauti struktūrizuotus duomenis iš bet kurios svetainės - nerašant nė vienos kodo eilutės. Magija (gerai, ne magija, bet labai protingas dirbtinis intelektas) slypi tame, kaip jis skaito tinklalapį, pasiūlo, kuriuos laukus išrinkti, ir netgi seka nuorodas į papildomus tinklalapius, kad būtų sukurtas visas duomenų rinkinys. Tereikia spustelėti "AI Suggest Fields", peržiūrėti stulpelius ir paspausti "Scrape". Štai ir viskas. Daugiau jokio nesibaigiančio kopijavimo ar nerimo, kad kaskart pasikeitus svetainės maketui bus pažeistas scenarijus.

Tai, kuo "Thunderbit" iš tiesų išsiskiria operacijų komandoms, yra jos dėmesys realiems naudojimo atvejams:

• Konkurentų stebėjimas: Iš tiekėjų ar konkurentų svetainių nuskaitykite SKU, kainas ir atsargų lygius. Esu matęs, kaip elektroninės komercijos operacijų komandos naudoja "Thunderbit", kad stebėtų kainų pokyčius dešimtyse tiekėjų ir gautų įspėjimus anksčiau, nei tai pastebi kas nors kitas.

• Švinų generavimas: Pardavimų tarnybos gali sudaryti tikslinius potencialių klientų sąrašus iš "LinkedIn" ar nišinių katalogų, kuriuose būtų nurodyti el. pašto adresai ir telefono numeriai ("Thunderbit" net suformatuoja telefono numerius).

• Darbo eigos automatizavimas: Galite nustatyti, kad "Thunderbit" reguliariai atnaujintų duomenis - tai puikiai tinka prietaisų skydeliams atnaujinti arba atsargų lygiui stebėti.

Pakalbėkime apie integraciją: "Thunderbit" eksportuoja tiesiai į "Excel", "Google Sheets", "Airtable" arba "Notion", todėl nuskaitytus duomenis galite įtraukti tiesiai į esamas darbo eigas. Be to, joje yra populiarių svetainių ("Amazon", "Zillow", "Instagram", "Shopify" ir kt.) šablonai, todėl galite pradėti dirbti vienu spustelėjimu.

Geriausia dalis? Jums nereikia būti technišku specialistu. Dėl vizualios "Thunderbit" sąsajos, dirbtinio intelekto valdomų laukų pasiūlymų ir sąrankos be kodo ja gali naudotis bet kuris komandos narys. Yra nemokama pakopa mažoms užduotims ir mokami planai, kurie didėja augant jūsų poreikiams.

"Thunderbit" veiksmas: Realūs operatyvinės veiklos naudojimo atvejai

• Prekės vieneto kainos stebėjimas: Automatiškai stebėkite produktų kainas ir atsargų būklę pas kelis tiekėjus.

• Švinų generavimas: Sukurkite naujausius potencialių klientų sąrašus iš verslo katalogų ar socialinių platformų.

• Nekilnojamojo turto duomenų išgavimas: Ištraukite nekilnojamojo turto sąrašus, kainas ir kontaktinę informaciją rinkos analizei atlikti.

• Inventoriaus stebėjimas: Stebėkite konkurentų atsargas ir pastebėkite, kad trūksta prekių.

Stebėjau, kaip komandos sutaupo valandų valandas (kartais dienas) kiekvieną savaitę, automatizavusios tai, kas anksčiau būdavo protu nesuvokiamas rankinis tyrimas. Ir, tiesą sakant, kas nenori susigrąžinti šio laiko?

Kodėl operacijų komandoms reikia tinkamų įrankių, kad išliktų priekyje

Sekundei priartinkime vaizdą. Operacijų pasaulis greitai pasikeitė. IDC prognozuoja, kad iki 2025 m. pasaulinės išlaidos skaitmeninei transformacijai sieks 2,8 trilijono JAV dolerių. Bendrovės "Microsoft" generalinis direktorius netgi pasakė, kad per du mėnesius matėme "dvejų metų trukmės skaitmeninę transformaciją". Tai ne tik antraštė, bet ir realybė, kurioje operacinių tarnybų komandos gyvena kiekvieną dieną.

Neturėdamos tinkamų įrankių, operacijų komandos patiria sunkumų:

• Duomenų silosai: informacija išsklaidyta skaičiuoklėse, el. laiškuose ir programėlėse.

• Rankinis darbas: Daugiau nei 40 % darbuotojų bent ketvirtadalį savaitės praleidžia atlikdami pasikartojančias užduotis.

• Lėti procesai: Laukiama patvirtinimų ar atnaujinimų, kurie turėtų būti atliekami akimirksniu.

• Praleistos galimybės: Jei negalite realiuoju laiku stebėti konkurentų ar atsargų, jau atsiliekate.

Šiuolaikinė operacinė programinė įranga sukurta tam, kad pašalintų šias kliūtis - automatizuotų rutininį darbą, konsoliduotų informaciją ir leistų komandai sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų yra svarbiausia.

Atrankos kriterijai: Kas lemia puikią operacijų valdymo priemonę?

Kaip išsirinkti tinkamus įrankius operatyvinės veiklos komandoms, kai yra tiek daug galimybių? Štai į ką aš atkreipiu dėmesį:

• Naudojimo paprastumas: Lengva naudoti: be kodo arba mažai kodo turinčios sąsajos, kad bet kas galėtų prisijungti.

• Automatizavimas: Automatizacija: darbo eigos taisyklės, trigeriai ir dirbtinio intelekto pagalba, kad sumažėtų rankinio darbo.

• Integracija: Integracija: Galimybė prisijungti prie esamų CRM, skaičiuoklių, "Slack" ir kt.

• mastelio keitimas: Įrankiai, kurie auga kartu su jūsų komanda, o ne tie, kuriuos išaugsite po pusmečio.

• Kainų lankstumas: Nemokamos pakopos arba mokėjimo pagal poreikį galimybės, kad galėtumėte pradėti nuo mažų sumų.

Įrankis yra toks geras, koks geras yra jūsų komandos noras juo naudotis. Jei jis nepatogus arba sunkiai integruojamas, jis tiesiog kaups dulkes.

Asana: Užduočių ir projektų valdymo supaprastinimas

Kai kalbama apie projektų vykdymo eigą, "Asana" yra mėgstama operacinių tarnybų komandų - ir ne veltui. Ją naudoja 85 % "Fortune 100" sąrašo įmonių, o tai rodo, kad ji išlieka stipri.

Naudodamiesi "Asana" galite lengvai tvarkyti užduotis, nustatyti terminus ir priskirti atsakomybę vilkdami ir nuleisdami. Darbo eigos automatizavimo funkcijos reiškia, kad galite automatiškai nukreipti užduotis, konvertuoti el. laiškus į bilietus ir standartizuoti procesus. Esu matęs, kaip komandos naudoja "Asana" ketvirčio iniciatyvoms planuoti, KPI stebėti ir užtikrinti, kad niekas nepraeitų pro šalį. Be to, ji integruota su "Slack", "Outlook" ir "Google Drive", todėl atnaujinimai visada sinchronizuojami.

Airtable: Lankstus operacijų duomenų valdymas

Jei mėgstate skaičiuokles, bet norėtumėte, kad jos būtų šiek tiek... galingesnės, "Airtable" yra jūsų naujas geriausias draugas. Joje suderintas skaičiuoklės ir duomenų bazės patogumas, todėl galite stebėti inventorių, valdyti projektus arba dokumentuoti procesus - visa tai vienoje vietoje.

Tikroji "Airtable" stiprybė - jos lankstumas. Galite kurti pasirinktinius vaizdus, susieti įrašus ir net automatizuoti atnaujinimus. Esu matęs, kaip operatyvinių darbuotojų komandos ją naudoja viskam, pradedant tiekėjų sutarčių stebėjimu ir baigiant įdarbinimo kontrolinių sąrašų tvarkymu.

Slack: Greitai besikeičiančių operatyvinių tarnybų komandų bendravimas realiuoju laiku

Operacinių operacijų komandos veikia greitai, o "Slack" padeda visiems palaikyti ryšį. "Slack" - tai skaitmeninis operacijų kambarys, kuriame greitai gaunami greiti atsakymai į greitai užduodamus klausimus.

Automatiniai įspėjimai, darbo eigos robotai ir dalijimasis failais palengvina koordinavimą tarp skyrių. Vis dar prisimenu, kai pirmą kartą pamačiau, kad "Slack" kanale pasirodė įspėjimas apie serverį - daugiau jokių beprotiškų el. laiškų grandinių ar praleistų pranešimų.

"Zapier": Automatizuokite įprastines operacijų darbo eigą: "Zapapier": automatizuokite įprastines operacijų darbo eigą

"Zapier" yra klijai, kurie sujungia jūsų veiklos programinės įrangos steką. Ji sujungia tūkstančius programų ir leidžia automatizuoti pasikartojančias užduotis nerašant kodo. Reikia sinchronizuoti naujus CRM kontaktus su "Google" lentele? Arba įjungti "Slack" įspėjimą, kai sumažėja atsargų? "Zapier" jums padės.

"Zapier" grožis - jos lankstumas. Galite kurti paprastus "Zaps" kasdienėms užduotims atlikti arba kurti kelių žingsnių darbo eigą, kuri sutaupo valandų valandas kiekvieną savaitę. Tai tarsi turėti virtualų asistentą, kuris niekada nemiega (ir niekada nesiskundžia dėl nuobodaus darbo).

Trello: "Trello": vizualinis projektų stebėjimas veiklai

Kortelėmis pagrįsta "Trello" sistema puikiai tinka komandoms, mėgstančioms matyti vizualiai išdėstytus darbus. Kiekvienam projektui ar procesui skiriama atskira lenta, kurioje kortelės simbolizuoja užduotis, patvirtinimus ar etapus.

Tai lengva, lengvai pritaikoma ir puikiai tinka komandoms, kurios nori paprasto būdo stebėti pažangą. Esu matęs, kad "Trello" žemėlapiuose yra suplanuota viskas - nuo įdarbinimo srautų iki įrangos techninės priežiūros grafikų.

Monday.com: Pritaikoma operacijų valdymo platforma

Monday.com perkelia projektų valdymą į kitą lygmenį, naudodama pritaikomus valdymo skydelius, automatizavimą ir ataskaitų teikimą. Galite sekti darbo eigą, išteklius ir KPI - viską vienoje vietoje.

Monday.com man patinka tuo, kad ją galima pritaikyti. Nesvarbu, ar valdote nedidelę komandą, ar pasaulinę veiklą, galite ją pritaikyti pagal savo poreikius. Įdiegtas laiko stebėjimas, išteklių paskirstymas ir ataskaitų teikimas realiuoju laiku.

Tableau: Duomenis paverčiant įžvalgomis, kurias galima panaudoti: "Tableau": paverskite duomenis į naudingas įžvalgas

Duomenys yra naudingi tik tada, jei iš tikrųjų galite juos suprasti. "Tableau" padeda operatyvinių tarnybų komandoms vizualizuoti ir analizuoti veiklos duomenis, gaunamus iš duomenų bazių, debesijos programų ir net interneto skreperių, tokių kaip "Thunderbit".

Esu matęs, kaip komandos naudoja "Tableau" prietaisų skydelius viskam stebėti - nuo gamybos našumo iki realaus laiko stadiono veiklos (taip, net Teksaso "Rangers" naudoja šį įrankį sirgalių srautams valdyti). Interaktyviosios prietaisų skydeliai leidžia lengvai pastebėti tendencijas, stebėti pagrindinius veiklos rodiklius ir dalytis įžvalgomis visoje organizacijoje.

Sąvoka: "viskas viename" darbo erdvė operacijų komandoms

"Notion" yra operacijų valdymo įrankių šveicariškas peilis. Ji sujungia užrašus, duomenų bazes, projektų valdymą ir dokumentaciją vienoje darbo erdvėje.

Operatyvinės veiklos komandos naudoja "Notion", kad galėtų kurti gyvybingas SOP, stebėti projektus ir dalytis žiniomis. Galimybė įterpti kontrolinius sąrašus, kalendorius ir failus reiškia, kad viskas, ko reikia, visada po ranka.

Smartsheet: Išplėstinis projektų ir išteklių valdymas

"Smartsheet" projektų ir išteklių valdymui suteikia skaičiuoklės galimybių. Ji puikiai tinka komandoms, vykdančioms sudėtingus projektus su daugybe judančių dalių.

Automatizavimo, ataskaitų teikimo ir bendradarbiavimo funkcijos padeda operacijų komandoms išlikti organizuotoms ir veiksmingoms. Mačiau, kaip "Smartsheet" naudojama viskam - nuo statybų grafikų iki IT diegimo.

Greita palyginimo lentelė: Veiklos valdymo įrankių apžvalga

Pateikiu trumpą mano aptartų įrankių suvestinę, kurioje daugiausia dėmesio skiriama tam, kas ops komandoms yra svarbiausia:

Įrankis	Kainos (apytiksliai)	Pagrindinės automatizavimo funkcijos	Integracijos	Geriausias naudojimo atvejis operatyvinių tarnybų komandoms
Thunderbit	Nemokama pakopa; "Pro" nuo 29 USD	Dirbtinio intelekto valdomi laukų pasiūlymai, suplanuotas nuskaitymas	Eksportas į Sheets, Airtable, Notion	Švinų generavimas, konkurentų ir kainų stebėjimas
Asana	Nemokama bazinė versija; 10-25 USD vartotojui per mėn.	Darbo eigos taisyklės, automatinis užduočių nukreipimas	"Slack", "Teams", "Outlook", "Google Drive	Užduočių stebėjimas, projektų planavimas
Slack	Nemokamas ribotas; 8 ir daugiau JAV dolerių už vartotoją per mėn.	Automatiniai įspėjimai, "Slackbot" komandos	Daugiau nei 6 400 programų (Drive, Jira, Zoom)	Komandos pranešimai ir įspėjimai realiuoju laiku
Tableau	$70+/vartotojui per mėn.	Duomenų atnaujinimo tvarkaraščiai, dirbtinio intelekto įžvalgos	Duomenų bazės, "Google Analytics", "Excel	Informacinės lentelės, KPI vizualizavimas
Airtable	Nemokama bazinė versija; 10 USD+/vartotojui/mėn.	Automatizacijos, pasirinktiniai rodiniai	"Google Drive", "Slack", "Zapier	Lankstus duomenų valdymas
Trello	Nemokamas bazinis; 5+ JAV dolerių už vartotoją per mėn.	Kortelių automatizavimas (Butler)	"Slack", "Google Drive", "Zapier	Vizualus projektų stebėjimas
Monday.com	$8+/vartotojui/mėn.	Automatizavimas, prietaisų skydeliai	Slack, Google Drive, Excel	Pritaikomas darbo eigos valdymas
Notion	Nemokama; 10+ JAV dolerių už vartotoją per mėn.	Šablonai, darbo eigos priminimai	"Slack", "Jira", "Google Drive	Centralizuota žinių bazė
Smartsheet	$7+/vartotojui per mėn.	Automatizuotos darbo eigos, ataskaitų teikimas	"Google Drive", "Slack", "Jira	Išplėstinis projektų ir išteklių valdymas
Zapier	Nemokamas ribotas; 20+ USD/mėn.	Tarpusavyje taikomųjų programų darbo srautams skirti trigeriai / užrašai	Daugiau nei 7 000 programėlių	Duomenų sinchronizavimo ir įspėjimų automatizavimas

Išvada: Pasirinkti tinkamus įrankius savo operatyvinių operacijų komandai

Kalbant apie operacijų valdymo įrankius, nėra vieno universalaus sprendimo. Geriausias būdas? Pradėkite nuo to, kad nustatysite didžiausius savo komandos trikdžius - ar tai būtų duomenų gavyba, ar projektų stebėjimas, ar bendravimas. Ieškokite įrankių, kuriais lengva naudotis, kurie būtų gerai integruoti į esamą paketą ir būtų lankstūs, kad galėtų augti kartu su jūsų poreikiais.

O jei esate paskendę rankiniame duomenų rinkime, išbandykite "Thunderbit". Automatizavus duomenų rinkimą galima sutaupyti valandų, sumažinti klaidų skaičių ir atskleisti įžvalgas, skatinančias visa kita. Sujunkite jį su patikimu projektų vadovu, pavyzdžiui, "Asana", ir komunikacijos centru, pavyzdžiui, "Slack", ir būsite pakeliui į operatyvinės veiklos komandą, kuri ne tik neatsilieka, bet ir išlieka priekyje.

Patikėkite manimi, jūsų būsimasis aš (ir jūsų komanda) jums padėkos.