Kas nepieciešams augošiem maziem uzņēmumiem, lai paplašinātu darbību, nezaudējot kontroli

Ievads

Izaugsme šķiet aizraujoša, kamēr tā nesabojā visu pārējo.

Lēmumu pieņemšana aizņem vairāk laika. Komunikācija kļūst trokšņaināka. Nauda uz papīra izskatās labi, bet praksē tā šķiet mazāka. Ja dinamika palielinās un lietas kļūst grūtākas, nevis vieglākas, tas ir bieži sastopams gadījums. Parasti tas nozīmē, ka uzņēmums ir izaudzis no daļas savas iepriekšējās darbības veidiem.

Ilgtspējīga mēroga paplašināšana nav saistīta ar ātrumu kā tādu. Tā ir saistīta ar izaugsmi, kurā ir pietiekama struktūra, pārredzamība un disciplīna, lai kontrole nezaudētu savu nozīmi, palielinoties sarežģītībai.

Reālais mērķis nav vienkārši vairāk. Tas ir lielāki ieņēmumi, lielākas iespējas un vairāk iespēju bez haosa, kas klusi veidojas fonā.

Avots

Stipri pamati

Pirms palielināt apjomu, iekarot jaunus tirgus vai palielināt darbinieku skaitu, pamati ir svarīgāki, nekā vairums komandu domā. Izaugsme nerada problēmas, bet gan palielina tās, kas jau pastāv.

Ja mērķi nav skaidri, lomas ir neprecīzi definētas vai finanses ir tikai daļēji saprotamas, mēroga palielināšana padara šīs nepilnības grūtāk ignorējamas. Stabils pamats nodrošina izaugsmei stabilu vietu, kur nostiprināties.

Pārliecinieties, ka visi zina, kurā virzienā attīstās uzņēmums

Cilvēki nevar virzīties vienā virzienā, ja nezina, uz ko tie strādā.

Skaidrai vīzijai nav nepieciešami augsti mērķi vai tāli solījumi. Tai ir nepieciešama vienošanās par to, kurā virzienā uzņēmums reāli virzās un kā tiks novērtēts progress ceļā uz mērķi. Seši mēneši. Viens gads. Trīs gadi. Definēts rezultātos, nevis lozungos.

Noderīga izaugsmes stratēģija atbild uz praktiskiem jautājumiem:

• Kādas ir mūsu pašreizējās prioritātes?
• Ko mēs apzināti atstājam uz vēlāku laiku?
• Kādi rādītāji atspoguļo reālo progresu, nevis tikai virspusēju panākumu?

Stratēģijas pārvēršana redzamā ceļvedī palīdz komandām saprast kompromisus, kad parādās jauns darbs un jaunas iespējas. Komunikācija ir tikpat svarīga. Komandām augot, pieaug arī pieņēmumi. Regulāra prioritāšu, progresa un gaidu apspriešana samazina nesaskaņotību, pirms tā kļūst par konfliktu.

Izvēloties rīkus, kas joprojām darbojas, kad apjoms palielinās

Rīki, kas labi darbojas nelielā apjomā, bieži vien nevar tikt galā ar izaugsmi. Izplatīšanas tabulas, manuāla nodošana un nesavienotas platformas kļūst nestabilas, kad pieaug pieprasījums. Galvenais jautājums ir: vai jūsu pašreizējā konfigurācija var tikt galā ar divkāršu darba apjomu, nepalielinot pūles?

Dažāda veida rīki var palīdzēt komandām paplašināties, nezaudējot kontroli:

• Klientu attiecību pārvaldība (CRM): centralizējiet klientu mijiedarbību, atvieglojot turpmāko darbību, iesaistīšanās novērtēšanu un ieņēmumu prognozēšanu.
• Projekta un uzdevumu pārvaldība: koordinējiet darbu, vizualizējiet prioritātes un pārvaldiet atkarības, palielinoties darbinieku skaitam.
• Grāmatvedība un finanšu pārvaldība: automatizējiet atskaites, izsekot naudas plūsmai un sniedziet ieskatu rentabilitātē, pirms nelielas problēmas kļūst par lielākām.
• Komunikācija un sadarbība: savienojiet komandas starp funkcijām, samazinot e-pasta pārblīvētību un nodrošinot informācijas pieejamību.
• Resursu plānošana un darbības: reāllaikā izsekot pasūtījumiem, krājumiem un ražošanas jaudai.

_Padoms: Šajā MRPeasy blogā ir sniegta sīkāka informācija par ERP programmatūras sistēmām, to veidiem, no kuriem izvēlēties, un to, kā tās palīdz mazajiem uzņēmumiem. _

Lomu, atbildības un lēmumu pieņemšanas skaidrojums

Ja atbildība nav skaidri sadalīta, lēmumu pieņemšana apstājas. Ja lomas pārklājas, atbildība vājinās. Ja viss nonāk pie viena vai diviem cilvēkiem, dinamika palēninās.

Lomu izstrāde, kas var attīstīties, nozīmē atbildības definēšanu agrīnā stadijā, pat ja amati un darbības joma attīstās vēlāk. Cilvēks, kas šodien pilda vairākas funkcijas, nedrīkst kļūt par šauru vietu tikai tāpēc, ka zināšanas nav dokumentētas.

Šeit palīdz standarta darbības procedūras un kopīgi darba procesi. Tie ir mazāk saistīti ar kontroli, bet vairāk ar skaidrību. Tie samazina nesaskaņas, rada konsekvenci un atvieglo jauno darbinieku iekļaušanu. Skaidras lēmumu pieņemšanas vadlīnijas palīdz komandām virzīties uz priekšu, neeskalējot katru jautājumu augstākstāvošajiem.

Avots

Finanšu stabilitātes saglabāšana uzņēmuma izaugsmes laikā

Mēroga palielināšana bieži palielina finanšu spiedienu, jo ir nepieciešams pieņemt darbā jaunos darbiniekus, iegādāties instrumentus, veikt inventarizāciju, apmācīt darbiniekus un segt vispārējās izmaksas. Naudas plūsmas spriedze parasti parādās vēlāk nekā gaidīts, tāpēc ir svarīgi, lai situācija būtu skaidra jau agrīnā stadijā.

Uzņēmumam augot, noteikti rādītāji kļūst noderīgāki nekā kopējie ieņēmumi:

• Naudas plūsmas pārskatāmība
• Vienības ekonomika
• Darbības peļņas normas
• Pakāpenisks darbības izmaksu pieaugums

Budžetiem jāatspoguļo ar izaugsmi saistītās izmaksas reālistiski. Prognozēšana kļūst par veidu, kā savlaicīgi pamanīt spiediena punktus, ļaujot veikt korekcijas, pirms nelielas atšķirības pārvēršas lielākās problēmās.

Operatīvās sistēmas, kas atbalsta izaugsmi

Kad komandas un pasūtījumi pieaug, vecās darba metodes sāk nedarboties. Izklājlapas kļūst haotiskas, nodošana palielinās, un nelielas kļūdas pēkšņi izmaksā laiku un naudu. Pareizās sistēmas to novērš. Ne jau patvaļīgi paātrinot procesu, bet nodrošinot pārredzamību, konsekvenci un kontroli.

Samazinot manuālo darbu, kas rada nesaskaņas

Automatizācija veic atkārtojošus, uz noteikumiem balstītus uzdevumus, kas palēnina komandu darbu, nevis vienkārši samazina darbinieku skaitu.

Komanda, kas apstrādā klientu pasūtījumus, var automatizēt apstiprinājuma e-pastus, krājumu atjauninājumus un atskaites, lai nekas nepaliktu nepamanīts. Mārketinga komanda var plānot sociālo tīklu ierakstus vai automātiski izsekot potenciālajiem klientiem, nevis katru dienu veikt tos pašus manuālos soļus.

Kad šos uzdevumus veic sistēma, tiek samazināts kļūdu skaits un darba plūsmas paliek paredzamas. Vadītāji un komandas locekļi var koncentrēties uz lēmumu pieņemšanu, problēmu risināšanu un projektiem, kas patiesi virza uzņēmumu uz priekšu, nevis tērēt laiku rutīnveida uzdevumiem.

Darba plūsmu un zināšanu pārvaldības standartizācija

Sistēmas procesu dokumentēšanai un zināšanu apmaiņai nodrošina, ka komandas locekļiem nav jāizgudro jaunas metodes vai jāpaļaujas uz kolektīvo zināšanu krātuvi. Pārbaudes saraksti, SOP vai iekšējās wikis var reģistrēt labākās prakses jauno darbinieku apmācībai, apstiprinājumiem vai atkārtotiem projektiem. Tas padara uzņēmumu elastīgāku un nodrošina darbības konsekvenci, komandām augot.

Strukturētas komunikācijas sistēmas

Komandai paplašinoties, komunikācija dabiski kļūst trokšņaināka. Sistēmas, piemēram, centralizētas projektu tāfeles, komandas čata kanāli vai statusa paneļi, palīdz informācijai plūst, neradot neskaidrības. Tās padara prioritātes redzamas un samazina nepieciešamību pēc pastāvīgas saziņas, tādējādi lēmumi var tikt pieņemti ātrāk.

Avots

Datu izmantošana, lai atklātu spriedzi, pirms tā kļūst par problēmu

Izaugsme palielina izmaksas, kas saistītas ar minējumiem. Reāllaika dati sniedz vadītājiem agrīnās brīdināšanas sistēmu.

Piemēram, pārdošanas vadītājs var uzraudzīt pasūtījumu apjomus un klientu atbildes laikus, lai atklātu, kur veidojas šaurās vietas. Ražošanas komanda var izsekot iekārtu izmantošanu un krājumu līmeņus, lai redzētu, kad jauda tuvojas savam limitam.

Tādējādi komanda var rīkoties, pirms problēmas kļūst steidzamas. Kad analītika ir integrēta ikdienas darba plūsmā, ikviens var redzēt tendences, kad tās rodas, un laicīgi pielāgot prioritātes, personāla sastāvu vai procesus.

Komandas, kas ir gatavas

Sistēmas ir svarīgas, bet cilvēki nosaka, vai mērogu paplašināšana patiešām darbojas.

Darbinieku pieņemšana, domājot par nākotni

Darbinieku pieņemšana, lai risinātu šodienas problēmas, var radīt rītdienas ierobežojumus. Katra amata vieta jāapsver, ņemot vērā uzņēmuma attīstības virzienu, nevis tikai tā pašreizējo stāvokli.

Lai to izdarītu efektīvi:

• Noteikt, kādas funkcijas vai prasmes uzņēmumam būs nepieciešamas 6 līdz 12 mēnešu laikā. Piemēram, ja plānojat paplašināties jaunās tirgos, dodiet priekšroku kandidātiem, kam ir pieredze darbības paplašināšanā vai attālo komandu vadībā.
• Meklējiet cilvēkus, kuri var izaugt līdz plašākām atbildībām. Kāds, kas pieņemts darbā kā jaunākais mārketinga speciālists, varētu galu galā uzņemties analītikas vai kampaņu stratēģijas izstrādi, samazinot nepieciešamību pēc pastāvīgiem jauniem darbiniekiem.
• Komandām paplašinoties, arvien svarīgāka kļūst kultūras saderība. Viens neatbilstošs darbinieks var radīt nesaskaņas, palēnināt lēmumu pieņemšanu un ietekmēt morāli, īpaši, ja sarežģītība palielinās. Apsveriet, kā kandidātu darba stils, problēmu risināšanas pieeja un komunikācijas ieradumi saskan ar jūsu vērtībām.
• Tā vietā, lai reaģētu uz tūlītējām nepilnībām, plānojiet darbinieku skaitu, ņemot vērā prognozēto darba apjomu, paredzamās grūtības un vadības kapacitāti.

Avots

Atbildības dalīšana, uzņēmumam kļūstot lielākam

Uzņēmumam augot, līdzi tam jāaug arī vadības spējām. Ja pārāk daudz lēmumu tiek pieņemti augstākajā līmenī, progress palēninās un komandas var kļūt neapmierinātas, gaidot apstiprinājumus vai skaidrību. Efektīva deleģēšana nav tikai uzdevumu nodošana. Tā ir skaidras atbildības un pilnvaru piešķiršana cilvēkiem, lai viņi varētu rīkoties savā jomā.

Līderu attīstīšana dažādos līmeņos nodrošina, ka lēmumi var tikt pieņemti tuvāk rīcības vietai. Tas samazina šaurās vietas, paātrina izpildi un ļauj augstākajiem vadītājiem koncentrēties uz stratēģiskajām prioritātēm, nevis ikdienas jautājumu risināšanu. Tas arī rada atbildības sajūtu visā organizācijā, palīdzot darbiniekiem justies uzticētiem un pilnvarotiem, nevis mikrovadītiem.

Kultūras aizsardzība, pieaugot darbinieku skaitam

Kultūra neattīstās automātiski. Uzņēmumam augot un pievienojoties jauniem darbiniekiem, vērtības, normas un darba metodes var mainīties, ja tās netiek aktīvi nostiprinātas. Skaidras vērtības jāievēro lēmumu pieņemšanā visos līmeņos, īpaši, ja rodas kompromisi. Līderi un vadītāji aktīvi piedalās uzvedības modelēšanā, sniedzot konsekventu atgriezenisko saiti un nodrošinot, ka darbības atbilst organizācijas vērtībām.

Konsekventa komunikācija palīdz komandām saglabāt saskaņotību. Tas var ietvert regulāras atjauninājumus, kopīgus mērķus un diskusiju forumus, kas palīdz jaunajiem darbiniekiem saprast, kā organizācija darbojas un kas no viņiem tiek gaidīts. Kultūras riski bieži vien parādās klusi, pirms tie kļūst sistēmiski. Risku novēršana agrīnā stadijā ir daudz vieglāka nekā mēģināt atjaunot uzticību vai morāli, kad problēmas jau ir iesakņojušās.

Lai aizsargātu kultūru, komandai augot, organizācijas var koncentrēties uz tādām praksēm kā:

• Dokumentējiet pamatvērtības un gaidīto uzvedību, lai ikviens zinātu, kas virza lēmumus
• Regulāru pārbaudes un komandas sanāksmju organizēšana, lai stiprinātu saskaņotību
• Atzīstiet un atalgojiet uzvedību, kas atspoguļo uzņēmuma vērtības
• Sniegt skaidras vadlīnijas lēmumu pieņemšanai un eskalācijai
• Atklātas atsauksmes veicināšana, lai potenciālās problēmas tiktu atklātas savlaicīgi
• Nodrošināt, ka ievadapmācībā tiek sniegta informācija gan par praktiskajiem procesiem, gan kultūras prasībām

Kāpēc saskaņotība kļūst svarīgāka, uzņēmumam augot

Izaugsme notiek, ja cilvēki saprot plānu, instrumenti atbalsta darbu un atbildība ir skaidra. Ja šīs lietas mainās, viss kļūst grūtāk pārvaldāms.

Ja jūs plānojat paplašināties, saskaņotības stiprināšana pirms darba apjoma palielināšanas ietaupīs jums nepatikšanas vēlāk. Izaugsme, kas apsteidz kontroli, parasti prasa vairāk laika, naudas un uzticības, nekā tā ir vērta.