5 błędów w obsłudze gotówki, które kosztują firmy detaliczne pieniądze

Wprowadzenie

Jeśli w kasie ciągle brakuje pieniędzy i nie możesz zrozumieć dlaczego, nie jesteś sam. Niewielkie rozbieżności w gotówce mogą wydawać się nieistotne, ale szybko się sumują. Dla większości firm detalicznych prawdziwym problemem nie są kradzieże. Jest to złe podejście do obsługi gotówki, które nigdy nie zostało rozwiązane. Dobrą wiadomością jest to, że większość tych problemów można łatwo rozwiązać, gdy już wiesz, na co zwrócić uwagę.

Dlaczego obsługa gotówki nadal ma znaczenie

Można by pomyśleć, że gotówka odchodzi do lamusa, ale to nie jest pełny obraz sytuacji. Gotówka nadal stanowi znaczną część transakcji detalicznych, zwłaszcza w przypadku niewielkich zakupów oraz w branżach takich jak sklepy spożywcze, restauracje i butiki. Badania wykazały, że całkowity koszt gotówki dla sklepów detalicznych wynosi od 4,7% do 15,3% przychodów, jeśli uwzględni się koszty pracy, błędy, kradzieże i czas przetwarzania. W przypadku sklepu osiągającego roczne przychody w wysokości 500 000 dolarów oznacza to nawet 76 500 dolarów strat, którym można zapobiec.

Oto pięć najczęstszych błędów, które mogą zmniejszać Twoje zyski, oraz sposoby ich naprawienia.

1. Poleganie na całkowicie ręcznym liczeniu gotówki

Jeśli cały proces obsługi gotówki odbywa się ręcznie, np. liczenie banknotów, sortowanie monet, wypełnianie papierowych dowodów wpłaty i ręczne uzgadnianie stanów kasowych, poświęcasz na to więcej czasu i pieniędzy niż to konieczne. Procesy ręczne są powolne, podatne na błędy i nie skalują się, gdy robi się gorączkowo.

Każda godzina, którą Twoi pracownicy spędzają na ręcznym liczeniu gotówki, to godzina, której nie poświęcają na obsługę klientów lub zwiększanie sprzedaży. Właściciele sklepów detalicznych, którzy przechodzą na komercyjne liczniki banknotów, często skracają czas uzgadniania sald na koniec dnia z 30 minut do mniej niż pięciu minut, zwalniając pracowników do bardziej produktywnych zadań.

Badania sugerują, że automatyzacja obsługi gotówki może pomóc sklepowi detalicznemu odzyskać nawet 500 godzin pracy miesięcznie. Nawet w przypadku małej działalności oszczędność czasu wynikająca z zastosowania niezawodnej licznika banknotów lub systemu POS z funkcją ślepego depozytu gotówki jest znaczna.

Szybkie korzyści z automatyzacji:

• Zainwestuj w licznik banknotów z wbudowanym wykrywaniem fałszerstw
• Zmodernizuj swój punkt sprzedaży, aby śledzić transakcje gotówkowe i sygnalizować rozbieżności
• Korzystaj z funkcji ślepego depozytu gotówki, aby kasjerzy nie widzieli sum przed liczeniem

2. Brak szkolenia zespołu w zakresie procedur dotyczących gotówki

Wielu właścicieli sklepów zakłada, że obsługa gotówki jest intuicyjna. Wystarczy wydać resztę, zamknąć szufladę i przejść dalej. Jednak niewyszkoleni kasjerzy popełniają błędy podczas liczenia, dają się nabrać na oszustwa związane z szybką zmianą i nabierają złych nawyków, które tydzień po tygodniu po cichu pochłaniają zyski.

Straty w handlu detalicznym są coraz większym problemem dla przedsiębiorstw w całym kraju. Badanie National Retail Federation z 2023 r. dotyczące bezpieczeństwa w handlu detalicznym wykazało, że straty w handlu detalicznym w Stanach Zjednoczonych wyniosły w tym roku 112,1 mld dolarów, a znaczna część z nich wynikała z błędów wewnętrznych i problemów związanych z pracownikami. Nie wszystkie z nich są wynikiem celowych kradzieży. Znaczna część wynika z niewinnych błędów popełnianych przez osoby, które nigdy nie nauczyły się prawidłowych procedur.

Co powinno obejmować odpowiednie szkolenie w zakresie obsługi gotówki:

• Odliczaj resztę od najmniejszych nominałów do największych
• Sprawdzaj banknoty przed umieszczeniem ich w szufladzie
• Głośne ogłaszanie kwoty wpłaty
• Prawidłowo przetwarzaj anulowane transakcje i zwroty

Włącz to do programu wdrażania nowych pracowników i nie pozostawiaj im samodzielnego odkrywania tego w trakcie pracy.

3. Działanie bez standardowych procedur operacyjnych

Jeśli proces obsługi gotówki różni się w zależności od zmiany lub pracownika, narażasz się na problemy. Niespójne działania mają negatywny wpływ na wszystko, od doświadczeń klientów po widoczność Twojej firmy w wynikach wyszukiwania. Bez spisanych, standardowych procedur nie ma punktu odniesienia, a rozbieżności stają się prawie niemożliwe do wykrycia.

Solidna polityka obsługi gotówki powinna obejmować sposób liczenia szuflad na początku zmiany, terminy i sposób przekazywania gotówki, osoby mające dostęp do sejfu oraz postępowanie w przypadku wykrycia rozbieżności. Potraktuj to jako podręcznik obsługi gotówki w Twoim sklepie.

Obszar	Co należy ujednolicić
Konfiguracja szuflady	Stała kwota początkowa dla każdej zmiany
Limity gotówki	Maksymalna kwota dozwolona w kasie przed zdeponowaniem
Wypłaty gotówki	Kto je wykonuje, jak są dokumentowane, kto je zatwierdza
Bezpieczny dostęp	Ograniczony do określonych kierowników z zarejestrowanym wejściem
Rozbieżności	Jasny proces zgłaszania i badania nadwyżek/niedoborów

Kiedy wszyscy postępują zgodnie z tą samą procedurą, łatwiej jest wykryć błędy lub podejrzane działania. Standaryzacja działań jest równie ważna, jeśli chodzi o zwiększanie ruchu w sklepie poprzez lokalne wyszukiwanie, gdzie spójność również się opłaca.

4. Pomijanie uzgadniania zmian

Oto scenariusz, który codziennie rozgrywa się w sklepach detalicznych: jeden kasjer kończy swoją zmianę, następny zajmuje miejsce przy kasie i nikt nie liczy szuflady między zmianami. Kiedy po zamknięciu sklepu liczby się nie zgadzają, nie ma możliwości ustalenia, która zmiana spowodowała problem.

Każda zmiana kasjera bez przeliczenia i weryfikacji zawartości kasy powoduje brak odpowiedzialności. Luki te z czasem się powiększają. Rozwiązanie jest proste: każda zmiana wymaga pełnego przeliczenia zawartości kasy, najlepiej podpisanego zarówno przez odchodzącego, jak i przychodzącego pracownika. Zajmuje to tylko kilka dodatkowych minut, ale może zaoszczędzić setki, jeśli nie tysiące dolarów w postaci nieśledzonych strat w ciągu roku.

5. Brak kontroli procesów związanych z gotówką

Nie prowadziłbyś swojej działalności bez sprawdzania zapasów. Dlaczego więc pomijać kontrolę gotówki? Wiele sklepów detalicznych dokonuje uzgodnienia tylko wtedy, gdy pojawia się oczywisty problem, co zazwyczaj oznacza, że szkoda już została wyrządzona.

Regularne kontrole gotówki są jednym z najskuteczniejszych środków kontroli, jakie można wdrożyć. Według raportu Association of Certified Fraud Examiners „2024 Report to the Nations” około jedna trzecia przypadków oszustw ma miejsce z powodu braku kontroli wewnętrznych w firmach. Kontrole pozwalają wcześnie wykrywać błędy i stanowią silny środek odstraszający. Pracownicy są mniej skłonni do oszukiwania, gdy wiedzą, że stan gotówki jest regularnie sprawdzany.

Prosty harmonogram kontroli, który się sprawdza:

• Co tydzień: przeprowadzaj wyrywkowe kontrole dwóch lub trzech losowo wybranych szuflad w porównaniu z rejestrami POS
• Co miesiąc: przegląd wszystkich zapisów dotyczących wpłat gotówkowych i zaznaczanie powtarzających się wzorców
• Co kwartał: pełny przegląd standardowych procedur operacyjnych dotyczących obsługi gotówki i zgodności pracowników z nimi

FAQ

Jak często należy przeprowadzać uzgodnienie stanu kas?

Należy to robić co najmniej na początku i na końcu każdej zmiany. Jeśli z kasy korzysta kilku kasjerów, należy liczyć i weryfikować stan kasy przy każdej zmianie. Codzienne uzgadnianie stanu kasy jest niezbędne do wykrywania rozbieżności.

Jaka jest rozsądna kwota w kasie dla małego sklepu?

W przypadku większości małych sklepów detalicznych wynosi on od 200 do 500 dolarów. Odpowiednia kwota zależy od średniej wartości transakcji, częstotliwości płatności gotówkowych przez klientów oraz profilu bezpieczeństwa danego obszaru.

Ile faktycznie kosztują błędy w obsłudze gotówki?

NRF odnotowało w 2022 r. straty w handlu detalicznym w USA w wysokości 112,1 mld dolarów, z czego znaczna część była związana z błędami administracyjnymi i błędami pracowników, a nie z kradzieżami. Nawet codzienne rozbieżności w wysokości od 5 do 10 dolarów mogą dać w sumie tysiące dolarów rocznie dla jednego sklepu.

Czy powinienem rozważyć rezygnację z gotówki?

Rezygnacja z gotówki eliminuje problemy związane z obsługą gotówki, ale zraża klientów, którzy preferują lub muszą płacić gotówką. Wiele stanów i miast wymaga obecnie od przedsiębiorstw akceptowania gotówki. Lepszym rozwiązaniem jest zaostrzenie procedur niż całkowita rezygnacja z gotówki.

Jaka jest najbardziej znacząca zmiana, jaką mogę wprowadzić?

Wdrożenie pisemnych standardowych procedur operacyjnych dotyczących obsługi gotówki. Tworzy to odpowiedzialność, daje podstawę do kontroli i zapewnia, że każdy pracownik postępuje zgodnie z tym samym procesem. Wszystko inne opiera się na tej podstawie.

Najważniejsze wnioski

• Ręczne liczenie gotówki powoduje stratę czasu pracy i zwiększa liczbę błędów. Podstawowa automatyzacja szybko się zwraca.
• Niewyszkoleni kasjerzy są jednym z największych źródeł możliwych do uniknięcia strat gotówki w handlu detalicznym.
• Pisemne standardowe procedury operacyjne (SOP) zwiększają odpowiedzialność i znacznie ułatwiają wykrywanie rozbieżności.
• Zawsze uzgadniaj stan kasy podczas zmiany zmiany. Nigdy nie pozwól, aby kasa przeszła w inne ręce bez przeliczenia.
• Regularne audyty gotówki zapobiegają oszustwom i pozwalają wykryć problemy, zanim osiągną one rozmiary lawiny.