Wyzwania związane z prognozowaniem przepływów pieniężnych w branży budowlanej i sposoby ich rozwiązywania

Wprowadzenie

Zdjęcie: Wykonawcy sprawdzający postępy na miejscu budowy | Źródło: Freepik

Każdy wykonawca wie, jak szybko projekt, który na papierze wygląda na udany, może nadwyrężyć stan konta bankowego. Podwykonawcy oczekują zapłaty, dostawcy chcą gotówki z góry, a wynagrodzenia muszą być wypłacane niezależnie od tego, kiedy klient przekaże środki. Dla wielu wykonawców prawdziwym wyzwaniem nie jest ukończenie pracy, ale utrzymanie płynności finansowej podczas jej wykonywania.

Wiarygodne prognozowanie przepływów pieniężnych w budownictwie pomaga wykryć problemy, zanim pojawią się one na saldzie bankowym. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania przepływami pieniężnymi w budownictwie wykonawcy uzyskują w czasie rzeczywistym wgląd w stan gotówki, wydatki i to, co jest potrzebne, aby utrzymać się na właściwej drodze.

Zdjęcie: Przegląd podziału przepływów pieniężnych w CashFlow Frog | Źródło: cashflowfrog.com

Złożoność projektów budowlanych i jej wpływ na przepływy pieniężne

Każdy projekt budowlany podlega własnym ograniczeniom. Most, szkoła lub kompleks mieszkaniowy mają różne harmonogramy i struktury płatności. Nawet niewielkie opóźnienia, takie jak opóźnienia w wydaniu pozwoleń lub dostawach, mogą zakłócić harmonogram przepływu środków pieniężnych.

Różne rodzaje umów mają wpływ na przepływ pieniędzy:

• Umowy typu „cost-plus” wiążą płatności ze skrupulatną dokumentacją. Każda godzina pracy, wynajem i zakup materiałów muszą być poparte rachunkami i dziennymi rejestrami. Brak jednego dokumentu dostawy może wstrzymać całą aplikację o płatność.
• Umowy typu „zaprojektuj i zbuduj” usprawniają komunikację między projektantem a wykonawcą, ale wymagają ścisłej dyscypliny finansowej. Każda zmiana projektu lub błąd w wycenie ma bezpośredni wpływ na bilans wykonawcy.

Nieprzewidywalne cykle płatności i zachowania klientów

Płatności w budownictwie rzadko przebiegają według ustalonego schematu. Prace postępują, ale formalności pozostają w tyle. Nawet po osiągnięciu kolejnych etapów zatwierdzanie dokumentów zajmuje czas, co powoduje wstrzymanie funduszy, a każdy kolejny dzień zwiększa koszty.

Agencje publiczne wolno przetwarzają płatności, a prywatni deweloperzy opóźniają je do momentu uzyskania finansowania. Podwykonawcy związani klauzulami „płatność po otrzymaniu płatności” jako pierwsi odczuwają presję. Jedna opóźniona płatność może mieć wpływ na kilka projektów i dostawców.

Ustalanie harmonogramów płatności i terminów przeglądów na piśmie sprawia, że obie strony są odpowiedzialne. Cotygodniowe przeglądy zaległych faktur pomagają zidentyfikować klientów, którzy opóźniają się z płatnościami.

Koszty pracy i wyzwania związane z zatrudnieniem

Wydatki na pracę zmieniają się nieustannie. Plac budowy może rozpocząć działalność z niewielką ekipą, a następnie szybko się rozrastać. Prognozowanie zapotrzebowania na siłę roboczą wymaga codziennej koordynacji między terenem a działem finansowym.

Niedobory siły roboczej powodują wzrost wynagrodzeń, a presja związana z harmonogramem zmusza ekipy do pracy w nadgodzinach. Kilka intensywnych tygodni nadgodzin może spowodować, że koszty wynagrodzeń znacznie przekroczą prognozowane limity.

Codzienne śledzenie czasu pracy i przeglądanie dotychczasowej wydajności pomaga w dokładniejszym prognozowaniu. Uwzględnienie niewielkiej rezerwy w budżecie na koszty pracy pozwala złagodzić skutki nagłych wzrostów.

Zarządzanie sprzętem i zasobami

Ciężki sprzęt zwiększa wydajność, ale gdy nie jest używany, pochłania środki finansowe. Niewykorzystywany dźwig nadal generuje koszty, a naprawy w okresach szczytowego obciążenia pracą szybko uszczuplają dostępne fundusze.

Posiadanie maszyn wiąże się z długoterminowymi wydatkami, takimi jak przechowywanie i konserwacja. Kiedy sprzęt przemieszcza się między placami budowy, prawidłowe przypisanie kosztów staje się trudne. Śledzenie wykorzystania i planowanie konserwacji przed krytycznymi fazami prac pozwala utrzymać koszty na przewidywalnym poziomie. Ocena, czy lepiej jest wynająć, czy kupić sprzęt, na podstawie całkowitych kosztów eksploatacji pomaga utrzymać stabilność finansową.

Zmiany w projekcie i dostosowania zakresu

Zmiany w zamówieniach zakłócają nawet dobrze zarządzane budżety. Zmiany w projekcie, prośby klientów lub nieoczekiwane warunki na miejscu często powodują nowe wydatki, zanim dodatkowe płatności zostaną zatwierdzone.

Zatwierdzenie istotnej zmiany wartej setki tysięcy może trwać tygodnie. Prace trwają, a środki finansowe się kurczą. Przejrzysty proces dokumentowania i zatwierdzania zmian pomaga zespołom finansowym szybko aktualizować prognozy. Utrzymywanie niewielkiej rezerwy na wypadek zmian chroni płynność finansową w przypadku korekt w trakcie realizacji projektu.

Zdjęcie: Funkcja scenariusza prognozy w CashFlow Frog | Źródło: cashflowfrog.com

Narzędzia i techniki poprawiające dokładność prognoz

Stare dane prowadzą do kosztownych błędów. Dokładne prognozowanie zależy od zintegrowanych narzędzi, w tym platform planowania, narzędzi do śledzenia zamówień i systemów księgowych, które aktualizują się w czasie rzeczywistym, dzięki czemu dane finansowe odzwierciedlają rzeczywisty stan realizacji zadania.

Scentralizowane pulpity nawigacyjne pokazują na bieżąco zmiany kosztów, harmonogramów i postępów w każdym projekcie. Dzięki tej widoczności kierownicy projektów mogą natychmiast udoskonalać prognozy przepływów pieniężnych związanych z budową, dostosowując je, zanim drobne problemy staną się przeszkodą w przepływie środków pieniężnych.

Dzięki planowaniu scenariuszy i raportom z danymi historycznymi w oprogramowaniu do prognozowania przepływów pieniężnych w budownictwie, takim jak CashFlow Frog, łatwiej jest powiązać bieżące wyniki z przyszłymi wynikami finansowymi.

Zarządzanie finansami projektów budowlanych poprawia się, gdy wszystkie zespoły są zaangażowane. Kierownicy budowy rozumieją bieżące wydatki, a zespoły finansowe zarządzają harmonogramem. Gdy działy dzielą się danymi, prognozy odzwierciedlają rzeczywistość, a fundusze trafiają tam, gdzie są najbardziej potrzebne, co zmniejsza ryzyko przerw w realizacji projektu.

Wnioski

Prognozowanie przepływów pieniężnych w budownictwie wymaga spójności i komunikacji. Złożone projekty, nierówne płatności, rosnące koszty pracy i zmiany projektowe mają wpływ na kondycję finansową.

Firmy, które są dobrze zorganizowane i regularnie aktualizują prognozy, mają lepszą kontrolę nad swoimi zasobami. Wiarygodne prognozy zapewniają wypłatę wynagrodzeń, zaufanie dostawców i ciągłość pracy.

Dla wykonawców gotowych sprostać wyzwaniom związanym z płynnością finansową, Cash Flow Frog przekształca zarządzanie finansami projektów budowlanych w system, który śledzi, prognozuje i chroni przepływy pieniężne.

Co pomogło Ci w płynnym przepływie środków pieniężnych między kolejnymi etapami projektu? Opowiedz nam o tym w komentarzach.