10 sposobów na to, by ludzie rozmawiali o wydarzeniu firmowym

Wprowadzenie

Zainwestowałeś tysiące w kolejne wydarzenie firmowe, ale dręczy Cię jedno pytanie. Czy ktokolwiek będzie o nim pamiętał w przyszłym tygodniu? Trudna prawda jest taka, że większość wydarzeń firmowych znika z pamięci szybciej niż resztki przekąsek z bufetu. Uczestnicy rozchodzą się, życie toczy się dalej, a Twoje starannie zaplanowane spotkanie staje się kolejnym wpisem w kalendarzu, który szybko znika w tle.

Dobra wiadomość? Dzięki odpowiednim strategiom możesz stworzyć wydarzenie, o którym ludzie naprawdę będą chcieli rozmawiać – ze swoimi współpracownikami, w mediach społecznościowych i podczas kolejnego spotkania branżowego.

Dlaczego szum wokół wydarzenia ma znaczenie

Zanim przejdziemy do taktyki, porozmawiajmy o tym, dlaczego warto starać się wywołać szum wokół wydarzenia. Według badań 78% organizatorów wydarzeń uznaje wydarzenia osobiste za najbardziej wpływowy kanał marketingowy swojej organizacji. Kiedy ktoś udostępnia zdjęcia z Twojego wydarzenia lub opowiada koledze o niesamowitym prelegencie, rozszerza zasięg Twojej organizacji daleko poza fizycznych uczestników. Ta naturalna poczta pantoflowa ma większą wagę niż jakakolwiek płatna reklama.

1. Wybierz miejsce, które przyciąga uwagę

Dni beżowych sal konferencyjnych minęły. Miejsce wydarzenia nadaje ton jeszcze zanim goście przekroczą próg, a niezapomniana lokalizacja daje ludziom powód do robienia zdjęć i natychmiastowych dyskusji.

Warto wyjść poza tradycyjne sale balowe w hotelach. Galerie sztuki i muzea oferują wbudowaną atrakcyjność wizualną. Historyczne rezydencje dodają elegancji i charakteru. Nawet przebudowane magazyny mogą stworzyć niepowtarzalną atmosferę, która jest świeża i warta umieszczenia na Instagramie.

2. Zaskocz uczestników nieoczekiwanymi elementami

Przewidywalne wydarzenia nie budzą zainteresowania. Momenty, o których ludzie mówią, to prawie zawsze te, których się nie spodziewali. Może to być nieoczekiwany występ rozrywkowy, niespodziewany gość lub wyjątkowe dekoracje, które pojawiają się podczas przerwy.

Planując rozrywkę i specjalne akcenty podczas wydarzenia, warto współpracować z mentalistami korporacyjnymi, takimi jak Christophe Fox, którzy pomogą zidentyfikować te nieoczekiwane momenty, które wywołują prawdziwą radość. Element zaskoczenia wywołuje emocjonalne reakcje, które sprawiają, że doświadczenia są znacznie bardziej niezapomniane i warte podzielenia się nimi.

3. Stwórz wyznaczone miejsca do robienia zdjęć

Ludzie i tak będą robić zdjęcia podczas Twojego wydarzenia. Dlaczego więc nie sprawić, by te zdjęcia pracowały na korzyść Twojej marki?

Stwórz specjalne miejsca do robienia zdjęć z profesjonalnym oświetleniem, markowymi tełami i zabawnymi rekwizytami, które zachęcają do dzielenia się. Nowoczesne fotobudki znacznie się rozwinęły. Fotobudki 360 stopni rejestrują dynamiczne treści, stacje GIF tworzą animowane klipy, które można udostępniać, a zielone ekrany przenoszą gości w dowolne miejsce.

Rodzaj miejsca	Najlepsze dla	Czynnik popularności
Galerie sztuki/muzea	Premiera produktu, wydarzenia networkingowe	Wbudowana atrakcyjność wizualna, wyrafinowane tło
Zabytkowe rezydencje	Uroczyste kolacje, ceremonie wręczania nagród	Elegancja, wyjątkowe możliwości fotograficzne
Przebudowane magazyny	Kreatywne konferencje, budowanie zespołu	Industrialny szyk, elastyczna personalizacja
Przestrzenie na dachach	Wieczorne przyjęcia, nieformalne spotkania towarzyskie	Widoki na miasto, naturalne oświetlenie do zdjęć

4. Zaproś prelegentów, którzy poruszają ludzi

Główni prelegenci nadają ton całej imprezie. Niezapadająca w pamięć prezentacja psuje całość, podczas gdy inspirująca przemowa daje uczestnikom konkretny temat do dyskusji i dzielenia się wrażeniami.

Poszukaj prelegentów, którzy łączą wiedzę specjalistyczną z umiejętnością opowiadania historii. To emocjonalne połączenie jest cytowane w postach na LinkedIn i przywoływane podczas poniedziałkowych porannych spotkań, tworząc chwile, które przyczyniają się do długotrwałej świadomości marki daleko wykraczającej poza samo wydarzenie. Najlepsi prezenterzy nie tylko dzielą się informacjami, ale także wywołują emocje u odbiorców.

5. Wzmocnij pozycję uczestników jako ambasadorów marki

Twoi uczestnicy mogą być Twoimi najsilniejszymi marketerami, jeśli zapewnisz im odpowiednie narzędzia. Zapewnij treści, które można udostępniać, grafiki z logo marki i kluczowe punkty do omówienia, które ułatwią rozpowszechnianie informacji.

Stwórz ekskluzywne momenty dla wtajemniczonych – wczesny dostęp do ogłoszeń, specjalne strefy dostępu lub treści dostępne tylko dla uczestników obecnych na miejscu. Aby uzyskać maksymalny efekt, rozważ współpracę z influencerami, którzy mogą wzmocnić te ekskluzywne momenty wśród swoich obserwujących. Te elementy ekskluzywności motywują do dzielenia się, ponieważ ludzie chcą, aby inni wiedzieli, że byli częścią czegoś wyjątkowego.

6. Stwórz unikalny hashtag wydarzenia

Niestandardowy hashtag konsoliduje rozmowy w mediach społecznościowych i tworzy archiwum wydarzenia, które można przeszukiwać. Niech będzie krótki, łatwy do zapamiętania i łatwy do przeliterowania. Promuj go za pomocą oznakowań, wyświetlaczy cyfrowych i aplikacji wydarzenia.

Prawdziwa magia dzieje się, gdy wyświetlasz posty na ekranach w całym obiekcie. Badania pokazują, że treści generowane przez użytkowników podczas wydarzeń znacznie zwiększają zaangażowanie i pamięć po wydarzeniu. Widok swoich treści prezentowanych publicznie motywuje uczestników do dzielenia się nimi, tworząc pozytywną pętlę sprzężenia zwrotnego, która zwiększa zasięg.

7. Ułatwianie nawiązywania wartościowych kontaktów

Networking jest jednym z głównych powodów, dla których ludzie uczestniczą w wydarzeniach, jednak wiele spotkań pozostawia go całkowicie przypadkowi. Strukturalny networking daje uczestnikom historie do opowiadania i kontakty do podtrzymywania.

Rozważ sesje szybkiego nawiązywania kontaktów, podczas których uczestnicy prowadzą krótkie rozmowy. Dyskusje przy okrągłym stole prowadzone przez ekspertów branżowych tworzą mini-warsztaty.

Formaty nawiązywania kontaktów o dużym wpływie, które warto rozważyć:

• Szybkie nawiązywanie kontaktów z rotacją czasową
• Dyskusje przy okrągłym stole prowadzone przez ekspertów
• Gry integracyjne, które ujawniają wspólne cechy
• Sesje tematyczne poświęcone konkretnym branżom
• Nieformalne spotkania w wyznaczonych strefach wypoczynkowych

8. Wykorzystaj interaktywne technologie

Przemyślane wykorzystanie technologii interaktywnych stwarza możliwości zaangażowania, które są świeże i warte udostępnienia. Ankiety na żywo podczas sesji pozwalają publiczności aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu. Aplikacje eventowe z funkcjami nawiązywania kontaktów pomagają uczestnikom znaleźć konkretne osoby i nawiązać z nimi kontakt. Rzeczywistość rozszerzona może ożywić produkty lub koncepcje w niezapomniany sposób.

9. Zaprojektuj praktyczne doświadczenia

Zaangażowanie ma znaczenie podczas wydarzeń. Pasywni odbiorcy są odbiorcami, o których łatwo zapomnieć, co potwierdzają najnowsze trendy w projektowaniu wydarzeń opartych na doświadczeniach. Fizyczne zaangażowanie uczestników tworzy silniejsze wspomnienia i lepsze historie.

Szczególnie dobrze sprawdzają się warsztaty, podczas których uczestnicy tworzą coś namacalnego — od budowania prototypów podczas sesji projektowania po przygotowywanie koktajli z profesjonalnym barmanem. Wyzwania zespołowe dodają emocji i dają grupom wspólne osiągnięcia, które je łączą.

Elementy, które napędzają rozmowy po wydarzeniu:

• Namacalne korzyści, które uczestnicy tworzą samodzielnie
• Nieoczekiwane momenty rozrywki
• Znaczące kontakty z przedstawicielami branży
• Ekskluzywne treści lub ogłoszenia
• Profesjonalne zdjęcia gotowe do udostępnienia w mediach społecznościowych

10. Strategiczne działania po wydarzeniu

Rozmowa nie musi się kończyć wraz z odejściem uczestników. Wyślij spersonalizowane wiadomości z podziękowaniami, odnoszące się do konkretnych sesji lub kontaktów. Udostępnij profesjonalne zdjęcia i najciekawsze fragmenty filmów, które uczestnicy mogą wykorzystać na swoich kanałach. Stwórz podsumowanie, które podkreśli kluczowe wnioski i poproś otwarcie o opinie.

Często zadawane pytania

Z jakim wyprzedzeniem należy rozpocząć promocję wydarzenia?

Promocję mniejszych wydarzeń należy rozpocząć z dwu- lub trzymiesięcznym wyprzedzeniem, a większych spotkań – z czterema lub sześcioma miesiącami wyprzedzeniem. Da Ci to czas na budowanie oczekiwania poprzez publikowanie zapowiedzi i ogłoszeń dotyczących prelegentów.

Jaki jest najbardziej opłacalny sposób na tworzenie momentów, które można udostępniać?

Sesje zdjęciowe z markowymi tełami zapewniają doskonały zwrot z inwestycji. Wymagają minimalnych nakładów, ale w połączeniu z funkcjami natychmiastowego udostępniania generują znaczną ekspozycję w mediach społecznościowych.

Jak sprawdzić, czy moje wydarzenie wywołało znaczący szum?

Śledź wzmianki w mediach społecznościowych za pomocą hashtagu wydarzenia, monitoruj zaangażowanie w postach związanych z wydarzeniem i przeprowadź ankietę wśród uczestników, czy rozmawiali o wydarzeniu z innymi osobami.

Czy powinienem zatrudnić profesjonalnego fotografa, czy polegać na zdjęciach uczestników?

Oba rozwiązania służą różnym celom. Profesjonalna fotografia zapewnia wysokiej jakości treści do kanałów marketingowych. Zdjęcia uczestników oferują autentyczne, rzeczywiste dowody społeczne. Aby uzyskać maksymalny efekt, należy wykorzystać oba rozwiązania.

Jak zachować równowagę między budowaniem marki a autentycznymi doświadczeniami?

Wpleć swoją markę w doświadczenie, zamiast umieszczać logo wszędzie. Kiedy branding wydaje się być częścią zabawy, a nie reklamą, ludzie chętniej się nim dzielą.

Najważniejsze wnioski

• Wybór miejsca stanowi podstawę – wybierz przestrzenie, które dobrze prezentują się na zdjęciach i pobudzają do rozmowy
• Możliwości robienia zdjęć z natychmiastowym udostępnianiem zwiększają naturalną ekspozycję w mediach społecznościowych
• Elementy zaskoczenia wywołują emocjonalne reakcje, które sprawiają, że doświadczenia stają się niezapomniane
• Strukturalne nawiązywanie kontaktów zapewnia uczestnikom konkretne powiązania, które mogą później omówić
• Strategiczne działania po wydarzeniu przedłużają zainteresowanie poza samo wydarzenie