Ile ręczne procesy kosztują firmy na przestrzeni czasu

Wprowadzenie

Zaledwie 500 lat temu większość pracy wykonywanej przez ludzi miała charakter fizyczny. Aby zasadzić uprawy lub zbudować dom, wiele osób musiało przez długi czas wykonywać pracę fizyczną. Powodowało to powolny wzrost gospodarczy i raczej niski standard życia. Życie w 1500 roku było znacznie bardziej podobne do życia w 500 lub 1000 roku niż do życia w 2026 roku. Co sprawia, że nasz rok jest tak wyjątkowy? Automatyzacja.

W przeszłości większość pracy musiała być wykonywana samodzielnie przez ludzi, obecnie pomaga nam w tym wiele maszyn. Wykorzystujemy naszą wiedzę z zakresu fizyki do wytwarzania energii. Dzięki superkomputerom możemy w ciągu kilku dni rozwiązać złożone problemy matematyczne, których obliczenie zajęłoby ludziom lata. Krótko mówiąc, nasza moc jest obecnie zwiększona dzięki wielu narzędziom, które nie tylko czynią nas silniejszymi (jak młotek w rękach budowlańca), ale także wykonują za nas większość prac, które wcześniej były wykonywane ręcznie. Firmy były pionierami tej szybkiej transformacji w kierunku innowacji i nadal ją napędzają. W tym artykule omówimy, jak kosztowne mogą być dla firm ręczne procesy w dłuższej perspektywie czasowej i dlaczego automatyzacja jest zawsze najlepszym rozwiązaniem w scenariuszach długoterminowych.

Obecna rewolucja cyfrowa doprowadziła do pojawienia się wielu wysokiej jakości produktów, które umożliwiają automatyzację. Na przykład tworzenie aplikacji Make.com pozwala firmom połączyć wiele cyfrowych aspektów swojej działalności i zmniejszyć zależność od ręcznych konfiguracji. Inne ważne usługi obejmują narzędzia takie jak Zapier, Bubble i Webflow. Możliwości automatyzacji nigdy nie były tak łatwo dostępne.

Niemniej jednak w ciągu ostatnich 20 lat pojawiło się wiele przykładów dużych firm lub dobrze ugruntowanych małych i średnich przedsiębiorstw, które upadły z powodu uzależnienia od procesów ręcznych. Przyjrzyjmy się niektórym z tych przykładów i spróbujmy znaleźć podstawowe przyczyny tych problemów.

Dzisiaj Amazon jest niemal synonimem handlu detalicznego. Większość Amerykanów kupuje tam laptopy, odzież i wiele innych produktów. W 2000 roku sytuacja wyglądała zupełnie inaczej. Wiele osób na całym świecie polegało na lokalnych sklepach lub średniej wielkości markach detalicznych. Naprawdę duże marki detaliczne, które oferowały „wszystko”, były dość rzadkie. Co się więc zmieniło? W przeszłości firmy detaliczne polegały na pracy ręcznej. Posiadały one dużą liczbę punktów sprzedaży detalicznej, które musiały być obsługiwane przez liczną kadrę. Logistyka była również bardzo trudna do zarządzania: konieczne było oferowanie mniej więcej zrównoważonego asortymentu towarów we wszystkich lokalizacjach, aby zaspokoić nie tylko ogólny, ale także niszowy popyt. Listy zamówień wysyłkowych musiały być tworzone ręcznie, wymagały drukowania i wymagały dużej siły roboczej do zarządzania zamówieniami. Wszystko to miało wpływ na ceny detaliczne. Proces sprzedaży towarów wymagał dużo pracy ręcznej.

Następnie pojawiła się firma Amazon, która całkowicie zmieniła zasady gry, przechodząc od sklepów stacjonarnych do rynków internetowych, gdzie użytkownicy mogli wybierać nie tylko spośród lokalnych towarów, ale także spośród towarów dostępnych w całym kraju (a nawet za granicą). Następnie firma wprowadziła znaczące innowacje w logistyce magazynowej, optymalizując czasy dostaw i zapasy produktów w celu zminimalizowania kosztów dla użytkowników końcowych poprzez wykorzystanie robotów i inteligentnych algorytmów. W rezultacie, ze względu na rosnącą popularność sprzedawców internetowych (oprócz Amazona, do największych graczy należą Walmart i eBay), tradycyjne sklepy detaliczne nie są już głównym nurtem. Nadal dobrze funkcjonują w niektórych niszach, takich jak sprzedaż detaliczna żywności lub odzieży, ale w innych sektorach stają się coraz mniej istotne. Automatyzacja za pomocą technologii internetowych, algorytmów logistycznych i robotyki całkowicie zmieniła sposób, w jaki kupujemy rzeczy. Wielu starszych sprzedawców detalicznych polegało na ręcznych procesach ustalonych w ich sektorze i w konsekwencji straciło udziały w rynku, a nawet zbankrutowało.

Istnieje wiele innych przypadków, w których miały miejsce podobne procesy. Na przykład Netflix i inne serwisy streamingowe/wideo na żądanie zdołały w dużej mierze zastąpić wypożyczanie filmów i programów telewizyjnych wśród młodszego pokolenia. Łączą one swobodę wyboru użytkownika (użytkownicy mogą wybierać filmy, które chcą oglądać) charakterystyczną dla wypożyczalni, które wymagają fizycznych sklepów stacjonarnych, z usprawnionym doświadczeniem podobnym do oglądania telewizji, opartym na zautomatyzowanych algorytmach rekomendacji, które są obecnie ulepszane przez sztuczną inteligencję. Podobne procesy miały miejsce w transporcie, logistyce, a nawet w nieruchomościach. Automatyzacja za pośrednictwem Internetu lub, wcześniej, za pomocą złożonych maszyn przemysłowych (na przykład systemów robotyki do montażu samochodów) zawsze powoduje upadek firm, które opierają się na procesach ręcznych. W opisanych przez nas przypadkach może to prowadzić do dramatycznego spadku koniunktury w całych sektorach. W innych przypadkach procesy ręczne mogą negatywnie wpływać na poszczególne działy, nie zakłócając jednak funkcjonowania całej firmy (na przykład, jeśli innowacyjny producent opiera się na procesach ręcznych w marketingu).

Dlaczego z historycznego punktu widzenia zdarza się to tak często? Dlaczego tak wiele firm utrzymuje procesy ręczne zamiast automatyzacji, pomimo jej oczywistych korzyści? Jednym z głównych powodów jest brak natychmiastowej informacji zwrotnej. Automatyzacja wymaga początkowych inwestycji, które mogą się zwrócić w ciągu kilku lat. Proces zwiększania liczby pracowników ręcznych w celu stymulowania rozwoju firmy jest szybszy i łatwiejszy w perspektywie krótkoterminowej. Jednak gdy zautomatyzowane procesy przyjęte przez konkurencję po pewnym czasie zaczynają przynosić zyski, rosnące inwestycje w rozbudowę siły roboczej mogą mieć nieoczekiwany negatywny wpływ, prowadząc do znacznych strat zasobów z powodu nadmiernego rozszerzenia działalności. Co ważniejsze, nie zawsze jest oczywiste, która metoda automatyzacji przyniesie największe korzyści. Dlatego decyzja o skupieniu się na prostym rozszerzeniu istniejących procesów często wydaje się kusząca.

Problem opóźnionych korzyści, który doprowadził do dramatycznych zmian w wielu firmach w ciągu ostatnich 200 lat, staje się coraz mniej istotny. Innowacje oparte na technologiach cyfrowych i sztucznej inteligencji są często tak potężne i opłacalne, że mogą przynieść znaczące korzyści w stosunkowo krótkim czasie (na przykład w ciągu jednego lub dwóch lat). Jeśli w przeszłości wybór między automatyzacją a brakiem automatyzacji nie zawsze był oczywisty ze względu na wolniejsze tempo rozwoju technologicznego, to dziś staje się on coraz bardziej jasny: siła robocza wzbogacona o narzędzia automatyzacji jest w przeważającej większości przypadków lepsza niż siła robocza oparta na pracy ręcznej. Oto kilka technologii, które mogą pomóc większości firm (lista nie jest wyczerpująca): modele LLM, strony internetowe z wysokiej jakości algorytmami do przetwarzania zamówień oraz cyfrowe rozwiązania księgowe.

Podsumowując, dane historyczne pokazują, że automatyzacja jest najlepszym rozwiązaniem dla większości firm na rynku w perspektywie długoterminowej. Procesy ręczne często wydają się łatwiejsze do wdrożenia i tańsze w scenariuszach krótkoterminowych, ale prawie zawsze przegrywają z automatyzacją, nawet w perspektywie jednej dekady. Jednym z najsilniejszych kierunków automatyzacji w dzisiejszych czasach jest tworzenie oprogramowania. Technologie komputerowe usprawniają procesy ręczne na całym świecie. Pojawienie się technologii no-code i low-code oraz partnerów programistycznych, takich jak Keenethics, którzy wiedzą, jak korzystać z tej technologii, wskazuje, że proces ten będzie się tylko przyspieszał. Zbliżamy się do ery, w której automatyzacja stanie się powszechna.