Poruszanie się po przyszłym krajobrazie automatyzacji w finansach

Wprowadzenie

W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym utrzymanie konkurencyjności oznacza wykorzystanie postępu technologicznego. Jednym z obszarów, w których technologia poczyniła znaczne postępy, jest automatyzacja procesów finansowych (FPA).

Szacuje się, że około 80% procesów finansowych ma potencjał do automatyzacji. Jednocześnie tylko około jedna trzecia firm twierdzi, że część operacji w ich działach finansowych jest całkowicie zautomatyzowana.

W tym poście omówimy, na czym polega automatyzacja procesów finansowych, jakie są jej korzyści, jakie procesy można zautomatyzować i jak rozpocząć wdrażanie FPA w swojej firmie.

Co kryje się pod pojęciem nowoczesnej automatyzacji procesów finansowych?

Automatyzacja procesów finansowych to wykorzystanie technologii do automatyzacji kluczowych zadań związanych z finansami. Obejmuje to korzystanie z narzędzi programowych, które mogą obsługiwać powtarzalne i czasochłonne zadania bez interwencji człowieka, zwiększając w ten sposób wydajność i dokładność.

Celem FPA nie jest zastąpienie specjalistów finansowych, ale umożliwienie im skupienia się na bardziej strategicznych zadaniach poprzez uwolnienie ich od rutynowej pracy. Korzyści płynące z tego podejścia zostały wymienione w poniższej sekcji.

Jakie są korzyści z automatyzacji finansów?

Automatyzacja w usługach finansowych przynosi korzyści firmie i jej pracownikom na wiele sposobów. Oto najważniejsze z nich:

• Większa wydajność. Automatyzacja znacznie przyspiesza transakcje finansowe i minimalizuje ręczną obsługę, co skutkuje szybszym przetwarzaniem faktur, list płac i raportów finansowych.
• Dokładność i zgodność z przepisami. Zautomatyzowane systemy ograniczają błędy ludzkie, zapewniając bardziej wiarygodną dokumentację finansową. Pomagają również w przestrzeganiu złożonych przepisów finansowych.
• Redukcja kosztów. Automatyzacja w finansach zmniejsza potrzebę intensywnego przetwarzania ręcznego, obniżając w ten sposób koszty pracy i zapobiegając kosztownym błędom.
• Usprawnione podejmowanie decyzji. Dostęp do danych finansowych i analiz w czasie rzeczywistym umożliwia firmom szybkie podejmowanie świadomych decyzji.
• Skalowalność. Zautomatyzowane systemy mogą łatwo dostosować się do zwiększonego obciążenia pracą, umożliwiając firmom rozwój bez odpowiedniego wzrostu liczby pracowników finansowych.
• Większa satysfakcja pracowników. W rzeczywistości niewielu pracowników lubi wykonywać żmudne zadania, które nie pozwalają im wyrazić swojej najlepszej wiedzy lub kreatywności. Wykluczenie takich procesów może pozytywnie wpłynąć na stan psychiczny pracowników.

Krótko mówiąc, automatyzacja procesów finansowych to nie tylko ulepszenie operacyjne, ale raczej strategiczna konieczność, aby pozostać konkurencyjnym w dzisiejszym środowisku biznesowym.

Jeśli nie posiadasz własnego zespołu programistów fintech, prawdopodobnie będziesz potrzebować pomocy z zewnątrz, aby czerpać wszystkie korzyści z automatyzacji. Zaufany dostawca niestandardowego oprogramowania fintech może doradzić i przeprowadzić niezbędne badania, planowanie i wdrożenie. Zlecanie usług rozwoju fintech na zewnątrz jest właściwym rozwiązaniem dla większości firm poszukujących skalowalnego i efektywnego inwestycyjnie rozwoju oprogramowania finansowego, które nie zakłóca istniejących procesów, a raczej je usprawnia.

Przejdźmy teraz do przeglądu procesów, które można w znacznym stopniu zautomatyzować za pomocą technik i narzędzi automatyzacji finansów. Należy zauważyć, że całkowite wyeliminowanie udziału człowieka we wszystkich tych operacjach może nie być możliwe. Jednak zmniejszenie liczby żmudnych i podatnych na ludzkie błędy procesów może już przynieść znaczące korzyści. ~~ ~~

Co można zautomatyzować w finansach?

Istnieje kilka kluczowych obszarów w finansach, w których automatyzacja może przynieść ogromne korzyści. Należą do nich:

• Przetwarzanie faktur. Automatyzacja może pomóc w zarządzaniu całym cyklem życia faktury, od otrzymania do płatności, skracając czas przetwarzania i minimalizując błędy.
• Zarządzanie wydatkami. Zautomatyzowane systemy mogą usprawnić procesy raportowania wydatków, zatwierdzania i zwrotu kosztów, zapewniając przestrzeganie zasad i krótszy czas przetwarzania.
• Budżetowanie i prognozowanie. Narzędzia do automatyzacji mogą gromadzić dane z wielu źródeł w celu dokładniejszego i bardziej terminowego budżetowania i prognozowania. Obejmuje to analizę predykcyjną w celu przewidywania przyszłych warunków finansowych i trendów.
• Raportowanie finansowe. Automatyzacja może szybko generować kompleksowe sprawozdania finansowe i raporty, oferując kluczowy wgląd w kondycję finansową firmy.
• Zgodność z przepisami podatkowymi. Automatyzacja zapewnia precyzyjne obliczenia podatkowe i terminowe składanie wniosków, zmniejszając ryzyko poniesienia kar. Może to znacznie pomóc księgowym w ich codziennej rutynie.
• Przetwarzanie listy płac. Automatyzacja listy płac zapewnia dokładne i terminowe wypłaty wynagrodzeń dla pracowników, wraz z odpowiednimi odliczeniami podatkowymi i zgodnością z przepisami prawa pracy.
• Zarządzanie zasobami: Śledzenie i zarządzanie zasobami, których dane są przechowywane w wielu dokumentach, staje się bardziej wydajne dzięki automatyzacji, zapewniając optymalne wykorzystanie i oszczędność kosztów.
• Zarządzanie ryzykiem i zgodność z przepisami: Zautomatyzowane systemy mogą monitorować i raportować ryzyko w oparciu o dane historyczne dla procesów biznesowych i zapewniać zgodność z różnymi wymogami regulacyjnymi.

Automatyzacja tych i ewentualnie innych procesów może znacznie usprawnić pracę działu finansowego i zwiększyć jego wydajność.

Przykłady rozwiązań programowych, które można wykorzystać do automatyzacji przepływu pracy w finansach, przedstawiono na poniższym obrazku:

Źródło obrazu: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Jeśli jesteś zainteresowany poznaniem nowoczesnych rozwiązań programistycznych dla zespołów SEO, przeczytaj kolejny wpis na naszym blogu.

Jak rozpocząć automatyzację finansową?

Niezależnie od tego, jaki proces zamierzasz zautomatyzować lub jakie oprogramowanie zastosujesz do automatyzacji finansów, musisz przejść określoną procedurę, aby prawidłowo przeprowadzić tę interwencję. Poniżej przedstawiamy krok po kroku proces wdrażania automatyzacji w dziale finansowym:

1. Identyfikacja bieżących procesów. Rozpocznij od oceny bieżących procesów finansowych, aby odkryć obszary podatne na nieefektywność lub błędy. Ta ocena pomoże ci wskazać operacje, które najbardziej skorzystają na automatyzacji.
2. Zdefiniuj jasne cele dla zamierzonej automatyzacji finansów. Określ konkretne cele, które chcesz osiągnąć dzięki automatyzacji, niezależnie od tego, czy chodzi o redukcję kosztów, zwiększoną dokładność czy lepszą zgodność.
3. Wybór odpowiedniego oprogramowania. Zbadaj i wybierz narzędzia do automatyzacji procesów finansowych, które odpowiadają Twoim potrzebom biznesowym. Kluczowe kwestie powinny obejmować skalowalność, kompatybilność z istniejącymi systemami, łatwość obsługi i wsparcie dostawcy.
4. Zainwestuj w szkolenia. Poinformuj swój zespół o nowych systemach. Spersonalizowana edukacja cyfrowa i szkolenia pracowników mają kluczowe znaczenie dla płynnego przejścia i pełnego wykorzystania korzyści płynących z automatyzacji. Ten etap projektu będzie prawdopodobnie przebiegał równolegle z wdrożeniem.
5. Zaplanuj integrację i wdrażaj ją etapami. Zapewnij możliwość płynnej integracji narzędzi do automatyzacji z obecnymi systemami, takimi jak ERP lub oprogramowanie do automatyzacji księgowości, aby uniknąć zakłóceń operacyjnych. Następnie zacznij od automatyzacji kilku procesów i stopniowo je rozszerzaj. Takie etapowe podejście pozwala zespołowi na wygodne dostosowanie się do nowej technologii.
6. Monitorowanie i dostosowywanie. Nieustannie oceniaj wydajność swoich zautomatyzowanych systemów i wprowadzaj niezbędne poprawki. Pomoże to lepiej dostosować działanie przyjętego oprogramowania do procesów i zapewni wysoką wydajność pracujących z nim zespołów.

W poniższej infografice można zapoznać się z jednym z projektów oprogramowania wysoce zintegrowanej aplikacji finansowej do automatyzacji:

Źródło obrazu: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Istnieje szereg innych możliwych podejść do wdrażania automatyzacji finansowej w infrastrukturze cyfrowej. Bez własnej wiedzy specjalistycznej prawdopodobnie będziesz musiał skontaktować się z dostawcą usług rozwoju fintech, aby wszystko skonfigurować.

Ostateczne ujęcie

Przyjęcie automatyzacji procesów finansowych jest niemal strategicznym imperatywem dla firm dążących do wydajności, dokładności i rozwoju. Automatyzując rutynowe zadania finansowe, firmy mogą przekierować swoją uwagę i zasoby na planowanie strategiczne i inicjatywy rozwojowe.

Określając kluczowe procesy do automatyzacji, opracowując i integrując odpowiednie oprogramowanie oraz szkoląc zespoły w zakresie pracy z nim, firmy mogą osiągnąć nowy poziom wydajności w swoich działach finansowych.