Odzyskanie czasu sprzedaży w sprzedaży terenowej

Wprowadzenie

Wielu przedstawicieli handlowych poświęca tylko niewielką część tygodnia na faktyczną sprzedaż, a większość czasu zajmuje im wszystko, co jest związane ze sprzedażą. Jeśli zajmujesz się sprzedażą terenową, brzmi to znajomo, ponieważ podróże, notatki, aktualizacje i działania następcze nie czekają na spokojniejszy dzień.

Ten artykuł to solidny przewodnik, który pomoże Ci odzyskać czas bez ograniczania wizyt u klientów: spraw, aby rejestrowanie danych było łatwe, dane były wiarygodne, a trasy i harmonogramy dostosowane do rzeczywistości. Zakłada on również coś ważnego: celem nie jest przekształcenie Cię w maszynę administracyjną, ale zapewnienie Ci wystarczającej przestrzeni umysłowej, abyś mógł dobrze sprzedawać.

Klub 30

Kiedy sprzedaż zajmuje tylko niewielką część tygodnia, celem nie jest wyciskanie z dnia jeszcze więcej, ale zaprzestanie konkurowania sprzedaży z papierkową robotą. Zespoły, które zawsze wyglądają na zorganizowane w terenie, mają zazwyczaj jedną niepozorną zaletę: chronią gęstość spotkań, dzięki czemu czas klienta pozostaje stałym punktem, a wszystko inne jest dostosowywane do niego.

Brzmi to prosto, ale w rzeczywistości jest to prawdziwa sztuka. Polega ona na wyborze narzędzi i nawyków, które ograniczają przełączanie się między zadaniami, dzięki czemu mózg skupia się na kliencie, a nie na administracji. Jeśli chcesz uzyskać praktyczne spojrzenie na to, jak rejestrowanie głosowe może pomóc w tym w rzeczywistości, ten przewodnik po sztucznej inteligencji głosowej dla sprzedaży terenowej będzie przydatnym punktem odniesienia. Jest on również szczery w kwestii tego, co zaburza tempo pracy: otwieranie pięciu aplikacji, wyszukiwanie najnowszych informacji, przepisywanie tej samej notatki w dwóch miejscach, a następnie próba zapamiętania tego, co obiecałeś, gdy już jedziesz do następnego miejsca.

Pomocnym sposobem myślenia o tym jest budżetowanie tarć. W ciągu dnia doświadczasz tylko tyle drobnych zakłóceń, zanim zaczniesz się chronić, wykonując mniej czynności następczych, lub kończysz robić to późno, kiedy trudniej jest zachować czujność. Najlepsze systemy terenowe są tworzone z myślą o tych ograniczeniach, a nie o idealnym ustawieniu biurka.

Praktycznym nawykiem, który pasuje do tej idei, jest „minuta podsumowująca” po każdym spotkaniu. Nie chodzi o pełny opis. Wystarczy powtarzalne sześćdziesiąt sekund, aby zapisać wynik, następny krok, datę i jedno ryzyko, a następnie przejść dalej. Ten mały rytuał zapobiega gromadzeniu się notatek na koniec dnia, co zazwyczaj powoduje utratę czasu przeznaczonego na sprzedaż.

Rozmowa jest tania, a pisanie na klawiaturze nie

W wielu zespołach ręczne wprowadzanie danych zajmuje znaczną część tygodnia. Jest to najwyraźniejsza zachęta do zajęcia się tą najbardziej uciążliwą częścią pracy, ponieważ jest ona mierzalna, powtarzalna i często można ją poprawić dzięki lepszemu rejestrowaniu.

Właśnie w tym miejscu narzędzia głosowe znajdują swoje miejsce w sprzedaży terenowej, nie jako gadżet, ale jako sposób na zapisanie tego, co się wydarzyło, gdy jest to jeszcze dokładne. Nie próbujesz stworzyć idealnego zapisu dnia; próbujesz ułatwić rejestrowanie kilku szczegółów, które odblokowują wszystko inne: następny krok, czas, interesariusze i wszelkie ryzyko, o którym chcesz poinformować swojego przełożonego na wczesnym etapie. Jeśli kiedykolwiek patrzyłeś na pustą notatkę w CRM pod koniec długiego dnia i pomyślałeś: „Zapamiętam to”, to już wiesz, dlaczego rejestrowanie czasu ma znaczenie.

W praktyce dobre rozwiązanie jest zaskakująco skromne. Krótkie wpisy. Spójna struktura. Przepływ pracy, który zamienia notatki głosowe w przejrzyste pola i zadania, dzięki czemu nie musisz później ponownie czytać akapitu, aby dowiedzieć się, co należy zrobić. Co ważne dla pracy w terenie, musi ono działać przy niestabilnym połączeniu, ponieważ narzędzie, które zawodzi na parkingu, jest narzędziem, któremu przestaniesz ufać.

Musi również pasować do bezpiecznego, rzeczywistego zachowania. Większość przedstawicieli handlowych nie będzie dyktować notatek podczas spaceru po ruchliwym holu, a nikt nie powinien tego robić podczas jazdy samochodem. Im bardziej Twój przepływ pracy wspiera „zaparkuj, zapisz, ruszaj” przy minimalnej liczbie kliknięć, tym większe prawdopodobieństwo, że stanie się on domyślnym rozwiązaniem.

Najlepszy przepływ pracy to taki, z którego nadal będziesz korzystać, gdy jesteś zmęczony. Jeśli wymaga zbyt wielu kliknięć, nie przetrwa pełnego tygodnia prawdziwych podróży.

Szybkie notatki i czyste dane

Szybkość jest świetna, ale opłaca się tylko wtedy, gdy zapis pozostaje wiarygodny. W wielu organizacjach przedstawiciele handlowi nie mają pełnego zaufania do dokładności danych, z którymi pracują. W sprzedaży terenowej kwestia zaufania staje się jeszcze ważniejsza, ponieważ aktualizacje odbywają się w ruchu, na różnych urządzeniach, a czasem po tym, jak pamięć już zniknęła.

Oto pytanie, które warto zadać przed automatyzacją wszystkich procesów: jeśli nie można ufać zapisom, jaki jest rzeczywisty koszt oszczędności czasu związany z ich rejestrowaniem?

Pozytywnym sposobem radzenia sobie z tym problemem jest traktowanie jakości danych jako niewielkiego nawyku, a nie kwartalnego porządkowania. Zdecyduj, co należy rejestrować za każdym razem, dbaj o zwięzłość i ułatwiaj przeglądanie najważniejszych informacji, gdy spotkanie jest jeszcze świeże. Zaufanie buduje się szybko, gdy zespół zgadza się co do tego, jak powinno wyglądać dobre rozwiązanie, zwłaszcza gdy jest ono przedstawiane jako pomoc przedstawicielom handlowym w zwiększaniu sprzedaży, a nie jako kontrola.

W tym miejscu inteligentne zespoły podchodzą praktycznie do kwestii standaryzacji. Nie próbują standaryzować osobowości ani stylu sprzedaży, ale elementy, których brak powoduje chaos na dalszych etapach. Pomyśl: wynik spotkania, obiecane działania następcze, termin, w którym muszą zostać podjęte, oraz jedno zdanie wyjaśniające, dlaczego transakcja jest kontynuowana. Na tym polega różnica między CRM, który Cię wspiera, a CRM, który Cię dręczy.

Przydatną techniką jest prosty szablon notatki, który jest taki sam dla wszystkich. Na przykład: „Wynik / Następny krok / Termin / Kto jeszcze / Ryzyko”. Można to zapisać głosowo, wpisać lub wkleić, ale struktura pozostaje niezmienna. Z czasem ta spójność sprawia, że prognozowanie jest mniej kontrowersyjne, a coaching bardziej konkretny, ponieważ omawia się te same kwestie, a nie interpretuje styl pisania poszczególnych osób.

Jeśli pracujesz w środowisku regulowanym, jest to miejsce, w którym spotykają się zgodność z przepisami i zaufanie. Wyjaśnij, czego nigdy nie należy umieszczać w notatce głosowej (dane osobowe, poufne informacje) i zapewnij bezpieczną alternatywę dla takich przypadków. Ludzie bardziej konsekwentnie przestrzegają zasad, gdy przepływ pracy ułatwia wybór bezpiecznej opcji.

Trasy dostosowane do Twojego kalendarza

Nawet najlepszy przepływ pracy CRM nie uratuje Cię, jeśli dzień jest fizycznie przepełniony. Dzień pracy ma swoje granice, a czas spędzony w terenie pochłania minuty w sposób, w jaki nie robi tego harmonogram pracy biurowej.

Planowanie wydajności w terenie oznacza więc traktowanie podróży jako części pracy, a nie jako niewygodnego elementu pomiędzy prawdziwą pracą. Nieprecyzyjne wyznaczanie trasy to nie tylko strata kilometrów. Skraca to czas na przygotowania, przesuwa działania następcze na wieczór i zamienia wizyty u klientów w sprint od samochodu do drzwi. Gdy trasa jest dobrze zaplanowana, dzień wydaje się bardziej przewidywalny, a między rozmowami pozostaje więcej czasu na drobne działania, które podtrzymują interesy.

Narzędzia do planowania tras mogą być pomocne, ponieważ ograniczają straty między wizytami, a decyzje dotyczące tras mogą przynosić wymierne rezultaty na dużą skalę. Nie musisz zajmować się matematyką, aby skorzystać z tej zasady: małe ulepszenia, powtarzane przez cały tydzień, szybko się sumują.

W przypadku swojego obszaru działania należy myśleć nie tylko o najkrótszej odległości. Praktyczną korzyścią jest niezawodność: bardziej przewidywalne okna czasowe przyjazdu, mniej opóźnień powodujących brak możliwości kontynuowania działań i mniej pośpiechu pod koniec dnia. Ta niezawodność sprawia również, że blokowanie czasu staje się realistyczne, ponieważ można w końcu zaufać lukom w kalendarzu na tyle, aby z nich skorzystać.

Dwa szczegóły, które często są pomijane w „zoptymalizowanych” planach, to parkowanie i pierwsze dziesięć minut spotkania. Jeśli planujesz wizyty jedna po drugiej bez bufora czasowego, będziesz musiał skrócić czas przeznaczony na przygotowania, sporządzanie notatek lub lunch. Lepszy plan trasy zawiera celowe bufory czasowe, podczas których wykonujesz jedną ważną czynność: potwierdzasz następne spotkanie, wysyłasz obiecaną informację zwrotną lub zapisujesz następny krok, póki jest on jeszcze jasny.

Uczyń „godziny zapasu” zarządzaną miarą

Jeśli chcesz, aby oszczędność czasu była trwała, traktuj ją jak każdą inną poprawę wydajności: zauważaj ją, mierzyć ją w niewielkim stopniu i chroń ją. Pomocne jest zdefiniowanie zaoszczędzonego czasu w sposób, który trudno podważyć. Jeśli Twój zespół twierdzi, że narzędzie oszczędza czas, zdecyduj, gdzie ten czas się pojawia. Czy jest to mniej minut po każdym spotkaniu? Czy jest to mniej aktualizacji na koniec dnia? Czy jest to szybsze przekazanie zadania innej osobie? Bądź konkretny, a podejmiesz lepsze decyzje.

Dobrym punktem wyjścia jest jeden tydzień bazowy. Nie zastanawiaj się nad tym zbyt długo. Po prostu uchwyć ogólny obraz sytuacji przed zmianą, a następnie porównaj rzeczywisty zysk z subiektywnym odczuciem. Nie chodzi o kontrolowanie ludzi, ale o wykrycie, gdzie system traci czas.

Wykorzystaj jedno proste cotygodniowe sprawdzenie, które nie będzie wyglądało na mikrozarządzanie:

• Śledź czas poświęcony na zadania administracyjne, na które masz rzeczywisty wpływ (rejestrowanie, planowanie i tworzenie działań następczych), a nie całkowitą liczbę godzin.
• Śledź opóźnienia w działaniach następczych (czas od zakończenia spotkania do zarejestrowania kolejnego kroku) jako sygnał jakości.
• Śledź gęstość spotkań (wizyty dziennie lub na trasie), aby zapewnić ochronę czasu klienta.

Z czasem przynosi to niedoceniane korzyści. Uwidacznia wybory narzędzi i nawyki, dzięki czemu można je poprawić bez polegania na motywacji. Daje to menedżerom zdrowszy środek nacisku niż nakazywanie pracownikom większej dyscypliny; mogą oni usuwać przeszkody, usprawniać przepływ pracy i upraszczać stos.

Dodatkowym przydatnym wskaźnikiem jest „wskaźnik przeróbek”: jak często przedstawiciel musi ponownie otwierać rekord, ponieważ czegoś w nim brakowało. Jeśli uda Ci się go zmniejszyć, zazwyczaj zmniejszysz liczbę przerw w pracy całego zespołu, w tym wymianę informacji z działem operacyjnym, działem obsługi klienta lub działem finansowym.

Więcej wizyt przy mniejszym wysiłku

Łącząc rejestrację głosową, wiarygodne rekordy i routing dostosowany do dnia pracy, tworzysz dzień sprzedaży, który przebiega płynniej i przynosi lepsze wyniki. Nie chodzi o dążenie do idealnej wydajności, ale o ułatwienie lokalnej pracy w terenie, abyś mógł być obecny u klientów i jednocześnie na bieżąco śledzić biznesową stronę sprzedaży.

Wiele zespołów sprzedaży już korzysta z AI w takiej czy innej formie, więc przewaga wynika coraz bardziej z tego, jak zaprojektujesz przepływ pracy, a nie z tego, czy słyszałeś o tych narzędziach. Zacznij od jednego punktu tarcia, który możesz usunąć w tym miesiącu, a następnie zabezpiecz zysk niewielkim nawykiem pomiarowym.